试析高校图书馆涉密研究生学位论文的管理
时间：2021-04-07 07:55:13 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘要：高校涉密研究生学位论文是高校科学研究成果的重要组成部分。这些论文大多经得起时间的检验并具有较高的保存和出版价值，其中不乏涉及政治、经济、科技、军事等诸多方面的秘密.在保密期内有着更大的利用价值。涉密学位论文因其提交保密的原因与期限不同，应该采取不同的管理方法，把它们放置在一个动态的管理系统中，严格保密期限中涉密学位论文的保密管理，诸如涉及材料工程、生物科技、国防科技等高级机密的学位论文，而对无需保密的论文要及时解密降密，更好地发挥它们的有效价值。同时，还应进一步加强涉密学位论文网络安全的技术保障及规范管理。
关键词：高校图书馆；研究生学位涉密论文；规范管理
中图分类号：G250.73 文献标识码：A 文章编号：1001—8204(2011)03—0139—03
博士和硕士学位论文与图书、期刊、报纸、会议记录、科技报告、专利、标准一样，是记载知识信息的重要的一次文献类型。与其他文献相比有以下特点：原创性、新颖性、灰色性、实用性、回溯性。其中博士学位论文具有较高的学术价值和一定的独创性，在某些科目中，博士学位论文甚至成为惟一的情报源而具有独特优点。硕士学位论文表明作者具有从事科学研究工作或独立担负专门技术工作的能力，对于所研究的课题具有新的见解。学位论文文献经过科学加工管理和开发利用后，可克服选题重复、精力浪费等弊端。在馆藏建设中，还可反映图书馆馆藏特色和服务特色。在美国，一些著名大学要求博士学位论文必须具备独特的贡献、创造性、理论意义和实际意义、经得起时间检验并具有保存价值和出版价值等5个方面的特征。我国一些硕士或博士学位论文的选题直接来自国家各部委的科学基金或国家及省市的科技攻关项目，研究内容新颖，具有较高的学术价值。
1.值得开发利用的宝贵资源
作为教育最高层次的研究生教育，以其培养高层次及独特创新知识的人才正越来越受到世界的关注。以河南省郑州大学为例，它是一所包含文、理、工、医多学科的综合性大学。该校具有44个一级学科硕士点、254个二级学科硕士点、18种专业硕士学位点，17个一级学科博士点、121个二级学科博士点，另有1个专业博士学位点、17个博士后科研流动站。至2010年，在校博士和硕士研究生已逾万人，学校图书馆已接收了近万名博士和硕士研究生的学位论文。这些学位论文使用了大量的国内外文献，凝聚着丰富的学术价值和文献情报价值，其中一些图表分析、计算方法和软件程序都是高度密集、不可多得的情报资源。很多论文选题属本学科前沿，涉及本学科的热点和难点问题，具有较大的理论意义和现实意义，其中不乏国际上比较活跃的研究课题，具有相当高的挑战性和创造性。论文的完成是对课题内容的先进性、创新性、实用性及可行性所进行的论证，其选题一般都涉及本学科比较重要的、具有前沿性的理论或应用方面的内容。博士学位论文又往往是在硕士研究生研究基础上的再续，论文既有高质量、专业性强的理论研究，又有解决实际问题的应用性研究，在本学科领域具有较明显的开拓性，对本学科发展做出了重要贡献。
2.不同学科涉密学位论文的分布、比重、保密原因统计分析
在每年收录的博士和硕士学位论文中，有相当一部分涉及到国家政治、经济、科技、军事等诸多方面的秘密。根据1990年国家保密局下发的《国家秘密保密期限的规定》第三条：“国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。”一股来说，高校研究生学位论文密级分为四级：公开、内部、秘密、机密。其中密级为内部的论文，一般是指与准备申请专利或技术转让的科研项目相关的论文，保密期限一般为二年；密级为秘密、机密的论文是指论文背景源于保密科研项目、课题或内容涉及企业或研究单位商业机密、生产技术细节或其他更高级别的军事机密、国家秘密的论文，保密期限一般较长。凡属内部、秘密、机密的研究生毕业(学位)论文，统称为涉密研究生毕业(学位)论文(以下简称涉密学位论文)。
各高校图书馆一般都保存了本校历年来各专业的学位论文，而涉密学位论文一般存放在本校的档案室。这样就造成了学位论文分两部分存放的历史状态。自2004年起，大部分高校构建了自己的学位论文数字系统平台，实行了学位论文电子版的提交，使学位论文的保存手段与效果得到了极大地提高，传播、利用的途径也得到了极大地改善和有力地保障，并由此改变了许多学校对学位论文的管理方式和方法，尤其是涉密学位论文的存放与管理。据调查，至2010年，涉密学位论文在图书馆存放的已达80％以上。
2.1涉密学位论文的学科分布统计分析
涉密学位论文中大多涉及到政治、经济、科技及军事方面的保密内容，其内容关涉到党和国家的安全。涉密学位论文大多涉及的是尖端科技领域及创新科技的最前沿，因此涉密学位论文在保密期内有着更大的利用价值。若将学位论文保密扩大化、绝对化，特别是将所有学科的学位论文保密一刀切是不可取的。不同学科的学位论文保密需求有着很大的差别。前述之郑州大学图书馆近几年来一直发放“郑州大学博硕士学位论文保密申请表”，以下是2006—2010年部分院(系)学位论文保密情况的统计数据。
由表一的统计数据我们可以看出：从横向看，从涉密学位论文的学科分布来看，不同学科需要保密的学位论文比重差别较大。材料工程学院、化学系、机械工程学院、生物工程系、化工学院、环境与水利学院、信息工程学院、物理工程学院等应用性较强的学科发展迅速，涉及高新技术、军事科学、新发明等较多，学术更新快，需要保密的内容相对较多。人文、社会科学以及一些基础学科需要保密的论文则相对较少。商学院是作为一个特殊例子出现的。在2006—2010年毕业的工商管理硕士中，多数学位论文是结合本单位或本部门的实际情况做的毕业设计，大多牵涉到企业的商业机密、本单位的技术细节或国家宏观发展战略计划。信息管理系和历史学院的涉密论文多是正在进行的研究课题的一部分，和大多数人文社会科学专业的涉密论文一样，它会在某一两年内比例有所提高，因而并不是一种普遍现象。由纵向观察，每年形成保密学位论文的比例基本不变。为此，我们在对待学位论文的保管与利用问题上，应该坚持“抓住重点，促进服务利用”的原则，既要严格做好应用性较强的学科涉密学位论文的保密管理工作，又要做好90％左右的无密级学位论文的价值利用和社会服务工作。
2.2涉密学位论文的保密原因统计分析
随着科技和通讯技术的迅速发展以及人们对知识产权认识的明晰化，近年来，高校和科研院所等单位越来越注意保护有关的科技、知识产权、商业秘密等。高校科研进展情报信息、最新科技成果、工科院校技术路线、思想创新点、工艺流程、配方等在一定时期内都极
具保密价值。在需要保密的学位论文中，保密的原因不尽相同。这里我们仍以2006—2010年“郑州大学博硕士学位论文保密申请表”的统计数据作为我们分析的依据。
涉密学位论文申请保密的原因是多种多样的。我们在统计这些数据时，把一些不具有代表性的项目归属到与之相关的类别中。如把“论文有待进一步完善”者归入“等待出版”类中，把“与客户有秘密协议”者归入“生产技术细节”类中。在提交信息的同时有“申请专利、生产技术细节保密”的，一般都纳入“生产技术细节”类中，这两者一般是并存的，这也是“生产技术细节”一类在数据中占了最大比重的原因。
由表二可知，论文保密的原因多集中于涉及生产技术细节保密、专利申请等方面。其中大多数的博士论文保密，除了上述原因外，主要是由于论文没有最后完成。此外，论文保密的时效性也有很大差异。有些论文保密的原因持续时间短，如项目未完成、未鉴定、需申请专利、公开出版或发表等，对于这些学位论文必须及时做好解密、降密工作；有些论文保密的时间持续较长，如重大项目、技术创新及涉及国防军工、公共安全等，对于这些学位论文必须重点加以保护。特别应当指出的是涉及国家军事机密的这部分论文，虽然所占比例只有1.9％，但关系到国防军事机密，应当给予高度的重视，以免给国家造成不可估量的损失。
3.高校图书馆涉密学位论文规范管理的对策
我国信息保密制度是以“控物”为主，保密管理的主要内容是对国家秘密载体的管理，在《保密法》中明晰地规定了国家秘密载体管理的基本方式、管理环节以及各项文件资料的保密制度。作为秘密载体的涉密学位论文，应该有专门且规范的管理制度，但目前这方面还有待进一步的完善。
3.1涉密学位论文的登记、编目、电子文档的读取必须严格遵守“涉密不上网，上网不涉密”的保密规定
郑州大学图书馆现在使用的是IDL学位论文数字系统。研究生学位论文提交的基本信息确定了密级之后，系统会自动产生一个时间标记，在到达所设定的时间标记时，系统将会自动解密，全文数据即在限定的IP范围内公布。在保密期限内，系统会保存涉密论文的所有数据不对外公布，这样既保存了数据，又实现了“涉密不上网，上网不涉密”的基本原则。
3.2涉密学位论文的印刷体管理同样不容忽视
涉密学位论文的电子版和印刷体管理同样重要。在保密期限内的涉密学位论文的印刷体，其管理方法同无密级的学位论文印刷体管理不同。无密级的学位论文印刷体按院系专业分年代保存在学位论文阅览室内，不提供外借，但对本校师生提供室内阅览服务。读者阅览任何一篇学位论文前，必须登记所查阅的论文篇目，不得复印。涉密学位论文的印刷体须逐册登记，详细标明论文作者及联系方式、导师、所在院系、论文题目、保密原因、保密期限等，尔后单独存放，在其解密之前不提供室内阅览。我们将根据涉密学位论文的解密时间排序，在其解密之后，将印刷体由专门的涉密论文存放处归位至同专业的相应位置，与无密级学位论文一起提供室内阅览服务。
3.3动态管理涉密学位论文，明确保密期限，及时做好解密工作，充分发挥其时效性
在我们所做的涉密学位论文登记中，一般的涉密学位论文保密期限都不长。这就要求把涉密学位论文放在一个动态的管理程序中，明确标示其保密期限，对超过了保密期限的涉密学位论文及时解密转存到无密级学位论文中统一管理，并在版权允许范围内在网上公开，及时提供社会服务，以充分发挥其应有的利用价值。任何技术和文献资料都有一定的时效性，随着时间的推移，某些文献价值就会弱化。如果采取束之高阁的做法，将会影响这些文献资源的合理利用。
在涉密学位论文的管理中，管理者还应公布便捷的联系电话和服务电子信箱，以便涉密学位论文的作者及时与管理者联系。一旦涉密学位论文保密期限将至但现实要求仍需保密时，管理者可适当延长保密时间。对涉及国家军事机密的论文，管理者应在保密期限到来之前主动与论文的作者与导师联系，视其需要决定是否解密，以免因工作的疏忽给国家带来重大的损失。
