物业管理公司工作手册

行政事务部工作手册目录

      部门职能、部门职责--------------------------------------------------------2、3

      部门经理职责-----------------------------------------------------------------3

      办公室文员职责--------------------------------------------------------------3、4

      办公室接待员职责-----------------------------------------------------------4

      打印工作规程-----------------------------------------------------------------4、5

      复印、胶印、传真规定-----------------------------------------------------5

      公司印章管理规定-----------------------------------------------------------5、6

      公司发文规程-----------------------------------------------------------------6

      公司收文规程-----------------------------------------------------------------6、7

      归档管理规定-----------------------------------------------------------------7

      档案管理规程-----------------------------------------------------------------7、8

      档案借阅规定-----------------------------------------------------------------8、9

      办公用品管理规定-----------------------------------------------------------9

      计算机管理规定--------------------------------------------------------------9、10

      公司空调使用管理规定----------------------------------------------------10

      报修接待规程-----------------------------------------------------------------10

      投诉接待规程-----------------------------------------------------------------10、11

      开票接待规程-----------------------------------------------------------------11

      来客接待规程-----------------------------------------------------------------11

      维修及投诉回访规程--------------------------------------------------------11

      员工食堂管理规定-----------------------------------------------------------11、12

      办公秩序管理准则-----------------------------------------------------------12、13

部  门  职  能

    部门名称：行政事务部（办公室）

    部门本职：企业的办公秩序、行政事务管理

    主要职能：文件的拟、收、发、存；

              召开会议、编写纪要；

              掌握好公司印章；

              法律事务、申办证照、有关合同的审核；

              检查公司的一切程序是否得到执行。

    兼管职能：后勤、职工生活、办公区卫生、临时项目后勤工作；

              公司大事记；

              其他部门不管的事务工作。

部  门  职  责

　　1、制定公司的办公秩序条文、行政事务管理规则。

　　2、召开有关行政会议，检查各部门完成公司下达的计划任务并做好纪要。

　　3、按总经理室指示精神，负责草拟公司的报告、总结及有关规章制度，处理文书来往，保管整理好文件资料，并做好归档工作。

　　4、抓好员工的政治教育，不断提高员工的思想觉悟和业务水平。

　　5、严格掌握好公司的一切对外证照申办，熟悉地方关系。

　　6、掌握保管好公司印章的使用。

　　7、检查公司的一切程序是否得到执行，发现问题及时反馈信息，并提出整改意见。

　　8、做好公司财产的登记、使用工作和各部门办公用品的供应及文件物资管理工作。

　　9、检查食堂的管理情况。

　　10、搞好打印工作、文件收发管理等机关行政事务工作。

    11、完成总经理室交办的其他行政事务工作及有关重大事项的协调工作。

部门经理职责

    1、负责制定公司各项规章制度，并组织落实。

    2、负责撰写、审核各类应用文稿，负责宣传、公关接访联络工作。

    3、负责安排各种会务及做好记录，编写会议纪要和决议。

    4、协助正、副总经理处理日常事务，上传下达，协调部门工作。

    5、负责公司考核规程的贯彻执行。

    6、负责公司办公用品的采购和管理。

    7、负责管理好公司公章的使用和审核盖章。

    8、负责做好公司的档案管理。

    9、完成公司领导交办的其他工作。

办公室文员职责

   1、处理好有关信函、电报、电话，并做好记录，及时上传下达。

   2、将当天的报刊杂志分类放好，并负责每天打扫总经理室、会议室和会客室。

   3、负责公司各部门日常办公用品的采购和管理。

   4、打印、记录有关文件、指示或资料。

   5、处理由办公室寄出的函件、包裹等。

   6、负责公司公文、资料的收发登记及分类、整理保管工作。

   7、负责做好考勤管理工作。

   8、负责检查监督《办公守则》的执行贯彻。

   9、负责公司的档案管理工作。

   10、负责按规程保管和使用公司公章。

   11、负责办公设备的使用和保养。

   12、完成上级领导交办的其他工作，替部门经理或总经理室处理有关事务。

       办公室接待员职责

    1、负责做好总线电话的接听和转接工作。

    2、负责做好开票接待工作。

    3、负责做好报修接待工作。

    4、负责做好投诉接待工作。

    5、负责做好来客接待工作。

    6、负责做好报修、投诉处理结果的回访工作。

    7、保管好店铺租赁合同、有关通知书，并负责各店铺钥匙的保管。

    8、负责校对各类店房档案，将发生变化的有关资料及时登记有关台帐，并通知输入电脑，确保各类店房档案资料的准确性。

    9、负责公司资产的登记和管理。

    10、负责按《办公守则》要求，检查监督执行情况。

11、完成上级领导交办的其他工作。

打印工作规程

    1、公司发文的打印，需经有批准发文权的领导在《文件签发单》上签字同意后方准打印。一般文件的打印须根据《打印联系单》中本部门负责人签署的意见执行。打印员不得直接接受各部门的打印任务。   

2、根据打印材料的不同性质在电脑中予以归类保存，并及时清理电脑中的文档资料（临时性文档资料的保存期为一周）。

    3、必须在规定的时间内完成打印任务，不得拖拉，完成后请各部门负责人签收。

    4、树立严格的保密观念，不得将打印中有关商业机密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得将文件资料随意摊放，操作中报废的纸张要及时处理，防止过失造成泄密。

5、将打印原件和《打印联系单》一并保存 ，并在月底作统计总结。

复印、胶印、传真规程

    1、文件资料的复印和胶印必须填写《复印、胶印联系单》，经部门负责人同意后安排办理，经办人凭发票和《复印、胶印联系单》报销。

    2、文件资料的传真必须办理登记手续。员工私人资料不得在公司传真机递送，特殊情况须经行政事务部负责人同意，收取成本费。

3、应对送来复印、传真的文件资料做好登记，并在月底作统计总结。

公司印章管理规程

    1、公司印章的使用和保管由行政事务部专人负责，公章保管人不得委托他人代为盖章，不准在空白纸上盖印。

    2、必须根据有效的《用印审批登记表》来盖章。

    3、将《用印审批表》及用印文件的复印件一并存档。

    4、以下文件资料用印由部门负责人提出，须报总经理审阅或请示总经理同意：以公司名义和外单位签署的协议和各类经济合同；财务部门上报的各类会、统计报表；以公司名义向有关主管机关发送的请示、报告及重要信函；劳动工资、人事调动及人事聘用和劳动合同；在业务往来活动中，向有关业务单位发送的重要信函；公司的正式发文。

5、以下用印由部门负责人提出，经行政事务部负责人审核后盖章：各类已盖章文件资料、报表的复印件或抄件；对外工作联系中需要用印的一般信函；以公司名义上报有关部门宣传用的一般资料；公司员工外出联系工作介绍信及员工情况的有关证明。

6、印章的刻印、更换一律由办公室统一办理，废弃的印章由办公室统一收回保存。

公司发文规定

1、以公司名义发文时，由主办部门起草，填写发文稿，由公司办公室核稿，呈公司领导签发。公司办公室负责登记编号，组织打印外发。以部门名义发文时，公司办公室仅负责打印工作。

2、公文必须一文一事，主送单位只能一个，不得越级行文，行文简明扼要，文字清晰。

3、一切以公司名义上报外发的文件、信函、电文，公司办公室都要留存底稿备查。上报和外发文件有上级来文的要将上级来文一并附后装订归档。

4、各部门之间文件往来、资料供给等由部门间互相递送。

公司收文规程

    1、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司办公室专人负责签收、拆封、分类编号、登记收文登记台帐，送办公室主任审阅后，再送公司领导批阅。    

    2、各部门从有关部门及业务单位直接带回的文件，在填写《文件资料移交单》后交由办公室按有关收文程序办理并统一登记归档。

    3、经公司领导批阅后的文件，办公室要及时收回，按批示迅速准确地送阅和传递。

    4、对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期。

5、要求各部门在文件承办后，将办理结果在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间等。

6、将承办完毕后的文件立卷、归档。

7、上级下达的业务性文件，承办部门办完后，需要留存的，公司办公室签批后可以复印留用。

归档管理规定

1、凡是反映公司生产经营和企业管理等具有查考利用价值的文件资料均属归档范围，凡属归档范围的文件资料均由公司统一管理，由行政事务部文员专职负责。

2、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或有关部门须保留的，保存人必须到办公室登记，办公室保存复印件。

3、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

4、业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件；其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

5、由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，办公室、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件存放处。

6、公司的收文、发文等文书资料在办公室归档。

档案保管规程

1、由行政事务部文员专职负责公司档案的保管。

2、归档资料要进行登记，编制全行目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。

5、库存档案必须图物相符，账物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司的实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经鉴定需销毁的档案，由档案室编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格做好档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

档案借阅规定

1、档案属公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案、材料须经办公室负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经办公室负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案员催还。需要长期借出的。须经办公室负责人并报总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅部门或借阅人，以便查阅和催还。

6、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

7、借出档案资料。因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

办公用品管理规定

1、各部门新调入的工作人员，因工作需要可购买以下物品：圆珠笔、水笔各一支，直尺一把，笔记本一本，胶水一瓶，总价值人民币15元左右。

2、以下物品需经领导签字批准后方可购买：计算器、文件夹或因工作需要的其他物品。

3、各部门工作人员所需用的工作记录本、圆珠笔笔心、水笔笔心以旧换新，旧的收回存档。

4、每月办公用品的购买须填写《办公用品申购单》，经财务部审核后，报经总经理批准方可购买。

计算机管理规定

1、不得使用外来软盘，如必需使用，申报办公室检测后，方可使用。

2、每次上机前，应做好必要的上机登记，要按正常步骤，操作使用机器。下机前要先保护好各类信息，然后按顺序退出，关机。

3、不用电脑时，机器要锁死。未经许可不得让外人使用机器，否则造成电脑损坏，当事人照价赔偿损失。

4、公司电脑只能用于各项企业管理，严禁用电脑玩游戏、处理私人文件等。

5、上机时如遇不正常情况，不准做其他不合实际的尝试，应及时登记现象，以便查找原因，排除故障。

6、当天输入电脑的资料、数据，应用软盘备分，防止资料遗失。电脑使用人员应做好保密工作。

7、电脑使用区域严禁闲人如内。每周五下午下班前一个小时为设备维护保养、机房吸尘等工作时间。

公司空调使用和管理规定

1、当天室内温度达30度以上，方可使用空调。

2、空调的除尘、保养责任人为当天的卫生值日人员。

3、办公室负责监督公司空调的使用和管理。

报修接待工作规程

    1、接待人员接到报修后，及时登记《报修台帐》，并告知报修人我们将尽快联系维修人员上门维修，同时告知其上门维修的时间。

    2、接待人员将记录的内容如报修人姓名、区位、联系电话、报修内容、预约维修时间等填入《维修单》。

    3、接待人员将填写好的《维修单》，在15分钟内送达物业部，并请接收人签字接收。

    4、对因特殊原因不能在约定时间内到场维修的，应及时与报修人联系，说明原因并向其致歉，同时预约新的上门维修时间。

    5、将《维修单》存档。

投诉接待工作规程

    1、接待人员在接到投诉后，应首先向投诉人表示歉意，并在《投诉台帐》上做好登记。

    2、接待人员根据投诉内容通知相关部门限期解决，特殊情况应向有关领导汇报，按3处理。

    3、对重大的投诉事件，接待人员应开出《工作联系单》以书面方式联系相关部门限期处理，对可能引起严重后果的投诉事件，应及时向总经理汇报，由总经理组织相关人员进行检讨，落实解决措施及责任人，限期进行处理。

    4、接待人员负责将相关部门所报的处理结果，登记《投诉台帐》，并由具体解决部门的负责人签字认可。

开票接待工作规程

    1、接待人员负责审核是否具有开票资格，对不符合条件（没有缴全市场费用）的前来开票的消费者或经营户，应清楚地向其说明情况。

    2、审查合格后，提供开票服务；

    3、发票上应注明市场经营户的区位号；

来客接待工作规程

    1、接待人员对一般来客，在询问来访目的后，将其带至接待区请其稍等（倒水），再联系相关部门的人员予以接洽。

    2、接待人员对重要来客，如上级机关领导等，应请其先到会客室就座，泡茶倒水，然后请公司有关领导接待。

维修及投诉回访工作规程

    1、接待人员每星期根据上星期的《维修单》，对维修服务进行回访，回访率不低于30%。

    2、接待人员按照《投诉台帐》，对投诉100%进行回访，回访时间按投诉内容具体确定。

    3、回访工作可采取与用户交谈，现场查看、检查等方式综合进行；

4、统计分析回访结果，发现存在的不合格项应及时向相关部门经理汇报，督促解决，并再次进行回访，直至投诉人满意。

员工食堂管理规定

1、公司食堂的管理和主副食品的采购由办公室专人负责。

2、每周按计划采购食品，做到价廉物美，进仓验收。

3、要妥善保管好一切单据，做到手续清楚、准时报帐。

4、经常到市场了解物价情况。

5、定期向各部门员工征求意见，以便及时改进工作。

办公秩序管理准则

一、工作纪律

1、严格履行上下班签到制度。

2、补休、病假或事假应履行请假制度。

3、加班必须履行加班审批制度，否则一律不予承认。

4、工作时间在办公室内应按规定佩带工作牌。

5、严禁在工作场所吸烟和进行各种娱乐活动。

6、严禁中午在办公室内午休。

7、非工作需要，不得在办公时间里翻阅报纸和上网。

8、工作时间不得办理私事，特殊情况须向本人的直接领导请假。

9、不得在办公场所高声喧哗，自觉维护办公气氛。

10、除特殊原因外，员工在办公时间内原则上不接待因私来访者。

11、未经有关负责人同意，非相关人员不得随意使用电脑。

12、非因工作需要或得到允许，员工不应在他人工作区域（如：办公桌、电脑）前滞留。

13、一般性来客应在办公室接待区接待，重要来客应安排在会客室接待，不允许在办公桌旁接待来客，以免影响其他同事办公。

14、凡需使用会议室的部门应事先到办公室登记，由办公室统一安排。

二、电话

1、除因特殊原因，员工在上班时间不应打私人电话。

2、接电话时必须使用规范用语：“您好，方天大市场”、“好的，请稍等”、“对不起。他不在，请问需要留言吗？”、“再见”等。

3、在公司正常上班时间内，总机电话由前台接待员负责应接，如因事离开，其他员工应主动应接。

三、办公环境

1、办公区的墙面、门面等不得随意粘贴、张挂任何图表或物品，办公区内不得随意添置或移动桌椅。

2、认真做好卫生值日工作，保持工作环境整洁。

3、卫生标准：公共楼梯间及过道要求：地面、墙面无灰尘、杂物、污迹，窗玻光洁明亮，窗台无灰尘，扶手面无污迹，台阶面无杂物、灰尘、污迹；办公室内要求：地面、墙面无灰尘、杂物、污迹，窗玻光洁明亮，窗台无灰尘；洗手间要求：地面无污迹、水迹、灰尘，面砖、门面无污迹，便器内无杂物、表面光洁，室内无异味，窗台无灰尘，把手光洁无污。

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