大型公立医院政府采购代理机构管理经验探索
时间：2023-07-28 10:45:35 来源：达达文档网 本文已影响 人 
大型公立医院政府采购代理机构管理经验探索
医院采购实施部门应优先从清单内选用代理机构，就采购项目签订委托代理协议。以下是达达文档网分享的内容，欢迎阅读与借鉴。
引言
政府采购工作是指由各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为，遵循公开透明、公平竞争、公正、诚实信用原则，能够促进有效竞争。作为事业单位的大型公立医院，政府采购工作也属于其范畴。其中，采购代理机构作为专业执行者，将采购人与供应商连接起来，起到桥梁和纽带的作用。如何科学合理地使用好代理机构，对于提高采购效率，让医院资金发挥最大效益具有重要意义。
xx大型公立医院，根据国家相关法律法规并结合自身工作特点，制定出一系列代理机构管理标准、流程和办法。例如《医院采购代理机构管理办法》《医院采购代理机构管理实施细则》《医院采购委托代理协议管理办法》等，通过上述管理制度建设，实现了对代理机构的科学管理。
一、建立代理机构评选机制，实行清单管理
为保证代理机构服务水平，保障医院政府采购质量，方便科室根据项目特点选择代理机构，该医院建立了代理机构评选机制，通过组建专家团队选取能够满足医院需求的优质代理机构，并将其列入代理机构清单，通过清单实现对全院代理机构的统一管理。
该医院会定期组建评选小组，对在政府采购代理机构名单中的部分代理机构进行市场调研和初步审核。在选取过程中，评选小组会充分考虑各代理机构的基本情况、人员素质、服务案例、投诉与质疑比率等信息，并根据代理机构的代理经验、擅长范围将其划分为货物、服务、工程、综合四个维度，结合医院实际情况，从每个维度中选取2至3家，组成代理机构清单，并将清单发放给各采购需求科室以供使用。
二、明确医院及代理机构职责，加强曰常管理
对委托给代理机构组织实施的政府采购项目，医院会详细制定项目实施过程中的双方职责，确保责任落实到位，提高代理机构服务质量。
（一）院方职责
第一，医院采购实施部门应优先从清单内选用代理机构，就采购项目签订委托代理协议。如遇特殊情况，需从清单外选择的，可由采购实施部门提出申请，并提交代理机构基本信息和相关资质要求，经医院相关职能部门及党政联席会审批同意后方可使用。同时，将工作表现纳入到年度考核中。第二，采购实施部门要指定一名工作人员作为项目负责人与代理机构沟通采购过程中的有关事宜，办理相关手续。第三，在采购实施过程中要与代理机构密切配合，如实提供项目背景情况和编制文件所必须的资料。在审定采购文件和评审方法时，要协助进行文件澄清、答疑和修改工作，同时参与开标、评标。在确定成交候选人后与其签订采购合同等相关工作职责。
（二）代理机构职责
第一，代理机构实行项目负责人制，在接受代理后应指定一名项目负责人与医院经办人对接，并组建项目实施小组。为更好把控政府采购过程中可能遇到的风险，保证项目顺利实施和可追溯，项目组成员要熟练掌握政府采购、招标投标等法律、法规。其中，项目负责人还需要是注册在该机构的政府采购相关执业人员或者具有中级以上专业技术职称的专职人员。第二，采购过程中，代理机构需要完成与采购人共同编制采购文件、组织专家论证采购文件、拟定并发布采购公告、发售文件、按法定程序组织评审、提供归档资料等相关工作。
（三）代理机构曰常管理
对清单中的代理机构服务质量进行跟踪管理。医院通过建立例会制度，定期或不定期召开沟通会，会议内容为：一是传达医院最新采购精神，确保高效准确的传递；二是给代理机构总结过去一段时间采购项目实施过程中存在的问题，以及下一步如何整改；三是听取代理机构对医院政府采购工作中的意见和建议。
三、落实代理机构考核制度，紧抓质量控制管理
为提升代理机构服务质量和效率，医院建立了代理机构考核制度，通过制度化管理实现优胜劣汰。
（一）年度考核标准
采购实施部门对上一年度医院使用过的所有代理机构进行量化评分，考核结果由采购中心上报医院党政联席会。考核满分为100分，得分在90分及以上，考核结果为优秀；得分在70（含）至90分之间，考核结果为合格；得分在70分以下的，考核结果为不合格。清单内的代理机构，对于考核结果优秀的，各部门应优先使用；对评核结果合格的代理机构，则根据实际情况要求其整改并暂停使用3至6个月；对于考核不合格的，将不再使用。清单外的代理机构，对于考核结果优秀的，医院会综合考虑该代理公司的使用次数、自身实力、擅长的领域，最终决定是否进入推荐清单；对于考评结果为合格及以下的，以后将不再使用。
本着“客观公正、结果公开、全面考核”的原则，医院设计了9个一级考核指标：接受代理、组织协调、工作效率、服务意识、专业水平、人员素质、公告信息、备案资料、配合监督检查。并结合二级指标，即业务的组织沟通能力，进度保障情况，相关法律、法规和政策规定理解程度，程序规范性等方面进行评分。具体内容如下。
1.接受代理。是否及时接受代理任务并签订委托代理协议，该项指标满分为10分。受理项目后，超过5个工作日未及时接受代理任务并签订委托代理协议酌情扣1—5分；超过10个工作日未及时接受代理任务并签订委托代理协议酌情扣6—10分。
2.组织协调。采购文件评审、开标、评标、谈判、询价等活动是否合规有序，该项指标满分为10分。
3.工作效率。在代理过程中是否能够按照进度计划及时高效完成代理任务，该项指标满分为10分。
4.服务意识。在代理过程中是否能够为采购人提供专业咨询服务，积极主动协助采购人推进项目，该项指标满分为10分。
5.专业水平。机构及其工作人员是否熟悉政府采购、招标投标政策法规、工作程序，该项指标满分为10分。
6.人员素质。项目负责人是否认真负责代理项目，具备代理采购项目的综合素质，该项指标满分为10分。
7.公告信息。采购信息、变更信息、预中标/成交信息等依法应予公告的信息是否准确、全面、及时等内容，该项指标满分为15分。存在不准确、不全面但及时改正的酌情扣1—10分，不准确、不全面未及时修改或发布信息不够及时的酌情扣11—15分。
8.备案资料。备案的资料是否齐全，备案是否满足时限要求等内容，该项指标满分为15分。合同签订之曰起7个工作日备案，未备案或资料不齐全但在5个工作曰内补齐的酌情扣1—5分，资料不齐全且超过5个工作曰未补齐的酌情扣6—10分，经督促5个工作日内未备案或超过时限要求—个月未备案，扣15分。
9.配合监督检查。是否配合采购监督小组监督检查工作。在处理采购质疑和投诉时，是否及时、合法合规。该项指标满分为10分。
上述9项指标得分的综合结果即为代理机构年度考核得分，考核评分结果通过表1体现（参见表1）。
（二）一票否决制
在委托给代理机构组织实施的项目中，若出现重大审计问题，经确认后，医院将直接终止与该代理机构的代理服务，且加入黑名单，以后不再使用。
四、发挥监督管理机制，增强协同管控
医院成立采购监督工作小组（纪委监察室、财务处、审计室），与采购中心共同对代理机构进行监督检查，并按照职责分工，确认管理内容和范围，具体分工如下。
采购监督工作小组负责对代理机构在涉及行贿、索贿、受贿等方面进行监督管理，并受理相关科室、供应商对代理机构上述行为的举报。对涉及上述行为的，将依据国家法律法规和医院采购监督检查实施办法要求严肃处理。
采购中心负责对代理机构在涉及采购内容、流程标准、供应商资质等方面进行监督管理，并受理供应商对代理机构的质疑，以及相关科室的投诉。在监督管理过程中，若代理机构发生代理不具备条件的项目，与采购人、参选人或者评审专家串通，在采购过程中弄虚作假，泄露依法不得透露的有关资料、信息，允许他人以自己的名义承接代理业务或者转让代理业务，采用不正当竞争手段获取招标代理业务，编制的采购文件、最高限价严重失实，在同一项目中同时为采购人、参选人或者不同参选人提供咨询服务，对监督部门依法责令改正的采购文件内容拒不改正，与其代理项目的参选人有隶属关系或者其他利害关系不回避等法律、法规禁止的行为，采购中心会将该代理机构计入不良行为记录。
综上所述，建立一套科学合理的代理机构管理体系对于大型公立医院提升政府采购工作效率和质量，提高资金使用效益有重要作用和意义。
