从基础审核简析高校财务报销难问题
时间：2021-01-01 10:24:22 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：随着高等教育事业的不断发展，财务工作的重要作用日益凸显，尤其是在科技改革之后，进一步确立了高校财务工作在科技工作中的重要地位。为做好财务工作，更好地为高校事业发展提供服务，主要从基础审核方面分析报销难问题，并提出提高高校财务报销效益的建议，以期能够在一定层面提高财务工作水平。
关键词：高校;财务;报销难;管理建议
中图分类号：G647.5 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2020）33-0076-03
万丈高楼平地起，审核报销作为高校财务的基础工作，是单位内部财务管理工作的基石，也是连接财务人员同学校业务人员的桥梁。该项工作开展的顺利与否，不仅会影响后续财务工作的有效开展，还会关系到高校业财融合的程度和效益。剖析报销难现状的成因，对顺利开展财务工作和提高财务管理的效益有着十分重要的意义。
一、高校财务报销现状
近年来，高校财务工作早已不再像从前一样被视为象牙塔内朝九晚五的惬意岗位，除了岗位自身的要求越来越高，业务量的激增也使得财务人员经常加班加点十分疲惫，再加上同业务部门沟通不畅等造成的误会，导致财务人员在身体十分疲惫的情况下，还要忍受委屈;报销人员的不理解，工作量的激增，最终导致财务人员虽尽心尽责却身心俱疲，而报销师生也觉得报销难，财务人员未能够直接有所作为。这种无法沟通调解的矛盾不仅严重影响了业、财双方日常工作的顺利开展，更加降低了高校财务管理工作的整体效益。
二、高校财务报销的常见问题
1.财务人员审核边界问题。由于财务人员的个体差异，导致部分审核人员对原始凭证容易产生审核边界问题，即存在审核缺位、越位和错位，审核缺位即审核人员在审核过程中未尽到应尽的责任，越位则是指审核过程中不该管的多管，错位即是审核过程中该管的不会管，甚至乱管。如在校师生报销相关图书资料费时，个别审核人员对于图书明细的苛刻把关就是审核的越位，甚至是错位，学科无边界，任何学科之间都是相通的，理科类师生可阅读文学类书籍，文科类亦可了解理科类知识，激发教学科研灵感;而对于图书资料报销的其他规定的放宽则体现了审核缺位，如发票日期、图书入库与否等。审核的边界问题严重影响了财务审核工作的正常开展，对报销师生的科研教学工作产生了一定的影响。
2.财务各岗位职责不明，管理混乱。随着高校各方对财务信息的要求逐渐提高，对财务人员的要求也越来越高，在充分保障基础审核的条件下，还要满足财务管理需求，这也使得各高校财务的岗位分工越来越细。岗位的分工是为了更好更高效地開展工作，各岗位的职责落实明确与否显得十分重要。在实际工作中，由于岗位具体职责落实不到位，造成重复甚至是过度审核，由于高校教学、科研工作涉及的业务较为宽泛，在实际的审核工作中，会有许多需要跟相关经办人进行沟通后再予以判断的情形，这就要求我们财务人员在储备业务知识的同时，严格执行落实自己岗位的职责。而实际工作中，由于岗位职责不明，分工落实不到位，造成重复审核，前端岗位已经详细审核过的内容，后端岗位仍旧按部就班再重新审核一遍，不仅浪费了劳动力，还在一定程度上延迟了报销周期;对于一些需要判断的事项，前端岗位根据同经办人员的沟通已经做出了判断，后端岗位又根据自己的观点重新做出了不一致的判断，这种情况不仅影响了财务内部人员的配合协调，也容易给经办人员造成财务人员口径不一等不专业印象，降低了财务管理的效益。
3.财务团队协调配合不够，效率较低。随着分工的逐日细化以及财务工作固有的岗位分工，各岗位的协调配合度要求越来越高。岗位配合不到位，会给办理业务的师生带来很多的不便，长此以往，会对财务管理工作产生负面影响。实际业务中，由于财务团队内部的沟通不畅，常常给报销师生带来不必要的麻烦，如同样的问题上游岗位已经同经办师生沟通确认过，由于沟通不畅后端岗位未能及时按要求处理，给师生带来延误及重复沟通等影响;再如提交到其他岗位的申请事项，由于岗位未能及时标注共享，导致下游岗位拒绝师生原本合理的单据，不仅给师生带来很多不便，同时也会影响财务业务效率。
4.业务经办相关人员认识偏离。业务开展部门相关人员的责任共担、法律法规共遵意识不到位，即业务经办人、项目负责人和财务工作人员本应为同一个体，应共同遵守相应的法律法规，个别人员在实际工作中，由于认识的偏差，尤其是业务经办人员，常常同财务人员站在对立面，认为遵守法纪法规是财务部门的责任，忘记了自己才是应该严格遵守相关政策法规的具体对象。由于这种认识的偏差，造成很多人报销遇阻时总会抱怨财务故意刁难，并且会质疑财务的相关规章制度。殊不知财务也是执行部门，各项规章制度的制定执行都是有理论依据的。
5.报销经办人水平参差不齐，沟通低效退单率高。教师因忙于教学、科研等工作无暇跑财务，委托经办人前往财务办理各项财务相关事项，但是由于经办人身份不一、水平不齐，导致经办人中间沟通传达有误，大大降低了财务工作的效率，甚至会激增财务与教师间的不必要的矛盾。实际业务中，由于业务经办人财务流程及政策了解不到位，单据整理报销不符合报销标准，财务人员现场审核时会及时详细反馈修改补充意见，但由于经办人业务水平生疏等，往往回去向教师反馈时经常是言简意赅一句“财务不能报”，财务反馈的具体原因与解决途径都未能及时准确反馈到报销教师处，造成教师对财务的误解，激化矛盾。
6.相关职能部门职责不明，口径不一。财务工作是一项政策性较强的工作，各项财务规章政策都有据可依。以笔者所在学校为例，近年来，学校不断在完善相关财务规章制度，基本消除了口口相传规定的存在，但是部分上游部门由于相关岗位更换等原因，未能够及时将相关规则准确交接，尤其部分业务所涉规定由相关职能部门制定，但是具体执行扎口部门都在财务，财务部门既要审核退回不合规的单据，又没有具体解释相关规则的义务，由于各职能部门沟通协调不到位，致使实际业务发生时会让教师感到管理部门同财务部门口径不一，一方面影响了教师的报销效率，另一方面还会引发不必要的矛盾。
三、提高高校财务报销效益的建议
1.加强财务人员业务培训，提高业务水平。提供社会培训机会，定期安排财务部门人员积极参加培训，以实时关注和了解业界发展现状，加强兄弟单位之间的沟通，取长补短，借以推动本单位的财务管理事项的发展;单位内部应定期开展内部业务培训，结合本单位的实际情况提高相关人员的业务水平，以更好地为学校财务管理事业服务。以笔者所在单位为例，除了外部学习培训，该部门每周预留出两个半天的时间用以业务沟通学习，各岗位集中反馈各自遇到的典型问题，进而采取针对性的解决方式。对于财务制度已经明确的事项对照制度执行;对于比较边界性的现有制度不够明确的事项，集中商讨解决方案报领导批准后对照执行并以书面形式备存，逐步形成了理论指导实践，实践反射理论的常态。不仅提高了财务工作效率，完善了财务制度建设，同时也共享了个体遇到的问题，加强了对相关问题的客观认识，进而全面提高了财务相关岗位的业务水平和技能，提高了服务水平。
2.加强岗位建设，优化业务流程。合理配置人员，在满足审核监督等职能的前提下，合理安排岗位，人尽其才。高校财务报销审核关口一般都依序设有初审接单、审核记账、复核和出纳等相关岗位，应明确落实各岗位职责，在实际工作中各司其职，相互配合监督，避免重复执行或越位执行，以提高审核效益和效率。笔者所在单位财务岗位分工细致，在满足不相容岗位分离原则下，据实合理设置岗位，切实落实各岗位职责，各岗位各司其职，避免了责任推脱致报销师生求告无门，同时也体现了报销廉政，提高了审核质量。审核报销岗位主要分为柜面岗位和后台岗位，在网约报销的背景下，前者主要负责接待学校师生的线上、线下业务咨询等事项，接收报销单据;后台岗位主要是审核制单、复核、出纳和稽核岗位，主要专注上游岗位接收的报销单据的审核记账、复核和付款等工作。单位制定了细致的各岗位职责及完整的业务流程，监督落实执行，各岗位各司其职、互相牵制和相互配合，大大提高了工作质量和效率。
3.加强团队文化建设，提高沟通效率。随着高校财务的不断发展，财务团队组成也日新月异，团队成员逐渐趋于年轻化、个性化，加强团队建设，提高团队协作显得十分重要。个性化差异导致日常协调工作中难免出现摩擦，尤其是财务工作量较大时。财务部门各级负责人应加强团队建设，加强团队沟通协作，提高工作效率。日常工作中注意积淀团队文化，通过不同途径或形式组织团建活动，平滑个体判断差异，提供团队沟通机会，营造轻松愉悦的工作氛围，使得大家能够全身心应对日常工作，提高凝聚力和责任感。
4.开展业务部门财务培训，提高对财务的认识。术业有专攻，教学科研师生并不是全部都了解财务知识并按相关政策规定准确整理报销，造成退单率高。为实现师生“只跑一次”的高效报销模式，应加强财务报销知识的宣传和培训，可采取线上线下相结合的方式加强同业务部门的沟通交流。以笔者所在单位为例，财务部門会根据形势变化不定期更新编制财务报销服务手册，为广大师生提供书面的日常报销指导;并根据实务中比较凸显的问题，定期整理一些专题进行微信等线上推送，以期能够提供较有针对性的指导帮助;除上述形式外，还会定期安排“走进学院”活动，针对不同专业的学院准备较具针对性的面对面的交流培训，进一步有效落实了业财融合，提高了财务管理水平。另一方面，通过较为针对性的沟通交流，逐渐改善业务经办人对财务部门的认识，充分认识到业财应是一个“利益”共同体。当然，这里的“利益”并非传统意义上的金钱，而是遵守法规带来的利好或者避免因触犯法规而带来的惩罚，达成统一认识后，会大大提高财务人员同经办师生的沟通效率，减少不必要的矛盾。
5.制定实施学生报账员及科研财务助理管理办法，提高业务水平。面向不同的学院部门和科研团队分别设立报账员和科研财务助理，由财务部门统一进行考核上岗，上岗后再根据需求不定期地举行针对性的培训。可以通过培训、制定指导手册和建立微信交流群等线上线下相结合的形式开展后续指导培训工作，上岗人员须充分了解和掌握财务相关知识，包括日常报销、项目申请结题和经费预决算等事项，切实履行好项目负责人同财务人员之间沟通交流的桥梁职责，提高业财沟通的效率和效果，避免经办人员“一问三不知”情形的发生。财务部门应安排专门岗位对接报账员和科研财务助理的日常工作，及时关注了解他们的需求并合理安排指导培训，根据实际情况对上述人员进行考核评价，去劣存优，制定有效奖惩制度，提高报账人员的积极性，增强工作人员的责任感。
6.落实各职能部门经费管理职责，统一管理口径。各职能部门应进一步加强协调统一工作，严格统一口径，各司其职相互配合，切实履行各经费审批管理职责。尤其在一些关联性政策方面应准确落实各主管部门职责，并严格对照职责要求落实执行，严格把控前端审批关口，避免因口径不一而产生不必要的矛盾。结合日常管理工作，不断制定或优化与之相适应的政策，一经确定，各主管部门应共同遵照执行，不得随意规避变更。一方面，若上游主管部门对于部分政策规则做了修改变动，相关负责人须及时同财务部门负责人通过书面或其他形式进行沟通告知，进而达成一致，避免在政策执行过程中口径不一，给业务经办师生带来误解和麻烦;另一方面，上游主管部门的具体业务经办人，在经办日常事项时应严格按照政策规定办理，不得随意更改或违反政策规定，扰乱经费管理秩序。
高校财务具有集管理与服务为一体的双重身份，其主要职能是经费管理，而面对在校师生又是服务人员，财务的双重身份对财务人员也提出了愈加严格的要求。财务人员需要不断丰盈自身的专业素养，在严格按照规定履行管理职能的同时，尽可能地提升服务水平，做到不急不躁、专业负责和有效沟通，认真做好职责内的每一项工作，依照有关规定对照执行，以点及面，最后切实做好财务审核服务工作，提高财务服务管理效益。
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[责任编辑 文 峰]
收稿日期：2020-08-07
作者简介：毛艳茹（1987-），女，河南沈丘人，助理会计师，硕士研究生，从事高校财务管理研究。
