浅谈检验检测实验室仪器设备档案管理
时间：2020-11-30 10:04:50 来源：达达文档网 本文已影响 人 
马丛容
摘 要：检验检测实验室仪器设备档案管理工作非常关键，不过现实工作中，因为诸多因素的干扰，暴露出不少问题，所以需要通过有效手段多方位地进行改进完善，才可以有效确保工作的质量效率，顺利进行有关工作。所以，本文以仪器设备的档案管理为研究对象，分析如何优化仪器设备档案管理，希望为该行业带来一些借鉴价值。
关键词：检验检测 实验室仪器 设备 档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2020）02（a）-0176-02
1 检验检测实验室设备档案管理的基础要求
1.1 实现资源合理配置
仪器设备作为实验室基础的硬件设施，档案管理可以给技术信息的资料收集、鉴定等带来有力支撑。对设备容量与参数而言，对资源配置都有着重要作用，同时一些案件与事件的结果判定也关系到物证鉴定的内容，对鉴定机构的平时工作来说，提高了物证鉴定的工作压力，也一定会提高档案管理工作要求，因此也需要提供科学依据。
1.2 辅助得出结论
档案管理水平从一方面也表现出检验检测实验室的鉴定能力，档案中有平时管理的重要信息，给设备的正常运行也带来了技术支持[1]。对鉴定工作中所产生的信息数据源，档案管理可以以平时记录的设备信息为基础，确保正常运行及维修工作。
2 仪器设备档案管理中存在的问题
2.1 档案管理制度有待完善
有些检验检测实验室在平时工作时没做好档案管理制度建设工作，设定制度内容也没结合自身的发展情况，部门人员在平时工作中没有明确自身的工作职责与内容，也不完善档案监管机制，所以没有办法确保档案管理工作顺利进行。
2.2 档案管理意识有待增强
平时工作时，仪器设备管理人员没有正确的档案管理意识，虽然在部分检测实验室中制定了档案管理制度，可管理人员却没有引起足够的重视，因此落实制度方面也有着很大欠缺，部分制度无法有效落实，给仪器设备管理工作的质量水平带来了不良影响。
2.3 檔案管理人才梯队建设不足
目前，实验室的仪器设备使用部门平时工作中没有安排专门的仪器设备档案管理人员，或者就算有档案管理人员，他们不具备足够的专业知识理论水平，也不能充分掌握工作内容与切实可行的工作方法，给收集整理仪器设备资料等方面都带来了不少的麻烦[2]。同时，平时工作中总是更换管理人员，所以交接时候也很可能出现交接不到位的问题，还有一些部门在档案工作和现实需求上没有办法实现互相平衡并适应的状态。
2.4 档案利用率不高
现阶段仪器设备档案较为突出的问题即档案材料收集不全，往往只收集了关于仪器设备招标采购与验收的材料，接着使用时形成的各项变动材料收集没有全部被收录在案。此外，由于大多数检验检测实验室的仪器设备档案管理形式还是纸质化办公，档案查询很不便利。
2.5 设备档案整理不全面
我国的实验室仪器设备档案管理工作还没有发展很长时间，刚开始起步时也不重视该项工作，所以一些重要设备的信息资料没有得到很好的保存。完整的仪器设备档案需要包含从预订开始的信息内容，一直到验收使用、维护保养、报废处理等各部分，体现出实验室的运行效率。对企业的平时工作而言，如果没有在购入设备后保留所有的材料文件，一旦设备出现问题，不管是升级维护还是保养都容易导致资料不全的问题。同时，设备信息不对称因素也很关键，资料不完整对后期技术研究工作的影响也很突出，当然，这要求有关企业把档案管理工作纳入科学精确化的管理范围之中。
2.6 设备档案管控不够
设备档案管控方式还是在通过人工档案收集手段，不光浪费了不少时间，也没有更好地针对工作，导致经常发生误差。当今技术不断发展，管理方式需要迎合设备的更新，特别是信息化时代，仪器设备有了越来越多的功能，数据信息也持续增加，继续使用传统的人工管理方式也不利于保存完整资料。
3 仪器设备档案管理中问题的对策
目前，为提高档案管理的质量必须通过切实可行的手段进行改进完善，切实提升档案管理与利用的水平和效率。下面将具体阐述有效的解决对策。
3.1 完善相关制度，促进管理规范化
实验室在制定仪器设备档案管理制度时需要充分考虑到自身发展，并进一步严格要求并规范设备档案管理工作。工作中通过科学的档案管理，并针对档案内容健立统一的档案记录格式，确保归档内容有效，并注意保持归档时间与档案存放的要求细致[3]。同时，做好档案管理部门的任务分工，明确划分仪器设备管理人员的职责。平时工作中还需健全考核监督机制，从而确保档案管理工作的质量与水平。
3.2 重视仪器设备档案管理工作
平时的工作中，领导与管理人员应高度重视仪器设备档案管理工作，同时，实验室工作还需通过切实可行的手段进行培训，确保有关工作人员可以正确认识到仪器设备的档案管理工作，提升仪器设备档案管理的效率。
3.3 完善人员建设
仪器设备从采购到停止使用时间很长，还关系到许多相关部门与工作人员，因此如果要确保仪器设备档案的管理质量，需要联合不同部门的力量，并积极组建一支优秀的管理队伍，明确权责一致的原则，保证问题出现有特定的负责人。
3.4 设置动态仪器设备台账
仪器设备档案管理工作是为了有效使用档案，建立实验室能够随时更新调整设备台账，特别是设置电子台账，方便使用者查阅与统计信息。台账信息涉及到许多内容，所以建立臺账可以有效保障仪器设备的档案管理质量。
3.5 建立科学的档案借阅制度
为保障仪器设备档案资料完整，还需要建立科学完善的档案借用与归还制度，避免档案丢失。对技术文件特别要重视管理，办理归档手续后通过复印分发给有关部门。如果复印较为困难，也可以在使用部门办理好登记手续后长期保留在使用部门，不过需要妥善保管资料，如果是价值较高的仪器设备档案还需移交集中管理，并严格办理借用登记手续。
3.6 积极运用数字化技术进行档案管理
目前，计算机与互联网技术都在飞速发展，对档案管理工作就提出了更高的要求。所以，仪器设备档案管理工作还应科学使用先进的数字技术，具体工作时充分结合自身的发展现状科学利用电子技术，开发好数据库，在仪器设备档案管理工作中积极运用数字化管理技术，确保管理工作的质量达标，也给档案查询带来了诸多便利[4]。总的来说，纸质档案的电子化也是以后档案管理的必然发展方向，却不表明传统的人工档案管理会被完全替代。纸质档案能够保留原始痕迹，不会被轻易篡改，实际价值较高，管理工作也离不开足够的人力资源。因此，物证效力也是纸质档案的主要特点，需通过合理分配人员进行针对性管控。
4 结语
对检验检测实验室的平时工作而言，档案管理工作十分重要，在检验检测实验室中需通过科学有效的管理制度，提高管理人员对管理工作的科学认识，还应重视团队建设，建设好数据库，有效提升仪器设备档案管理的质量，推动科学使用仪器设备档案资料，提高档案的利用效率。
参考文献
[1] 张立新，尚立成，李玲.基层疾控实验室大型精密仪器设备档案管理浅析[J].甘肃科技，2018，26（21）：123-124.
[2] 邵玉波，刘艳珍，李佳戈，等.浅谈实验室现场评审的准备心得[J].中国医疗器械信息，2018（1）：23-25.
[3] 胡琼，陈秋艳，王芬，等.浅谈ABSL-3实验室档案管理的内容、问题及对策[J].人力资源管理，2017（11）：348-350.
[4] 蔡婕.浅析实验室仪器设备档案管理[J].法制与社会，2018（33）：204-208.
