加强医院库存物资管理的设计及运用
时间：2021-04-06 08:07:22 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：医院库存物资是医院为开展医疗服务活动而储存的物资，目前医院库存物资管理过程中存在诸多问题，加强库存物资管理关键节点的设计，能够有效地提升库存物资的运营效率。对提高医院的社会效益和经济效益有着极其重要的意义。
关键词：库存物资 管理制度 运用
中图分类号：F253.4 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2015）03-262-02
医院的库存物资是医院开展正常医疗业务工作不可缺少的物质保障，良好的库存管理能够保障医院医疗业务顺利开展，有效地提升库存物资的运营效率。同时，可以保证资产的安全，对医院经济管理、业务活动和财务状况均有很大的影响。
目前医院财务制度要求库存物资要按照“计划采购、定额定量供应”的办法进行管理。合理确定储备定额，定期进行盘点，年终必须进行全面盘点清查，保证账实相符。所以，加强医院库存物资管理，对于减少流动资金使用，降低医疗成本，提高医院的社会效益和经济效益有着极其重要的意义。
一、目前医院库存物资管理存在的问题
1.库存物资储备成本高昂，占用医疗用房较多，造成医疗资源的浪费。库存物资属于流动资产，品种多、数量大，流动性强，占用资金多。在实践管理过程中，由于重复采购和低效采购等盲目的采购行为造成库存物资积压严重。同时，由于库存物资的仓储布局不合理，物资堆放混乱，没有充分利用存储空间，造成医疗成本的增加，影响医院的整体运作效率。
2.信息化管理水平落后。医院的信息化建设滞后，远远跟不上管理的需要。导致医院的库存物资管理系统缺乏统一的整体规划和使用。从而形成信息孤岛，影响库存物资核算的及时性和准确性。
3.岗位职责分工不明晰，管理人员态度不认真，缺乏专业物资管理人员。比如有的库管人员是曾经的护士，对账目管理缺乏专业知识，对物资管理缺乏经验。
4.库存物资管理混乱。库房管理人员验收不认真，没有准确填写验收记录，造成错误验货。财务人员缺乏参与库存物资管理，仅仅成为事后被动地记录经济业务者。各领用科室没有设置专门的资产管理人员，许多物资领回到科室后，处于无人管理状态，以至于许多科室只要找不到东西就去物资管理部门申领，造成浪费，无形之中增加了医疗成本。由于管理不到位，经常出现账实不符的现象，远远不能适应当前精细化财务管理的要求。
5.由于财务人员没有参与到物资的采购计划管理中，对超出预算的采购没有及时的分析原因，不利于节约成本。造成采购环节缺乏有效监管，没有形成采购环节的关键节点控制制度。同时，采购环节缺乏科学的采购计划，没有稳定的供应链，缺乏供应商评价机制。往往造成仓促采购，采购人员只是单纯地行使采购行为，缺乏有效的采购管理。
二、加强库存物资的精细化管理对策建议
精细化管理要求严格规范管理制度，做到精益求精。重视细节、重视过程、重视落实、重视结果。库存物资的精细化管理可以最大限度地减少资源的浪费，降低医疗成本。
1.加强采购制度的设计与应用。加强采购环节的事前、事中、事后的管理控制，降低采购成本。事前要强调合理采购，确定合理的采购方针和采购计划；事中要强调合理供应；事后要重视物资的流向和使用情况的监管。首先，批量采购会降低库存物资的成本。建立供应商信息库，与供应商建立长期的战略合作关系，建立供应商评价机制，对信用不好的供应商实行严格的淘汰制度。要求财务部门、物资使用部门及采购部门多管齐下，建立综合评价制度。建立供应商档案库，便于比较供应商的资质与信用。同时保证货源充足，不影响医疗活动的正常进行。其次，根据现有的库存情况分析和临床使用的需要来合理确定采购计划，根据物资周转时间确定库存物资的占用量，避免积压。要求既要保证医疗业务需要，又要加快资金的周转速度。合理确定经济订货批量和再订货点。合理确定每种物资的库存下限量，完善计算机信息化管理程序。在计算机管理程序中设置下限报警提示信息，当库存量达到临界值时，会自动提醒采购人员，确定安全库存量和标准库存量。最后，强调临床科室和使用部门要填写详细的物品请购申请单，不只是填写品名、规格等，而应填写最迟使用时间、使用目的等详细信息。以方便采购部门汇总分析，批量采购。
2.加强保管制度的设计与应用。首先，要求根据库存物资本身的性质和特点做仓储管理。由于库存物资种类多、规格杂，因此要设立不同的库房来管理，做到保质、保量、保安全、保需要。其次，要考虑不同的临床需要和管理方便，安排恰当的物资保管场所，做到供应便利，方便领取，减少不必要的资源浪费。最后，要求合理划分存贮空间，物品堆放整齐。便于存取和发放，降低作业成本，提高工作效率。
3.加强对账制度的设计与应用。建立物资领用部门与管理部门、财务部门三位一体的对账体系，从根本上控制医疗成本。能够对物资领出后的使用情况追踪分析，形成反馈意见报告给采购部门，加强物资合理使用和合理采购。采购部门能够根据计划量与实际采购量、实际使用量之间做比较分析，从而不断优化计划采购量。
4.加强验收环节的设计与应用。验收人员要认证核对发货单与货品是否相符、库存物资的外包装是否破损或有其他的质量问题，建立验货记录清晰、完备的管理制度。当库管人员发现货品异常时，应及时与采购协调，在单据上注明货品的实际情况，由交货人员签字确认。
5.加强领用环节的设计与应用。完善科室领用计算机程序管理系统，使得管理人员能够追踪物品领用的最终去向和物品的使用情况。根据科室诊次合理确定物品消耗量的标准使用值，对领用量过高和过低的科室重点监控，找出不合理使用的原因，建立追踪评价机制。同时，对科室提出的需求能实时地传送给采购部门，方便采购部门汇总。使得各科室能够实时地在线查询物资领用和使用情况，能够形成库房管理人员和成本核算、财务记账的信息共享。
6.加强专业物资管理人员队伍的建设。定期培训，提高他们的物资管理水平。定期开展物资管理人员专业知识的培训，通过举办讲座、部门之间交流等多种方式提高库存管理人员的专业水平。规范库存管理各岗位职责，让制度来管人，形成专业物资管理人员的梯队建设的系统工程。
三、库存物资管理制度的运用
1.建立岗位分离控制，使得库存管理制度规范化，做到有章可循。首当其冲要合理设置物资采购、验收与库房管理人员岗位职责，做到不相容岗位相互分离。明确不相容岗位的管理权限和责任，责任到人，如有超越权限违规操作行为，追究相关人员责任。
2.加强库存物资管理信息系统的运用。运用有效、先进的信息管理技术参与实际管理过程中，通过信息管理系统，可以实现物资采购、验收、财务记账和物资领用多个环节的信息共享，减少各个环节不必要的库存浪费。通过信息管理系统，可以实现各个环节物资管理的信息跟踪，从而及时、准确地调整采购计划，避免不必要库存的增加。信息管理软件的完善有助于提高物资管理的效率，克服库存管理中存在的难题，从而提升医院物资管理的效率，节约医院的医疗成本。
3.定期编制库存管理分析报告，为管理者和使用者提供分析决策的依据。将库存管理控制纳入绩效考核指标，定期编制库存管理考核的绩效分析报告。指导库存管理人员和相关人员优化管理流程，切实发挥库存管理控制医疗成本的作用。
4.流程标准化，建立高效的库存管理体系。库存物资采购要履行规范的招标采购程序，采购计划应按照年度预算实施采购并办理相关入库手续。财务部门应对批准的预算和采购计划、采购合同或协议、验收入库手续，发票等完整的原始凭证核对，确保库存物资管理全过程得到有效控制。
定期对库存物资保管部门抽查、盘点，建立抽查记录。定期由财务部门与库存管理部门核对账目，建立对账记录制度。财务部门按月编制库存物资账账核对表，保证财务账目与库房账目相符，对于存在差异的要及时查明差异原因。
总之，加强医院库存物资管理的关键节点设计，做到库存物资采购、领用、财务管理各个环节规范化，能够合理降低库存数量，减少库存积压。切实提高库存物资的管理水平，达到控制医院管理运行成本的目的。从而提高医院的综合竞争能力，确保医院持续、稳定、健康的发展。
参考文献：
[1] 邢斌.加强医院库存物资管理的探讨[J].卫生经济研究，2010（5）
[2] 孙岩.医院库存物资管理的分析与探讨[J].高科技与产业化，2008（8）
（作者单位：首都医科大学附属北京世纪坛医院财务处 北京 100038）
（责编：贾伟）
