企业档案管理工作边缘化的成因分析与对策
时间：2020-12-09 18:00:55 来源：达达文档网 本文已影响 人 
陈银华
[摘要]该文认为，造成企业档案管理工作走向边缘化的主要原因包括：对企业档案效益的宣传力度和效果不够理想，对企业档案效益的认识不够全面，对企业档案产生效益的作用挖掘不足。对此，企业管理者要善于发现和揭示档案的效益和作用，做好档案效益的宣传工作，特别是提高利用率，从而促进档案在企业管理中充分发挥作用。
[关键词]企业档案 综合利用 档案效益
自上世纪80年代中后期开始，国家逐步重视档案工作，出台了《国家档案法》。南于有了档案管理工作主管部门和企业领导的双重重视，企业档案管理工作有了长足的发展。但是，随着社会主义市场经济体制改革的深入和现代企业制度的确立，出现了多种所有制企业并存的复杂局面，原有的企业管理体制发生了很大的变化，原有的企业档案管理体制不能适应这种变化，使企业的档案管理逐渐发生了分化，这种分化还有逐渐加大的趋势。一些企业的档案管理开始走下坡路，档案管理在企业的管理地位不断下降，逐渐处于可有可无、无人重视、无人问津的境地；
有些单位没有专门的机构或人员，从事档案管理的部门和人员待遇低；
档案管理混乱，档案流失严重等。这些问题的出现表明，档案管理在企业管理中对企业效益体现不充分，或者说档案管理对企业效益反映的隐蔽性，造成了企业对档案工作的边缘化。如何提高档案管理在企业管理中的地位，充分反映档案管理在企业管理工作中的作用和效益，值得人们重视和研究。
1 档案在企业管理中地位低的主要原因
部分企业档案管理出现走下坡路、档案工作不被企业重视的原因是多方面的。从不同的角度，可以总结出不同的原因。从档案管理对企业效益的作用方面看，以下三个方面的因素需要引起重视：
1.1对企业档案效益的宣传力度和效果不够理想
宣传不够，容易造成信息不对称。这里所说的宣传，着重体现在企业的档案管理职能部门对档案重要性以及企业档案在企业获取效益方面的作用宣传不够，力度不足，自信心不强，在那些传统的业务部门面前好像矮了一大截。
1.2对企业档案效益的认识不够全面
企业对效益的追求是客观存在的，也是企业最主要的目标。因此，企业的一项基础管理工作是否与企业产生效益有关，是否发挥重要作用，成为检验这项工作在企业中地位的试金石。档案管理工作在企业效益中所发挥的作用毋庸置疑，但是从总体上看，一方面，企业档案所产生的效益大部分极富隐蔽性，难以量化；
另一方面，档案工作与企业的效益有时不是存在着直接的关系，它的投入与产出倾向于一种隐性和长时间的状态。
1.3对企业档案产生效益的作用挖掘不足
目前，不少企业不能主动寻找档案在企业日常管理、日常教育培训、日常业务工作的作用，而是大部分让档案静静地躺在档案室，让它们“静静安睡”。这样即使企业有非常健全的归档制度和保管制度，由于它不能给企业带来效益，只能成为一种好看不中用的东西，指望它能得到企业领导的重视，在企业管理工作中占有一席之地，则成为一个奢望。
2 如何促进档案在企业管理中提升地位和发挥作用
企业是否对档案工作重视，企业档案工作能否做好，首先要取决于领导对档案工作的重视程度；
而领导对企业的一项管理工作是否重视，又取决于该项工作对企业效益所产生直接或间接的作用。档案工作是否能在企业各项工作中占有一席之地，完全是企业效益这根杠杆在指挥。效益是否认可档案管理工作的作用？答案是显而易见的。福州港马尾港务公司于上世纪90年代初期，在档案整理过程中发现了1张被人遗忘的红线图，从而为企业挽回40多万元的经济损失。福州港务局从妥善保管的档案中找到了强有力的证据，因而在与古田县造纸厂的经济纠纷中胜诉，这也归功于档案管理。实际上，这种显性的效益作用举不胜举，而那些隐性的效益作用的案例也比比皆是。那么，既然档案管理工作对企业的经济效益有许多直接和间接的作用，怎么样才能使其成为一项必不可少的基础管理工作呢？笔者认为，以下几点值得我们重视和探讨：
2.1善于发现和揭示企业档案的效益和作用
为什么人们对企业档案管理工作不重视，或者不认可呢？其中很重要的原因是他们看不到档案管理对企业经济效益所发挥的作用。效益和效率是现代企业追求的两大目标，因此需要企业档案职能部门主动揭示档案管理工作与企业效益的关系逻辑。档案工作是企业的一项管理基石¨：工作，它的作用带有很大的隐性效果，它的大部分工作成果并不是体现在直接的经济效益层面，而是包含在企业整体成果中。
2.2善于做好档案效益的宣传工作
发挥档案的效益还要善于宣传，这种宣传不是那种“王婆卖瓜。自卖自夸”的宣传，而应当是对档案实际作用和实际成果实事求是的肯定和必要的宣扬。
档案工作相对来说是一项比较默默无闻、不引人注目的工作，更需要加强宣传工作，提高企业的认知度。如果档案工作部门自己不注重宣传，扩大影响，就容易被忽视。从现实情况看，虽然档案相关法律法规已经实施多年，但并不是说档案法制观念已经在企业普及，也谈不上深入人心。在企业的一些部门（包括一些领导、一部分群众）中，对档案是什么、档案是做什么用的、保护档案有何意义并不了解。在这样的背景下，要使档案管理工作在企业中有大作为，难度确实很大。
2.3提高利用率是企业档案发挥经济效益的最重要措施
前文论及，现在企业档案不被重视的主要症结，在于管理者经常让档案静静地躺着，不被利用，致使利用率低，因而失去档案的主动功能。实际上企业绝大部分档案的利用，主要是靠档案战线工作者人为地去挖掘，它才会显现出其作用。以港口企业档案为例，港口调度部门每天填写的调度日志，看似千篇一律，但从每年归档的调度日志上则可以找到提高工班安排、机械安排、人力安排、相互协调等等方面的措施。我们只要从每年归档的调度日志、业务部门的货运单、进出库单、财务票据、机关部门起草的各类文件中找寻出各种有代表性的档案，作为每年港口企业职工培训的教材，既经济又实用，职工看到的都是自己日常工作中熟悉的东两，经过分析和讨论，可以看到原来“可以”的做法，却存在着那么多问题，这对于提高各部门职工的业务素质有很大帮助，对提高企业的经济效益具有非常实际的意义。1
