档案与项目融合管理的探索与实践
时间：2021-02-12 16:05:45 来源：达达文档网 本文已影响 人 
【摘要】根据近年来固定资产项目档案管理经验，探索遵循科技档案成套性特点，实施档案与项目融合管理方式。从打破传统档案的分类、提高全员意识、加强沟通培训、联合管理、互通有无几方面阐述实施融合管理，可一次性把事情做好。实践证明，融合管理对于提升单位项目整体管理水平具有重要意义。
【关键词】固定资产;项目档案;融合管理
根据我院的传统管理模式，档案管理和项目管理存在明显界限，并由不同的行业部门主管，但这种界限分明的管理存在一定的盲区。在项目档案验收时，盲区带来的问题就是尽管经过层层审批还是出现签署不全、复印件等低级质量问题，甚至收集不齐还找不到责任人。当然，这些问题在验收专家的火眼金睛之下，在单位领导高度重视之下，通过各种途径最终还是得到了解决，但是事后追查的末端控制方式往往耗时耗力，事倍功半。近期在院举办的安全标准复评培训上，专家反复提到“搞清事情本质，一次性把事情做好”引起了我的思考。在近年的项目档案管理中，我们一直致力于将档案管理与项目管理融合在一起，力争一次性把事情做好，现将相关工作总结如下，以供参考。
一、打破传统档案分类管理，档案与项目融合管理
项目档案具有门类多、范围广、时间长、要求多等特点，是档案管理中难度较大的一块。传统档案管理中，文书档案、科研档案、设备档案、基建档案、电子档案界限分明，而项目档案是反映项目建设全过程的档案，包括上述各类档案，项目档案在收集管理过程中，常常存在分类管理和单个项目管理之间的矛盾。由于不同门类档案的收集方式、归档范围、保管期限、档号编制与项目档案管理要求不尽相同，使项目档案在系统性或目录索引编制上显得凌乱、条理不清，影响了项目的系统性和整体性。例如：招投标文件通常有监理招投标、基建施工招投标、设备采购招投标，从传统管理方式来分类，招投标文件属于管理类文件，纳入文书档案管理，但其中只有少数为红头文件，多数为白文，又归于科研技术文件管理。同时，招标和评标部分属于管理类，投标文件又有部分属于基建和设备类。从业务活动来看，招标代理单位可以成套收集完整齐全的资料，移交建设单位，按照档案分类要求，成套资料经过整理后反而被分散整理到各类档案中，需要时再从各处收集汇总，难以体现项目档案管理的作用。
根据科技档案管理原则，遵循成套型特点，从2012年，我们开始尝试打破文书、科研、基建、设备的分类分部门管理界限，建立以项目管理为主线，在业务活动中按项目收集整理文件的管理模式。项目实施前，将项目划分为子项目（课题），明确项目负责人，指定人员按子项收集整理文件。档案部门制定项目档案收集整理预案，指定专人跟踪，采用分年度、分阶段、分子项、分系统等多种做法结合的方式指导收集归档。归档后的项目档案分综合管理类、基建类、设备类管理，同一项目给予项目代码，每个项目档案统一编写档号。如：监理招投标文件全部按管理类管理，基建的招投标文件按基建类，与各子项施工、监理、竣工图、验收文件统一管理，设备的招投标文件按设备类，与设备研制方案、采购、验收、安装调试文件统一管理。这种方式更能体现项目的完整性和系统性，体现档案与项目管理的有机融合。
2014年后，国防科工局信息管理中心开始组织项目档案目录报送，项目档案就是按综合管理类、基建类、设备类编制目录，我们的融合管理做法正好符合其管理发展趋势，按项目集中编制档案目录，能快速实现上级部门对项目目录的编制和报送要求。
二、增强意识，细化职责，档案人员全程参与管理
实际工作中，涉及项目档案的业务管理活动受控于单位科技部门和档案部门，文件的形成阶段由科技部门管理，文件的收集、整理、鉴定、移交制度由档案部门制定，科技文件通过收集、整理，鉴定后移交到档案管理部门即形成科技档案。传统管理中，项目实施过程中产生的科技文件由科研人员和管理部门保存，档案部门不提前介入管理，只按照管理部门的要求，在项目验收时将各单位存放的资料匆匆收集，简单整理、汇编成档案待验，自然出现的问题就多了。项目管理与档案管理脱节，验收中出现的问题，档案管理和项目管理人员都难逃其责。
在反復整改的过程中，双方逐渐认识到，档案管理也是项目管理的一个部分。要管好档案，首先项目管理人员就要有“三纳入”“四参加”“四同步”的档案意识。要做好这几点，就需要重视档案管理，将项目档案管理工作融入项目管理中，明确档案管理是项目管理的重要组成部分。
2012年开始，我所在项目管理体系中明确将档案管理纳入项目管理责任制。经过多年实践探索，责任网络已经非常细致，覆盖全员，分领导决策层、管理机构层和组织实施层三个层面，每一层都有具体要求，并层层落实到负责人及管理员，明确责任到个人。
根据网络责任制要求，年初，每个项目需制定年度实施计划，项目组指定成员具体承担文件收集工作，将项目资料的收集要求统一纳入管理。计划由专项办管理人员负责起草，征求档案部门后所主管领导审批，每年向上报送的同时，发送给相关责任部门，将档案意识落实到全员。在项目实施前，档案管理人员提前介入进行培训，明确归档范围及要求，实施过程中，根据项目进度和需求指导文件收集。项目分子项验收，档案人员提供归档情况说明，未完成归档的不通过验收，保障档案管理工作从计划、实施、验收几个阶段全程融入了管理。
三、加强沟通培训，体现融合管理的优势
项目档案管理要求多，行业、地方、参建单位均有一套管理办法、标准要求。我所承担的多数为国防军工固投项目，在执行行业标准的同时，还要通过国防科工局委托的档案单项验收，执行国防科工局的相关要求。参建单位人员能力参差不齐，执行标准也不尽相同。档案管理中只强调档案的规范，不了解项目管理实际，项目管理中不清楚档案管理要求，只强调进度，不能保障各项要求贯彻执行。加强档案和项目管理人员之间的沟通学习，在搞清事情本质的基础上，可以综合所长，优势互补，保障项目顺利完成。
经过摸索总结，我所开始在项目管理的培训中安排档案管理人员参加，学习新要求。在档案业务技能培训中安排项目管理人员参加，分享管理经验。通过这样的培训，管理人员知悉档案管理要求，明白档案反映管理活动的全过程，学习相关单位的管理经验，了解项目管理的关键控制点。通过两者融合，管理人员将资料移交要求写入合同条框中，将归档情况纳入项目子课题考核中。档案人员按阶段组织归档，及时整理归档文件，既保证归档文件的完整性和系统性，又能及时归档，保障项目进度。
在项目启动或完成前，我所项目管理部门会联合档案管理部门进行档案专项培训。现已完成对机关管理部门、施工单位、监理单位、科研课题组、主工艺设备研制实施单位的负责人、兼职档案员等进行《如何做好项目科研、基建、主工艺设备档案管理》培训及经验交流。将项目档案管理要求融合在项目实施之前，通过培训及案例分析，让项目负责人和兼职档案员知晓项目文件材料收集归档范围、整理要求，掌握收集、整理、审核、移交各阶段注意事项及容易出现的问题，清楚归档移交程序等，将档案管理工作贯穿于项目实施中。
通过几次培训交流，档案人员了解了收集各阶段的常见问题，在实施中能有针对性地进行管理、科研、基建、设备、软件等分类收集指导工作。在项目进展到适当阶段，由管理部门通知归档，档案人员还能根据年初计划和项目进展情况，合理安排工作时间，按项目检查档案的质量和完整性情况，有效提高归档文件的质量。同时，对档案部门难以控制的文件不符合要求或归档不齐情况，管理部门可采取延期付款、延期考核等方式促进归档，体现了两者融合管理的优势。经过多次磨合实践，在工作中能有的放矢，一次性把事情做好。
四、联合管理，共享融合管理的档案资源
管理好项目档案的目的是为科研生产提供服务支撑，通过多年的融合管理，目前档案管理人员与项目管理人员能够联合管理，互通有无，资源共享，及时解决问题。归档的文件能满足要求，为项目检查、审计、验收提供了有力支撑。
在项目中期检查、审计、项目验收前，管理部门会提前与档案管理员沟通，提出调档需求。在掌握进度、分段收集、及时整理的基础上，如归档不齐，档案员能提前联系到责任单位，及时归档，迅速汇总，提供完整齐全的归档文件目录。双方在共享目录的基础上，管理人员能很快列出供检查、审计用的文件清单，并提请项目负责人审批。根据审批清单，档案人员能及时调档，将所需项目档案提前备好。使用时，办理好手续即批量调用，提高了工作效率。调用后的档案按照借阅管理要求，由现场借阅的管理人员负责档案的安全。如果利用时间较长，可通过与检查人员签订保密承诺书，告知使用期间注意事项等方式合理正确地利用档案，确保档案的安全。
通过近年项目检查、审计、验收利用档案情况表明，前期规范有序地管理对后续利用提供了便捷服务。经过整理的项目档案，内容齐全、标注清晰、排放有序，专家在使用过程中能快速找到所需资料，使用后能准确放回原处，提高了利用效率，用文件、数据说话的同时体现了管理活动控制有序。检查、审计活动结束后，借阅管理人员和档案管理员一同到现场清理文件，准确无誤后，调阅人员办理归还手续，档案送回库房。这样的利用方式不再需要管理人员和档案人员守在现场，在现场与库房之间来回调档，既保障了档案的有效利用，又确保了档案的安全。在项目档案的使用中，利用人员和管理人员都体会到整理有序的档案带来的便捷和效率，管理部门不再因方便使用而将部分文件留在手里，基本能够按时间节点整理移交档案室。联合管理，互通有无，共享融合管理的档案资源，充分体现项目档案的价值。
五、结语
经过近几年的实践证明，档案与项目融合管理是适用现代档案管理发展趋势的，能体现双方的管理优势。这种方式对档案管理工作者提出了更高的要求，在掌握档案管理基础知识的同时，要跟踪档案专业的新发展、新要求，扩充项目管理的知识，熟悉项目管理的基本要求，了解科学实践的本质规律。在工作中动脑筋、想办法，将档案管理的基本原则与项目管理要求融会贯通，敢于探索实践，就一定能管好项目档案，一次性把事情做好，从整体上提升单位军工固投项目的整体管理水平。
【参考文献】
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[2]张建铭，杨礼兵，徐敏.固定资产投资项目档案收集管理中存在的问题及处理对策探讨[J].文化产业，2015（01）：15.
