机关常用公文写作与处理讲稿

《关雎》是一首爱情诗，描述了一个男子见到河州上的一对水鸟听到他们的一唱一和引发对一个姑娘无限情思，运用赋比兴的手法，有效增强了诗歌的音乐感，节奏感，形成了一种回环往复的美,带给人一种委婉而深长的韵味。

《红楼梦》通过贾宝玉、林黛玉、薛宝钗三人的爱情悲剧展开故事情节，描写了十八世纪上半叶中国末期封建社会的全部生活。《三国演义》通过魏、蜀、吴三国的政治军事斗争展开故事情节。《西游记》通过唐僧师徒历经八十一难前往西天拜佛求经展开故事情节，表达作者的善恶观。《水浒传》通过通过一系列（梁山英雄反抗压迫、英勇斗争）的生动故事，揭示了当时的社会矛盾,，暴露了北宋末年统治阶级的腐朽和残暴，揭露了当时尖锐对立的社会矛盾和“官逼民反”的残酷现实

《雷雨》围绕周朴园与繁漪的冲突周朴园与鲁侍萍、鲁大海的矛盾这两条线索使剧情紧张曲折，引人入胜，使戏剧的冲突在这些人物中得到集中的体现。巴中“中秋节事件”

2008年9月9日，四川省巴中市人民政府办公室下发了《关于2008年中秋节放假安排的通知》，《通知》的结尾写道：“……节假日期间，各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。”中秋节在结尾处变成了端午节。此事在当地引起了强烈反响，9月10日，巴中市人民政府办公室立即重新发布更正后的通知。9月11日，巴中市机关行政效能建设办公室下发了“问责通报”，上任才1个多月的办公室主任何政被停职反省，负责公文处理的综合科科长王怡丹，副科长王平、何源被免职。

明明是中秋节的放假通知,但巴中市政府办公室的工作人员一时粗心,竟在通知内容中出现“端午节”。尽管巴中市政府办公室的工作人员发现后及时作出更正,但还是引起了网民热议。有网友称,出自市政府的如此严肃的通知都会出

错,说明工作人员或素质低下或责任心不强,应问责。公文是贯彻党和政府方针政策的具体书面形式，是反映民情、民意、民俗的文字载体，是政府实施管理、领导、指导、指挥、沟通、协调的“经国之枢机”，而且是政府形象、机关工作作风、公务员责任心和基本素质的反映，当然更是政府达情处事的“口舌”。公文的基本特点就是规范、严谨。公文出错，至少说明工作人员责任心不强或公文素质低下。可以说，政府公务员的文字素质直接反映和决定着政府的形象和效能，如果不注重提高和加强文字的功底修炼，就难免会出现文中错用、误用的纰漏，从而使政府的形象大打折扣。

公文的概念，讲概念之前，我们需要注意：以前党的公文和国家行政机关公文是分开的，各自有各自的概念。公文也有狭义和广义之分，广义的公文，既包括新《条例》中所规定的15种公文，又泛指党政机关常用的应用文，一般称为“事务文书”，或称“准公文”狭义的公文，则专指新《条例》中的15个正式文种。

这一规定，使我们首先明确了党政公文的本质，即形成于“党政机关实施领导，履行职能、处理公务”的过程之中，就是说党政公文源于党和国家的管理活动，服务于党和国家的管理活动，体现党和国家的管理活动，体现党和国家的意志，在各级党政机关的公务活动中产生并发展、完善，又在党和国家的各项公务活动中产生效力和作用。

其次，通过概念告诉我们党政公文的两大特点：特定效力和规范体制。特定效力体现为作者作者的特定性和内容的特定性。党政公文的作者是法定作者，即指依法成立并能以自己的名义行使权力或承担义务的组织或者个人，这些作者在宪法和法律规定的范围内活动，其所制发的公文，即使以个人名义制发，也是代表着党和国家的利益，体现党和国家的意志，受宪法和法律保护。各级党政机关制发的公文不仅具有领导和指挥的权力，其中某些内容还规范着各级

党政机关和社会公众的行为，从这个意义上讲，党政公文具有极强的法定效力。其规范体式是指党的各级领导机关以及各级国家行政机关所制发的公文，从文种的确立和使用、格式与标准、行文的方式方向、处理程序以及语言文字等都要按照国家的统一规定进行，具有完整的规范标准。

再次，明确了公文的基本功能，传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况。在行使上述诸种职能时，党政公文体现出明显的工具性特征，亦即工具性是党政公文的本质属性。

公文的特点：

一是作者的专任性。公文以传递治理党和国家的策令为基本职能，具有高度的政策性和法定的权威性，决定了公文撰拟必须由指定的专人进行。撰拟的专任性，包括两种形式：一是职述，即由担负某种职务的人去拟写与其职务相称的公文；二是代拟，即指一级领导机关或领导者个人授权由他人代拟公文。这是其他文体的代拟所不具备的。应当那个强调的是，党政机关及其领导人以个人名义所发布的公文如命令（令）等是其依法行使职权的一种表现，而不是以其私人身份制作和发布公文。如中华人民共和国主席令、×××省人民政府省长令等，都是以其法定身份行使职权，因而是合法和有效的。

二是受体的特定性。公文行文的对象也是特定的，从开始起草就明确了阅读者是谁，这种特定性也是其他文体所不具备的。党政公文写作时一般要具体写明主送机关、抄送机关或者在附注中标明阅读对象。如上行文的受体是上级机关，下行文的受体是下级机关，平行文的受体是统一组织系统的同级机关单位或不幸隶属的机关单位。因此，在写作时要考虑到不同的受体对象，选择不同的公文文种，运用不同的表达方式，考虑不同的预期措辞，这就避免了公文传递的随意性和非程序性，确保其有条不紊的运转并切实发挥效用。

三是功能的权威性。公文是传递治理国家策令的，担负着其他任何文体都不能担负而且不允许担负的特殊使命。形成公文的机关及其负责人，是国家各级行政机关的代表，其职权是通过法定程序和手续赋予的，一经制发，即具有法定的权威性和效力，对受文单位在法定的时间和空间范围内产生强制作用，具有较强的约束力，有关的组织和个人必须认真遵循，执行和参照处理，任何组织和个人不得违反，否则就意味着失职甚至渎职，就要受到批评、制止，情节严重的还要受到查处，这是由国家法律和组织纪律加以保证的。

四是程式的严密性。程式性是指公文的惯用格式、写作层次与转述来文的方式。如制发公文要严格按照新《条例》和《党政机关公文格式》中规定的格式进行。严密程式是其他文字形式都不具有的特性，体现了政治集团的权限和从属关系。

五是处理的程序性。新《条例》第四条规定：“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”从中可以看出，公文处理包括两层意思：一是公文处理工作的任务包括公文制发、收文处理、公文管理三个方面的内容；二是说明公文处理工作是一个纷繁复杂的系统工程，是一个相互关联、衔接有序的整体。按照新《条例》规定，公文处理工作的原则是“实事求是、准确规范、精简高效、安全保密”。

六是严格的时间性与特有的时效性。公文要快写、快发、快处理，任何一份文件都具有一定的时效，除文件中明确规定生效的时间外，所有文件都以“成文日期”为生效时间。

公文的作用。无论是党和国家机关还是企事业单位，都要依法行使管理职能，进行各种公务活动，其中公文则是重要的工具，是具有法定效力的凭证。新《条例》把公文的作用提高到依法管理的高度，是“依法治国”方略在公文处理过程中的体现。党政公文作为党政机关传递策令、沟通情况、推动公务活

动开展的书面文字工具，具有规范约束、领导指导、知照联系宣传教育、凭证依据五方面作用。这些作用并不是彼此孤立的，而是相互联系的，一份文件往往同时具有几个方面的作用。

公文的分类。一是按适用范围分

二是按行文方向划分为上行文、下行文、平行文、多行文。

上行文即下级机关向上级机关行文，主要包括报告、请示、意见、议案。

下行文即上级机关向下级机关行文，主要包括命令（令）、决定、通知、通告、通报、批复、意见、纪要。

平行文即向平级机关或不相隶属的机关行文。主要指公告、函和知照性通知。

多行文指即可向上又可向下，还可以平行的行文，具有行文方向的不确定性。如意见、函（申请函、商洽函、答复函）以及采用标准格式的纪要等文种即属此种情形。

例子：×××年二月十五日夜，天降大雪，省农资公司××仓库保管员张××，在值夜班时违反工作制度，酒后吸烟，熟睡后酿成火灾。报警灭火后，清点库存，损失货物价值达一万余元。张××玩忽职守，使国家财产遭受了重大损失，现决定给张××开除公职、留用察看一年的处分，并罚款七百元。要求据此写一份通报。

××化工厂关于给予×××行政开除处分的决定

杨××，男，28岁，群众，1984年参加工作，现为厂配料车间工人。

×××年×月×日1时至4时，杨××在值夜班时违反工作纪律，因睡觉失查而造成K502大型搅拌机的损坏，直接造成经济损失5万元，因停产造成间接经济损失20万元。根据《企业职工奖惩条例》及我厂的有关规定，厂务会研究决定：

1.给予杨××开除厂籍处分。

2.根据《中华人民共和国劳动法》的有关规定，给国家集体财产造成重大经济损失，应负法律责任，故将杨××一案移交司法部门依法处理显然，上述两则材料的性质是相同的，可为什么一份材料要求写成通报，另一份材料却写成了决定，它们之间到底有何区别？

一、出发点与侧重点不同。奖惩性决定重在处置，它的着眼点在于奖惩有关单位或个人，它代表了领导层的权威意志。奖功罚过是其首要目的，教育或警示他人是其次要目的。通报的目的则是使受文单位了解某一重要情况或典型事件，从而受到教育或警示。表扬性通报对被表扬的单位主要是理解上级的精神，更上一层楼；而对后进单位主要是学习受表扬单位的经验，起步前进；对一般单位主要是学先进、找差距、定措施。批评性通报，对一般单位主要是对照自己，防患于未然；对有类似问题或尚有隐患存在的单位则鸣钟警戒以根除侥幸心理。总而言之，奖惩性决定重在处置，奖功罚过；表扬批评性通报重在教育比照，或先进示范，或以儆效尤。

二、标题写法不同。表彰性决定的标题格式通常如下：“关于授予×××称号的决定”或“关于给予×××表彰的决定”，如《国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定》。处分性决定的标题格式通常如下：“关于对××的处理决定”，如《关于对“六·二八”重大责任者××的处理决定》。决定的标题中常常含有处置性动词，诸如授予、处理、给予等动词。我们再来看看表扬批评性通报标题的实例，如《××××自治区人民政府关于柳州市壶东大桥特大交通事故的通报》、《××市卫生局关于医生汪××滥用麻醉品造成医疗事故的通报》。我们可以看出，表扬批评性通报的标题中一般不使用处置性动词。

三、正文的组成不同。奖惩性决定一般先简要叙述先进事迹或错误事实，然后

写明组织的处理决定；表扬性通报与批评性通报的写法略有不同。前者的正文部分一般包括以下内容：1.概述先进事迹，表明通报发出单位对通报事项的态度。2.指出先进单位或个人的主要做法经验，或叙述事情发生的经过并分析事件的意义。3.提出要求和希望，号召大家学习。后者的正文部分一般包括以下内容：1.叙述错误事实经过。2.表明通报发出单位对事件的态度及处理意见。

3.分析错误或事故产生的原因与危害性。

4.提出要求，警示其他单位或个人。奖惩性决定重在处置，表扬批评性通报重在宣传与教育，正文的构成自然不同。

从以上分析，我们可以发现：奖惩性决定与表扬批评性通报的根本区别在于阐述问题的角度、侧重点的不同。明白了这一点，我们就不会把两类文种混用了。

决定对重要事项和重大活动作出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级机关不适当决定的事项

通报表彰先进；批评错误；传达重要精神或情况

公告向国内外宣布重要事项或法定事项

通告公布社会有关方面应该遵守或周知的事项

通报表彰先进；批评错误；传达重要精神或情况

通知批转下级机关公文；转发上级机关或不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项；任免有关人员通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。通告不同公告，它主要用于有关单位开展业务工作需要。

通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广，各级

党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。通报是各级机关、企事业单位和团体经常使用的文种。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。

公告是一个词语，其意思是政府、团体对重大事件当众正式公布或者公开宣告，宣布。其中包含两方面的内容：一是向国内外宣布重要事项，公布依据政策、法令采取的重大行动等；二是向国内外宣布法定事项，公布依据法律规定告知国内外的有关重要规定和重大行动等。

（三）“请示”与“报告”的适用与区别问题

“请示”是办件，适用于向上级机关请求批示、批准，需要回复；“报告”是阅件，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，一般不需回复。文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以“请示”公文为主，将“报告”的内容作为附件，附在“请示”后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

“报告”是陈述情况、总结工作的一种公文，工作中使用的频率比较高。简单地说，“报告”是有去无回，报告完了不需要对方回复。比如，“×××局关于大讨论活动的情况报告”，只要把大讨论活动的开展情况讲清上报就可以了，上级单位一般不会做任何回复。“报告”一般是单位与单位之间的公文来往，个人与单位之间使用的比较少，仅限于个别情况，比如，个人的述职报告，就是个人向单位党委汇报工作时使用的。但要注意，在这里，“述职报告”中的“报告”，虽然也称“报告”，但一般是不作为正式文件处理的。作为一个文种，“报告”是上行文，这一点，和“请示”相同。

“请示”是下级向上级因某事请求上级给予帮助解决的一种公文，这种文书最明显的特点是，必须一事一请示，不允许两个或几个事情合并请示。另外，“请示”是有来有回的，就是对于下级单位提出的请求，不管能否解决，一般都要有回复，这一点和“报告”不同。“请示”文字简明扼要，说明原因和要求解决的问题就可以，它是下级单位对上级单位的上行文书，仅限于单位与单位之间使用，这一点和“报告”相似。

“申请”是个人有什么问题需要单位、组织帮助解决时使用的文书。仅就需要帮助解决问题这一点上，“申请”和“请示”是相同的，一般情况下，“申请”也是一事一申请。“请示”与“申请”的不同在于，前者是下级单位与上级单位之间使用的，后者是个人与单位或组织之间使用的，个人向单位或组织请求解决问题不能使用“请示”，而用“申请”，反之亦然，这一点不可混淆。譬如，个人的“入党申请”不能用“入党请示”、“结婚申请”不能用“结婚请示”；单位的“关于追加财政经费的请示”不能用“关于追加财政经费的申请”、“关于增加干部编制的请示”不能用“关于增加干部编制的申请”。此外，“申请”一般不以正式文件的形式出现。

我们平时使用“报告”、“请示”和“申请”容易发生的问题主要有两个。一是错用。多数错在“报告”和“请示”错用，该用“请示”的用“报告”。譬如，“关于追加财政经费的报告”，明明是向上级单位要钱，该用“请示”却用成“报告”。我们平时也是这样说的，“×××你赶快打个报告，向财政局要钱”！实际上这个说法意思大家都理解，但确实说得不对。二是混用。就是把两种公文名称叠加在一起。比如，“关于追加财政经费的请示报告”、“关于申请增加干部编制的请示”，这里就明显出现了叠加混用，前者不应出现“报告”二字，后者应该去掉“申请”二字。

“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答

复审批事项。“请示”适用于向上级请求指示和批准。“函”和“请示”容易混用的主要原因是在“请求批准”这一适用规定上，“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”则是不相隶属的机关，可以是平级，也可以是上下级。某一部门和单位向同级有权部门或上级不相隶属部门请求批准事项，只能用“函”，而不能用“请示”。

“报告”与上行的“意见”有什么区别？“请示”与上报的“意见”有什么区别？

“报告”侧重于汇报工作、反映情况，多数情况下不涉及今后具体工作意见，也不要求上级做出批示，只有所反映的情况涉及到工作中一些带有普遍性的问题时，往往顺势针对问题提出今后的解决办法，要求上级加以批转，即“呈转性报告”。

“意见”（上行）虽然也陈述情况，但这里的情况具有特定的内容，它通常是对工作中遇到的某一重要问题做出了分析与见解，而不像“报告”那样是对工作情况的综合与归纳。“意见”陈述情况的目的在于给意见的提出做出铺垫，所提的意见，不是要求上级给以批示，就是要求上级加以批转，不像“报告”在多数情况下对上级没有批示或批转的请求。

属要钱、要物、要机构、要编制、要干部、要出境出国等问题时，要用“请示”。

而向上级不是要“人、财、物”等硬件，而是“政策、办法”等软件，应用“意见”。

这两篇例文最主要的错误在于把报告与请示并用、误用。从内容上看，例文(一)、(二)都是要求解决问题的，需要上级答复或批准，文种应为“请示”，毫无疑问，例文(一)把请示与报告这两种文种混为一谈，并列使用是错误的，标题中应删去“报告”二字；例文(二)是误用了文种，标题应换成“请示”。

如何领会领导意图？明确领导交办的公文制发的目的，即公文的主旨是什么，明确公文要阐发的基本观点是什么，要解决的主要问题是什么，明确公文的收文对象和发送范围，对照现实工作状况努力加以通汇贯通，力求将已知的领导意图进一步深入化、具体化、条理化。结合现实的社会背景领会领导意图，结合现实的中心工作领会领导意图，任何机关制发公文都是为了解决问题，尤其是当前中心工作中存在的问题。同时还要了解领导的语言风格。不同的领导，讲话的风格与习惯也不尽相同。有的领导喜欢用短句来表达，有的领导喜欢用一些书面的语言来阐述，还有的领导喜欢用排比句来强调。

如“虚心使人进步，骄傲使人落后”，是中共“八大”开幕词中脍炙人口的名言。毛泽东主席宣读这篇2000来字的开幕词时，曾被34次热烈的掌声所打断。据说，毛泽东对文稿的撰拟只是提了简单的要求，时任秘书的田家英只用了一个通宵就写出了初稿，并获得了毛泽东的认可。正是因为田家英深刻领会并准确表达了毛主席的意图，开幕词才获得了巨大的成功。

真实准确是公文的生命。真实准确无假话是优良文风的最基本要求，也是最重要的要求。真实指确有其事，写进公文的材料必须来自公文活动和社会主义市场经济建设的实际，来自人民群众的生活实践，不允许虚构和编造；准确指在表达时不夸大、不缩小，既不添油加醋，褒贬失当，更不文过饰非。只有真实、准确，才能更有说服力，应做到三不写：内容不真实的不写，材料没落实的不写，没有了解清楚地不写。

避免产生歧义。某个说法或某一段话，可以这样理解也可以那样理解叫做歧义。如某单位发奖金，写到病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。即可理解为病假、事假三天，不扣发当月奖金，也可理解为病假、事假三天就要扣发当月奖金，因为内容中没有对“三天以上”这一基数进行限定。“三天以上”究

竟包含不包含三天，令人费解。

防止褒贬适当。赞扬或者贬损某一行为，所用词语超出或者没有达到应有的度，叫褒贬适当。如把错误说成罪行，就是混淆了问题的性质。

排除疏忽错漏。现象多种多样，两类，一类是粗心，如在起草公文的过程中，前面说到“下边分四点来说”可实际上说了三点或五点，漏掉一个“不”字，多写或少写一个0；另一类思考不严密，分析不细致，如有结论而缺少必要的情况和应有的分析，或者列举了情况、数字而没有接着加以论证。

注意措辞得体。指用语要和公文文种体例相符。颁布政府法令要严肃，报喜祝捷热烈欢快，批驳观点有理有利提出希望平和委婉等。报请性公文，用语谦恭，讲究礼貌，结尾多用望、请、给予指示等，以表示下级对上级的尊重。而意见体公文，要严谨、周密、明确，不能使用祈求式语气；命令体公文，必须暂钉截铁，避免出现模棱两可的情况。

严谨庄重无虚话。严谨指公文中宣事说理要严谨周全，交代清楚，合乎逻辑，前后不能自相矛盾，语言含义要确切。庄重指端庄持重，格调郑重严肃，只用用语庄重，无虚词浮句，无文学气息，才显得严谨。

简明扼要无废话。解决公务活动实际问题，要尽量写的言之有物，简而不空。简明扼要指公文使用的语言要精当不繁，力求以最少的文字表达最为丰富的内容。

1.认识明确，就事论事，开门见山，阐明观点、措施和方法。

2.善于概括，抓住事物特征。

3.删繁就简，详略得当，活用专门用语。

为盼为要，经、业经

拟请、遵照，收悉、

贵厂、该厂、你厂

当否，请批示

平时易懂无大话。语言平实自然，明白晓畅、恰如其分，不矫揉造作、不要堆砌辞藻，乱用修饰词语。

2.不要文白夹杂，故弄玄虚。如放着他不用，用“其”，不用如果，“若”。这种做法，看似富有学究味，其实其中的迂腐味很浓。

3.不要过多引经据典。过多的引经据典，使人感觉卖弄学问，华而不实。一般来说，引经据典只限于一些事务性文书中，如领导讲话、调查报告中；但在通用公文中，一般不容许引经据典，特别是那些庄重严肃的公文，如请示、命令、通告批复等不能用。

4.少学生腔：文学抒情

鲜明生动无套话。公文要求严谨、平实、朴素。因为公文具有很强的政策性和实践性。但并不排斥语言的生动活泼，在保证内容真实的基础上，审慎的运用一些修辞手法可是公文的内容表达显得生动活泼，从而更有效的发挥作用。

公文的语言生动指其所表现得公务活动内容必须要有新意，而不是人与亦云，平淡庸俗，无制发机关特质的内容。这首先要求作者要有新鲜的思想，写进公文中的事例要典型。其次表达手法上不能穿靴戴帽，空话连篇。

公文要素—版头部分

1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺

序编号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，用阿拉伯数字。

2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。密级顶格编排在版心左上角第二行。

3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别

标注“特急”“加急”。

紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行。

公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。

4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。

党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加“文件”二字。这是因为《党政机关公文处理工作条例》取消了各级党的机关以往大量使用的发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的版头形式，而改用这种形式。

5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布

发文字号之下４mm 处印一条与版心等宽的红色分隔线。

6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。

签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用３号仿宋体字，签

发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序依次均与顺排，一般每行两个姓名，下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为４mm 。

公文要素—主体部分

7.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色分隔线下空二行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时，要做到词义完整。

（1）完整结构：发文机关＋事由（表明文件主要内容）＋文种；发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种。（规定的文种只有15种，通知、通报、报告、请示、函、纪要、决议、决定、议案、批复、意见、命令、公报、公告、通告）

（2）“事由”的结构：“关于…..的”，要求准确概括公文内容。（“关于”在发文机关后）。

8.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。

注：

（1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关；

（2）顶格，回行仍顶格；

（3）全称或规范化简称或同类型机关的统称。

9.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22

行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

（1）结构层次序数：

第一层：汉字“一”（ 3号小标宋体字或黑体字，作为小标题，句尾无标点）第二层：汉字加括号“（一）”（ 3号楷字，作为小标题句尾标点可有可无）第三层：阿拉伯数字“1.”（ 3号仿宋，无论是否作为小标题，句尾要有标点）

第四层：阿拉伯数字加括号“（1）”（ 3号仿宋，无论是否作为小标题，句尾要有标点）以上顺序不得逆向使用

（2）引文：先引标题，后引发文字号。

（3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体年月日，不能把2012年写“12年”10.附件说明：公文附件的顺序号和名称。

公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。

11.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

12.成文时间：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。

成文时间以领导人签发的日期为准。

联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准

13.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报可以不加盖印章。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合

下发的公文，发文机关都应加盖印章。

加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。

联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压成文日期。

14.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。

公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。“请示”件应在附注处注明联系人和电话。

15.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

16.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

公文如有抄送，一般用4号仿宋体字，左空一字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

17.印发机关和印发时间：公文的送印机关和送印日期。设在公文末页最后一行。一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

18.页码:页码就是公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版

心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空一字，双页码左空一字。

函举例写法解析

此类函的标题应当包括三项要素，即询问机关名称、询问事项和文种；正文部分包含两层意思：一是询问目的，即说明为什么要询问，也就是发函理由；二是询问内容，这是发函的主体，要写的具体明确，向“出试题”一样逐项写明，使对方一看即懂，以便依题作答。结尾部分一般使用“请予协助为盼”“请即函告”等习惯用语作结。

这是一篇转发性通知。这种通知在写法上一般包含两层意思：一是批转或转发的原因、依据、目的；二是批转或转发的一般性要求。常用“现转发给你们，请认真贯彻执行”“现转发给你们，请结合实际情况认真参照执行”等固定性用语。内容复杂一些的则提出具体的要求。

这是一份会议通知，会议通知通常在开头要讲在什么时间、什么地点，有什么单位召开什么会议，然后在分裂几条交代会议的具体事项，如参加会议的人员范围，会议的具体日程及主要活动内容，报道方法，携带物品注意事项，联系人及传真、电话等，写会议通知的标题要写明会议的名称与文种。

三、公文处理工作的定义和基本原则

（一）公文处理工作定义。新《条例》第四条规定：“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”从中可以看出，公文处理包括两层意思：一是公文处理工作的任务包括公文制发、收文处理、公文管理三个方面的内容；二是说明公文处理工作是一个纷繁复杂的系统工程，是一个相互关联、衔接有序的整体。

（二）公文处理工作的基本原则。按照新《条例》规定，公文处理工作的原则是“实事求是、准确规范、精简高效、安全保密”。