会议管理办法
时间：2020-11-24 14:24:04 来源：达达文档网 本文已影响 人 
1 ．目的
规范会议管理，保证会议召开的有序性和有效性，特制定本管理办法。
2 ．范围
公司所有内部各类会议。
3 ．内容
3．1 会议类别及组织
3．1．1 厂级会议：
主要包括公司管理人员大会、全公司员工大会、全公司技术人员大会以及各种代表大会等。
3．1．2 专题会议：
系技术性、业务性会议（如运营分析会、品质分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全 工作会等）.
3．1．3 部门会议：
各部门内部召开的工作会。
3．1．4 小组会议：
（组、线、拉）内部召开的工作会。
3．2 例会：为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。
3．2．1 厂务会
3．2．1．1 总结评价阶段性销售、生产、行政工作情况，报告各项工作进度，安排布置下一阶段工 作任务。
3．2．1．2 公司级厂务会每月召开一次，每月第一个星期六下午 14:00 召开（如有变更总经办另行通知），召开时长限 4 小时以内。公司总经理主持，各事业部经理、职能部门最高主管人员参加。
3．2．1．3 各事业部厂务会每周召开一次，每周一召开，召开时长限 2 小时以内。各事业部经理主持，各事业部内部部门主管人员参加。
3．2．2 品质分析会
3．2．2．1 汇报、总结产品品质情况，讨论分析品质问题，研究决定品质改进措施。
3．2．2．2 各事业部每周召开一次，每周二召开，召开时长限 2 小时以内。各事业部品管部门主管人员主持，各事业部内部相关部门主管、技术人员参加（具体参会人员由各事业部品管部门主管人员确定）。
3．2．3 安全生产工作会
3．2．3．1 汇报、总结安全生产、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安 全防范措施。
3．2．3．2 每半年召开一次，每年的 4 月、10 月召开（具体召开时间以通知为准）
，召开时长限 4 小时以内。总务部主管人员主持，各事业部总经理、各生产部门主管以上人员、车辆及固定资产管理部门主管人员、安全生产小组组员参加。
3．2．4 技术工作会
3．2．4．1 汇报、总结阶段性技术改造、新产品开发、日常生产技术准备工作计划完成情况，布置 下阶段技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。
3．2．4．2 各事业部半年召开一次，每年的 4、10 月召开（具体召开时间以通知为准），召开时长限 4 小时以内。各事业部技术开发部门主管人员主持，各事业部总经理、技术开发人员及负责生产工艺相关人员参加。
3．2．5 年中工作总结大会
3．2．5．1 汇报、总结半年内生产、行政工作情况，肯定业绩、评价不足、提出战略性改善要求和
方向，明确下半年工作重点。
3．2．5．2 每年召开一次，每年的 10 月召开（具体召开时间以通知为准），召开时长 1 天。公 司总经理主持，公司全员参加。
3．2．6 年终工作总结大会
3．2．6．1 汇报、总结当年生产、行政工作情况，肯定业绩、评价不足、提出战略性改善要求和方 向，明确下年度工作重点。
3．2．6．2 每年召开一次，每年年假前 10 天内召开（具体召开时间以通知为准），召开时长 1 天。公司总经理主持，公司全员参加。
3．2．7 销售年会
3．2．7．1 汇报、总结上一年度销售工作情况，肯定业绩、评价不足，研讨确定下一年度销售政策、计划及目标。
3．2．7．2 每年召开一次，每年年假后 1 个月内召开（具体召开时间以通知为准），召开时长以通知为准。公司总经理主持，销售系统人员及其他相关人员参加（具体参加人员以通知为准）。
3．2．8 事业部、职能部门早会
3．2．8．1 对部门内前一天的工作进行总结讲评，布置当日工作任务和提示注意事项。
3．2．8．2 每日上午工作前召开，召开时长 5-10 分钟，各部门主管人员主持，各部门内全体员工参加。
3．2．9 销售系统年中会
3．2．9．1 各大区内部汇报、总结上半年销售工作情况，肯定业绩、评价不足。分析销售工作中的不足，提出改善要求和下半年销售工作调整。
3．2．9．2 每年召开一次，每年的 8 月召开（具体召开时间以大区会议通知为准），召开时长以通知为准。各大区经理主持，各大区办事处主任以上人员参加（有特别要求以通知为准）。
3．2．10 销售系统周例会
3．2．10．1 销售各驻地单位内部汇报、总结上周销售\行政工作情况，安排下周行政\销售工作及工作调整。
3．2．10．2 每周召开一次，每周六召开，召开时长各驻地大区限 3 小时以内、驻地区域限 2 小时以内、驻地办事处限 1.5 小时以内。各驻地单位最高主管人员主持，驻地单位所在全员参与(各驻地单位可根据实际情况分部门或分层级进行)。
3．2．11 销售系统企业文化宣导早会
3．2．11．1 销售各驻地单位全体人员集体宣读企业文化，合唱公司歌曲。
3．2．11．2 每周召开一次，每周一班前 10 分钟召，召开时长 20 至 30 分钟。主持及召开方式由各驻地单位结合实际情况及效用自行确定（主管主持或全员轮流主持），驻地单位所在全员参与。
3．3 其它会议：不属例会性质内的临时会议，具体会议事项以会议通知为准。
3．4 会议召开的审批
3．4．1（非例会）部门内部召开的会议，应经部门主管人员审批方可召开。
3．4．2（非例会）凡涉及多个部门人员参加的会议，职能部门发出的应经总经理或总经理助理审批后方可召开，事业部发出的应经事业部经理审批后方可召开，销售系统发出的跨销售大区或事业部/职能部门的会议需经总经理审批后方可召开。
3．4．3 紧急事务处理需临时紧急召开的会议可先召开再申报。
3．5 会议通知
3．5．1 安全生产工作会、技术工作会、年中工作总结大会、年终总结大会、销售年会、销售系统年中会，应在召开时间最少提前 1 周时间发出会议通知，通知（不含销售系统年中会）由总经办发出。
3．5．2 任何部门发起的临时会议，由本部门会议主导人员发出会议通知，通知前置时间根据情况确 定。
3．5．3 凡由部门提出的且涉及多个部门人员参与的会议，至少提前 1 日发出会议通知（特殊情况 除外），由提出会议部门发出会议通知。
3．5．4 凡已列入计划或已发出会议通知的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其它会议时，召集部门应在会议召开前电话通知参会人员。
3．6 会议的准备：
3．6．1 会议主持人、召集部门应做好会议的相关准备工作，包括拟好会议议程、会议议题相关资料、落实会场、备好坐位、通知参会人员等。
3．6．2 参会人员应做好会议相关的准备工作，包括提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等。
3．7 会议纪律
3．7．1 参会人员必须提前五分钟出席会议，不得迟到、早退、无故缺席，如因重要事情不能按时到会或不能出席时需提前向主持人请假，公司级厂务会必须与总经理请假。
3．7．2 参会人员必须保持会场安静、严肃，不得喧哗、吵闹、抽烟、吃槟榔及其它零食，不得无故进出会场。
3．7．3 参会人员必须将手机关闭或转为震动，非重要工作业务电话不得接听，接听重要业务电话必须离开会议室，接听电话时间不得超过 5 分钟（特殊情况除外）。
3．7．4 参会人员应按要求签到，作好笔记，对需传达的内容做好上传下达，对会议保密内容不得外传。
3．7．5 参会人员在会议期间不得处理其它事务（紧急情况除外）。
3．7．6 所有参会人员必须爱护会议室财产，保持卫生，会议结束时将会议室桌椅等归位。
3．8 会议要领
3．8．1 会议主持人应就议题的要旨及议程做简洁的说明。
3．8．2 会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知参会人。
3．8．3 会议所需参照资料应配发所有参会人，并做简要资料说明。
3．8．4 所有会议应遵循“议必决、决必行、行必果”的原则。
3．8．5 会议召开应把握重点控制时间。
3．9 会议应注意事项 3．9．1 发言内容不得偏离议题。
3．9．2 发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。
3．9．4 不可取用不正确的资料。
3．9．5 尽量不要谈到抽象论或观念论。
3．9．6 发言的内容应该朝着结论推进。
3．9．7 主持人应当尽可能的引导在预定时间内做出结论。
3．9．8 不可私下“开小会”。
3．9．9 在必须延长会议时间时，应知会参会人员。
3．9．10 应把整理出来的结论给全体人员表决确认。
3．9．11 应把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
3．10 会议记录管理
3．10．1 所有会议必须指定专人做会议决议及重点问题记录，参会人员做好个人会议记录。
3．10．2 所有会议记录必须由会议记录人员协同会议主持人员整理。进行整理后的会议记录经会议主持人审核后分发至各参会人员，以便参会人员遵照会议决议开展工作。
3．11 会议决议事项管理
3．11．1 公司所有会议的召开、决议及执行遵循 PDCA 管理原则进行。
3．11．2 所有会议决议事项，参会人员必须根据内容及时间及时落实开展工作。
3．11．3 各部门主管人员或决议事项跟踪复核人必须对会议决议事项进行工作跟进，对不执行或有意拖延者可视情节给予相应处罚并纳入考核。
3．11．4 凡周期性循环的会议所作出的决议以及工作安排，在下次召开会议时应进行工作开展状况及进度汇报、原因分析及责任追溯。
3．11．5 各部门应定期、不定期对会议决议事项进行工作开展审查，并做会议决议事项工作审查记录，对未执行或执行不到位工作进行责任追溯，视情节给予通报批评或经济处罚并纳入考核。
3．11．6 公司级及各事业部厂务会、品质分析会、安全生产工作会、技术工作会、销售系统年中会以及各部门召开的跨部门会议记录，应于会务后两天内提交复件于企划部，企划每周一汇总报总经理审阅。企划部同时根据各部门会议记录进行决议执行核查，以保障会议决议的有效执行。
4．解释与实施
4．1 本制度解释修改权在行政企划部。
4．2 本制度自 2020 年 5 月 1 日起生效实施。
会议管理办法
为减少不必要的会议，缩短会议时间，提高会议质量，制定本办法。
一、会议分类
1、公司级会议：由公司决策层、管理层、公司各级员工参加的相关讨论公司事务的会议。包括：总经理、全体员工大会等。
2、部门级会议：为解决工作中问题而召开的专门会议，包括部门工作会议、班组会议、部门协调会议等。
3、专题会议：为解决工作中问题而召开的专题会议，包括各工作例会、安全工作会、技术交流会等。
二、公司召开例会，与会人员应做好有关的准备工作（包括熟悉会议材料、拟好提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、备好笔记本等）。
三、会议纪律：
1、按时参加，不得迟到、缺席、早退；
因特殊原因无法出席的，须提前向会议组织者请假并得到批准。
2、开会期间手机应关机或调为震动状态。
3、会议期间各部门负责人按排好本部门内工作。
四、本办法自下发之日起执行，由综合办负责解释。
