房地产权属档案管理完善对策探析
时间：2020-11-11 10:04:13 来源：达达文档网 本文已影响 人 
孙美玲
摘要：房地产权属档案主要包括权属登记、变更、调查、权属转移、测绘等工作，涵盖图文等信息材料，也是提升房地产权属档案管理规范性、科学性的重要基础依据。随着房地产行业的快速发展，权属档案管理工作就显得尤为重要。针对当前管理中的不规范问题，直接影响档案查全率。
关键词：房地产；
权属档案；
管理对策
完整、准确、科学、高效的房地产权属档案管理是推进房地产行业健康发展的基础。从内容上来看，房地产权属档案信息主要有五部分。一是產权人、产权权属登记确认、变更、转移等信息；
二是房屋及所占用的土地使用权权属界定位置图、分层分户平面图等；
三是产权登记申请表、权属变更登记表及房屋面积测算材料；
四是与房地产权属相关联的能够反映其信息的各类统计报表、图文资料；
五是其他相关文件材料。房地产市场的快速发展，对权属档案信息的管理提出更高要求。为此，积极分析当前存在的突出问题，提出针对性改进建议。
一、房地产权属档案的基本特点
房地产权属档案是保障房地产权利人合法权益的重要凭证，涉及千家万户的切身利益。作为民生档案资料，在进行管理实践中，更应该突出其专业性、真实性、准确性、完整性、动态性、价值性特点。所谓专业性，体现在房地产权属档案本身是由房地产管理局相关行政部门进行专门办理的档案资料，在内容结构上包括图、卡、册、档等部分。如房屋平面图、房地产指定卡片，房地产登记薄及相关联的权属管理文字材料等。所谓真实性，体现在房地产权属信息要真实、有效，作为房地产权属最原始的依据和凭证，具有法律效力，也是房地产行政管理部门、法律单位进行处理房地产纠纷的重要依据。所谓完整性，体现在权属档案信息能够完整的反映房地产所有权、土地使用权及房地产图纸档案材料信息。遵循“房地结合”、“图档结合”原则，登记簿要明确记载房屋所有权与所占土地使用权的权利主体一致性，并将图纸档案与权属档案进行统一管理。所谓动态性，反映在房屋产权的归属变动信息，从房屋的产生到灭失，可能要经过转售、转租、抵押、冻结等环节，而房地产权属档案应该能够记录这些信息，并反映出权属档案的动态性特点。所谓价值性，体现在房地产权属档案所记载的房屋价值高，作为不动产，其价值高，且持有周期长，关系到老百姓切身利益，也是保障老百姓物权权益的重要部分。由此可见，在房地产权属档案管理工作中，要明确其重要地位，构建完善的管理机制来保障民生。
二、当前房地产权属档案管理突出的问题
在房地产权属档案管理工作中，长期以来以纸质档案资料管理为主，费时费力，效率偏低，特别是在档案查询与抽调管理上面临更多麻烦。其突出问题表现在：一是房地产权属档案资料多，相关管理人员少，影响管理质量。近年来，随着城镇化建设进程的加快发展，房地产权属档案信息资料不断增加。根据《房地产登记条例》相关要求，房地产权属档案信息多由各房地产交易中心或各区档案管理部门进行保管，属地化、多样化、分散式管理，导致权属档案人员无法对各权属档案进行科学、有效、统一化管理。由于房地产权属档案关系到老百姓的民生大事，在一些关于房产纠纷诉讼案件中，房地产权属档案以其原始性、法律性凭证价值，也加剧了房地产权属档案管理人员的工作负担。一些档案人员，不熟悉管理业务流程，被动地进行“交”与“收”，可能让一些不符合归档的信息资料也融入其中，降低权属档案准确性。二是房地产权属档案保管期限设置不合理，导致“胀库”问题。结合一些地方房地产交易中心的统计资料显示，各区域房地产权属档案资料多，且每年都在递增。由于房地产权属档案资料自身特性，使得房管部门多将保管期限设定为“永久保存”。
三、完善房地产权属档案管理的改进建议
（一）明确制度建设，规范权属档案管理方法
根据《城市房地产权属档案管理办法》要求，加强房地产权属档案制度建设，要明确权属档案管理分类，确保各项材料收集齐全，并严格按照相关规定，对房地产权属档案信息真实性进行验收，确保权属档案客观、真实。如《不动产登记暂行条例》中以行政法规形式，明确了不动产登记的宏观框架，但在预告登记、异议登记、注销登记等方面还存在模糊，使得相关具体操作存在不规范问题。另外，针对房地产权属登记分头管理、分级登记现状，也应该从登记机构多部门问题进行统一、明确，整合职能，避免管理不协调问题。在登记流程方面，简化明晰流程，较低产权登记成本，防范法律风险。
（二）引入“动态化”、“集约化”管理模式，提升房地产权属档案管理效率
考虑到房地产权属档案信息资料动态性特点，在进行权属档案管理中，要明确“动态化”机制。如在房地产权属档案资料中，应该明确产权的名称变更、产权转移、他项权利变更信息；
房屋情况出现异动，应该进行变更，纳入统一权证档案中，并在相应位置插入标识卡，注明权属档案变更内容及方向。加强纸质档案信息化档案建设的同步，促进动态电子档案系统的完善。针对多级、多地管理的弊病，引入“集约化”管理，集中人力、物力、财力、技术等要素，实现统一化、集中化管理。结合各地房地产权属档案管理实际，确立统一管理、统一存放、统一查询机制，解决多头管理难题；
对于已贷款结清的抵押登记资料、已交接的预告登记资料，已发生产权转移的登记资料进行统一存放，方便查询。
（三）做好权属档案的鉴定、销毁工作，提高信息化管理水平
房地产权属档案的管理，要完善和细化鉴定、销毁工作机制，优化档案案件管理质量，降低管理成本，提升管理效率。各地房管局要逐步细化权属档案管理技术规范和标准，明确归档范围、保管期限、档案鉴定等制度。提升档案管理效益。同时，加强房地产权属档案信息化建设，实现纸质档案与电子档案的同步对接。如做好权属档案的数字化扫描，实现电子化查询管理。加强对权属档案影像资料的管理，提高权属档案管理使用率。另外，加强库房技术管理，坚持“以防为主、防治结合”原则，做好防盗、防火、防潮、防鼠等管理；
定期进行库房消毒、检查，为权属档案提供良好的保存环境。
总之，房地产权属档案的科学管理，还需要加强人员培训，从管理知识、技术、方法、业务流程等方面，以务实、负责、高效为指导，促进房地产权属档案管理工作再上新台阶。
