【浅谈企业职工中的档案管理】 企业职工档案管理工作规定
时间：2018-12-25 04:48:28 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘要：市场经济条件下，企业人事工作正在发生巨大的、根本性的变革，这种变革对企业职工档案的管理产生了很大的影响。近几年，有关企业职工档案的案件时有见诸报端，也引发了人们对企业职工档案走向的讨论，出现了“加强、消亡、统管”的不同看法，说明当前的企业职工档案管理确实存在弊端，本文就“企业职工档案管理存在的问题与应对的策略”的话题展开讨论。
关键词：企业；档案管理；信息化；应用
一、目前企业职工档案管理存在的弊端
1、归档的内容不规范。现在不少的企业职工档案管理随意性太强，对存档内容的范围、性质、类别等都没有一个非常明确而操作性强的标准，而普遍存在一个突出的问题，即把个人的材料一股脑地什么都放进去，归档内容如此不规范，它怎么还能够起到人力资源配置的参考作用呢？
2、有的企业职工档案材料归档没有一个科学的程序，任何一个管理人员都有条件随手把各种材料放入档案中，更做不到定期进行核实和整理。更要命的是，本人并不知道自己的档案中被人放入了些什么东西，当突然有一天自己被档案中的某个材料推入绝境时才能恍然大悟。这种无章可循的“黑色操作”，不仅给个人造成损害，而且给用人单位以至于全社会都造成了不小的消极影响。，归档的方式不规范
3、与当今人力资源的配置不适应。目前的企业职工档案管理工作已经落后于形势了。在近几年的职场上我们都已注意到，劳动力的供需双方往往是“脱档”操作，“人档分离”的现象已经很普遍了，甚至有不少的人就根本不知道自己的档案现在何处。根本的原因就在于个人档案与当今人力资源配置不适应。市场经济的健康发展急需信用建设，而我们的档案中却基本没有个人信用记录；个人的技能状况也是职场上供需双方关注的焦点，而我们档案中的技能等级却几乎是形同虚设。
二、企业职工档案管理的对策
现代企业职工档案的形成以及存在的问题都具有比较明显的时代特征，传统的思想和方法将难以适应建立现代企业制度的需要，对企业职工档案工作的改革势在必行。
1、要克服“档案是绝密的”、“档案是无用的”等认识上的误区。个人档案反映每个人的人生历程，它记录着每个人在学习、工作中的成就及过失，虽然它不能全方位地反映出一个人的素质，但却能为了解、评价一个人提供最基本、最权威的证明材料。至少目前，还没有另外一个什么东西能够取代它，因此现在好多手续还是离不了它，比如出国审查、升学、职称评定、生育、养老和医疗保险等等。这就足以说明，档案无用的观点是不妥当的。
2、要修订企业职工档案管理制度。应该在国家现行有关法律法规的基础上除旧布新，建立一套科学的与时俱进的管理制度。一是明确归档范围，哪些需要归档，哪些不需要归档，界线必须非常明确。必须对原有档案材料再进行一次认真而彻底的清理，把那些不该归入的和可有可无的坚决清除出去。二是确立归档方式，包括材料的收集、整理、核实、研究、初选、与本人谈话、公示、审批者签字、承办这签字、归档记录、归档后通知本人、定期复查以及监督程序和监督者签字等内容，并把以上操作事项的原则、次序、具体方法及责任都要规定的很清楚。三是建立监督机制。要建立监督机构并赋予其监督权利，从归档内容到归档程序全过程监督，使企业职工档案管理规范而透明。四是牢记现实性和可操作性。从实际出发，每一条每一款都必须与现实情况相吻合。必须有可操作性，要详细、具体，不能出现对条款的误解，必须把执行中的“伸缩性”降到最低限度。
3、要最大限度地提高透明度。经过清理后的及更新的企业职工档案材料要全部向本人公开。在本人意见的基础上，从公开与否的角度将档案材料分为隐私部分和非隐私部分。隐私部分的材料在归档前必须先与本人谈话，归档后必须通知本人，本人若有异议，可向工会或上一级档案管理部门申诉；在不泄露企业商业秘密的前提下（虽然商业秘密多在技术档案中，但此处也应留心。）非隐私部分必须经过公示才能归档。
4、突出信用记录。在市场经济条件下，讲求诚实，注重信誉，是企业生存的前提条件，也是企业选人用人的前提条件。因此，企业职工档案中必须突出信用记录。我认为，按照新的档案管理制度对原有的档案内容进行清理后，可将归档内容分为三部分：经历、人品、能力，三者中要明显地突出人品一项。人品虽然不仅仅是指信用（至少应该包括政治品质和为人道德），但信用却是人品最重要、最基本的组成部分。因此，企业职工档案必须有完整的诚信纪录，才能勾勒出一个人基本的人品轮廓，也才能为市场配置人力资源提供有力而可信的依据。
三、对企业档案管理人员的建议与意见
1、要严把选人关。档案工作是一项政策性很强的工作，根据新形势档案工作的需要，选配档案管理人员时，要注重选拔思想政治素质高，年纪轻、学历高、擅长计算机操作，有一定工作能力和文字水平的人员从事职工档案工作。
2、要强化培训，优化档案管理队伍素质。注重实用性，以整代训。分期分批集中档案管理人员学习业务知识，围绕疑难问题进行研究探讨，以达到取长补短，共同提高的目的。同时积极鼓励档案管理人员在职自学，并加强自学情况检查和督促，从业务能力方面提高档案管理人员的整体水平。定期召开改制企业职工档案工作座谈会、研讨会，交流改制企业职工档案管理经验，解决疑难问题，研究新的发展思路，提升工作水平。
3、要引入竞争，形成有效激励机制。档案管理的核心就是将人力资源当中蕴藏的一切力量都挖掘和发挥出来。在这一过程中有效利用激励机制是调动人的积极性和创造性的重要手段。一是人性激励。注重从政治待遇、生活待遇等各方面关心爱护档案管理人员，大力调动档案工作者的积极性和创造性。二是知识激励。在创造条件对档案管理人员进行业务培训的同时，鼓励他们自学成才和参加各种继续教育活动，对自学成才者重新量才使用。三是目标激励。根据工作任务科学、合理地制定目标及目标完成与否的奖惩制度，从而激励每一位档案工作者为完成这些目标去发挥聪明才智，使一切有利于档案事业发展的有生力量尽情地迸发出来。
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