在多层教学测评下 地方本科院校二级学院档案内容和管理模式转变的研究
时间：2021-03-05 07:56:36 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：根据多层教学测评对本科院校的新要a求，本文详细提出了二级学院档案材料收集、立卷和归档的流程图和具体内容；同时也设计了档案文件查询管理系统，以期为广大师生和社会提供便捷服务。
关键词：多层教学测评 档案管理内容与模式 二级学院
工一、引言
高等学校是一个国家高素质、高水平和创新型人才培养的基地，其教育水平的高低关乎一个国家、民族和社会的未来。我国高等学校的基本职能是人才培养、科学研究、服务社会和文化传承与创新。另一方面，在招生规模扩大和高等教育国际化的背景下，我国高等学校面临空前严峻的就业压力和日趋激烈的国际竞争。为应对新形势和新挑战，国家教育部及其各省教育厅要求高等学校确立“转型发展、内涵发展和特色发展”的办学思路，努力实现“大众创业，万众创新”和“双创一流（一流大学，一流学科）”伟大战略构想。为此，当前我国高等学校在师资队伍、科学研究、人才培养、专业增设以及教学软硬件条件建设等方面发生了巨大的变化，各高校以专业建设和综合改革为突破点，以创新创业教育为抓手，以校企合作、产教融合为主要途径，推动着本科教学向应用型转变。同时为了监测办学水平和教育质量，高等学校面临各级部门对其进行的多层教学测评和考核，如本科教学工作审核评估、本科专业评估、本科教学基本状态数据采集、公共艺术课程开设情况调查、工程教育专业认证和创新创业教育等。这些考核观测点离不开学校在师资队伍、科学研究、人才培养、专业建设以及实践教学条件建设等方面直接形成的、具有保存价值的文字材料、图表、声像等形式的教学载体。与学校档案馆不同，二级学院保存和记载是更为具体详细的文字材料、多种教学活动开展的图像和清晰的教学过程等，是学校教学评估基础数据的主要来源，也是二级学院管理水平的具体体现。由于当前我国地方本科院校的二级学院档案管理工作存在许多问题 ，如档案管理工作重要性认识不到位， 档案意识淡薄，管理方法缺乏；管理人员素质参差不齐，人员更替频繁；档案管理信息化程度低；学生档案、教学档案和资产档案等各自为阵，互不贯通等。鉴于以上原因和迎接各种层次的教学评估检查，我们认为明确二级学院档案材料的立卷、归档流程和`转变档案内容及管理模式是十分必要的，也具有重要的现实意义。
二、二级学院档案管理系统建设
1. 档案内容收集范围的转变。根据教育部本科教学基本状态数据填报等要求，二级学院在目前条件下档案资料除原来的基础信息外，还应收集的类别和范围具体如下：（1）教师队伍。它包括教师的基本信息，教师培训、交流和深造情况，教师主持科学研究项目情况，教师发表的学术论文、出版专著、专利（著作权）授权情况，教师主编或参编专业教材，同时还应有二级学院高层次的教学和研究团队情况材料。（2）学科专业。专业既是联系知识開发（学科）和知识传授（课程、教学）的中介，也是联系学校人才培养计划与社会需求的纽带。专业（包括专业方向）的设置和专业人才规格的设计对学校的课程结构具有定向作用，学科则为专业人才的培养规格和由此设计的课程体系提供“源头”和“活水”。它们都是高等学校的核心和灵魂。因此，二级学院需集中精力收集和整理这一部分的资料，并加工研编。一般来说，专业档案材料包括教师授课进度表、任务书、教学总结、课程提纲或教案；课程考试试卷、学生成绩与质量分析表；专业人才培养方案书，教材选用情况，专业负责人和教研室工作等资料；校企合作、卓越人才计划和综合试点专业申报书、计划书和批文等；专业素质拓展、创新创业项目实施方案以及各类专业改革课题。学科档案包括学术成果、学科建设、学术交流、科研开发和服务地方等。（3）学生信息。二级学院对学生档案的建立应全面记录他们成长、成才的印迹。在大学阶段，学生档案资料主要是学生录取和招生报到情况；本科生分专业和毕业生毕业就业情况；学生参加大学生创新创业训练情况；学生参加教师科研项目情况；学生获得各级各类竞赛奖励情况；学生发表学术论文、表演作品和著作（专利）等情况；学生休学、转学、退学和参军入伍等情况；学生辅修双学位和参加社会实践等情况；学生攻读硕士研究生和交流情况等。（4）教学管理与监控。教学质量监控工作是教学管理工作的重要组成部分，是教学管理中的核心问题和实现学校自我约束和提高教学质量的重要保障。此类档案信息包括学生、同行和督导评教情况；教育教学研究与改革项目；教学成果；各级各类本科教学工程项目即大学生校外实践教育情况，工程实践教育中心，实验教学示范中心，精品视频公开课，精品资源共享课，立体化教材和精品教材等。（5）实践教学条件。实践教学是高校人才培养过程中贯穿始终、不可缺少的重要组成部分，是培养学生实践能力、科学研究能力和创新能力的主要途径，其中实验室条件建设与资料收集整理尤为关键，也是各种教学测评的重要观测点之一。它包括实验室建设规划书及执行情况报告，实验室基本信息与仪器设备信息管理数据库，实验课教学档案（含教学提纲、教学计划、任务书，教学课表和实验教材等），实验室工作档案（含人员考核记录，工作记录，设备采购、运行记录与维修），学生实验报告和实验教学研究情况（论文、成果鉴定书和自制实验仪器设备等）。不同的教学测评与要求所需的教学内容可能有所不同，但是其基本观测框架是相似的。因此，各二级学院可结合自身专业与教学的特点建立符合本单位实际的教学档案体系。
2.档案管理工作流程与系统集成。为准确完整系统的收集材料，二级学院必须打破部门立卷，工作流程单一的模式。各教学管理组织在统一框架、统一规范下收集资料，整理加工并研判有价值的信息。在同一管理网络平台中填报相关信息。部门负责人审核和查验，最后，按照审核结果，二级学院管理员将有价值的材料统一归档保存。具体归档流程如图1所示。
二级学院档案管理工作涉及部门多、内容庞杂、时间紧和工作量大等特点。若按照传统的手工模式管理，以类别进行编码收藏档案，很难提高档案的利用效率和及时性效果。因此，档案管理需要转变归档模式，利用先进的计算机技术和网络信息技术，将有价值的教学材料等文档形成便于查阅的电子文档，上传到档案管理系统，方便用户查询。用户查询系统如图2所示。
档案查询过程是：用户提出查询申请，管理员给定临时用户名和密码。用户登录档案管理系统，输入用户名、密码和验证码，然后点击“登录”按钮，进入查询界面。根据查询目标，选择需要查询的档案类型；输入查询条件，进行关键词检索；在查询结果中查看所需档案内容信息及原件图片；下载检索结果或打印。
三、结语
二级学院档案管理工作是学校教学管理的重要组成部分，档案材料立卷的规范、完整齐全和利用效果是衡量一个学校管理水平的重要标志之一在本科教学测评和专业评估等背景下，二级学院应从实际出发，系统地收集、科学的管理教学和资产等档案材料，同时改变工作方式，提高管理水平，为广大师生和社会提供所需要的、内容齐全和查询便捷的档案管理系统。
参考文献：
[1]别敦荣.论高校内涵发展[J].中国高等教育，2016，5：28-33.
[2]李华琴，罗英. 基于大众创业万众创新制度设计研究[J].科学管理研究，2015，33（6）：16-19.
[3]王瑜，沈广斌.“双一流”建设中的大学发展目标的分类选择[J].江苏高教，2016，12：44-48.
[4]胡晓明，康雯睿，彭玺宇，管鑫桐.高校资产管理存在的问题与对策-以江苏高校为例[J].黑龙江科学，2016，15（7）：139-140.
