事业单位档案管理规范化措施探析
时间：2021-02-12 16:04:25 来源：达达文档网 本文已影响 人 
刘小芳
【摘要】档案管理在事业单位管理工作中占有重要地位，能够为各项事务的开展与管理决策的制定提供可靠依据。新形势下对事业单位档案管理工作提出了更严格的要求，应该不断对档案管理工作进行规范，保证提升档案收集、整理、存储和利用等效率，这样才能进一步凸显档案资料在事业单位发展中的价值。本文将结合事业单位档案管理工作现状，提出具体可行的应对措施。
【关键词】事业单位;档案管理;规范化
近年来，人们生活质量逐步提高，事业单位承担了更多社会发展责任，只有不断提升档案管理工作的有效性与科学性，才能保证事业单位未来稳定和谐发展。事业单位要充分认识到档案管理工作的意义，结合当前档案管理过程中出现的问题，既要增加资金投入，完善各项基础设施，也要引进人才，健全制度，不断提高档案管理效率。不仅如此，事业单位要从档案管理工作实际情况出发，注重引入规范化管理措施，这是提升档案管理工作效率与质量的有效手段。
一、事业单位档案管理的现状
（一）思想上忽视档案工作。当前事业单位一般比较重视档案管理工作，认识到档案的价值，并安排了专门的档案管理人员。然而分析实际工作情况看，部分工作人员对档案管理工作重视程度不足，自身综合素养有待提升。对大多数专职人员来说，档案管理属于“临时性”工作，只有需要利用某些档案资料时才去管理。殊不知，事业单位档案管理是一项长期性的工作，在各项工作开展期间会产生很多重要资料，只有采取规范化管理措施，才能为事业单位工作的开展提供有效指导。然而很多档案管理人员未意识到这点，很少主动提高自身综合素质与能力，事业单位也不重视档案管理工作，不利于提升档案资料的真正价值。
（二）档案信息化建设缓慢。现阶段事业单位档案信息化管理手段属于必然发展趋势，信息技术需要应用到档案管理各环节中，这是提升档案管理工作质量与效率的有效手段。虽然越来越多的事业单位逐步购置了先进的档案管理设备，并增加了资金投入，但是却未能充分发挥这些设备档案的作用，导致其处于闲置状态，未能将应有的作用体现出来，档案管理工作效率难以有效提高。分析其原因可知，主要是档案管理人员在信息技术应用中不够熟练，不能有效体现各种先进技术与设备的作用。当然也有很多事业单位忽视了档案管理信息化建设，至今仍然采取手工的方式管理档案，不重视对办公条件的改善，导致在应用信息技术的过程中出现了巨大阻碍。
（三）档案管理人员综合素质有待提升。新形势对事业单位档案管理工作提出了极高要求，为了达到规范化管理要求，需要档案管理人员具备极高的素质与能力，保证档案管理价值得到充分体现。但是现在很多档案管理人员思想观念转变不及时，对信息技术的作用认识不到位，很少主动提升自己的专业技能，导致档案管理效率始终难以实现提升。甚至部分档案管理人员是兼职，他们未接受专门的档案教育培训，为事业单位档案规范化管理带来了不利影响。
二、事业单位档案规范化管理的措施
（一）转变思想观念，提高重视程度。要想保证事业单位档案管理工作的顺利开展，须保证档案管理的规范化，档案管理人员必须树立新的理念，对各项档案资料的价值有充分的认识，才能积极履行自身职责，保证档案管理工作的规范开展。当前事业单位档案管理工作量逐步增加，且工作内容与方式也有了很大转变，若是仍然實施传统手工管理档案的模式，不仅工作效率不高，且难度也很大，需要主动引进国内外先进的档案管理经验，结合当前档案管理工作中出现的不足与问题，尽快作出改进与调整。事业单位各级领导也要提高对档案管理工作的重视程度，在人力、物力和财力上增加投入，并实施相应的政策，保证档案管理工作能够规范、有序开展。
（二）增加资金投入，完善基础设施。长期以来，事业单位在档案管理工作中主要为纸质文件，并通过人工方式对档案进行整理与归纳，不仅非常繁琐，也难顺利完成日益沉重的档案管理工作任务。为了解决这个问题，事业单位要在档案管理方面投入更多的资金，将档案设备配置齐全，让档案管理可以有效进行。同时，事业单位要加快信息化建设步伐，跟上时代发展的脚步，让档案管理的规范性与保密性得到提升，消除档案管理过程中出现的各种风险。事业单位要大力建设档案管理多媒体平台，发挥多媒体网络平台的作用，这样可以更好地管理档案资料与数据信息，便于档案管理人员轻松、高效开展档案资料管理工作，档案利用者也能快速查找到所需资料。
（三）建立电子档案，完善管理体系。在事业单位档案规范化管理过程中，需要尽快完善相关管理体系，从而更好适用于内部的档案管理。这需要事业单位从电子化、信息化入手，加大对档案信息管理软件的应用力度，对档案信息进行批量化处理，保证档案管理效率的提升，也为档案信息安全性与快速传递提供有力支持。事业单位要注重电子信息化管理，重新审视档案管理工作目标，有针对性开展管理体系与内部组织结构的架构工作，这样档案管理的规范化、标准化和信息化水平才能实现提升。事业单位要引入先进管理方法与理念，发挥出专业软件系统的作用，打造适用于内部的档案信息存储系统，同时在全国范围内实现信息联动。事业单位要积极应用办公自动化系统，结合实际档案管理工作需求，有针对性更新与调整软件与系统，保证其功能得到拓展，如文书处理、文件管理及档案管理等，让后续档案信息整理与利用有可靠条件。
（四）加强培训工作，提升人员素质。事业单位既要注重引进优秀人才，也要在工作时间与人力物力资源配置上进行优化，加大对档案管理人员的培训与考核力度。除了要让档案管理人员接受培训与教育以外，对各级管理者来说，也需要加强进修，从而了解档案管理最新动态，学习并掌握新的技术知识，才能保证档案管理方法的有效性与科学性。针对具备内部培训条件的事业单位来说，应该引入相关专业人才，开展专业技术知识讲授工作，并注重考核专业技能等工作实务。若是事业单位缺乏相关专业技术人才，则需要采取外聘、远程授课等方式，让档案管理人员接受培训与考核。承担监管职责的组织部门需要把考核与绩效相结合，加强工作人员对档案管理专业技能的重视程度，发挥出激励的作用。此外，监管部门要选择部分实践经验丰富的管理者，下派到事业单位档案管理部门中，为规范化开展档案管理工作提供指导。
三、结语
总之，档案管理与事业单位各部门、各项实践和管理事务等密切相关，提升档案管理规范化水平，能够保证各项工作效率实现提升，为事业单位更好服务人民群众打牢基础。但是档案管理工作涉及内容众多，工作流程也很复杂，为了保证档案管理工作的效率，事业单位要从思想、理念、人员、设备、管理、培训等方面入手，提升档案管理工作规范化水平，为今后的快速、稳定发展打下坚实基础。
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