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    一种实验室资产动态管理系统的设计与实践

    时间:2021-04-08 08:00:57 来源:达达文档网 本文已影响 达达文档网手机站

    摘要:为适应当前高校实验室资产管理的需要,采用主流的Java EE技术和数据库技术,开发一种现代网络版的实验室资产动态管理信息系统,克服当前高校资产管理系统中大多采用静态管理模式未能反映资产的动态变化状况和缺乏对低值品管理的缺陷。本系统能够实现对实验室固定资产的动态管理,以及对低值易耗品、耐用品的动态管理,有效提高目前高校实验室的资产管理水平。

    关键词:资产管理;动态管理;实验室资产;信息系統

    中图分类号:G482 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2018)29-0024-03

    一、引言

    随着高等教育的改革与发展,各高校不断加大对科学研究和实践教育的投入,积极筹集资金建设实验室,实验室固定资产的规模越来越大,增长速度越来越快。但是,高校实验室资产管理还存在许多不容忽视的问题,例如管理手段和管理工具落后,不少高校还在用传统“账、卡、物”相结合的方式来管理设备资产;有些学校虽然固定资产由资产管理部门统一管理,但是采用单机版管理软件,容易出现数据不一致和难以动态掌握实际的资产变化状况;有些高校虽然有统一的固定资产管理系统,但基本属于静态的固定资产登记系统,对具体实验室的仪器设备在使用过程中的新增、报废、借入、借出、转移等动态变化信息未能反映,并且低值易耗品和低值耐用品的管理并没有纳入固定资产管理系统[1-3]。随着“互联网+”技术的发展,需要利用更为先进的信息网络技术开发更先进的系统以满足实验室资产管理的需要,提高实验室的管理水平。因此,本文在调研目前高校实验室对资产管理的需求基础上,采用主流的Java EE技术和数据库技术,开发一种现代网络版的实验室资产管理信息系统,克服当前高校资产管理系统中大多采用静态管理模式未能反映资产的动态变化状况和缺乏对低值品管理的缺陷,能够实现对实验室固定资产的动态管理,以及对低值易耗品、耐用品的动态管理,有效提高目前高校实验室的资产管理水平。

    二、系统设计

    1.设计目标。本文针对高校实验室的仪器设备种类繁多、数量庞大,并且实验室低值易耗品、耐用品使用频繁的特点,利用现代信息技术设计和开发一种网络化的实验室资产动态管理信息系统,实现实验室资产的信息化管理。通过该系统实验室管理人员既能掌握实验室固定资产的当前情况,也能掌握实验室固定资产的动态变化情况,还能对固定资产、低值易耗品、耐用品同时进行管理,提高实验室的资产管理效率,为实验教学和科学研究提供良好的软硬件条件。

    2.系统的体系结构。本文采用主流的B/S(Browser/Server)体系结构开发系统,即系统以HTTP为传输协议,用户通过浏览器访问WEB服务器和与其相连接的后台数据库,服务器接收到浏览器的请求后,从数据库中获取数据并在WEB服务器上按业务逻辑运行处理后将处理结果传回给浏览器的运行模式[4-5]。如图1所示,采用B/S结构的系统适应当前高校实验室资产管理的需要,系统的应用变得简单,用户无需安装和配置客户端软件,采用计算机、笔记本电脑、平板电脑、手机等各种终端设备均可直接使用浏览器访问系统,因而具有较好的易用性,同时也便于系统进行集中维护和升级。

    3.系统的开发工具。系统采用主流的Java EE技术平台,综合应用SSM框架技术和MySQL数据库技术进行开发,系统前端交互采用HTML+CSS+JavaScript技术规范,系统后台采用MySQL数据库实现。

    三、系统功能与结构

    系统采用模块化设计,主要包括四大功能模块:固定资产动态管理、低值品动态管理、统计分析和扫码查询。通过这四个模块,系统实现了对实验室设备、低值品的动态管理,以及利用移动终端对仪器设备情况进行快速查询,同时提供了必要的统计分析功能。整个系统的功能结构如图2所示,四大功能模块下面又可分为若干个小功能模块。

    1.固定资产动态管理模块。该模块主要针对实验室的固定资产设备进行管理,包括录入或导入固定资产的基本信息(含设备名称、仪器编号、设备型号、购买时间、厂家、领用人、用途等),动态记录设备的新增情况、报废情况、借入借出、归还情况和转移情况等。据调查,在目前很多高校的资产管理系统中,一般只登记了当前设备的基本信息,如果新增固定资产,就会增加添置的设备信息,如果报废处理了某些固定资产,就会从系统中删除该部分的设备记录。这种系统所记录的固定资产信息都是静态的信息,即是记录存储当前时点的固定资产的存量信息。研究发现,这种资产管理系统往往存在一个明显的缺陷,就是它不能反映过往固定资产的动态变化情况,例如管理部门想要动态掌握过去某段时间内的固定资产添置情况和报废情况以及总资产的变化情况,应用传统的系统来进行查询和统计分析就比较麻烦。如果进一步想要掌握设备的转移和借用情况,如在某段时间内实验室的转入设备和转出设备情况,或某段时间内实验室的设备借出情况和借入情况,应用传统的系统就更难实现,因为它根本没有记录这些变化信息,只记录了设备的最终存放状态和使用状态。而本系统不仅记录了设备的购置、领用和存放信息,还记录了设备的报废、借入、借出、转移等各种信息,因而能够动态反映固定资产的变化情况,为实验室提供动态的管理。

    2.低值品动态管理模块。该模块实现对实验室的低值易耗品、低值耐用品进行动态管理。高校实验室一般都有各种实验材料、试剂、配件、耗材等低值易耗品,同时往往也存在各种低价值的仪器。这些低价值的仪器由于价值较低,达不到办理固定资产的条件,又由于它的使用周期和寿命较长,故一般称之为低值耐用品。所以实验室的资产除了固定资产外,一般都存有大量的低值易耗品和低值耐用品,合称为“低值品”。由于低值品使用频繁,流动性大,所以管理更为困难[6]。如果低值品不加管理,往往出现资产管理混乱,资产流失,甚至产生安全隐患,出现安全事故,因为某些低值品可能涉及到有毒有害等安全环保问题。本系统能够针对低值品的特点,利用库存机制,对低值易耗品和低值耐用品进行动态管理。对低值易耗品,购买则登记入库,使用则领用出库,动态登记出入库信息;对低值耐用品,购买则登记入库,使用则领用出库,并贴上使用标签,系统中记录领用人、用途、使用时间和存放地点,为追踪使用和循环使用提供完备的信息。

    3.扫码查询模块。基于目前高校资产管理一般在仪器设备上贴上一维码或二维码的固定资产标签,而标签中含有仪器设备的唯一编码,因此本模块的设计利用固定资产标签通过扫码实现对设备信息的查询。在应用中,用户可以随时随地通过手机等移动终端扫描设备上的条码或二维码进行实验室资产信息查询,了解固定资产或低值品的状态信息和变动信息,管理员还可以通过扫码登录系统对设备和低值品进行管理,如更新设备的状态信息等。

    4.统计分析模块。该模块主要实现对实验室资产信息进行统计分析以及低值品的智能预警。通过该模块,系统对实验室固定资产和低值品的购置、领用、存放、用途、类别等各种情况能够进行有效的查询和统计,对资产的变动情况包括新增、报废、借入、借出、转移等能够分类统计,使管理员能够直观地了解到实验室资产的各种统计信息。同时,由于低值品的使用频繁,实验教学对低值品的需求较大,当低值品存量不足时往往会影响实验教学的进行,为此系统提供智能预警功能。当低值品库存不足时,系统能够及时预警,提醒实验室管理人员及时补充库存以保障实验教学的正常运行。

    四、系统的应用特点

    实验室是高校资产集中的地方,不但数量庞大,并且种类繁多,如何对实验室的设备、低值易耗品和低值耐用品进行有效的管理,准确地掌握各种设备和低值品的信息,避免错、乱、失等情况的发生,是高校资产管理中要解决的难题。该系统在调研高校实验室资产管理现状的基础上,通过应用现代网络和数据库技术,实现对高校实验室资产的动态管理,切合当前高校实验室资产管理的需要,具有“动态化、规范化、便捷化”的特点,具体体现在以下几个方面。

    1.实现了实验室设备的动态化管理。目前国内高校对实验室资产的管理大多是静态记录资产的存量信息,一般只记录资产的购置信息和当前状态,而对资产的变动过程幾乎没有记录,缺乏流量信息。有的高校对设备的变动如借出、借入、归还管理还在使用传统借条手工登记模式,实验室资产管理的水平有待提高。应用本系统,不仅能记录实验室资产的基本信息和当前状态,还能动态记录资产的新增、报废、借入、借出、归还、转移等各种变动信息,为实验室和管理部门准确掌握实验室资产的变化情况提供充分的系统支持。

    2.实现了低值易耗品、耐用品的规范化管理。目前国内高校大多只对大件物品(如价值1000元以上的固定资产)实现了信息化管理,但对实验室经常用到的各种低值易耗品、耐用品则缺乏有效的管理。究其原因,低值品使用频繁,使用量大,管理起来比较繁琐。本系统通过应用库存机制,对实验室低值品的出库入库进行信息化登记,对低值易耗品的库存量进行管理,对低值耐用品进行记录追踪,因而能够帮助实验室实现对低值易耗品、耐用品进行有效管理,提高实验室的规范化管理水平。

    3.使用手机等移动终端扫码,可以便捷地查询设备信息。用户能通过手机客户端随时随地查看设备状态和低值耐用品状态信息,管理员也可以通过手机访问系统对设备和低值品进行管理。

    4.具有智能的统计分析和预警功能。系统能够对固定资产的当前信息和历史变动信息进行智能统计,对实验室经常使用的低值品,在库存管理中提供智能预警功能,当库存不足或达到临界值时,就会提醒管理员及时补充物品库存,以满足实验教学所需,保障教学的正常开展。

    五、结束语

    实验室的资产种类多、数量大,既包括价值较高的固定资产,也包括价值较低的低值易耗品和耐用品。资产管理是高校实验室管理的重要工作,关系到高校的资产安全和教学质量。如何提高实验室的资产管理水平,准确把握各项资产信息,保障实验室资产安全,为教学和科研提供良好的物质条件,始终是实验室和资产管理部门的重要研究内容[7-8]。本文通过应用Java EE技术结合MySQL数据库技术,开发了一种实验室资产动态管理信息系统,克服了国内高校大多缺乏对资产的变动情况记录不足和缺少对低值品管理的缺点,实现了对实验室资产管理的全覆盖和全程化。

    参考文献:

    [1]曾爱华,刘捷,冼进,等.高校实验室资产管理方法的改进与实现[J].实验技术与管理,2011,28(3):198-201.

    [2]丁琼.基于物联网技术的高校资产管理系统的研究与实现[J].计算机光盘软件与应用,2013,(3):19-20.

    [3]叶文霞.高校资产管理系统的设计与研究[J].计算机时代,2012,(5):18-21.

    [4]王添财.基于Java EE的在线考试系统的设计与实现[D].广州:华南理工大学,2014.

    [5]谢翠红.基于B/S架构的网络在线考试系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2012.

    [6]曹传堂.实验室低值品管理探讨[J].科技信息,2010,(12):768-769.

    [7]张永兵,柳中海.高校资产管理的思考与探索[J].实验室研究与探索,2001,20(2):75-77.

    [8]单宝华.基于B/S模式的高校资产管理系统的设计与实现[D].吉林:吉林大学,2015.

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