大宗物资采购集中结算的风险与防控
时间：2021-01-25 06:00:54 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要;随着大型施工企业近些年承担工程建设项目日益增多，企业对物资的需求量也随之增多，这种现状给企业在物资采购业务及资金结算业务方面带来了不小的挑战。针对这种情况，大部分企业由以前的物资分散采购管理向物资集中采购管理转变，而实施过程中也暴露出该行为在资金管理方面的一些问题，如未提前认识风险并通过数据分析进行规避，给企业运转的资金链安全带来极大影响。本文针对物资集中采购管理实施过程中对资金结算的风险进行问题汇总和分析，并提出对应的办法进行风险规避和防控措施。
关键词：
大宗物资采购;集中结算;风险防控
为发挥采购量方面的优势，大型施工企业纷纷采用对通用物资集中进行采购的模式，物资集中采购能够降低企业的生产成本，达到合理配置资源的目的。每一笔成功的大宗物资集采行为，都是在资金结算有了强有力的保障后才得以成功实施，企业实行集中结算给大额集采合同执行提供了有力的资金支撑。
但大宗物资采购集中结算涉及金額巨大，一旦在结算过程中发生风险，会给企业带来严重损失，所以企业要在实行集中结算的同时充分考虑其中的风险因素，大型施工企业在日常管理中实行的是物资采购和集中结算两条线，这些风险主要表现在业务管理系统风险和财务结算方式上面，风险的产生会削弱大宗物资集中采购工作效果，也会对企业资金造成冲击，影响到企业正常生产，使企业利益受到损失。
一、大宗物资采购集中结算可能产生的风险类别
（一）业务风险
站在业务视角来看，影响结算的风险主要来源于招标过程中各阶段的价格评比以及执行合同内容时涉及的合同结算、履约所存在的风险因素，比如结算条款、付款方式的不同都会影响到集中采购能否顺利开展，是否能发挥出集中采购大幅降低采购成本的优势，都会在很大程度上影响合同的签署，有可能导致合同失效，从而制约工程的施工进度、造成停工待料、增加施工成本，无法体现物资集中采购降低工程成本的优越性。
（二）财务风险
站在财务视角来看，结算环节本身存在资金量过于庞大、容易形成固定偿债压力的特点，会带来冲击企业的现金链闭环，使企业现金流处于被动局面，对结算工作的绩效指标产生影响，让企业的利益受到损害，给企业的资金安全带来威胁，阻碍企业的正常运转的风险。国内各大施工型企业资金回流速率慢，企业不太注重财务比率分析，易造成资金流不畅、资本负债率累增。在企业周报上的表现以及企业经营运转过程中的表现就是现金流量极差，容易形成大量的货款拖欠，形成社会上多角债务关系，这也是国内各施工型企业存在的风险之一。从业人员对于结算方式选择或履约度对采购成本影响的重视程度远远不够，如果结算不及时，一旦涉及诉讼则是劳民伤财。这就需要对大宗物资集中采购资金结算中的风险进行充分识别，并做到相对应的风险防控。
企业对于这些可能导致集采工作失败的因素需要区分对待，合理选择结算方式，灵活运用统采统签统结和统采分签分结两种工作办法，同样要分析随之产生的财务费用等数据，仔细甄别不同的结算方式对采购成本结果的影响。因此，能否选择合理的结算方式对集采工作执行能否成功至关重要。所以在采购资金的支配及业务结算时应充分结合企业财务数据，在仔细分析后做出资金支配计划书以满足集采合同履约需要。
二、大宗物资采购集中结算风险的成因分析
（一）业务风险的成因分析
1.采购集中预算方面
（1）总控计划预算量不准确。对于物资集采业务部门来说，相对准确的预算量对全年采购计划和招标工作的作用非常关键，然而从实际工作中来看，施工项目往往只是根据施工总控计划粗略上报一个采购计划，甚至很多项目是边用边报、随意估报，往往没有前瞻性和全局性，采购部门无法得到某项材料的详细预算量，就无法凭借采购量的优势和供应商展开细节谈判。
（2）总控计划中的物资类别及型号不全。物资总控计划在全覆盖方面也存在问题，部分采购项目和参数内容缺失的现象不时发生，也就是说相当一部分的采购明细没有包含在内。在企业的物资管理程序上说，采购总控方案确定后，基本上就是编制采购计划工作的终结，缺乏合同履约实际用量反馈对比等后续环节，造成资金预算调整的随意性较高，无法对采购集中数量谈判起到有力的支撑作用，其采购合同成交量和成交价亦无法对采购集中结算数据计算和对比起到参考作用。
（3）集中结算资金预算不充分。实行大宗物资采购集中结算之后，施工项目容易忽视对物资集中采购款项进行充分预算，而集中结算部门无法获得相对准确的采购量预算数据，可能会造成结算支付时预算金额不足，带来付款压力。
2.合同履约管理方面
根据以往在工程项目实施过程中发现的一些案例，很多合同签订后往往无法完成履约或者根本不履约，通过分析和辨识这些不成功的采购合同，可以总结出以下五个因素：
（1）未考虑供货商配货时间。大型施工企业项目分布分散，制定的物资总控计划准备不充分，造成供货时间过紧，供货商无法及时供应物资，极易产生矛盾，给后期合同结算工作带来困难;
（2）施工现场图纸提供不及时。施工项目单位可能因为各种因素延迟图纸确认时间，比如项目前期拆迁等，供货商无法对工厂实施排产计划，很可能影响供货时间、数量以及后期的结算工作;
（3）集采合同未考虑外部因素或政策因素带的价差影响。政策因素或外部环境因素，造成供货成本增加，供货商无法按原合同履约，或者原采购合同失去履约意义，造成招标成本、时间成本及施工成本增加，形成结算风险;
（4）工程项目现场物资管理行为不闭合。接受物资的项目分部忽视了验收工作的重要性，没有根据合同条款以及实际需求对物资进行验收，也没有相应的记录，无法为后期的货款结算工作提供依据;
（5）物资本身质量原因引起的纠纷不明确。接受物资的项目分部就验收物资质量问题约谈、惩处期间，索赔或扣款金额依据支撑材料不足或存在争议，企业内部业务脱节或信息不对称或反馈信息链过长，导致未能及时暂停对供应款项的支付及扣除履约保证金退还的问题。
（二）财务风险的成因分析
企业资金结算过程中的运营在现有外部大环境的条件下，面对如此大的定期支付压力，资金支付结算风险应该充分识别到三方影响：第一，资金支付结算方式的选择，对物资采购成本的影响风险;第二，资金支付结算方式选择，引起企业自身的财务风险;第三，巨额定期债务的兑现，使企业运营的现金链闭合压力承受考验。
目前大型施工企业选择的结算方式主要有银行承兑汇票、商业承兑汇票、贷款后付现三种模式进行债务结算，由于银票贴现率较低，贷款信用额度受限等因素影响，使供应商普遍接受支付现金和6个月期银行承兑两种结算方式，结合实际使用方式来看，使用承兑汇票来进行结算的情况最多。
举例说明不同结算方式在资金支配效率及对企业财报影响的比较数据：
假设在物资采购集中招标时即明示货款结算方式需用6个月银行承兑汇票，按上述表中银行承兑贴现率再加上延展付款期，供货商報价会导致采购成本增加5%～10%。同时在申办银行承兑汇票时，银行一般要求至少缴纳办理汇票额度的30%的保证金。
采购成本为1500万元，营业收入2000万元;若全部采购成本申办承兑，30%的保证金450万元在申办银行存为对应6个月期（1.3%）的存款，能增加利息收入2.925万元，抵消了申办银行承兑汇票0.05%的手续费0.75万元，但使用银行承兑汇票后采购成本预计增加5%。那么我们来对比一下6个月期银行承兑汇票、采购成本全额贷款后付现这两种模式选择对资金成本的影响，如下：
从上述例子看出在一定的条件下，采用流动资金贷款和银行汇票支付结算财务表现也有所不同：使用贷款增加了利息费用支出65.25万元，但现金购货降低了采购成本，利润总额增加了但所得税也增加了;使用6个月承兑时保证金利息收入抵减手续费后增加2.175万元，但采购成本增加了75万元，所得税减少但净利润也大幅减少。
该案例用最简单的数字来做比较，采购价格因结算方式而变动，进而影响到利润报表结构，实际物资采购集中结算涉及的金额会加大对比差距。在实际结算过程中，企业应依据市场利率变化，和自身在银行的信用额度，比如现金较为充足且承兑保证金缴纳额度低等各种有利条件，则可以对比定期存款和使用承兑支付之间的优劣，根据企业的资金流量配比情况，分析其变动带来的财务影响，随时调整财务融资手段，以防因结算方式不同而造成损失而抵消了物资集中采购优势，采取适合本企业使用的结算方式。
三、大宗物资采购集中结算风险的防控措施
（一）物资采购管理与预算管理的有效结合
预算的拟定首先要有往年数据作对比，要对之前的招标结果和采购数量、质量、履约等各方面进行对比分析，调研当前时间、当前地域市场行情，结合当年资金市场利率情况及企业当年资金流预测，进行全面预算分析;在招标审核过程中，对预估价格严格审核，避免预算超支;如有各种原因未按计划实施时，应及时调整和完善最初的采购计划，加强业务部门与财务部门之间的业务沟通，及时应对此期间存在的风险。
（二）加快结算凭证签认传递和加强履约保证金管理
采购集中结算手续传递链过长，容易造成延误或差错，要对相关人员进行定期培训，并检查相关人员培训理论与技能的培训效果;对日常工作中存在结算凭证传递工作，尽量采取电子化凭证和数据传递，并对传递的内容和时间进行记录。可结合企业业财共享、成本管理等数据信息，做到数据收集一键推送等功能。履约保证金应指定专人管理，避免出现由于履约瑕疵而未扣除履约保证金的情况，并通过成本管理软件控制预付货款支付比例，避免出现预付采购款大于缴纳的履约保证金的情况。
（三）使用数据处理软件等科技方法
充分利用互联网技术，打造数据共享平台，搭建物资管理系统、财务处理系统、税务数据系统、数据报表分析系统，实现业务与财务的结合，做到数据共享、高效采集、深度分析，有效发挥大型企业借助互联网技术在数据集中、业务集中、物资集中、资金集中的优势，提高业务处理效率，识别高风险业务预警，减少人为因素的干扰，督促物资管理人员对供应链上下游、企业内外部关联单位及供应商不良行为进行约束和管控，避免企业资金超付、支付比例不均衡带来的风险。
（四）加强数据收集分析能力，以后台数据为企业决策做支撑
企业运转的大数据应及时向管理者汇报，形成固定的财务告知制度，其中数据分析出来的风险及纠偏措施应尽可能详细。因此，企业财务管理部门应设置专门的企业运转数据分析机构，定期形成周报或月报，对企业运营过程中的风险提前进行识别和干预，并及时纠偏。
四、结语
本文综合分析了集中结算过程中，因风险管控不到位而导致物资集中采购行为优越性失效，对风险的识别、防控及措施都做作了详细描述。因此，在大型企业实施物资集中采购时，需要在资金集中结算工作角度考虑采购行为中的各种隐患，做到事前风险分析、过程风险规避并提前制定纠偏措施，有效降低企业的财务隐患。
（作者单位为中铁隧道股份有限公司）
[作者简介：黄永敏（1978—），女，河南新乡人，本科（函），会计师，研究方向：财务管理，资金管理。]
参考文献
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