云南基本药物集中采购交易系统

　云南基本药物集中采购交易系统

　（基层医疗机构）

　医院操作手册

　云南省药品集中采购平台

　2013年9月

　目录

　欢迎使用云南基本药物集中采购交易系统（基层医疗机构） 3

　关于这本用户手册 4

　第一章：产品介绍 4

　1.1 使用须知 4

　1.2 产品快照 6

　1.3 常见问题 6

　1.3.1系统无法登录 6

　1.3.2忘记账号和密码 7

　1.3.3如何提交对系统的改进意见 7

　1.3.4遇到问题如何获得服务支持 7

　第二章：新的采购流程 7

　2.1 与原流程的区别 7

　第三章：医疗机构操作流程 9

　3.1勾选采购目录 9

　3.2新建采购单 10

　3.3采购单维护 10

　3.4等待卫生局提交给招标采购局审核 10

　3.5等待配送企业配送药品 11

　3.6验收入库 11

　3.7新建付款单 11

　3.8付款单维护 12

　3.9药品退货 12

　第四章：医疗机构操作指南 12

　4.1 药品库管理 12

　4.2 采购目录管理 13

　4.2.1勾选采购目录 13

　4.2.2采购目录管理 14

　4.3 采购管理 15

　4.3.1新建采购单 15

　4.3.2采购单维护 16

　4.3.3采购单详情 17

　4.3.4采购药品汇总 18

　4.4 验收药品管理 19

　4.4.1验收入库 19

　4.4.2 评价管理 21

　4.5 退货管理 21

　4.5.1新建退货单 21

　4.5.2退货单管理 22

　配送企业信用考核积分 23

　4.7 生产企业信用考核积分 24

　4.8 统计 25

　4.8.1 采购趋势 25

　4.8.2 采购排名统计 25

　4.8.3 医院资金流向统计 26

　欢迎使用云南基本药物集中采购交易系统（基层医疗机构）

　感谢您使用云南省基本药物集中采购交易系统（基层医疗机构）！

　关于这本用户手册

　产品用户手册包含了所有当您在使用云南基本药物集中采购交易系统（基层医疗机构）软件时所用到的信息。

　用户手册的编排方式

　用户手册是由下面内容所组成：

　医院操作指南

　具体描述了云南省基本药物集中采购交易系统（基层医疗机构）的每一项功能，手册安排遵循常规的采购流程。对功能模块逐一描述，力求使您在使用中没有疑惑。

　采购系统操作流程

　说明了云南省基本药物集中采购交易系统（基层医疗机构）在医药采购中的使用权限，您还会从本手册中了解到该系统是如何利用数字化取代繁复琐碎的人工统计，为您的采购带来无尽的便利。

　产品使用过程中，如果你遇到实际问题，欢迎致电查询，

　服务人员的联系方式：

　 政策咨询：08710871技术咨询：0871-6 5388795、0871第一章：产品介绍

　1.1 使用须知

　请对照列表检查您的操作系统是否符合下面的基本要求

　序号 硬件或软件 客户端环境最低配置 1 CPU P3 900MHz 2 内存 256 M 3 硬盘空间 1000 M 4 移动存储 128M 5 显示器 1024*768/256色 分辨率 6 网络 256K带宽 7 操作系统 Windows 系列 8 浏览器 Internet Explorer 6.0 9 软件环境 .netframework2.0框架

　1.2 产品快照

　医疗机构操纵界面

　本系统有以下五大特点：

　1、安全性——与司法部门合作确保安全

　2、规范性——完全符合卫生部有关规定

　3、灵活性——用户单位完全个性化操作

　4、先进性——用最先进的技术维护系统

　5、准确性——药品结算金额的准确性

　1.3 常见问题

　1.3.1系统无法登录

　系统无法登录通常包括账号密码输入错误、用户电脑未连接上网或者网络出现问题、服务器发生故障等原因。

　可能由于关闭内部网络对外的连接端口，也可能导致系统无法登录。出现此类问题时，请将网络端口打开，再进行系统登录。

　1.3.2忘记账号和密码

　忘记账号和密码后，由服务人员协助查询账户名称和重置密码。

　密码以加密方式存储，无法找回密码，只能重置密码。

　1.3.3如何提交对系统的改进意见

　您可以通过与服务人员直接沟通，把您对系统的改进意见通过电话、书面等方式进行提交，服务人员会及时对您所提出的意见和建议进行反馈。

　1.3.4遇到问题如何获得服务支持

　如果您遇见问题，您可以拨打服务人员的服务电话获得在线的服务支持和现场的服务支持。

　第二章：新的采购流程

　2.1 与原流程的区别

　新流程中与原有流程主要变化有：

　1. 删除配送企业撤消订单的功能（即配送企业不得拒单，不得拒绝配送，由生产企业分流的采购订单，生产企业无法收回重新分流，配送企业也无法退回或拒绝，请各生产企业分流采购订单时注意）。自行配送的生产企业或配送企业无法撤消采购订单;

　2. 自行配送的生产企业或配送企业填写配送信息后，药品进入配送过程中，所有的采购订单均按包，由企业信息化对接后的接口提供完整物流信息。无论生产企业还是配送企业如果无法提供完整的物流信息，则不允许该企业配送订单，也不能将订单分流给该企业；

　3. 验收入库和服务评价分离，服务评价单独，并且不影响正常流程和支付,医疗机构需对生产企业和配送企业都做出评价，评价分三档，满意2分、基本满意1分，不满意为0分。若基层医疗卫生机构在验收入库后48小时内不作评价按满意计分；

　4. 取消生产企业端手动分流采购订单功能，改为自动分流，即按生产企业设定的配送关系自动分流至相应的配送企业。生产企业可以按品规按县区、医院设定配送关系（即同一地区不同品规可以设定不同的配送企业，注：同一品规在一个县区最多只能设定3家配送企业）。生产企业未按要求设定配送关系的，系统将自动为该生产企业的设定配送关系，以保证各生产企业的所有品规的配送关系不为空。具体设定规则：当某一品规的配送关系未能完成设定时（包括部分医院为空或全县所有医院均未设定），系统将为该品规设定为该县区上月信用考核得分最高的配送企业（若该品规在该县区的配送关系中已设定满三家配送企业，则剩余为空的医院将从生产企业已选定的三家配送企业中选择信用积分最高的一个配送企业）。系统自动设定之后，生产企业在提交订单当天和之前的3天不能修改配送关系，其他时间可以对配送关系进行修改，以保证各生产企业的配送关系不为空；

　5. 调整配送企业采购订单的处理时间，由240小时改为48小时。届时系统将根据每次采购订单自配送企业收到时刻起，满24小时配送企业仍未能提供到货信息，系统向配送企业发出短信和系统消息提示，提醒配送企业完成采购订单的配送工作。满48时配送企业仍未能按规定完成配送并提供到货信息的，则系统将向配送企业发出警告提示，限期24小时整改并按规定完成配送工作，逾期仍未能按规定完成的，系统将自动回收未到货的采购订单，所涉及金额退至县区卫生局可用余额中；

　6. 取消“双线验收”模式，改为单线验收，仅医疗机构能验收入库。同时按配送企业填写到货物流信息时刻起，满5天（即120小时）仍未能验收入库的，系统自动验收入库;入库之后不会立即支付，待卫生局审核通过后，企业才可以进入收款环节；

　7. 配送企业新增添加子公司功能，负责中标区县配送工作的配送企业，如果设置固定子公司配送改区域，那么订单将由该家子公司负责配送；

　8.订单入库后，采购药款不会立即支付给企业，需卫生局同意支付后，企业才能进入收款环节，取消卫生局5天未审核入库单系统自动审核通过，且卫生局只能点击同意支付，原来不同意支付的入库单将需要卫生局重新审核，如果入库单有问题请不要点击同意支付。

　第三章：医疗机构操作流程

　3.1勾选采购目录

　 医疗机构采购药品之前，先制定自身的采购目录，采购员从招标采购局提供的所有采购药品中筛选出自身的采购目录，同时可以对药品的生产企业进行选择。

　3.2新建采购单

　点击“新建采购单”时，系统会自动生成采购单名称（医院也可以根据自己的需要重新命名），选择订单开始时间、结束时间，并输入采购备注，点击下一步进入到选择药品列表页面。

　医院从自己的采购目录中勾选此次要采购的药品，将其添加到要采购的电子表单中。

　需注意的是，操作时请在查看下一页药品目录前，先将本页已选药品导入到采购清单。

　3.3采购单维护

　对于 “采购单状态”为“未提交”的采购单，可以将其提交给县卫生局，也可以删除此采购单。也可对采购单中的药品明细重新进行编辑，如：新添加其他药品、重设已选药品的采购数量、删除已选的药品。

　“状态”为“已提交”的采购单，只能查看此采购单的药品明细，并显示实际采购数量及采购单明细状态。

　3.4等待卫生局提交给招标采购局审核

　医院发出采购单后，需等待县（区、市）卫生局筹集资金并整合全县各医疗机购订单后，提交给招标采购局县级大订单。县卫生局可以根据资金情况选择减少医院采购数量，还可以撤废采购明细，撤废可再恢复。

　3.5等待配送企业配送药品

　招标采购局将县级大订单进行分解后提交给各个配送企业，等待企业配送。

　3.6验收入库

　验收流程由原来的双线验收变为只能由医院验收。医院验收入库后，入库订单需要卫生局审核，企业才可以直接进入收款环节。

　注：在新的验收流程中，医院验收入库以包为单位（一个验收即为一个包），医院评价也是按包进行。新的验收流程中，不再需要配送上传验收单。

　3.7新建付款单

　新建的付款单功能只是为了方便基层医疗机构与卫生局之间的对账，是否需要新建付款单根据各地卫生局要求。付款单对后面的企业支付流程没有影响。

　医院提交采购订单后可以新建付款单。医院选择待结算的生产企业名称（或者选择待结算的药品明细），系统会自动计算出总金额。

　注：医院是否新建付款单与配送企业最终否能收到药款没有任何关联；凡是采购订单提交后，没有被平台撤销掉、没有被卫生局撤废掉、没有在退货流程中，没有被加入到付款单中的订单都可以加入到新建的付款单中。

　3.8付款单维护

　付款单新建完成后，将付款单提交给县卫生局进行确认，付款单一经确认后将不能进行删除操作。

　3.9药品退货

　医院可在系统中选择“退货”功能，对已入库的药品进行退货，并注明退货原因，生成退货单。

　退货单经过县卫生局、招标采购局审核通过后，自动提交到生产企业。生产企业只能接受退货。生产企业接受退货后需由医院确认并做出评价。

　注：1、在验收流程中、支付申请流程中（支付申请单流程）、医疗机构付款流程中的药品明细不能进行退货操作。

　2、退货只在药品出现质量问题及国家明令禁止销售某种药品时方可退货（不包括过期药品、请医院验收药品时注意药品有效期）。医院采购药品应当有一定的计划性，不应盲目大量采购。

　3、生产企业有义务为医院免费更换过期药品。

　第四章：医疗机构操作指南

　4.1 药品库管理

　 显示招标采购局提供的所有采购药品目录。

　在导航栏的“药品库管理”中选择“药品库查询”，显示采购目录。仅供查询。

　4.2 采购目录管理

　 用于管理医疗机构的采购目录。因为同一种药品可能有多家生产企业，对于每家医疗机构来说，选择哪一家生产企业是不可能硬性规定，是每家医疗的个性化设置。

　4.2.1勾选采购目录

　 从招标采购局提供的采购目录中选择自己所需的采购药品建立医院自己的采购目录。

　点击“操作”栏下的“选择生产企业”链接，页面跳转到“设置药品生产企业”页面。在列表选择中设置所勾选药品的生产企业。

　注：1、每种药品只能设置一个生产企业。当生产企业生产同一品规不同包装的药品时，可以选择两种药品，但不可选择其他生产企业所生产的同品规的药品。设置药品生产企业后不能再修改。

　2、若医疗机构选定的某一生产企业的品规因某种原因被踢出药品库后，医疗机构可以重新选择。

　4.2.2采购目录管理

　 维护自己的采购目录，可对选择的采购药品进行撤销和恢复操作。

　在菜单栏的“采购目录管理”中选择“采购目录管理”，维护您的采购目录，分两个标签页：有效采购目录和无效采购目录。药品撤销后并不被删除，而是在无效采购目录中显示。药品撤消后不能采购，撤销的药品可以恢复。

　撤销：勾选一个或多个药品，点击“撤销目录”按钮，确认撤销后，在“无效采购目录”标签页中显示。

　恢复：在“无效采购目录”中，勾选一个或多个品种，点击“恢复目录”按钮，确认恢复后，在“有效采购目录”中显示。

　4.3 采购管理

　 4.3.1新建采购单

　 医院需采购药品时，通过“新建采购单”来进行采购工作。

　 在菜单栏的“采购单管理”中选择“新建采购单”。

　当设置好“采购单名称”、“订单开始时间”、“订单结束时间”及“备注”后，点击“下一步”进入到选择明细界面。

　在明细列表中勾选要采购的药品，并输入要采购的药品数量，点击“加入采购单”，并继续添加采购明细。若点击“制单完成”则直接跳转到采购单明细界面。

　 4.3.2采购单维护

　 在导航栏的“采购单管理”中选择“采购单维护”。

　维护已有的采购单，对于未提交的采购单，可将其提交给县卫生局，或编辑采购单、删除采购单。“已提交”的采购单只能查看。

　点击采购单名称，系统跳转到此采购单明细界面。

　 选定“未提交”的采购单，在下面的明细表中会显示出此采购单的所有明细，可以再添加新的采购明细，删除已有的明细，或者是修改采购数量 等等。修改后点击“保存修改”即可。

　 4.3.3采购单详情

　在导航栏的“采购单管理”中选择“采购单详情”。

　 点击“订单详情”，可以查看订单物流信息，和药品状态。如果是中标配送企业的子公司负责配送，在订单详情查看时将会显示“配送执行单位”。

　 4.3.4采购药品汇总

　 显示本医疗机构的所有采购药品明细（包含各个阶段的交易数据）。仅供查询。

　4.4 验收药品管理

　4.4.1验收入库

　配送企业配送药品送至医院时，医院在收到配送企业的实际货物的同时，医院需登录此系统进行货物验收工作。

　如果采用医院入库：

　在导航栏的“验收药品管理”中选择“验收入库”。默认显示所有待验收药品。在新的验收方式中，医院验收入库必须以包进行。

　 勾选要入库的包，然后点击“确认入库”按钮 。

　在验收的过程中，由于取消双线验收，配送企业可以不上传验收单附件，所以医院不再能够查看到验收单附件。

　点击验收单编号可以查看入库订单的详细信息。

　点击“查看详情”，可以查看具体药品明细：

　注：

　1.没有被遴选上的配送企业的历史订单，也将按新的流程入库。按包入库时，包中可能会含有已入库的历史数据，医院验收入库时系统不会对这部分药品再次进行入库操作。

　2.若配送企业没有上传相应的物流信息，则医院不能进行入库操作；

　3.若配送企业在配送药品后，没有填写相应的批号有效期，则医院也不能进行验收入库。

　4.4.2 评价管理

　新流程将入库与评价分分离，医院需在48小时做出评价，超过48小时未评价的，按满分记。

　点击“评价”。对配送企业和生产企业做出评价

　勾选要评价的企业，选择分数后，点击“评价“。

　4.5 退货管理

　4.5.1新建退货单

　医院对已入库的，并不在支付流程中的药品进行退货操作。

　在导航栏的“退货管理”中选择“新建退货单”。显示的页面中，有系统自动生成的退货单名称，用户可以根据自己的需要修改退货单名称，同时输入退货备注。点击“下一步”跳转到退货明细列表。

　在列表中输入退货数量、退货原因，点击“加入退货单”并继续添加退货明细，或者是点击“完成”来完成退货单制作操作。

　4.5.2退货单管理

　在此可查看所有退货单，对“未提交”的退货单，可进行提交给卫生局审核或者删除退货单操作。对于已提交的退货单，仅查看。

　在菜单栏的“退货管理”中选择“退货单管理”。该模块分四个标签页：未提交、已提交、退货单详情和评价管理。“退货单名称”中显示所有退货单，对于未提交的退货单，可以进行删除、提交操作。点击“退货单名称”可查看该退货单的退货详情。“退货详情”中显示所有退货药品的明细。

　配送企业信用考核积分

　在菜单“统计管理中” 中选择“配送企业信用积分”。

　配送企业考核周期为上月25日至当月24日。计算方法：当月考核诚信积分 = A药品到货得分+B药品入库得分+C药品配送量得分+D服务得分

　A、药品到货得分＝48小时以内到货率×4分

　B、药品入库得分＝入库率×3分

　C、药品配送量得分：按一个考核周期内各配送企业已填写配送信息的条数进行排序，配送信息数最多的配送企业为第一名，以此类推后按该公式计算各配送企业该项得分C。

　Cn=1-（配送企业n的名次-1） x 1/该县区配送企业数。

　D、药品配送伴随服务得分（满分2分），每次考核按一个考核周期内所有批次的医院评价平均分数作为配送企业的药品配送伴随服务得分计入总分

　4.7 生产企业信用考核积分

　在菜单“统计管理” 中选择“生产企业信用积分”。

　生产企业考核周期为上月25日至当月24日。计算方法：当月考核诚信积分 = A药品入库得分+B药品到货得分+C服务得分

　A药品入库得分 = 48小时入库率╳4

　B药品到货得分=（1-撤单率）╳4

　C项服务得分：基层医疗机构每次收到药品，须对所涉及的各生产企业做出评价，满意2分、基本满意1分，不满意为0分。若基层医疗卫生机构在验收入库后48小时内不作评价按满意计分。最终按一个考核周期内全省所有评价的平均得分作为生产企业服务得分计入总分。

　 点击考核得分列可查看生产企业在各州市的的考核得分。

　4.8 统计

　4.8.1 采购趋势

　在菜单“统计管理中” 中选择“采购趋势”。

　 在页面中可以选择年份查看每个月的基层医疗机构提交订单金额、卫生局提交订单金额、配送企业配送订单金额、医院入库订单金额等信息和整体的趋势图。

　点击月采购趋势则可以按月查看每天的订单金额和趋势图。

　4.8.2 采购排名统计

　 在菜单“统计管理中” 中选择“药品排名统计”。

　 在此可以按不同的方式查看基层医疗机构所有药品的采购排名，可以选择查询条件和排序方式。

　 在菜单“统计管理中” 中选择“生产企业采购排名”或者“配送企业采购排名”，可以查看基层医疗机构所有采购药品的生产企业排名和配送企业排名，可以选择查询条件和排序方式。

　4.8.3 医院资金流向统计

　医院可在此页面详细查看该医院资金流向。包括充值、支付出账，返款、撤单、退货入账。

　云南基本药物集中采购交易系统（基层医疗机构）-医院操作手册

　技术支持：江苏华招网信息技术有限公司 版本号：V2.20 第 9 页 共 23页