IT部门,牵头知识管理“苦与乐”
时间：2020-09-04 09:07:35 来源：达达文档网 本文已影响 人 
IT部门,牵头知识管理“苦与乐”
关键词：集团型企业、知识管理、知识梳理、知识管理系统规划
临近下午6点，乐文集团IT部门的会议室还热闹非凡，大家你一言我一句的讨论着。经过3个多月的内部推广，乐文集团总部几乎各部门都知道了集团要上知识管理这件大事。再过3个月，乐文集团的知识管理系统将会正式上线运行，在此之前，各部门需要为系统上线后的初始化工作做好准备，梳理清楚各部门的知识点，为了能让系统一上线就能够成功地全数导入系统，大家甚至忘记了下班时间。
乐文集团是一个集房地产、金融、零售与化工等多元业务为一体的集团型企业。在百岁之龄，乐文集团期望能够把自己在一个世纪中经营企业的经验知识沉淀下来，于是决心在集团内部推动知识管理。乐文集团内部董事会办公室作为集团文化的窗口，也期望着借此机会做些事情。于此同时，乐文集团IT部门正在系统地进行集团信息化规划和建设，并且在部分领域以及子公司的信息系统建设与推广方面取得到了一定成效。此时，知识管理系统也就作为一个重要工作任务被提上日程， IT部门自然成为了牵头推动该项目的责任部门。
为更好地规划知识管理系统，乐文集团几乎在信息化建设一开始，就同步在集团总部推动知识管理，但是经过一轮沟通与反馈，总部各部门对一些关键问题始终无法达成共识：比如知识管理到底管什么，范围多大，集团要做好知识管理，到底需要分几步做好哪些事情，整个过程中需要怎样的组织、制度和人员来支撑？同时，系统要如何规划、怎样与以往的系统对接等问题始终得不到解答。为此，知识管理被搁置了一段时间。
为够理清各种疑问，稳步推进集团的知识管理工作，乐文集团IT部门决定寻找外部咨询公司。这样做的明显好处有两点：一方面能够借助外部智囊力量推动内部达成共识。另一方面，利用咨询公司在业界丰富的知识管理经验积累，公司期望能对集团知识管理工作作出一个系统的规划。明确乐文集团在未来3-5年内，到底需要做些什么事情，需要达到什么程度，以及为了支撑知识管理工作的开展，IT支撑系统应该如何建设和规划。
在此背景下，集团的知识管理规划工作如火如荼地开展起来。为了对集团总部开展知识管理的基础进行一个全面的评估，并以此为基础进行知识管理的三年规划，乐文集团和咨询公司一开始没有急于实施知识管理系统，而是预先开展了近1个月的调研访谈和问卷调查，经过对调查过程和结果的研究，其中反映最突出的问题就是：大家对于知识管理的范围边界认识非常模糊，知识管理是要管什么？哪些知识是需要重点管理的知识？这些问题就是乐文集团推动知识管理时遇到瓶颈的根源所在。
同时，知识管理到底是解决总部各部门间横向协同的问题还是解决集团总部和各分子公司之间纵向的专业协同问题。这是调研中大家讨论的另一个焦点。调研过程中，乐文的同事有开玩笑说：“乐文集团总部7个部门就像7个独立的单位。”这说明乐文集团各个部门的专业性很强，公司各部门基本上是以纵深方向发展的形式支撑着对各分子公司的专业化服务。如果能够通过知识管理解决集团总部各部门之间的协同问题，那将是一项重大的成果。然而，对于这个问题，总部各部门的领导们也是各执一词，有人认为也许纵向的知识沉淀和分享才是知识管理的重点。
而从项目的推动来说，虽然IT部门在极力推进知识管理工作，但是在多数员工心里，这始终还是一件重要而不紧急的事情。因为大家都忙于自己手头上的工作，无心对知识管理做过多的关注，多数人持观望态度，就好像在说“你们折腾吧，能折腾点出成绩来，我再看自己要不要加入到这股洪流当中……”。
项目开展这三个月里，为了搞好知识管理这件事情，集团IT部门组织各部门尤其是联合项目组开了大大小小十多次会议，讨论如何推动各部门的知识梳理工作、讨论如何设计合理的激励措施推动员工参与到知识分享这件事情中来，讨论要在各部门重点推动哪些知识管理工具的使用等等。而在知识梳理尤其是知识目录和知识点清单梳理的过程中，IT部门总是需要跟在业务部门屁股后面一遍遍催促，经过来来回回五六轮，才把知识目录梳理清楚。虽然个别部门也希望把知识管理这件事情做好，但无奈它目前还不是紧急工作，所以也会习惯性的搁置，等着被IT部门推着走。
因此，对于这次首次有咨询公司参与的会议， IT部门的业务骨干Jacab还是比较欣慰的，因为经过近半年的努力，这次会议总体来说还算比较成功。虽然大家意见不一致，会议结束之时也并未对每个议题明确一个定论，但相比之前乱枪打鸟的局面，这次明显的一大进步就是，大家开始认真思考知识管理这件事了，而且也都有了自己真实的意见和想法。
战略部的Vincent拖着不紧不慢的语调，同时又十分有力的说道“我觉得不能把以往的文档一股脑的导进系统，关键是看可用性，如果是大家都不怎么用的东西，放进去也没什么意义”。话音刚落，Vincent接着又补充了一句“而且我觉得，系统上线之后，也不能什么东西都往里面放，关键还是要看文档的质量，不然时间久了，大家对这个系统也就没有什么信心了，这样的话，这个系统也很难用起来，所以文档质量一定要把关……”话音刚落，人力资源部的Linda立即站起来反对说，“我觉得系统上线后，还是尽量要往里面多放东西，而不是先去研究文档的质量如何，如果文档数量都不能保证，大家又怎么会去用这个系统呢…而且像质量把关这种东西，如果每个人上传一份文档都要担心到底能不能通过，这么一折腾，谁还有这个积极性去上传文档呢？”这时负责主持会议的Jacab发言，“关于文档把关这件事情，我觉得还是要做的，不然系统里面的东西太乱太杂了，也不太利于系统的管理和系统的存活，但是至于对什么东西把关，比如是对文档的格式呢还是对文档内容的质量把关，以及谁来做这个把关工作，这些还需要进一步讨论和明确。”Jacab的话逐步把大家的讨论引向了建设性的、解决问题的方向上。
经过前前后后近半年的折腾，终于让集团知识管理涉及人员都热情参与进来，同时集团总部各部门也对知识管理有了更多的了解和认同。其实关于哪些知识文档要上传以及要如何把关的问题，归根到底还是会涉及到集团对知识管理及其系统的定位问题，最终亦要回到集团开展知识管理的真正初衷以及集团希望通过知识管理解决哪些关键问题、达成什么目标等问题的回答。因此，在整个项目的开展以及不断的梳理和确认的过程中，这些问题也得到了进一步的澄清和明确。乐文集团对接下来的三个月的知识管理系统建设也重新充满期待，根据咨询公司的规划，迅速安排知识管理兼职团队到位，并且将各项知识管理制度定稿下发，在试行过程中逐步完善，同时知识管理系统的稳步上线……
（本案例企业、人物均为虚构，如有雷同，纯属巧合。）
点评1：
点评人：罗均丽 AMT咨询广州交付中心业务分析员。
乐文集团在百年之交提出开展知识管理工作，这是企业发展到一定阶段的必然选择。经过近半年的努力，乐文集团的知识管理工作从最初的混沌无序到后面各部门的充分参与，这是值得肯定的成果。
通常企业在正式开展知识管理之前，先要对企业开展知识管理的现状和条件进行评估，以此为基础规划企业的知识管理蓝图：确定愿景、目标，制定规划，明确重点工作并形成具体的行动路径。需要注意的是，乐文集团在酝酿开展知识管理的过程中，有两件事情值得深思：
（1）项目由IT部门牵头：利弊兼具
乐文集团的知识管理工作是由IT部门牵头，通过规划和推系统的方式来驱动。这样做的好处是：通过IT部门的信息规划，知识管理不会被搁置且能够保证知识管理的IT支撑。但是该做法也有弱点：如果知识管理的需求不是从具体的需求部门或业务部门发起，那么后续在推动知识管理的过程中，必然存在难以调动其他部门积极性的问题。甚至出现IT部门独自舞蹈，其他部门看戏的局面。
（2）项目非具体业务需求由IT部门触发，KM开展的目的和重点始终不够明确和聚焦
乐文集团以“百年企业希望有所沉淀”作为开展知识管理的目标太过空泛，很难在知识管理蓝图规划以及实施路径形成过程中起到关键的指导性作用。这也是为什么乐文集团从提出开展知识管理之初，就已经为后面花时间确立目标、寻找意义、确定关注重点并推动达成共识等一系列工作埋下了伏笔。
知识管理要真正获得成功，必须要在强烈的业务需求的推动下，才能够真正被提上日程，被相关部门重视，否则永远是“重要而不紧急”的事情。如何确立这个目标？这既需要专业咨询机构结合业界知识管理的经验和前沿动态，同时更需要企业从自身的真实需求出发，一起去挖掘“企业的实质需求与知识管理的有效结合点”，并最终达成共识。
（3）项目落地路径不清晰，系统成活率堪忧
在乐文集团开展知识梳理和进行KM系统功能规划的过程中，需要进一步思考的问题是“知识管理系统如何成为员工真正依赖的系统”，在现代企业，知识想要能够快速充分的分享和沉淀，必须依赖于系统的支撑。这是知识系统得以存活的关键。
刚刚开始建立的管理系统怎样才能得以存活？企业需要做到以下两点：
A 用户体验佳
这是从系统的亲和力和好用性来说的，这个既体现在技术方面，也体现在IT部门的服务意识方面。其最简单的体现就是，用户能够轻松上传、轻松查找，各项功能应用方便、容易。同时，系统还针对用户的特定需求设定了相应的功能项，在这些细节之处做好，则可以俘获用户之心。
B 系统内的知识真正有用
系统真正具有生命力，真正动力来源于系统能够提供的实际价值，能够为用户提供有价值的知识支撑。
从这个角度来说，知识梳理工作就显得十分重要，梳理重点一定要明确，否则只能盲目无序的开展，同时要认识到，知识梳理工作并非一蹴而就，而是一个循序渐进且需不断持续的工作。
同时，企业对系统的定位非常重要，是一上线就把企业所有历史文档往上传还是筛选价值高的知识往上传？如果员工一开始就发现系统里面的东西既无法满足特定需求，又没有google、百度那么方便使用，则很难对系统产生依赖。
而乐文集团在知识梳理和知识系统规划的过程中，因为最初知识管理的重点和目的不明确，导致系统定位不清。关于哪些知识文档要上传以及如何把关的问题，归根到底还是会涉及到集团对知识管理及其系统的定位问题，最终亦要回到集团开展知识管理的真正初衷以及集团希望通过知识管理解决哪些关键问题、达成什么目标等问题的回答。因此，在整个项目的开展以及不断的梳理和确认的过程中，这些问题也需要得到一步步的澄清和明确。
点评2：
点评人：郑凯，广州瑞锦企业管理咨询有限公司总经理、杭州名牌战略研究会副秘书长
从案例中看，乐文集团知识管理项目遇到的问题主要体现在三个方面：
第一：集团并不明晰知识管理的目的是什么。是解决总部各部门间横向协同还是解决集团总部和各分子公司之间纵向的专业协同问题?
第二：集团并不明晰知识管理的范围包括哪些。知识管理的范围包括哪些，哪些知识是属于重点管理的知识?
第三：知识管理项目的推动力不足。因为与系统上线工作结合，IT部门在牵头完成知识管理工作，但是对于其他部门来说，价值在哪里，似乎各个部门并没有清晰的找到。
而案例中提到的“到底是多放东西，还是要进行质量把关”这种会议，其实是知识管理项目中发生种种问题的一个缩影，大家对于缺乏知识管理而带来的问题没有统一认识，对知识管理能够带来的价值亦缺乏统一认识，对知识管理的本质缺乏认识，导致系统全面规划不足，导致知识管理的范围不明晰，推动不力。
1、凝结共识是知识管理项目开展的基础工作
其实，所有组织与个人都会面临着与知识相关的最朴素的问题，比如：
组织里没有人能够解决这些问题——知识吸收与学习的问题；
组织里有人能解决，但我不知道是谁——专家网络与知识地图的问题；
有人能够解决，但是那个人不在——知识传递与共享的问题；
有人曾解决过，但是现在不知道怎么解决——知识创造与知识积累的问题；
有人曾经解决过，也知道如何解决，但是不想告诉别人——知识共享的问题。
所以组织中每个人都有可能面临着这样的问题，也都有机会认识到知识管理的重要性。因此，在项目推动之前，凝结共识的工作相当重要。
而凝结共识需要通过内部的培训，向全员宣贯知识管理的理念、方法，以及价值，价值分为两个层面：个人层面与组织层面，引发大家思考日常工作中遇到的问题，遇到的知识管理可以解决的问题。同时，在知识管理项目开展的早期，需要高层强力推动发起，甚至通过奖励措施来激发内部的积极性。
2、系统且全面规划是知识管理项目推进的指明灯
知识管理，本质在于帮助企业建立知识积累和共享应用的机制，所以横向协同与纵向协同应该都可以解决。这个时候，项目的系统规划显得非常重要。
系统规划，从定义上看，知识管理的系统规划需要结合企业整体业务定位，从知识体系、管控体系、信息化系统设计与长效保障机制等几个方面，对知识管理这件事情进行全面规划。
而在进行知识管理项目的时候，系统规划与业务突破需要并行，也就是说，短中长期规划需要并存，项目的开展既要有全面性，也要能够针对痛点下药。
3、组织设计是项目落地的有效保障
从案例中来看，知识管理项目的推进似乎成为了IT部门自己的事情，然而，知识管理系统建立起来之后，各业务部门才是知识分享与知识获取最多的部门，所以，知识管理项目的项目组成员设计很重要。其关键则在于要调动知识使用部门的资源，让每个部门都充分参与起来，掌握知识管理项目推动的基础技能方法，有效的动起来。
当然，知识管理项目推进过程中需要解决的问题还有很多，以上三方面仅仅是推进的一些基础保障工作，但是只有打好地基，工作才能够做的扎实，知识管理才能够成为乐文集团未来继续高速增长的推动力，才能够成为其未来竞争中胜出的核心竞争力。
