浅谈Word在科技论文写作中的应用
时间：2020-11-30 10:03:44 来源：达达文档网 本文已影响 人 
胡海涛
摘 要：Word是现在人们进行写作时最为常用的软件。目前流行的绝大多数教程往往是孤立的介绍Word软件中每一个按钮的功能，却几乎没有教材从写作的角度系统的讲解如何在写作中使用Word。在许多高校的课堂教学中，绝大多数教师也只是按照教程讲解一下Word的基本功能，使得学生们在以后的写作过程中依然无法利用Word来提高写作效率。针对这一情况，本文从写作的角度出发，提出了一套利用Word的排版功能来进行科技论文写作的方法，可以使学生在写论文时能够摆脱繁重的手工排版，在课堂的教学中取得了极好的效果。
关键词：Word课程 教学内容 科技论文写作
中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2020）02（a）-0230-03
1 引言
Word是计算机应用基础课中的重要内容，是学生、老师以及各行各业中人们处理文档最为常用的软件。在日常的作业、论文撰写、报告、个人简历中都离不开Word这个工具软件。在课堂上开设这门课的一个重要目的是为了让学生们在今后毕业论文和科技论文的写作中提高写作的能力和处理文档的效率。因此如何从写作的角度来讲解Word的应用就成了该门课程的教学重点之一。
在进行论文的写作过程中，尤其是科技论文的写作过程中。通常会遇到以下繁琐的排版问题：（1）在写作过程中，由于要不断的删除、插入、修改论文的内容，则论文的标题和编号都是不断变化的，论文各级标题编号需要进行不断的修改。只要论文中有一个编号发生变化，则自修改点以后所有的标题编号都要重新编号。这使得写作者不得不在标题的编号和格式上花费大量的时间和精力。相同的问题也出现在论文的图表编号中。当在论文中删除或插入了一个新的图或表，则插入点后面的所有图或表都要重新编号。这项工作不仅繁重、琐碎、令人厌倦，而且由于正文中对于标题、图和表编号的引用非常分散，不容易查找，导致在对论文修改过程中往往造成疏漏。（2）在论文写好后，常常还需要对论文进行格式上的调整，以符合学校或杂志社的排版要求。大多数的使用者往往手工修改或用格式刷对文章的各个部分分别进行刷新，这项操作同样繁琐，且容易出错。实际上，以上问题可以通过综合的使用Word上的一些功能来让Word自动完成，不需要写作者额外花费精力。
然而，在目前市面上流行的各种教材中往往只是简单的罗列一下Word的各种功能以及窗口上各个按钮的用处，却几乎看不到从写作的角度系统地讲解在写作中如何使用这些功能的教程[1-4]。而在学校课堂上，绝大多数的实际教学也往往是浮于表面，仅仅按照教程对Word进行一些泛泛的介绍，而没有能够将这些功能融合成一个系统的写作方法，然后对学生进行讲授，这就使得许多学生到写毕业论文时仍然不能使用Word那强大的功能来提高写作效率。实际上有许多学生和老师仅仅将Word当成一个功能多一点的写字板或记事本来使用，而在写作中不得不把大量的时间精力浪费在格式的调整和页面的排版上。
其实在Word中已经给我提供了解决上述问题的方案。在本文的正文部分我们将从写科技论文的角度讲解如何用Word快速高效地解决上述问题。
2 科技论文的结构
在科技论文的写作中，科技论文的总体结构常常是固定的。每篇科技论文都具有以下几个部分：标题，作者，摘要，正文，以及参考文献。而占篇幅最大的正文常常具有图 1一样的固定结构。
在进行论文写作时，标题、作者、摘要在文章中仅有一处，它们的格式都是独立的，可以单独设置。正文的结构虽然复杂，但是总的结构固定，因此可以用Word来设计好整个文档的结构，作者只需要将注意力放在论文的内容上即可。利用Word来设置文档结构的好处是，在写作的过程中如果要插入和删除草稿中的内容，Word能够自动调整整个文档中的结构和编号。避免了手工修改编号可能造成的错误和疏漏。下面以Word2003为例来说明如何用Word来写科技论文。
3 设置文档的整体结构
在正文的写作过程中，如果要删除某个标题，则希望Word能够将其余的标题自动的重新编号，当我们要修改某一类标题的格式，我们希望Word能够自动完成所有标题的刷新。为了达到这一目的，我们可以将标题和自动编号功能关联起来，对文档先进行总体的设置。
3.1 关联标题和自动编号
在主菜单的“格式-项目符号和编号”中打开“项目符号和编号”对话框，选 “择多级编号”，在“多级编号”对话框中选择一个多級编号选项，然后点击左下角的“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”窗口，在这个对话框中点击右上方第三个按钮“高级”，则整个对话框如图2所示。
在图2中依次将左上角的“级别”中的数字点蓝，在左下角的“将级别链接到样式”中将对应的级别链接到对应的标题上去。即级别1链接到标题1上，级别2链接到标题2上，级别3连接到标题3上…，依次类推。文章中用到几级标题，就可以链接几级。然后点击确定，关闭窗口。
回到主窗口，点击“格式-样式和格式”，关联好的标题样式显示在窗口的右侧。首先将光标放在正文中的每个标题上，然后逐一点击右侧对应的样式即可。如图 3所示。
这样设置标题的好处在于，如果在写作的过程中，需要添加或删除某些章节，如在图 3中删除“大标题一”及其下面的小标题，则“大标题二”以后所有标题的编号将自动进行重新编号，而不会出现错乱。如果需要修改某一级标题的格式，仅需修改窗口右侧对应的样式即可，不再需要对所有的标题进行一一修改。例如，如果将所有的大标题都修改成隶书，并将字号调整成一号字体，则仅需点击窗口右侧对应的样式“1.标题一”右侧的小箭头，在弹出的对话窗口中选择“隶书”和一号字体，然后点击确定即可，则所有的大标题全部换成了新的样式。修改后的效果如图 4所示。
3.2 在正文中修改各级标题的引用
在论文的写作过程中，另外一个比较繁琐的工作是当论文中的标题出现了插入或删除的操作后，除了插入删除点之后各级标题的编号也要同时发生变化外。在正文中对标题编号的引用也必须进行修改。由于正文中对于标题标号的引用散落在文章的各处，查找起来不仅费时费力，而且特别容易遗漏。在Word中有一个功能可以解决这个问题，这就是“交叉引用”。
当写作者要在文中引用标题的编号时，可以首先将光标放到要插入标题编号的地方，然后点击主菜单中的“插入-引用-交叉引用”，在出现的对话框右上角“引用内容”中选择“段落编号（无上下文）”，然后将对话框中要插入的标题编号点蓝，点击插入即可。如图5所示。
当我们采用交叉引用的方法在正文中插入编号后，如果正文中的编号发生了变化，可以利用快捷键“Ctrl+A”选中整篇文档，然后单击鼠标右键，在出现的菜单中单击“更新域”，则正文中所有引用的标题编号都会得到更新。
4 论文中图表的编号处理
在论文中另外一个比较繁琐的工作是对于图和表进行编号。在写作的过程中，可能经常要要在文章中插入和删除一些图和表，所以图和表的编号一直处于变动之中。如果每插入或删除一个图表，都要重新对图表进行重新编号，无疑是繁琐和低效率的。并且，一旦图表的编号发生变动，那么在正文中对于所有图表编号的引用也要进行调整。由于图表的引用散落在正文的各处，找起来非常地吃力，而且很容易遗漏。解决这个问题也可以利用Word中的题注和交叉引用功能。
在科技论文的写作中，图的编号置于图的下方，而表的编号要放在表的上方。这里以图为例进行说明。首先将光标发在要插入图片的下方，然后点击“插入-引用-题注”，然后在打开的对话框中点击“新建标签”，在出现的“新建标签”对话框中填入“图”字。然后关闭“新建标签”对话框。这时在“题注”对话框中出现所要插入的图的标签和编号，点击插入，然后关闭对话框即可（在插入下一个图的编号时就不必再重建标签了）。
当文章中需要插入新的图片时，则插入点之后所有的图片的编号都会自动重新编号，而不必再对编号进行一一修改。当删除文章中的某个图片后，在删除点的后面的图片依然需要重新编号，但这时图片的编号并没有自动刷新。这时可以先使用快捷键“Ctrl+A”把整篇文章选中，然后用鼠标右键点击文档，在级联菜单中点击“更新域”来完成图片编号的刷新。
在文档的编辑中另外一个更为繁琐的问题是当文档中图片的编号发生变化后，如何修改正文中对于图片编号的引用。和对于标题编号的引用一样，这个问题同样可以采用交叉引用来解决。唯一不同的地方在于在“交叉引用-引用类型”中要选择图或表的标签。在“引用内容”中选“只有标签和编号”。
5 结语
针对目前流行的教材中没有从写作的角度介绍如何利用Word的问题，我们通过一个写作的案例来说明系统的理解Word的各项功能，从写作的角度把Word的各項功能作为一个整体来理解，是学习利用Word写作的核心之所在。通过三年的教学实践，这种从写作的角度讲解Word课堂教学可以显著地提高学生的学习兴趣和热情。为应付各种各样更为复杂的写作应用，今后还需要进一步完善该方法，使学生能更好地利用Word来写作。
参考文献
[1] 刘宇.office使用详解[M].北京：中国工信出版社，2016.
[2] 冯注龙，Word之光[M].北京：电子工业出版社，2019.
[3] 周莹.中文Word2003操作教程[M].西安：西北工业大学出版社，2005.
[4] 黄馨.Word2007文档制作[M].北京：兵器工业出版社，2010.
