党政机关公文格式基于word精确实现(第五稿)
时间：2020-09-23 07:48:20 来源：达达文档网 本文已影响 人 
党政机关公文格式基于word的精确设置
杨琇玮黄爱华
摘要：长期以来，我国秘书普遍使用word写作和处理公文，由于部分秘书未能掌握相关技术或者使用不当技术，导致文本格式背离公文格式标准。本文指出使用空行法、文本框定位法和图片定位法导致党政机关公文文本格式错误的主要类型，并提出用文本框定位法精确设置公文格式的方法，以资广大秘书参考。
主题词：党政公文格式word 精确设置表格定位法
一、前言
随着计算机及相关技术的发展，出现了专门为编排公文格式的软件，但是许多机关单位尤其是企事业单位、社会团体无意花钱购买，首选word来处理相关工作。然而公文格式有其特殊要求，需要掌握一定技术才能在word文档实现精确设置。由于部分秘书未能掌握相关技术或使用不当技术，导致文本格式背离公文格式国家标准，影响了公文的庄严性。再者，新执行的《党政机关公文格式》（下称新格式）相对于《中国共产党机关公文处理条例》及《国家行政机关公文格式》有了重大改变，使公文格式的处理出现了新难题。
党政机关公文格式设置可分为页面设置和各要素排列两部分，各要素的排列又分为版头、主体和版记三部分。使用word处理党政机关公文格式时，文书人员如果未掌握精确处理的技术，对页面、版头和版记三部分的设置会感到比较头痛。下文就相关问题及党政机关公文格式基于word2003的精确设置展开探讨。
二、页面设置
杨琇玮：男，私立华联学院基础部教师，主攻文艺理论、写作学、秘书学；
黄爱华：女，广东女子职业技术学院副教授，中山大学博士，主攻古代文学、写作学、秘书学。
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（一）页边距的设置
新格式规定：公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。公文术语天头、钉口就是转换为word的术语就是上页边距、左边距，由于部分秘书未能认识这一知识，亦不知道使用word无法直接设置版心，使用计算机处理公文页边与版心尺寸时无从下手。实际上，执行页面设置，将上下左右页边距设置为3.7、3.5、2.8、2.6厘米就可以。
（二）版心文字排列
“一般每面排22行，每行排28字”尽管是版心文字排列的一般规范，但这一设置必须在页面设置对话框完成。执行文档网格，网格选项选为“指定行和字符网格”，字符-每行设为28，行-每页设为22。
三、版头的设置
（一）版头设置的问题
版头是格式设置错误的多发地带，主要体现于发文机关标志和版头分隔线的定位。
1．发文机关标志定位的问题
发文机关标志定位的问题有二，一是欠精确，二是定位方法复杂。
新格式规定：信函格式发文标志上边缘至上页边为30mm，命令（令）格式则是至版心上边缘20mm，纪要格式和文件格式是至版心上边缘为35mm。由于信函格式发文机关标志与天头有部分重合，许多秘书未能掌握正确的设置方法，直接在版心首行进行设置，造成机关标志上边缘距离上页边为37mm的错误。至于命令（令）格式、纪要格式和文件格式，部分秘书在发文机关标志前分别空2、3.5行，根据版心高225毫米和一般每页排22行的规定知，发文机关标志距离版心上边缘约20.5、35.8毫米。亦有人在发文机关标志前空一行，并将该行的行距设置为2.4、3.4倍，或根据毫米与磅的换算关系设置行距为71、99磅，此二法所得数值亦与规定不符，且未能考虑发文机关标志前标注份号、密级与保密期限、紧急程度等占行的需要。
熟悉word处理技术的秘书一般采用文本框定位法设置机关标志。第一步插入横排文本框，第二步输入发文机关标志，完成字体字号调整和套色工作，第三步改变文- 2 -
本框属性。第一步执行插入文本框时，立即跳出“在此建立图形”的对话框，若在对话框内建立文本框，对话框将占据一定页面，破坏公文格式。第三步需完成三项工作。一是去掉线条颜色，二是对版式作高级设置，三是设置文本框内部边距。光是这两个步骤就有许多细节要处理，程序相当繁琐。
2．版头分隔线定位欠准确操作复杂
命令（令）格式不需要印制版头分隔线，信函格式和文件（通用）格式必须印制，纪要格式可根据需要参照文件格式制作。信函格式要求在发文机关标志之下4毫米处印一条上粗下细、长170mm的红色双线，纪要格式和文件格式要求于发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。版头分隔线一般采用插入线条的形式制作。纪要格式由于发文机关标志采用文本框定位，线条与文本框之间没有适合的方法设置出0.4厘米的距离，往往导致信函格式版头双线定位不准确。纪要格式和文件格式则要双击分隔线，执行版式-高级，将图片位置-水平对齐选择相对于页边距居中对齐，垂直对齐设置为绝对位置-行、下侧0.4厘米。在发文字号下边缘插入横线不好把握距离，靠近或离远了，分隔线将不是相对发文字号下边缘距离0.4厘米，而是相对于发文字号的上一行或下一行距离0.4厘米。
（二）版头精确设置的方法
单一机关行文或奇数个机关联合行文时，版头采用文本框定位法设置既能精确定位，又能同时完成多要要素设置，简单易行。偶数个机关联合行文时，只能采用文本框定位法设置发文机关标志，再用表格定位法设置发文字号、签发人和分隔线。
1．单一行文版头的精确设置
执行表格-插入-表格，插入单行单列表格，双击表格左上角的“田”字符号，执行表格-文字环绕-环绕-定位，将水平设为相对于页边距居中对齐；垂直位置上，将命令（令）格式、纪要格式和文件格式设为相对于页边距2或3.5厘米对齐，信函格式设为相对于页面3厘米对齐；距正文的所有数值设为0，全部去掉选项前的“√”。单击确定，返回表格页面。单击边框与底纹，颜色选为红色，信函格式还需将线型改为上粗下细的双线。然后单击预览处上、左、右线条以去掉表格相应线条的颜色，保留下线作为分隔线（命令无须保留下线）。随后把信函格式的列宽设为17厘米，命令
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格式、纪要格式和文件格式的列宽均设为15.6厘米。单击确定，退出表格属性对话框，在表格内输入相关信息。信函格式输入发文机关标志并处理字体、字号、颜色之后，执行格式-段落-间距，将段后设为0.4厘米。纪要格式和文件格式则在表格内完成发文机关标志、发文字号和签发人的设置，最后在发文字号所在行设置段后0.4厘米。至此发文机关标志与版头分隔线设置工作全面完成。
2．联合行文的版头设置
联署发文，若机关个数为奇数，依然适用表格定位法。在中间的机关名称后添加“文件”二字，其余机关名称以中间机关名称为基准左侧对齐即可完成机关标志设置，其余设置与上文无二。
偶数个机关联合发文时，版头设置相对复杂。先建立一个横排文本框，输入机关名称，调整字体字号和套色。双击文本框边框，跳出“设置文本框格式”对话框，单击版式-高级，将图片位置位置-水平对齐选为相对于页边距居中对齐；垂直设置：命令（令）格式、纪要格式和文件格式设置为绝对位置-页边距，下侧2或3.5厘米；信函格式设置为绝对位置-页面，下侧3厘米。将文字环绕设为“上下型”，以使机关标志占满所在行空间。确定，返回“设置文本框格式”对话框，单击文本框，把内部边距所有数值设为0，同时去掉“word在自选图形中自动换行（W）”前的“√”，选中“重新调整自选图形以适应文本（T）”，使文本框自动调整边框，紧密贴近文字。
文本框格式属性改变完毕，将光标移到最后一个机关名称后，连按四次空格键，留出两字空格，拉动文本框右边框，使空字行刚好显示段落标记。再建一个文本框，输入“文件”二字，将该文本框内边距数值设为0，再以机关名称中部为基准，将“文件”文本框移到其右侧，使两个文本框的右边框重合。最后，分别单击文本框边框，把边框线条颜色去掉。
随后，紧贴着发文机关标志插入单行单列及固定列宽为15.6厘米的表格，输入发文字号及签发人，参照前文设置分隔线，唯垂直对齐不予处理。至此，偶数个机关联合行文的版头制作完毕。
四、版记的设置
版记处分隔线一般用图片定位法。文件格式在公文末页地脚之上插入三条分隔- 4 -
线，分别设置线高、版式和对齐方式。信函格式末页无分隔线，但首页底端距下页边20毫米处要印制一条上细下粗的红色双线，除了要设置版式和对齐方式（垂直设置为绝对位置-页边距，下侧24厘米），还要调整线型、颜色。先对而言，版记分隔线及信函格式首页底端的双线采用图标定位法制作会更简单，且定位更精确。
（一）版记分隔线的的精确定位
文件格式和纪要格式在末页插入一个1列2行及固定列宽为15.6厘米的表格，输入抄送机关（纪要格式是分送机关）、印发机关和印发日期的相关信息。将表格定位为水平相对于页边距居中对齐，垂直相对于页边距底端对齐。边框和底纹仅去掉左右线条颜色，将首末二线之高设为宽度1磅，即接近0.35毫米，将中线之高设为宽度3/4磅，即接近0.25毫米。由于《格式》只推荐此三线高度之数值，且表格线条的粗细只能设置磅值，不能以厘米为单位设置，故此作接近式设置。
（二）信函格式首页底端的分隔线的精确设置
在首页中部插入一个单行单列的表格，将表格定位为相对于页边距居中水平对齐和相对于页面底端垂直对齐，改变线条颜色，采用上细下粗的线型，去掉左、右、下三线颜色，最后将行高和列宽设为2和17厘米。值得注意的是，信函格式末页虽无分隔线印制要求，但要求在底端印制分送机关，可参照文件格式版记分隔线表格定位法处理，去掉所有边框的颜色。
五、页码的设置
页码要求数字左右各放一条一字线，一字线要求距离版心下边缘7mm，单页码居右空一字，双页码居左空一字。一些文书人员在网络发帖求教实现页码设置的方法，热心网友能够提供一字线和页码位置的设置方法，但距离版心下边缘7mm的方法却非精确设置之法。现介绍页码精确设置的方法。执行插入-页码，设置为页脚外侧对齐，再单击格式，数字格式选择左右均带横线的形式。插入页码后，对任意单双页码作右缩进1字符设置，对双页码作左缩进1字符设置。最后双击页码文本框，将图文框-垂直设为相对于页边距22.51厘米对齐。
公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。设置此格式，需要分节处理。将光标移到空白页，执行插入-分隔符，分节符类型选择连续。执行视图-
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页眉和页脚，弹出“页眉和页脚”对话框，单击“连接到前一个”图标，跳出新对话框，单击“否”，使本节页眉页脚的格式与上一节不同，删除本节任意单双页码可也。注意，编辑页眉页脚后，页眉处出现一条横线，应执行格式-样式和格式，点击清楚格式将其去掉。信函格式首页不显示页码，只要在插入页码对话框去掉“首页显示页码”选项就可。
六、结束语
党政机关公文格式关于文字字体、字号、颜色的格式要求相对简单，稍加学习就能掌握。由于公文主体处的格式主要关涉文字处理，故本文不述。页面设置、版头及版记各要素的位置排列则相对复杂。本文仅对这些有难度的格式的精确设置提供途径，供广大秘书工作者使用。
参考文献：
［1］中共中央办公厅、国务院办公厅．党政机关公文处理工作条例[M]．中共中央办公厅、国务院办公厅“中办发〔2012〕14号”文件．
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［3］国家质检总局、国家标准化管理委员会．GB/T 9704—2012<党政机关公文格式>国家标准应用指南．中国质检出版社（中国标准出版社），2012年第1版．
［4］柳新华、岳海翔．电子公文写作：制作·传输·处理．中国纺织出版社，2010年第1版．
［5］柳新华．实用电子公文处理教程．科学出版社，2009年8第1版．
［6］张江艳．电子公文写作实训教程．高等教育出版社，2009年第1版
黄爱华：女，中山大学文学博士，广东女子职业技术学院管理系文秘专业主任、讲师，广东省高教秘书学会理事，主攻古代文学、写作学、秘书学。
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