计算机技术在文件与档案管理中的应用
时间：2020-10-30 15:17:28 来源：达达文档网 本文已影响 人 
王雅喆
摘要：本文將计算机技术应用的三个阶段进行了介绍，并分析利用计算机技术对文件及文档进行管理中的应用优化策略，以供企业提高自身管理水平，促进我国经济平稳、可持续发展。
[关键词]计算机技术 文件管理 档案管理
随着经济的飞速发展，我国各个企业不断发展壮大，信息资源管理对企业的影响也随之加大，因此企业文件与档案管理工作受到企业领导层面的高度重视，因此，企业管理层对计算机技术在文件与档案管理中应用的日常工作问题进行细心的指导和帮助，从而加速解决工作中的各项困难和难题，增加了计算机技术的使用频率，提高了工作效率。本文介绍计算机技术深入融合到文件与档案管理工作中的三个重要阶段，并提出计算机技术在文件与档案管理中应用的优化措施，进而提高大家对计算机技术的认知度，提升计算机技术科学、合理的应用效果。
1计算机技术深入融合于文件与档案管理的阶段
1.1计算机技术的应用阶段
所谓的计算机技术应用阶段，就是指企业正式将计算机技术引入企业文件与档案管理的工作中，并通过计算机技术对文件档案进行整理编辑、统计、检索和借阅等，具体应用如下：
（1）利用计算机编制归档技术，开设企业文档数据库，按照不同的要求，对企业数据库内的文件与文档进行自动的分类和编制。
（2）利用计算机检索技术，提高对企业文档的识别能力，从而帮助工作人员快速检索符合自己利用要求的文件与档案。
（3）利用计算机监察技术对企业数据库内的文件和档案的出、入库数量、库存空间的占有率及文档调阅与归还等进行详细的记录与统计，方便管理者对其进行管理和应用。
1.2计算机技术的综合应用阶段
计算机技术的综合应用阶段就是指企业相关人员认可了计算机技术在文件与档案管理中的应用效果，逐渐改变自身工作状态与工作模式，并对其进行广泛的传播和应用。因此，企业对计算机信息处理系统进行大量的投资和研究，选择适应本单位实际工作状况的软件和系统，利用多功能的软件来提高各项工作的效率，进而满足企业日常工作中的各项计算机技术需求。
1.3电子文件应用阶段
电子文件应用阶段改变了传统的计算机文档管理技术，利用电子化对文件进行处理，在工作形式和管理模式，上都有了很大的变革：
1.3.1生成环境
文件管理的相关工作人员将文档的关键信息及数据录入计算机程序，从而形成相应的电子文件，这些电子文件可以根据软件要求进行格式的转换，具备高效存储、输入和显示等功能，加之有高级的安全、保密技术，使其生成环境得到进一步的优化。
1.3.2管理模式
电子文档从根本上改变了纸质文档的管理模式，将高新的计算机技术及方法直接融入实际工作中，避免因管理与技术相互脱节而造成的管理困难，进而更好的提高对文件与档案的管理。
1.3.3存在形式
电子文档不仅可以在计算机系统中进行存储，还可以通过下载机制及传播渠道等多样式的形式存在，也可以通过格式转换成代码和数据，形式多变，方便使用。
2计算机技术在文件与档案管理中的应用优化
2.1重视文档资源的标准化建设
随着计算机技术在文件与档案管理中的应用越来越广泛，很多企业高度重视对先进设备及计算机系统的采买，却忽略了文档资源的标准化建设工作，从而导致采购的设备及先进的计算机系统长期闲置，浪费资金。新型的计算机档案信息系统无法满足企业内部的真实需求，因此，企业必须高度重视文档资源的标准化建设，并设立专业的研发部门，对企业的计算机文档管理软件进行整体的规划，提高其实用性、合理性和科学性，从而确保企业健康、持续发展。
2.2优化企业文档数据库的信息保护系统
随着经济的发展，科技的不断进步，我国电子文档数据安全系统也应该随之不断的升级和优化。因此，企业要不断的研发先进、科学的计算机保密技术及防火墙技术，对系统内的重要数据进行全面的保护和监控。企业文档数据库内有大量重要的商业机密和企业发展规划，这些数据一旦泄露，会给企业的发展造成很大的影响，甚至会造成企业倒闭，后果不堪设想，因此，对企业计算机存储数据和文件的保护是企业稳定发展的必要前提。
2.3提高企业文档管理人员的计算机应用水平
随着计算机技术的广泛应用，企业领导人意识到了计算机信息管理的高效性，因此高度重视对先进计算机软件及硬件设施的采买和应用，但是却忽视了相关档案管理人员计算机应用水平，导致先进的计算机设备得不到合理的应用，浪费财力、物力，又无法提高工作效率，因此，我们必须改变文件与档案管理的相关人员对纸质文档处理的传统思想，定期开展计算机培训合成，对相关管理人员的计算机应用技术进行合理的培训，使其熟练计算机文档管理流程，完善计算机文档操作技术，并推行奖惩制度，对积极配合并应用熟练的员工予以嘉奖，对无法跟上科技进步步伐的员工予以淘汰，从而提高企业内部人员的综合素质和企业的科技化管理水平，促进企业快速发展。
3结语
综上所述，通过对计算机技术在文件与档案管理中的应用分析，体现了计算机技术对文件与档案管理工作的突出贡献。企业实行计算机文档管理模式，不仅提高了企业相关文档管理人员的工作效率，还实现了企业信息和数据的共享，为查阅文档的人员提供了极大地便利。计算机技术在文档管理中的应用是迎合时代发展潮流的必然趋势，即增强了企业对相关电子文档的管理力度，还提高了企业掌握科学技术的能力，为企业的快速发展奠定了坚实的基础。
参考文献
[1]杜鹏远，浅谈计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].科技经济导刊，2017（32）：16.
[2]毕静，计算机技术在档案管理中应用的必要性[J].计算机光盘软件与应用，2015，18（02）：141+143.
