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    期货公司内部控制问题与对策研究

    时间:2020-06-05 04:41:54 来源:达达文档网 本文已影响 达达文档网手机站

    杜娟

    摘要:国家对期货行业的法律法规不断健全,期货公司的发展逐渐有序。期货市场对现货的生产有指导性意义,并让企业通过套期保值锁定现有的生产成本,实现预期利润。但期货市场的风险较高,不仅其交易机制本身具有一定的风险,市场参与的主体不规范运作也会加剧风险,甚至会引发市场系统性风险。因此要加强期货公司内部控制建设,保障其合规运营。本文剖析了期货公司内部控制关键点,并重点对现有的问题提出一些建议和观点,以期不断完善内控建设。

    关键词:期货公司;内部控制;对策研究

    期货公司是按照我国法律法规设置的经营期货业务的金融机构,作为中介机构,在风险管控中处于核心位置,加上目前证监会从严监管的理念,只有促使公司合法合规运营才能保障公司的稳定发展,最终保障期货市场的稳定发展。

    一、期货公司内部控制关键点

    (一)企业文化

    期货公司应建立积极向上、诚实守信、开拓创新的企业文化,并加强企业文化的宣传贯彻,让公司全体成员了解企业文化、认同企业文化并共同遵守,从而使公司能获得良好的发展。

    (二)战略规划

    发展战略过于激进的公司,会因急速扩张自身的资产,导致资金链紧张等情况;发展战略过于保守的公司,会因发展速度过慢,给公司带来负面的影响。期货公司的发展战略应与全面预算等相接轨,确保战略落实,实现业务与规划有效协同,为公司的发展提供保障。

    (三)公司的管理制度

    期货公司要设置完善的内部机构与健全的管理制度,提高企业运营效率;根据实际业务需求制定流程与制度,避免合规风险;做到不相容的职责相分离,避免出现舞弊和欺诈行为;要对制度进行简化与优化,避免流程制度之间的冲突。

    (四)关键职能的风险点

    期货公司要从战略目标出发识别、评估关键业务流程的风险点,并由各职能机构制定相应的措施予以控制。核心职能要避免因对宏微观经济形势研判的深度和准确度不足,而引发的业务风险,使公司在业务发展上获得竞争优势;专业职能要提升专业服务能力,强化规范化、科学化服务,从而更好地打造公司的品牌形象;管理职能要强化制度执行力,发挥强有力的后盾支持功能,为公司健康稳定地发展保驾护航。

    二、期货公司内控存在的问题

    (一)缺乏完善的治理结构

    期货行业在发展过程中不断壮大,监管体系趋于完善,公司的法人治理结构也在不断改进,其组织架构与现代企业的管理要求基本一致,形成了完善且健全的公司治理架构。但是,大部分期货公司在开展经营活动期间法人治理架构并没有发挥应有的作用,股东会、董事会、监事会对企业的內部监督效果较差,没有建立完善的内部奖惩机制。例如,期货公司的股东对于经营项目存在一定的干预;董事会与股东会没有对所有的重大项目都进行严格审批,如对外投资项目未获批准,而由经营管理层拍板决定;对于部分分支机构,期货公司没有健全监督体系,从业人员中存在代客户理财现象。这些缺乏有效监督的行为,为期货公司的发展埋下隐患。

    (二)经营管理层缺乏对内部控制的重视

    期货公司经营管理层的经营目标是为了实现股东财富最大化,因此管理层往往将业绩提升作为开展业务的重中之重,对财务的要求也仅局限于财务活动,没有意识到财务部门在企业经营管理内控中的重要作用。当业绩与内部控制发生冲突时,管理层往往会忽视内部控制选择提高业绩水平,给公司的合规性造成巨大的隐患,严重影响了期货公司的发展。

    (三)缺乏有效信息沟通

    期货公司的分支机构较多,且从业人员较多,因此内部沟通困难较大。在期货公司内部,部门之间信息的传递效果较差,部门与总部的信息沟通较弱,总部未对分支机构进行及时的指导。例如,财务部门信息公开不准确、及时、完整,导致业务部门不能及时分析未完成预算的原因、不能及时对未完成预算的不良后果采取改进措施;信息系统不健全或运作异常,导致公司内部人员在开展工作中,不能及时有效地沟通,影响了信息传递的效率,也降低了管理效率。

    (四)内控制度执行不到位

    期货公司虽然制定了完善的内部控制制度,且将内部控制制度作为基本规范开展,但是在工作过程中,期货公司的经营管理往往不能按照内部控制的要求进行。期货公司内控制度问题主要体现在以下几个方面:第一,资金业务没有实行不相容岗位相分离原则或实行不到位。管理层为节省人员成本或财务人员为操作便捷,将印章、网银U盾、票据集中一人保管。第二,采购业务没有严格按照预算执行进度办理,导致成本超支。第三,业务人员存在代客理财的现象,私下代客户操作账户,违规接受客户的委托进行交易,当客户出现亏损时引发投诉,给公司造成了较大的负面影响。第四,资产计划交易指令不符合规定。部分期货公司的资产管理计划的投资指令由投资经理直接执行,没有实现交易执行与投资经理岗相独立的要求。这一系列期货公司内部控制缺陷的行为,影响了公司的合规性,不利于公司稳健发展。

    (五)职能机构内部控制的问题

    1.核心职能

    业务开发职能内部控制问题主要有:盲目建立分支机构,导致分支机构的收入无法覆盖成本;业务人员未合规开发客户,以承诺收益等方式诱骗客户,导致名誉受损,甚至出现违规风险;业务人员离职后手续不规范,违规盗取客户的资料;居间人返佣未按照证监会的相关标准,导致受到证监会的处罚。

    研究分析职能内部控制问题主要有:宏观政策的不确定性;国内宏观经济下行或出现不稳定因素的负面影响;政局动荡、大宗商品价格下跌等不确定性;投资者预期信心下降,国内通胀等;投资信息收集能力不足导致失误风险。

    交易风控职能内部控制问题主要有:未按客户指令交易;实时风险监控不力,客户穿仓;风险的识别不准确,风险分析能力不足;风险应对策略不具可操作性;管理层无法及时了解重要风险。

    2.专业职能

    客户服务职能内部控制问题主要有:未审核客户身份,客户办理开户手续办理不合规;未及时办理销户手续导致纠纷;未处理好客户咨询、投诉;未规范居间人管理。

    运维支持职能内部控制问题主要有:岗位职责不规范,工作遗漏;未对系统操作权限加以规范,未做到留痕;没有定期检查是否备份,数据丢失;未及时对系统维护,影响系统运作。

    结算职能内部控制问题主要有:保证金和交易手续费公式不规范,手续费调整不合规;调整申请表无客户签字确认,导致纠纷;调整未留痕;监管部门数據填报错误、延误。

    3.管理职能

    财务管理职能内部控制问题主要有:未制定统一的会计政策;现金流活动管理不当;票据的登记内容不完整、记录错误;财务报表不公允;未按时编制跟踪预算;预算目标与实际脱离;资金利用率低。

    合规稽核职能内部控制问题主要有:未及时发现内部控制缺陷;业务操作不符合规定;员工合规意识较低;未对内部控制有效性监督;未建立内部稽查机制;合同订立不规范。

    4.一般职能

    综合管理职能内部控制问题主要有:档案管理不当;资产购置后闲置,资产处置不规范;信息传递不及时,各部门配合程度较差。

    人力资源管理职能内部控制问题主要有:人员选用不当;绩效考核不恰当,员工满意度低;业绩考核机制执行程度较差;岗位职责不清;薪酬制度不合理,没有实行密薪制。

    三、期货公司内控的改善对策

    (一)健全公司治理结构

    期货公司要不断健全公司治理结构,加强治理结构中的制约机制,防止股东对公司的经营进行干预,在有新股东加入公司时,要加强对其的背景调查,选择背景没有瑕疵的机构加入。同时,监管机构应该将股东纳入监管范围,建立联动机制,当股东出现违规情形时,对期货公司与股东同时进行处罚,提高股东的违规成本。其次,要加大董事会与监事会的监督职责,当公司未按照规定开展业务时,要对董事会与监事会进行追责,避免董事会与监事会监督缺位的现象。同时,期货公司的合规部门应该加强对分支机构的监督力度,派遣人员定期至分支机构检查工作,分支机构负责人需要进行轮岗,防止其独揽大权而徇私舞弊。

    (二)加强管理层对内部控制的重视

    管理层对公司的日常经营负责,要加强对管理层的考核机制,在对管理层考核时不仅考核其业绩,还需要将合规作为重点考核对象,如果公司出现合规风险或内控问题时,必须按风险程度相应对管理层处罚。其次,要加强对管理层的培训力度,以促使管理层全面了解合规内涵及价值;及时通报业界违规的案例,以提高管理层的警惕。通过多种方式加强管理层对内部控制的重视程度,促使其自觉开展内部控制建设。另一方面,要重视财务部门在企业内控管理中的作用,从制定发展战略到分析评估风险等环节,并将全面预算管理工作落到实处,将指标分解下达并落实责任人。

    (三)完善沟通机制

    期货公司部门及分支机构较多,同一分支机构也有较多从业人员,因此要加强人员之间的沟通,明确岗位职责,采购先进的沟通软件,加大硬件设施的建设,促使信息能得到及时且高效的传递,且传递过程具有留痕性,方便日后追责。同时,要加强期货公司部门间的沟通,如定期召开财务分析会,对预算指标的完成情况进行通报、分析。让期货公司上下组成一条绳,打造集体服务意识。

    (四)完善内控制度检查

    1.充分授权

    期货公司应该对合规部进行充分授权,为合规部开展检查等一系列工作提供支持。各部门及分支机构应该加强对合规部的配合,不得妨碍合规部的工作。

    2.人员建设

    公司的合规部应该配备具有法律、金融、财务、技术等背景,且职业道德良好的从业人员。在合规人员上岗之前进行系统性的培训,让其了解行业的相关知识与期货的法律法规,并对公司内部控制的要求进行学习。其次,合规部人员应该接受业务层面知识的培训,加强对公司的各项业务操作的熟练度。

    3.定期管理

    首先,对不相容职务的重要一线岗位,建立双人双职双责,并由合规部进行定期检查。其次,定期统计全面预算执行情况,对超预算和预算外的项目要严格控制。最后,合规部需要定期制定科学的检查计划,注重外部监管与内部监督的结合,按照外部监管部门的要求对内部合规检查计划及时调整。检查工作的重点在于内部控制制度是否得到有效的执行,并对内部控制在执行过程中存在的问题提出改进建议,对薄弱环节提出巩固措施,促使内部控制得以不断改善。

    4.及时报告

    期货公司的合规部门开展检查工作之后,应及时向监管机构或管理层报送检查报告,内容主要包括检查中存在的问题与对问题的合理化建议。如报告内容涉及管理层,可直接向股东大会或监事会报告,以将发现的问题及早处理,实现内部控制有效性的提高,防范合规风险。

    (五)强化企业文化认同及内部员工管理

    期货公司应加强员工对企业文化的认同感,加强对从业人员的管理。在招聘人员时,不仅要考虑其学历与经验,还需要具有良好的职业道德及价值观。另一方面,期货公司应该加强对在职员工的职业道德与执业行为准则教育,定期培训法律法规的最新内容。

    (六)职能机构内控风险的完善对策

    内部控制建设是一项系统工程,需要期货公司各个职能机构共同参与并承担相应的职责,并在职责范围内将各自的内部风险控制防范好。

    1.核心职能

    (1)业务开发职能

    期货公司发展的基础是业务开发,通过分支机构的业务人员电话访问、介绍等相关方式,让期货公司的客户完成交易并获得手续费收入,因此在成立分支机构前要进行可行性分析,以防长期经营亏损给公司造成损失。另外,要加强业务人员的培训与监管,并签订保密协议,防止其不合规行为给公司带来损失;要完善居间人返佣比例的审批机制,防止一言堂的高返佣造成经济损失及合规风险。期货公司应重视业务开发能力,通过品牌形象的建立,提高分支机构、居间人、业务人员的综合水平。

    (2)研究分析职能

    研究分析职能是实现期货公司差异化竞争的重要手段,公司应充分发挥研究分析职能的作用,使公司获得竞争优势。其关键控制点及措施包括:第一,要加强对宏观环境的分析。密切关注国家的经济政策与行情,及时识别出宏观环境造成的风险。第二,要主动分析微观行业的政策。在政府主导的监管模式下,金融业务的可控性相对较高,金融创新是在监管的边缘上进行的,要积极对微观的行业政策进行深入分析,及时响应政策、动态调整业务。第三,深入分析品种的走势,通过信息的收集對期货品种的走势进行分析,提供良好的资讯。

    (3)交易风控职能

    交易风险的控制作为保护市场稳定的重要方式之一,在期货公司内部控制中起着重要作用。其关键控制点及措施包括:第一,在整个交易风控操作过程要保留相应的痕迹,且不能代替客户操作。第二,要根据交易所发布的交易规则通告,及时通知客户,避免客户因信息闭塞造成的损失,尤其在新品种上市时。第三,要根据客户的实际情况确定保证金标准,根据对客户的分类,将客户的资金规模、追保次数、交易习惯等作为参考要素,在风险可控的前提下维护好客户。

    2.专业职能

    (1)客户服务职能

    开户需要实名制并进行开户培训与风险提示,根据监管要求对客户进行指导,保存好相应的资料和合同。其关键控制点及措施包括:第一,对客户信息的修改以及对账户的操作均需要留痕,并且及时归档。第二,要合理处理客户的投诉与咨询,以良好的服务态度解决好客户的问题。第三,要做好居间人管理,居间人不属于公司人员,公司应做好与其的合同签订工作,避免其损害公司利益。

    (2)运维支持职能

    随着大数据时代的到来,期货公司应该积极改善市场交易环境,监管机构也对期货的稳定运行提出了更高的要求。其关键控制点及措施包括:第一,加强运维岗位设置、运维流程管理、运维文档管理等。第二,强化日常运维工作,加强机房管理、数据管理、信息安全管理。第三,加强信息系统的维护,对信息系统应及时做好病毒防范与补丁管理。第四,加强信息系统的应急管理,做好事前、事中的应急准备与事后的应急事项总结与防范,建立完备的信息运作监管系统,强化风险控制。

    (3)结算职能

    期货公司的结算不仅根据交易所提供的数据进行,并且还要对客户的数据进行统计与分析。其关键控制点及措施包括:第一,根据客户的要求与风控审批情况,对保证金、手续费调整。第二,在交易结束后,对客户数据进行结算,并将数据报送保证金监控中心。第三,对客户的成交量与成交额、手续费等进行统计,并由部门负责人审核后,按照监管部门要求报送。

    3.管理职能

    (1)财务管理职能

    期货公司的财务管理职能除一般的财务核算职能外,还要发挥财务在经营管理中的作用,更重要的是确保客户资金的封闭运行。其关键控制点及措施包括:第一,要关注财政部、税务总局、证监会等出台的政策,及时调整收支确认、加强发票管控、合理编制各类报表。第二,编制、执行、考核全面预算,为各项工作的开展做好事前预估、事中控制、事后评价。第三,加强客户资金封闭运作管理的科学性,按照实际需求合理调配保证金,以获取资金收益最大化。

    (2)合规稽核职能

    合规稽核职能要求期货公司的合规岗位人员了解法律法规和公司制度,及时更新内部规章,发现经营漏洞。其关键控制点及措施包括:第一,要加强对日常活动进行定期检查与不定期抽查,根据合规性原则对业务进行审查并提出指导性意见。第二,要加强对合同与协议的审查,合同与协议只有通过合规部的审查后才能开展。

    4.一般职能

    (1)综合管理职能

    综合管理部门负责日常的行政管理,为公司提供后勤保障与调动各部门工作的开展。第一要保证公文收发的及时性、准确性、完整性。第二,加强对公司固定资产与低值易耗品的管理。第三,加强公司各类合同、资料的管理。

    (2)人力资源管理职能

    人力资源管理职能包括对员工的招聘与对职责的分配,负责绩效考核,负责薪酬与福利的管理。其关键控制点及措施包括:第一,加强对关键人员的选用,确保关键人员能够促进公司的生产经营,确保公司的持续发展。第二,要加强对绩效考核结果的评价与应用,提高员工的积极性,落实绩效考核的内容,对岗位描述与任职要求进行明确的规定。第三,要落实薪酬管理制度,提高优秀员工的工作积极性。

    四、结语

    目前我国金融市场的重点是“防范系统性金融风险”。金融市场中期货公司有重要位置,新背景下应该切实发挥内部控制的效果,防范合规风险的产生,通过提高管理层对内控的重视程度,建立健全内控制度并有效执行,加强员工合规意识等一系列措施,提高和改善内控水平,合理保证经营管理合法合规。

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