公文写作规范

公文写作规范

什么是公文

一、公文的概念

国家行政机关公文，是指国家行政机关在依法行使职权的行政管理过程中，处理日常事务时使用的一种具有规范体式的重要文字工具。 广义的公文——通用公文〔党政机关、社会团体、企事业单位等使用的公文，以及事务文书（计划、总结、调查报告、简报等）〕

——专用公文（外交、军事、司法等）

狭义的公文——法定公文（《国家行政机关公文》、《中国共产党机关公文》）

二、行政机关公文的特点

（一）法定的作者

（二）法定的权威

（三）鲜明的立场

（四）规范的体式

（五）严格的程序

三、公文的分类

（一）根据公文的作用划分

规范性公文：条例、规定、办法等

指挥性公文：命令、决定、批复等

报请性公文：报告、请示等

公布性公文：公告、通告等

知照性公文：通知、通报等

商洽性公文：函

记录性公文：会议纪要

（二）根据公文的行文方向划分

上行文——平行文——下行文

（三）根据公文制发机关的性质划分

党的机关—人大机关—行政机关—政协机关—人民团体—企事业单位公文

公文文种的规范

一、公文文种种类

《国家行政机关公文处理办法》（国务院二OOO年八月二十四日发布）

命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要（13种）

“令议决意加两告，两通报请批函要”

党政机关通用公文：

决定、意见、通知、通报、请示、

报告、批复、函、会议纪要（9种）

国家行机关专用公文：

命令、公告、通告、议案（4种）

党委机关专用公文：

公报、指示、决议、条例、规定（5种）

二、文种辨析

（一）公告与通告

公告：用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

通告：用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项

相同之处：均是周知性公文，内容都不涉秘，都要公开发布。是国家行政机关用来向国内外公开宣布、告知某一重要事项，是非常严肃、庄重的公文。

不同之处：

1、内容适用范围不同

2、制发单位不同

3、发送对象不同

4、作用不同

（二）请示与报告

请示：用于向上级机关请求指示、批准。

报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问 相同之处：均是上行文

不同之处：

1、行文目的不同

2、行文内容不同

3、行文时间不同

4、受文机关处理方式不同

（三）请示与请求批准函

请示：向上级机关请求指示、批准。

（同一系统，如区政府——市政府——国务院，或有业务指导关系，如区人事局——市人事局——国家人事部）

函：机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

区别

1、类型不同

2、主送机关不同

3、内容范围不同

4、受文机关复文方式不同

请示——批复请求批准函——审批函

（四）意见（可上行，可下行，也可平行）

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

主要特征

1、“意见”所涉及的内容必须是“重要问题”。

2、“意见”的写作形式，对“重要问题”不仅要有“见解”，而且要

有“处理办法”。

3、“意见”在一般情况下，它只具有建议性质，这样的“意见”是指来自于下级，一经上级批转或批准，即从建议性转化为指导性和约束性。

公文格式规范

各要素划分为：眉首、主体、版记。

一、眉首：（文头，红色反线以上部分）

印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人

1、公文份数顺序号7位数

（版心左上角顶格第1行，机密、绝密件才标注）

2、密级和保密期限（秘密、机密、绝密*30年）

秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。

机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

绝密件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。

3、紧急程度

急件、特急；电报：特提、特急、加急、平急

（3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字；如同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程序在第2行）

4、发文机关标识（小标宋体字，红色）

《XXX人民政府文件》——主要用于向上级机关报告工作，颁布行政规章，发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话，转发上级或批转下级重要文件等）

《XXX人民政府》——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、

批复等下行文。

联合行文（党、政、军、群）

5、发文字号（发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。联合行文只标主办机关的发文字号）

发文机关代字（渝府发）——年份〔2005〕——序号

6、签发人

只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后用3号楷体字标识签发人姓名。

二、主体（红色反线下方，主题词上方）

标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注 1、标题

（位于红色反线空两行之下，2号小标宋体字，居中）

三要素：

发文机关——事由（关于?的）——文种

要求：切题、简明、醒目、得体

2、主送机关（左侧顶格用3号仿宋体字标识）

全称或规范化简称、统称

注：公告、通告等属周知性的公文，没有主送单位。

3、公文正文：首页必须显示正文

4、附件（正文下空1行左空2字，用3号仿宋体标识）

附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

5、成文日期（行政机关公文用汉字，党委系统用阿拉伯数码标识；法规性公文的成文时间一般在标题下方正中，并加一圆括号）

成文日期确定的原则：

（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；

（2）领导签发的，以签发日期为准；

（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；

（4）法规性文件以文件批准日期为准。

6、公文生效标识（右空4字）

公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。

行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖章。

联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。

7、附注（用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行）

“请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、电话，用圆括号括入。

三、版记：

1、主题词（用3号黑体字，居左顶格标识；词目用3号小标宋体；词目之间空1字）

类别词——类属词——文种

例：某师范学院关于加强重点学科建设的意见

教育　院校　学科建设　意见

除类别词外，最多可选5个

2、抄送机关（指主送机关外需要执行或知晓公文的机关）

抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

市政府发文的抄送机关的排列次序：

党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有关机关。

如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后，另起一行。

3、印发机关和印发日期

重庆市人民政府发文形式依发机关标识的不同分为五大类

命令式——文件式——信函式——电报式——纪要式

公文行文规范

一、公文的行文关系

（一）根据收、发文机关之间的隶属关系划分

1、隶属（同一组织系统上下级之间）关系

（国务院—市人民政府—区人民政府—镇人民政府）

2、指导关系（人事部—市人事局—区人事局）

同级关系

3、互不统属关系

不相隶属关系（非同一组织系统）

双重领导关系：区地税局（区人民政府＋市地税局）

不相隶属机关行文要注意

一是不存在逐级或越级行文的问题；

二是一般情况下，双方公文的效力等级就对应，即公文级别对等。 由于行文关系不同，在行文时使用的文种和口气也就不同。

（二）根据发文机关的数量划分

单独行文——联合行文

（三）根据收文机关关系划分

逐级行文——多级行文——越级行文

越级行文的应用情况：

一是情况紧急，逐级上报下达会延误时机造成重大损失；

二是多次请示直接上级长期不批的重大问题；

三是上级机关交办并指定越级上报的事项；

四是直接上下级机关发生争议且无法解决的原则性事宜；

五是检举、控告直接上级机关违反政策和法纪的问题。

二、公文的行文规则

（一）党政分开行文

（二）上行文

1、要单头主送，不要多头主送

2、要级行文，不要越级行文

3、要向机关行文，不要向领导者个人行文

请示的行文规则

1、一文一事，不能一文数事

2、请示可以抄送其他上级机关，但不得同时抄送下级机关

3、请示与报告不能混用，不得在报告中夹带请示事项

《办法》对政府各部门的行文作了哪些规定

1、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关部门行文。

2、除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

3、部门内设机构除办公厅（室）外不得对正式行文。

4、属政府审批的事项，经政府同意也可由部门行文，但文中应注明“经政府同意”。

5、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（三）下行文

1、选准下行文种

2、一般只发直属下级，也可扩大所属各级

3、公告、通告及凡经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发

的公文具有同等效力

4、对下属受双重领导的单位，一个上级机关向其行批复、专门性的决定和通知时，应当根据需要，抄送其另一个上级机关

5、本机关的党组不能向下属机关的党组直接行文，更不能向下一级行政机关行文教育

（四）平行文

1、要选准平行文种，主要是函，其次有周知性的通知、意见。

2、平行文在写法上要态度谦和，多用商量的语气，不能加强于人，更不能用指示性的口吻。

（五）联合行文的规则（同级或准同级）

同级党政机关、同级党政各部门、上级党政机关各部门与下一级党政机关可以联合行文；（市委与市政府、市委组织部与市人事局、市文化局与某区政府）

党政机关及其部门与军队及其部门可以联合行文；

党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。

联合行文应注意

1、联合行文的单位不要太多

2、联合行文的排序，主办单位在前，不同序列单位按党、政、工、群的顺序排序

3、联合行文传签时，主办单位的领导应先签；联合上报的公文的署名，主办单位签发人应排在前面

4、联合行文应编写主办单位的公文文号，并由主办单位印发、归档

（六）公文行文常见错误

１、多头主送“意见”、“请示”

２、上下级机关党组相互行文

３、上下级机关联合行文

４、行文“请示”抄送下级

５、平级之间使用上行或下行文

６、上级部门给无指导关系的下级部门行文指挥

７、上级部门向下级机关行文指挥

８、行文给领导者个人

三、公文抄送的规则

1、公文内容涉及主送单位以外单位工作职责的，公文中需办理的工作要主送单位以外单位协助、配合办理的，应抄送相关单位；

2、向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关；

3、受双重领导的机关、单位向一个上级请示，应抄送另一个上级机关。向受双重领导的下级机关、单位行文，必要时应抄送另一上级机关；

4、批复某一机关、单位而要求其他单位也依照或参照此批复精神办理的，应抄送有关单位；

5、因特殊情况必须越级行文时，应抄送被越过的上级机关。

公文中运用数字的规范

　一、原则：公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

1、统计表中的数值，如正负整数、小数、百分数、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。

如：46　-12.5　35%　1：30

2、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。

如：一律星期三七上八下四书五经十六届五中全会

二、时间

1、公历世纪、年代、年、月、日、时、分、秒使用阿拉伯数字，年份一般不用简写。

如：公元前8世纪20世纪90年代

2006年3月1日10日20分10秒

2、含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组使用汉字。

如：“一·二八”案件　“一二·九”运动　“九一三”事件　五四运动　七七事变

三、物理量

物理量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。

如：876km（876千米）　600g（600克）　25kg（25千克）　

12m2（12平方米)　39℃（39摄氏度)

非物理量

1、一般情况下使用阿拉伯数字。

如：21元　26岁　12个月　14个人　46万册

2、整数一至十，如不是出现在具有统计意义的一组数字中，可使用汉字，但要照顾上下文，求得体例上的一致。

如：一个人　三本书　四种产品　六条意见　五个百分点

四、整数和小数

1、非科技出版物中的数值一般可以“万”、“亿”作为单位。

如：三亿四千五百万可写成345，000，00也可写成34，500万或3.45亿

但一般不得写成3亿4千5百万

2、阿拉伯数字书写的纯小数必须写出小数点前的定位的“0”，小数点是齐底线的黑圆点“.”。

如：0.25　不能写成.25或0·25

五、概数和约数

1、相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。

如：二三米　一两个小时　三五天　一二十个

四十五六岁　一千七八元

2、带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。

如：几千年　十几天　一百几十次　几十万分之一

3、用“多”“余”“左右”“约”等表示约数一般用汉字。如文中出现一组具有统计和比较意义的数字，其中既有精确数字，也有用“多”、“余”等表示的约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。

如：这个协会举行全国性评奖十余次，获奖作品有一千多件。协会吸收了约三千名会员，其中三分之二是有成就的中青年。

该省从机动财力中拿出1900万，调拨钢材3000多吨，水泥2万多吨，柴油1400吨，用于农田水利建设。

公文的语言规范

准确、简洁、庄重、规范

一、准确：概念准确，避免歧义；措词得体，防止误用；把握分寸，褒贬得当；前后照应，杜绝矛盾；细心检查，排除错漏。

如：1、没有能源的开发和交通运输业的发展，工业的发展是不可想象的。

2、这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的。

二、简洁：语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。

如：可以不可以，请马上批示意见—可否，请即批示

在处理公务的记录里——在案

收到了，知道了——收悉

为了这个目的——为此

开门见山，不玩文字游戏；使用规范化公文用语，不用文学语言，不使用夸张、双关、隐喻；使用规范化简称；多用陈述句、祈使句；慎用多义词。

三、庄重：文雅庄重，严肃认真，不油腔滑调，胡吹瞎侃。

1、把握文体特点，把准文章语言基调。

命令、决定、决议——庄重严肃；

法规——讲求严谨、确切、利落。

2、注意接受心理。

上行文——尊重而不阿谀讨好；

下行文——谦和但不失度；

平行文——以诚以礼相待，多商量，不打官腔，互相尊重。

四、规范：讲“普通话”，不说“方言”。

１、使用规范的现代书面语言；

２、使用规范的词语；

３、使用规范的文字；

４、正确使用标点符号。