外语电化教学商务英语写作-山东大学课程中心

　 电子邮件在商务英语写作教学中的应用

　王美玲(

　内容摘要：在当今商务环境中，跨文化商务交流越来越依赖于电子邮件，其主导语言为英语。这一特点也应该反映在商务英语写作课程教学中。本文从中芬大学生间试行的国际电子邮件交流项目入手，探讨改革和完善商务英语写作教学的有关问题。从项目的实施情况来看，本文肯定了电子邮件作为教学手段改革的意义，提出了改进项目实施和完善后续项目设计的方案。

　关键词：电子邮件；商务英语写作；教学手段

　E-Mail Exchange as a Teaching Tool for Business English Writing Course

　WANG Mei-ling

　（School of Economics, Shandong University, Jinan 250100, P. R. China）

　predominantly English. This should also be reflected in the contents of Business English Writing courses. The present paper aims to explore how to reform and improve the teaching of Business English writing on the basis of an international e-mail exchange project conducted between Finnish and Chinese university students. The project implementation has confirmed the significance of such an international e-mail exchange project as a teaching tool and provides insights on how to improve both the design and the implementation of a follow-up project.

　Key Words: e-mail exchange project; Business English Writing; teaching tool

　一、引言

　商务英语写作一直是高等教育中商务英语交流系列课程中一门主干课程。其目的是培养大学生在国际商务交往中与不同语言背景的人进行有效的交流。随着电子邮件在商务往来中越来越多的应用，随着商务全球化进程的推进，以进出口函电为核心的外贸函电课程需要根据社会背景的变化进行相应的删减和增加。本文以课程内容和教学手段的改革为指导思想，从中国山东大学和芬兰瓦萨大学之间实施的电子邮件交流项目入手，探讨电子邮件在外贸函电教学改革中的重要意义。

　二、背景与相关研究

　尽管九十年代商务英语教学资料的繁荣发展 (St John, 1996, p. 3)，高校教育中的一线教师仍然感到能够满足商业工作环境中需要的新技能的教材严重匮乏。为了赢得尽可能大的市场，教材往往偏重针对标准问题的标准化解决方案的介绍。因此，教材通常只是描述狭隘的文化交际能力，而且过于依赖西方，更确切地讲，以典型的北美实践为参照模式。

　八十年代主流教材的一个突出特点是，‘标准’场合下的示例信函和常用语句比重偏重 (Jenkins & Hinds, 1987, p. 328)。因此，商务英语写作便被理解为可以通过示例信函和‘陈腐’套用语的教与学而获得的一种‘机械’ 技能。这一趋势一直延续到九十年代，商务英语写作教学仍然被多数人误解为单纯的语句和习语的积累，忽视了实际的商务环境中职业交际能力的重要性 (Louhiala-Salminen, 1996, p. 50)。为了突出商务环境中交流媒体的变化和跨文化交际能力的重要性，本文将倾向于使用‘商务英语写作’，取代传统的‘外贸函电课’，因为，‘函电’很容易使人联想到已经退出商务环境的电报和即将被传真和电子邮件取代的电传。

　（一）商务英语写作教材

　写作指南一直在商务英语写作教材中占据重要的地位。在八十年代，商务英语写作教材将商务信函写作要领归纳为3C原则，即 礼貌（courtesy），明确 (clarity)，简洁 (conciseness)。

　而且，商务信函写作3C 原则还被扩展为5C （梁，2001）、6C (e.g., New International Business English, Jones & Alexander, 1992)、7C （李等，1997）甚至9C （王，1995）原则。虽然西方最新的相关研究部分提出，KISS ( keep it short and simple), and CBS (clear, brief, sincere) 应该取代失去现实意义的C原则 (cf. e.g. Moon, 1999; Louhiala-Salminen, 1999)，C原则还是直接地或间接地在商务英语写作教材中被强调 (Ober, 1998; Kankaanranta & Nordlund, 1998）。

　商务英语写作教材中强调的，例如‘简洁’原则，起源于北美，以北美国家商务实践中为标准 （Pan et al., 2002）。然而，这一标准并不是普遍地适用于各个不同文化背景间交流的场合。在日新月异的今天，“在国际场合下进行职业交流的真正有效的、可行的方法是 〔……〕to learn how to learn directly from the people with whom we need to interact” (Pan et al., 2002, p. 4, 斜体部分为原作者的强调)。因此，为了强化学生在现代商务环境中的交际能力，我们在山东大学和瓦萨大学学生之间实施了“中芬电子邮件项目”，目的在于为学生提供一个学习对方交流方式的机会，为未来有效的跨文化商务交往做准备。

　（二）电子邮件在商务工作环境中应用的相关研究

　商务英语写作教学应该灵活地、及时地反映企业对交流媒体选择的变化。因此，课程内容需要更新，以便培养大学生毕业后工作环境所必备的技能。遗憾的是，商务英语写作教材往往内容滞后，其中一个原因可能是对企业电子邮件应用的经验性研究匮乏。

　最近一份芬兰调查 (Louhiala-Salminen, 1999, p. 96) 显示，在1992年至1998年六年间，电子邮件在企业交流媒体中的比重已经从9%上升到30%，相应地，传统的邮递信件和传真的应用呈下降趋势，分别从27%降至20%, 从54%降至45%。调查还发现，语言风格趋向非正式化，该结论也得到了相关研究的支持 (Gimenez, 2000)。Gimenez 关于书面交流中语言风格灵活变化连续体（见下图，引自Gimenez 2000, p. 250）说明，从法律文件到私人信函的语言风格趋向口语化。而且，语言非正式化趋势还表现为不同媒体语言风格的差异。例如，商务电子邮件要比商务邮递信函/商务电传和传真更加口语化。

　Figure The Style Flexibility Cline in Written Communication

　尽管传真和电子邮件在商业中越来越多的使用，学者们对他们的研究还不多，有可能是因为公司通常把他们的商务往来信函视为保密性文件。相比之下，已经有少量对传真文稿的语体研究 (Yli-Jokipii, 1994, Louhiala-Salminen, 1996, Akar & Louhiala-Salminen 1999)，但是，对商务电子邮件的语体研究几乎仍是空白。

　由于缺少相关对商务电子邮件语体的研究，教师不得不更多地依赖于对商务传真语体的分析研究指导商务电子邮件的教学活动。的确，可以假定，电子邮件的语体特点与传真的某些语体特点相近。在对‘请求’（requests）——商务交流语体之一——研究中，Yli-Jokipii (1994, p. 40) 把传真文稿的特点归纳为对情景的高度依赖性、交流者双方的优势对比，和外观印象管理 (physical quality of messages) 等。传真不讲形式，因为，各种资料，包括照片、图片、绘图、手写便笺，都可以传真输送。Yli-Jokipii 还得出结论，传真对修辞手段的要求不高。不像传统的商务邮递信函那样，在做出请求之前，往往有一段“垫笔”(lead-ins)，传真则开门见山，直入正题。除了传真能够传送照片和图像外，这些特点均适用于电子邮件。一项对土耳其人和芬兰人发送的传真文稿的比较研究显示，他们具有共同的特点，例如：互文性强 （high intertextuality）、只言片语突出（sentence fragments）、交流对象明确（well-defined interactants）和技术缩略语多等(Akar & Louhiala-Salminen 1999, p. 220)。因此，一整套语体特点在这个新型交流媒体方式中已有概述，多数适用于电子邮件语体特征。

　尽管对电子邮件语体研究的发现有限，一些特征已经浮现。例如，电子邮件表现为口语和书面语的混合风格 （hybrid）(Gimenez, 2000, pp. 237-251)。内部电子邮件近似电话交流语体风格；然而，外部电子邮件接近商务传真和邮递信函。其差异更多地表现为交流媒体的不同。电子邮件的广泛使用以及对语言风格的影响对教学的启示是，有必要开设电子邮件写作课 (Crystal, 2001, p. 64)。因此，电子邮件项目不但能够加强学生对电子邮件写作的认识，还可以增强学生对文化交际能力在商务沟通中的重要性的意识。

　（三）文化能力和商务交流教学

　在国际商务交往中起主导作用的通用语言（lingua franca）英语在非英语母语者之间使用更多(Louhiala-Salminen, 1996, p. 44)。而且，英语往往受环境和不同英语变体的影响，例如，欧洲英语 （Euro-English）(AcArthur, 2003) 和中国英语（China English）(Jiang, 2003) 越来越得到认可。在这个背景下，中国和芬兰大学生能够有机会接触不同的英语变体（Englishes）是非常重要的。然而，语言仅是这个文化的一部分，语言能力不过是我们文化能力的一个组成部分。

　文化能力在外语教育和传播学研究中受到越来越多的关注。Haney (1979, p. 285) 声称，产生于跨文化交流中的误解在很大程度上是由于忽略文化差异（bypassing）而导致的，例如，交流失败模式 (the miscommunication pattern)，即由于缺少共识、以自我中心的解释或自以为然的认识而导致的信息发出者（讲话人，或，作者）与受语者（听话人，或，读者）之间产生的信息不对称。

　文化能力不但是商务交际教学而且是商务交流研究中一个重要的组成部分。因此，除了作为一种新的教学手段探讨外，中芬电子邮件项目的设计还为作者的博士论文，即对文化能力在中芬商务电子邮件交流中的作用，提供研究素材。由于得不到公司间来往的电子邮件，中芬大学生之间的电子邮件交流在某种程度上将解决论文研究资料短缺问题。

　三、电子邮件项目的教学设计与实施

　中芬电子邮件是外语语言教学中使用越来越多的国际电子邮件项目之一 (e.g., MacDonald et al., 1995; Warschauer, 1995)。同时，本项目的构思还受到国际电子邮件交流提高跨文化意识研究的启发 (Meagher & Castanos, 1996; Ma, 1996; Guest & Lovejoy, 1997)。因此，本项目的设计特点是融英语语言学习和跨文化交际能力为一体，使芬兰和中国大学生以国际商务谈判为背景，模拟操练电子邮件商务沟通。目的是更新教学内容和商务信函写作的教学方法。其优点包括：1）给学生提供一个以电子邮件为手段、使用英语模拟国际商务谈判从而亲身体验英语在拥有不同文化背景的非英语母语者之间使用的机会；2）提高学生在不同情境下使用不同的修辞策略和语言的意识；3）提高他们的交际能力和语言能力。项目设计的前提假设是在不同文化中的当代大学生参与模拟国际商务谈判机会的动机较强，检验和提高他们的英语交际能力和商务沟通能力。

　（一）项目准备与策划

　项目的设计旨在让学生有机会与国际商务伙伴‘演习’一系列常规的商务谈判任务。这样的案例教学方法被推崇为‘最合适的商务英语学习方法’ (Louhiala-Salminen, 1996, p. 50)。以此为指导，本项目设计了中芬公司之间切磋一笔业务。为了增强其真实感，中国公司和芬兰公司的命名都带有各自的文化特点(culturally loaded words), 而且，公司的联系方式，包括通讯地址、电话号码、传真号码、电子信箱和公司网址，都有国家的识别项。除了案例简介，项目设计还为学生提供了从询价、答复询价、落定单到投诉和理赔等撰稿结构指导。撰稿结构指导，即细目核对表，以对商务写作的最近语体分析研究 (例如，dos Santos, 2002)和一些教材(Berntzen & O'Gorman, 1990; Ashley, 1992; Ober, 1992等) 为基础，旨在使学生熟悉句法和修辞模式（Swales, 1990; Bhatia, 1993)，提高他们对特定语体的修辞结构的悟性 (Swales, 1990, p. 213)。因为，细目核对表有助于学生理解他们的L2环境，同时，加强他们对常用的修辞策略的学习。

　（二）实际问题的解决措施

　针对存在的实际问题，采取了前期性的准备措施。首先，两所大学的课程安排不协调。外贸函电课在瓦萨大学秋季学期开设，周2学时，共10周；在山东大学的经济学院，该课程在春季学期开设，周3学时，共16周。为了解决这个矛盾，山东大学经济学院领导给予了大力的支持，促进了在2003年秋季学期启动该项目教学实践，允许使用空闲的多媒体教室，并且与正常教学等同看待。为了解决学生人数相差悬殊问题，从国际贸易系抽出15名学生实现与芬兰的15名学生一对一的配组，利用他们的业余时间参加该项目的实施，由于他们已经修过商务英语写作课，他们的参与不再得到学分。

　（三）项目实施

　项目在2003年10月至11月间实施。在实施的过程中，一些问题浮现出来。其中，第一类问题涉及电子信箱的误读。虽然一开始交换了电子信箱名单，但是老师很难监控交流组建立联系情况。例如，给一些中国学生发送信件就有不成功的例子。芬兰学生是拥相同的大学电子邮件服务系统（@uwasa.fi）,昵名是一个字母加数字，例如，k82350@uwasa.fi, 中国学生则使用不同公司的电子邮件服务，加之，中国学生提供电子邮箱时用手写体，不易辨认，老师也因误读中国学生电子信箱而发送信息失败。

　第二类问题源于项目实施时间。项目的实施不巧赶在大四学生备考研究生入学考试的冲刺阶段，多数学生为了赢得更多的复习时间甚至‘正常’逃课。从这个意义上讲，商务交流电子邮件项目对参与项目的15名中国学生来讲可谓是‘不速之客’了。一共组织了两次课。仅有半数学生参加第一次课，计划介绍项目内容的第二次课，由于与一个会议的冲突也仅有半数人参加。

　后来，课堂内容通知和项目任务都以电子邮件的方式，按照芬兰学生的授课进度适时地发送给中国学生。中国老师还为学生提供了阅读材料，包括有效的电子邮件写作策略和两个示范例函，突出文化差异在书面跨文化商务交流中的影响。

　四、项目实施后的反馈信息和讨论

　项目接近尾声，在中方参与者中进行了小型的问卷调查，其中，要求他们把与芬兰伙伴往来的电子邮件（在项目开始前已经约定），问卷调查答卷，和参与项目的感想都发给我。6份反馈信息显示，5名学生成功地与芬兰伙伴开展了交流，一名学生还没有与芬兰伙伴建立起联系。反馈率偏低的原因有可能是建立电子邮件联系中存在问题。

　（一）问卷调查

　问卷调查由四个多项选择问题构成。第一个问题是‘在交流的过程中，你认为自己需要强化的技能依次是什么’，其中4份答案是‘贸易实务知识’ ‘专用术语或行话’和‘英语表达能力’，只有一份认为‘专用术语或行话’比‘贸易实务知识’更需要强化。学生的实际需求对课堂教学活动的启示显而易见。传统教材侧重对准确性、固定词组、常用句子、和句法结构等语言能力的培养，忽视了外贸实务知识在商务写作过程中不可或缺的组成部分。第二个问题是文化能力在他们商务交流中的影响，三份答案选择了‘没有意识到’，两份选择了‘有一点’。其中，有限的电子邮件往来被解释为文化差异影响不大的可能性理由。细目核对表对他们撰写电子邮件的必要性通过对第三个问题得到了肯定。第四个问题询问了有可能导致他们中断交流的原因，即，假设他们交流中断，原因可能是什么，没有一份答案选择‘对本项目失去兴趣’。

　（二）学生的电子邮件

　有限的电子邮件往来同样地显示，项目参与者对商务邮件和私人邮件之间语言风格的差异有清醒的认识。同时，从他们的邮件中不难看出，他们对遇到的新问题能够主动地思考，提出可行性方案。例如，其中一组共同努力直到达成对一个日期是装船期还是交货期的一致认识。还有一个芬兰学生建议在中国生产的标签上贴上芬兰公司标示。新问题的提出及解决某种程度上也反映了现实商务环境中的复杂性。

　（三）存在的问题和解决方案

　项目存在的主要问题表现在实施阶段，尤其是，电子信箱的误读和教师作为‘协调者’角色的弱化。如果该项目在WebCT 环境中实施，存在的多数问题便可迎刃而解。在WebCT 课程环境中，教师可以把教案放到互联网上，实现对学生交流活动的全程服务和控制。

　根据参与者的反馈信息，后续项目需要设计更多的写作任务。项目的实施时间需要调整，例如，提前一个月或是实现与外贸函电课程的同步进行，成为课下作业中的一部分。配组安排可能需要仔细的考虑，例如，同性或异性之间的配组，有相近爱好的学生配组等，都有可能提高双方交流的积极性。最后，重要的是，确保获得双方的反馈意见以便更好地指导和改进项目的设计和实施，充分发挥电子邮件在商务教学中的优势。

　（四）参与项目后的感想

　中国学生认为该项目为他们提供了‘难得的’或‘少有的’学习机会， 例如，1）运用他们的英语和商务知识；2）与不同文化背景的非英语母语者进行交流；3）提高他们电子邮件写作技能；4）有一种国际商务社团的真实感；5) 了解对方的文化。时间安排不合适是该项目的最大不足。总之，他们都珍视这个难得的机会，一致认为，他们需要更多类似的学习机会，能够让他们检验和应用所学知识。

　五、结束语

　前面已经强调，国际电子邮件项目的设计目的是改进商务英语写作课程的教与学。双方教学管理人员所给予的支持对成功的实施都起到了不可忽视的作用；没有他们的支持，项目很难得以实施。项目参与者的积极性也是确保项目实施的另一个决定性因素。中国学生的参与完全依赖于主动性和责任感。项目后的反馈信息佐证了电子邮件潜在的教学优势。

　教育界对以学生为中心的教学、以情景为中心的学习、和过程写作理论等教学优势泼墨已多，这里不再赘述。本项目本着实践这些备受推崇的教学方法为指导思想，激励国际电子邮件参与者以职业人员的角色进行商务‘磋商’，完成预期的目标任务。通过这样做，书面的交流不再被学生错误地视为可以通过示例信函、翻译作业和积累固定表达法等学习的技能。这是商务英语写作课程教与学的传统做法，而且，至今还在沿用（参见全国高校商务英语教材第五分册《商务英语信函写作》，胡等，2004）。相反，学生的注意力放在信息的交流上，并以此为核心，考虑如何实现有效的信息交流。

　最后，本文提出，本项目利用教育和文化国际交流提供的机会，实施国际电子邮件交流，改进商务英语写作课程教学内容和教学手段，不失为一种有益的尝试。项目参与者对项目设计和实施的肯定证实了国际电子邮件交流作为教学工具不可否认的潜在优势。同时，中芬大学生电子邮件交流项目还为解决长期以来存在的商务英语写作课堂活动与现实商务工作环境相‘脱节’现象提供了可以借鉴的补救措施。

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　通讯地址：山东大学经济学院 济南市山大南路27号，250100 电子信箱: wml4301@

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