信息主管应熟悉管理的五大职能
时间：2021-02-09 07:53:31 来源：达达文档网 本文已影响 人 
管理既是一门科学，又是一种艺术。管理作为一项重要的社会活动，贯穿于人类社会发展的各个阶段，渗透到政治、经济、文化、教育、军事等各个领域，并发挥着巨大的作用。
不同的历史时期，不同的管理学派对管理过程中实施的管理职能有不同的看法。近年来，人们特别重视组织职能、创新职能的作用。因此，管理界出现过各种职能学派，说法不一，但都有其独到之处。如今更多的人对五职能派持赞同的态度，即计划、组织、指挥、协调、控制。
计划职能
计划是对未来活动的具体运筹谋划。计划是组织生产经营活动的方向，行动的纲领。计划是组织生产经营、管理活动的依据，是科学组织生产的重要条件。
计划职能是企业管理的首要职能，是现代社会化大生产的必要前提。计划的正确编制和执行可使生产要素得到合理的配置，实现优化组合，如期获得最佳效益。计划的本质是把握未来。计划的核心是确定目标和达到目标的手段。计划的重点是正确的预测和科学的决策。计划职能既有对未来规划的思考、分析、判断、决策过程，又有这些过程的结果计划、规划和方案等。所以管理的绩效，很大程度上取决于计划工作。
决策就是对未来实践的方向、目标、原则和方法所做出的选择性决定。决策是现代经营管理、运筹的首要职能，是现代化管理的核心。决策贯穿于经营管理全过程的始终，离开了决策，管理活动就失去了准绳。所以决策被视为现代管理者在计划时的首要工作。
组织职能
组织的基本含义是有序化。组织就是通过对各要素确定其相互关系，从而使之有序化的过程。组织是为实现某种目标而合理安排各种要素，使之结合成具有特定功能的系统性整体的活动过程。组织是使事物从无序到有序，或从旧序到新序的过程，所以组织的基本含义是使系统有序化。组织从动态的角度考察是使事物从无序到有序，或从旧序到新序的过程；组织从静态的侧面把握是指一个有序的系统实体。组织作为一个管理职能应着重从动词角度去理解。使组织有序的办法是：构建结构、规定行为。所以管理中组织职能表现为：通过围绕共同目标建立机构，确定职责、职位和职权，明确相互关系和信息交流的办法，在实现既定目标中协调工作以获得最大的效率。
组织职能就是将经营活动的各要素、各环节、各部门在空间和时间的联系上，在劳动的分工与协作上，在对外往来上，科学地划分职责并合理地配合起来，使各要素之间在一定的条件下形成一个协调一致的有机整体。
组织结构指从系统生产经营特点出发，服从于系统的经营方针和决策，围绕系统目标而建立起来的系统管理体制。组织行为是指科学地组织生产过程和经营活动、正确地配备人力等。
组织工作的主要内容可概括为：选定合理的、适合该组织系统发展需要的组织结构；通过组织系统图，明确各部门的管理幅度、整个系统的管理层次、各个职位的相互关系；规定各级子系统与部门的职权和职责，以及各部门间的协调形式和方法。但值得注意的是：组织是为目的服务的，故组织并非是一成不变的，它必须随环境和目的的变化而改变，但组织通常具有相对的稳定性。组织职能是实现计划职能的重要保证，是其他职能发挥作用的前提。若组织体制不健全、运行不正常，计划规定的各项任务就难以有效地完成。若不能科学地组织生产过程和经营活动，不能发挥广大职员的积极性，就会不可避免地造成企业的内耗与混乱，管理效率就无法提高。
现代管理理论认为：要有效地实现组织职能，必须要使管理规制与本企业的生产技术、经营管理活动的一般规律相结合，使企业组织机构与企业生产技术、经营管理特点相适应。管理人员的素质、管理的工具和手段同企业生产技术、经营管理的要求相一致。组织是实现生产经营目的的手段和过程，其本身并不是管理的目的。因此，对组织一方面要坚持其稳定性，同时，又要注意其适应性，使其适应内外部环境的变化。
指挥职能
指挥是借助权威的力量来使下级人员执行和服从调遣。指挥是为了使各部门、各类人员能按计划有效地工作而对其实施的领导和命令调动。现代生产技术要求高、分工细密、协作关系复杂，所以必须建立统一的、强有力的、高效的生产经营指挥系统。通过统一的领导、指挥和调度，使企业内部各系统互相配合、协调一致，及时解决生产经营过程中出现的各种问题，保证生产经营过程的连续性、均衡性。指挥包括：调遣、监督、教育、鼓励及正确处理各种关系等。企业的指挥职能是利用口头、文件、记录、报告、会议等信息传递手段，通过管理组织所规定的程式、权限和渠道而实现的。指挥要贯彻统一的原则，政出多门、多头领导、多头指挥是其大忌。指挥既不能只是强制式的，也不应只是协商式的，而应从实际出发正确运用两种指挥方式。指挥应讲求实效，通过为员工提供参与管理的机会，培养员工自主履行各自职能的责任感。将指挥建立在充分发挥群众智慧的基础上，有利于维护指挥的权威，有利于充分发挥指挥的作用。
我们知道指挥权源于权威，而权威来自三个方面：暴力，使人屈从、惧怕；财富、金钱，物质的魔力、诱惑，使人服从；能力（智力、知识以及人格的力量），使人们心甘情愿为之效命。随着信息的社会化，人们素质的普遍提高，暴力、财富正日益让位于知识的威力。
协调职能
组织是由人组成的，组织目标的实现要依靠全体成员的努力，而配备在组织机构各岗位上的员工，由于各自的个人目标、需求、偏好、性格、素质、价值观、工作责任和掌握信息等方面存在着很大差异，在相互合作中必然会产生各种矛盾和冲突。为了有效地实现计划，管理者不仅要设计出合理的组织结构并为组织配备合适的人员，同时还要设法使组织中的每一个成员都以高昂的士气、饱满的热情投身到组织活动中去。这就需要管理者去做好协调工作，需要有权威的领导者进行领导和指挥，增强彼此的理解，激励员工们自觉地为实现组织目标而共同努力。
控制职能
控制是为了实现目标对所进行的活动进行纠偏矫正的行为。企业管理的控制职能是：根据企业的生产经营目标、计划、标准及经济合理的原则，对企业生产经营活动进行有效的监督和检查，借以防止和纠正与既定目标或标准的偏差，确保目标或标准要求的实现。控制的目的在于保证其实际活动结果能同预期的目标相一致，在于发现误差、采取措施，改正并防止误差的重复发生。控制是一个延续不断、反复发生的动态过程。
控制的内容十分广泛，包括控制计划，即密切注意内外条件的变化，及时对计划进行控制和调整，使其保持动态的协调；控制行为，即及时控制生产经营及其他工作的行动，发现偏差、分析原因并调节行动使其同计划相一致。有效控制的实现需要四个基本条件：健全的组织管理控制系统；明确的工作控制标准；灵敏的信息反馈系统；现代化的控制方法和手段。
值得一提的是：教育和鼓励是控制过程中值得重视的手段。通过伦理的、心理的教育工作，不断启发和提高员工的觉悟，使其由被动接受控制变为主动接受控制，由接受他人控制变为自我控制。在控制中使用物质和精神鼓励手段，实行正强化，能更好地调动员工的积极性，更充分地发挥控制的职能。控制的基本程序是：确定控制标准；衡量检测系统运行的情况；针对偏差，查明原因，采取措施，予以纠正。
管理职能间的关系，从理论上说，这些职能之间存在某种逻辑上的先后顺序，即这些职能通常是按照“先计划，继而组织、指挥、协调，最后控制”的顺序发生。然而，从不断持续运行的实际管理过程来看，当计划制定后，在付诸实施的组织、领导或者控制过程之中，有时可能会边执行边要求对原计划做某些修改、调整，甚至还可能需要启用应变的备用计划或者编制全新的计划，因此，某一职能进行中间就可能穿插着其他的职能活动。控制的结果不单单是对问题的解决，还往往涉及对责任者的奖惩，因此控制与激励通常是结合在一起的。
管理工作过程中，各项管理职能在现实中并不是被严格分割开来进行的，它们是有机融合成一体的，形成各职能活动相互交叉、周而复始地不断反馈和循环的过程。由于管理工作过程的复杂性，管理职能实际并非是以某种固定顺序按部就班地进行。（本文摘自《读懂管理学一本就够》一书，由人民邮电出版社出版）
