规范公文、论文格式

关于进一步规范公文、论文格式的通知

各系、部，各部门：

为进一步规范公文处理、论文撰写工作，确保公文和论文格式统一、规范、整洁，提高工作效率，根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式（国家标准）》和市政府办公室关于转发省政府办公厅《辽宁省行政机关公文格式细则（试行）》的通知，结合我院工作实际，办公室编制了《营口理工学院公文格式规范细则》、《营口理工学院论文格式规范细则》，现将上述两个文件印发给你们，请认真贯彻执行。

学院

2014年3月4日

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附件1

理工学院公文格式规范细则

一、总体要求

各系、部，各部门报送的公文和论文内容必须符合国家法律、法规和现行政策，文字表达准确、简练。公文格式中的标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注等，应当准确、完整、规范。

二、标准格式

（一）页面设置

公文页边与版心的尺寸分别为：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（打开文件菜单栏下的页面设置对话框，在页边距选项中设置）；纸张大小设置为“A4”。

（二）公文标题

公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；标题应用2号小标宋体字，可分1行或多行居中排布；回行时要做到词义完整，排列对称。

（三）主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、同类型机构的统称。主送机关用3号仿宋字体，在标题下

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空1行，居左顶格标识，其名称后标全角冒号。

（四）正文

正文在主送机关名称后回行，每自然段左空2字，回行顶格，回行时不得将数字、年份分开；正文段落间的行距为固定值28磅；需要使用数字符号标明层次时，一般排列顺序是：一级标题为“一、”<黑体3号字>，二级标题为“（一）”<楷体GB2312,3号字>，三级标题为“1．”<仿宋GB2312,3号字>，1后的隔点为全角英文句号，四级标题为“（1）”<仿宋GB2312,3号字>，正文其余内容均为3号仿宋GB2312字体。

（五）附件

公文如有附件，在正文下空1行、左空2字标识“附件”（仿宋GB2312），后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应当使用阿拉伯数字（如“附件：1．ｘｘｘｘｘｘ”），附件名称后不加标点符号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐。

附件应当另面排版，并应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”<黑体，3号字>，有序号的标识序号（如“附件1”）<黑体，3号字>；附件的序号和名称前后标识应一致；附件标题居中编排在版心第3行。附件格式要求同正文。

（六）成文日期

成文日期在正文下空3行，采用插入菜单中日期和时间对话框（如：2013年11月25日）的方式输入；成文日期的最后一个字比正文右缩进4字。

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（七）页码

用阿拉伯数字标识< 半角，宋体，4号>，数字左右各放一条一字线。单页码居右空1字，双页码居左空1字，仅有1页则不标识页码。

（八）公文中的表格

表格中的文字采用仿宋GB 2312字体，表头文字加粗，字号根据表格内容确定大小，一般采用小四号字；表格的对齐方式为居中；边框采取网格状，宽度为1.5磅。

对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白。

三、其他事项

（一）附注

附注即公文需要说明的其他事项，例如请示性公文的联系人及联系电话等。公文如有附注，用3号仿宋字体，在成文日期下空1行，左空2字用圆括号标识。

（二）公文中的数字

公文中的数字，除成文日期、结构层次序数和作为定型的词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

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（三）排版要求

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

附件：1．标准公文格式设定流程

2．标准空文档模板

3．标准表格模板

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附件１

标准公文格式设定流程

一、页面设置

1．新建一个word文档，单击菜单栏中的“文件”选项卡下的“页面设置”对话框，首先选择“页边距”选项卡，将页边距设置为上3.7厘米，下3.5厘米，内侧2.8厘米，外侧2.6厘米，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”。

2．选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4，最后点“确定”。

二、标题设置

选定标题，设置字体为“长城小标宋体”，字号为“二号”，对齐方式设置为“居中”。

若有副标题，则置于标题下一行，设置字体为“楷体GB 2312”，字号为“三号”，对齐方式设置为“居中”。

三、正文设置

正文在标题下空一行，每自然段左空2字，回行顶格。一级标题字体为“黑体”，字号为“三号”；二级标题字体为“楷体GB 2312”，字号为“三号”；三级标题字体为“仿宋GB2312”，字号为“三号”；四级标题字体为“仿宋GB2312”，字号为“三号”。

单击菜单栏中的“格式”选项卡，打开“段落”对话框，单击“缩进和间距”选项卡，设置“对齐方式”为“两端对齐”，“大纲级别”为

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“正文文本”，缩进“左”为“0字符”，右为“0字符”，“特殊格式”为“首行缩进”，“度量值”为“2字符”，间距“段前”为“0行”，“段后”为“0行”，“行距”为“固定值”，“设置值”为“28磅”。

四、附件设置

在正文下空1行、左空2字位置输入“附件：”及附件名称（仿宋GB2312，三号），附件名称后不加标点符号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐。

当附件数量为两个或两个以上时，应当用阿拉伯数字标明序号（如“附件：1．ｘｘｘｘｘｘ”）,数字“1”后的隔点应在英文全角的状态下输入。

附件应当另面排版，并应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”字体为黑体，字号设为3号，有序号的标识序号（如“附件1”）字体为黑体，字号设为3号；附件的序号和名称前后标识应一致；附件标题居中编排在版心第3行。附件格式要求同正文

五、成文日期设置

将光标移至与正文间空3行的位置，即在正文下第4行。单击菜单栏中的“插入”选项卡，选中“日期和时间”对话框，在“可用格式”选项中选择汉字形式的成文日期（例如：2013年11月25日），然后将成文日期移至本行距右侧空4个字的位置。

六、附注设置

公文附注，用三号仿宋GB2312字体，在成文日期下空1

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行，左空2字用圆括号标识。

七、页码设置

当公文仅有一页则无需设置页码。

当公文为两页以上（包括两页）时，点击菜单栏“文件/页面设置/版式”，在“页眉页脚”选中“奇偶页不同”。设置页眉15mm，页脚28mm，最后点击“确定”。单击菜单栏中的“插入”选项卡，单击“页码”对话框，设置“位置”为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”为“外侧”，再打开左下角的“格式”对话框，将“数字格式”设置为“1，2，3…”，单击“确定”按钮。

双击并选中页码，字体设为“宋体”，字号为“四号”，页码左右各放一条“—”字线（Shift+横线键），此时显示的是长横线，再单击退格键删除半条横线，然后将光标先后放在左右横线与数字间，按一下空格键，使横线与页码数字间空1个字符。

单击菜单栏中的“格式”选项卡，单击”段落“对话框，找到“缩进和间距”选项中的“缩进”一栏，设置奇数页码，则将“缩进”中的“右”设置设为“1字符”，设置偶数页码，则将“缩进”中的“左”设为“1字符”。

八、表格设置

表格属性设置：选中表格，单击右键，选择“表格属性”，“对齐方式”选择“居中”，“文字环绕”选择“无”。“边框和底纹”选择“边框”，设置为“网格”，宽度设置为“1?磅”。

表格标题设置：表格标题一般用小标宋体，字号为二号或小—8—

二号字。表格标题与表格间距14磅，选中单击右键选择“段落”，“行距”为“固定值”，“设置值”为“14磅”。

表格内容设置：表格内容用仿宋GB 2312字体，字号大小可根据实际内容设定，一般用小四号字。表头可加粗。选中表格，单击右键，选择“单元格对齐方式”选择“中部居中”。

表格备注设置: 表格备注一般置于表格外，在表格下空1行，字体、字号与表格内容一致。

九、其他

因win7与xp系统自带字体不完全一致，相关字体请登录营口理工学院办公室网站资源下载栏目自行下载，将字体文件复制到C:/Windows/Fonts文件夹中。

附件2

标准空文档模板（长城小标宋体二号字居中）副标题（楷体_GB2312 三号字居中）

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（空一行）

一、一级标题（黑体三号字）

XX(仿宋_GB2312 三号字)

（一）二级标题（楷体_GB2312 三号字）

XX (回行顶格)

1．三级标题（仿宋_GB2312 三号字，1后隔点为全角英文句号）

XX

（1）四级标题（仿宋_GB2312 三号字）

XX

附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX

XXXXXXXXXXX

2．XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX

营口理工学院（居日期正中）

2014年2月28日（空4字）—10—

附件（黑体三号字）

（空一行）

标准附件模板（长城小标宋体二号字居中）副标题（楷体_GB2312 三号字居中）

（空一行）

一、一级标题（黑体三号字）

XX(仿宋_GB2312 三号字)

（一）二级标题（楷体_GB2312 三号字）

XX (回行顶格)

1．三级标题（仿宋_GB2312 三号字，1后隔点为全角英文句号）

XX

（1）四级标题（仿宋_GB2312 三号字）

XX

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附件3

标准表格模板（长城小标宋体二号字居中）

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注：

附件2

营口理工学院论文格式规范细则

一、总体要求

各系、部，各部门报送的论文内容必须符合国家法律、法规和现行政策，文字表达准确、简练。

二、标准格式

（一）页面设置

页边与版心的尺寸分别为：上3厘米、下3厘米、左2.4厘米、右2.2厘米（打开文件菜单栏下的页面设置对话框，在页边距选项中设置）；装订线1.2厘米。纸张大小设置为“A4”。

（二）段落

段落间的行距为单倍行距。

（三）标题

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；标题用小二号小标宋体字体（加粗），标题上下各空3行（五号字单倍行距）；回行时要做到词义完整，排列对称。

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（四）作者姓名

作者姓名用三号华文新魏，居中标识。

（五）作者职务

作者职务用五号楷体GB2321，下空2行（五号字单倍行距），在作者姓名下1行，居中标识，并加全角括号。内容为学院+所带年级专业+辅导员。如：“（经济管理学院2010级国际贸易、2010级工程管理辅导员）”。

（六）摘要

摘要为论文主要研究方向及研究成果的概述，字数为150-200字左右；“摘要”二字黑体小四，中间空一字。摘要正文用五号仿宋GB2312字体，段首左空2字，不要求英文摘要。

（七）关键词

关键词个数为3-4个，用三号仿宋GB2312字体，左空2字，“关键词：”黑体小四。关键词之间用顿号相隔。

（八）正文

正文每自然段左空2字，回行顶格，回行时不得将数字、年份分开；需要使用数字符号标明层次时，排列顺序是：一级标题为“一”加空格（顶格，四号黑体。上空2行，下空1行），二级标题为“（一）”（二级标题五号楷体GB2321），三级标题为“1．”（宋体,五号字），1后的隔点为全角英文句号，四级标题为“（1）”（仿宋GB2312,五号字）。二级、三级、四级标题不顶格，左空2字。正文其余内容均为五号宋体字体。

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（九）参考文献

正文最后需附上论文的参考文献，“参考文献”四字顶格、小四黑体。上空1行（五号字单倍行距）。参考文献内容为五号宋体。

参考文献标准格式：

参考文献类型：专著［M］，论文集［C］，报纸文章［N］，期刊文章［J］，学位论文［D］，报告［R］，标准［S］，专利［P］，论文集中的析出文献［A］。

电子文献类型：数据库［DB］，计算机［CP］，电子公告［EB］。

电子文献的载体类型：互联网［OL］，光盘［CD］，磁带［MT］，磁盘［DK］。

1．专著、论文集、学位论文、报告

［序号］主要责任者.文献题名［文献类型标识］.出版地：出版者，出版年.起止页码（可选）。如：

[1]刘国钧，陈绍业.图书馆目录[M].北京：高等教育出版社，1957.15-18.

２．期刊文章

［序号］主要责任者.文献题名［J］.刊名，年，卷（期）：起止页码.如：

[1]何龄修.读南明史[J].中国史研究，1998,2(3):167-173.

３．论文集中的析出文献

［序号］析出文献主要责任者.析出文献题名［A］.原文献主要责任者（可选）.原文献题名［C］.出版地：出版者，出版

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年.起止页码．如：

[1]钟文发.非线性规划在可燃毒物配置中的应用[A］.赵炜.运筹学的理论与应用——中国运筹学会第五届大会论文集[C].西安：西安电子科技大学出版社，1996.468.

4．报纸文章

［序号］主要责任者.文献题名［N］.报纸名，出版日期（版次）.如：

[1]谢希德.创造学习的新思路[N].人民日报，1998-12-259(10).

5．电子文献

[文献类型/载体类型标识]：[J/OL]网上期刊、[EB/OL]网上电子公告、[M/CD]光盘图书、[DB/OL]网上数据库、[DB/MT]磁带数据库。

［序号］主要责任者.电子文献题名［电子文献及载体类型标识］.电子文献的出版或获得地址，发表更新日期/引用日期.如：

[1]王明亮.关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进展[EB/OL].http://www.wendangku.net/doc/e9ed788252d380eb63946d12.html/pub/wml.html，1998-08-16/1998-10-01.

参考文献需在正文中以上角标标明引用位置，上角标为英文半角方括号加阿拉伯数字，宋体，如：文字[1]。

（十）符号

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括号、逗号、分号等标点符号均用中文半角符号。

附件：论文模板

附件

（空3行，五号字，单倍行距）

标准论文模版:标题（长城小标宋体，小二号，加粗）

（空3行，五号字，单倍行距）

责任者署名（华文新魏，三号，居中）

（责任者单位、职务）（楷体GB2312，五号，居中）

（空2行，五号字，单倍行距）

摘要：（空2格，黑体，小四，中间空一字）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（仿宋GB2312，五号，单倍行距，末尾有标点）

关键词：（同摘要格式一致）××、××（仿宋GB2312，五号，单倍行距，末尾无标点）

（空2行，五号字，单倍行距）

一一级标题（顶格，黑体，四号，序号后面空1个空格，标题不加标点）

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（空1行，五号字，单倍行距）

正文（开头空2格，宋体，五号，单倍行距）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（一）二级标题（楷体GB2312，五号，括号为全角括号，标题不加标点）

正文（开头空2格，宋体，五号，单倍行距）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

1．（三级标题，同正文格式一致，１后隔点为英文全角点）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（空1行，五号字，单倍行距）

参考文献（顶格，黑体，小四，单倍行距，无标点）

[1]第一责任者,第二责任者.参考文献标题[参考文献类别].文献出处,文献出版年份,月份(期数):参考文献页码XX-XX.

[2]http://www.wendangku.net/doc/e9ed788252d380eb63946d12.html [OL].（顶格，宋体，五号，单倍行距，标点及符号均为正常英文状态下输入）

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