浅谈如何加强机要文件管理
时间：2020-08-08 11:20:13 来源：达达文档网 本文已影响 人 
浅谈如何加强机要文件管理
【摘 要】所谓的机要文件就是存在高度机密信息的资料，是事业单位、组织办公室工作的重要内容。机要文件的管理需要高度的责任感和规范性，严格按照机要文件管理的规章制度开展机要文件的管理工作，作为一名事业单位的办公室秘书，个人素质和管理素养是必备要求，提升保密意识，将保密工作做得更为严实、可靠。文章就如何加强机要文件的管理进行了分析与探究。
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【关键词】机要文件;管理;秘书
机要文件是中国共产党领导我国发展的重要基础，是衔接人民群众和党的重要枢纽，具有高度的机密性和重要性，是事业单位、机关单位资料管理的关键，也是对秘书部门的严重考验。就目前事业单位秘书部门的工作质量来看，保密工作还有待加强，在收发文件、盖章、文件管理等方面还有所欠缺，影响着机要文件管理的质量和效率，是当前亟待解决的问题。
一、当前机要文件管理工作的现状分析
（一）秘书管理意识相对薄弱
对于事业单位的机要文件而言，谨慎、保密、高度的警惕性是对秘书人员的基本要求，要具备足够的管理意识。但是，当前事业单位的秘书管理意识相对薄弱，没有意识到机要文件的重要性和秘密性，以致于收发文件、印章等环节不注重对信息的保护，为窃取信息者制造了机会，导致机密信息泄漏，是当前机要文件管理面临的重要问题。机要文件都是记录了我国党的工作内容、路线以及未来的发展目标等机密内容，不容他人窥探，秘书的管理意识有待提高。
（二）机要文件管理不够规范
通过对当前事业单位机要文件管理的调查可知，机要文件管理制度还不够完善，其规范性相对较差，对秘书的行为、语言、专业能力等并没有严格的规范，导致机要文件管理质量下降。缺乏健全的管理机制，对秘书部门产生约束力相对较小，易受到多种不确定因素的影响而导致文件管理工作出现问题。在收发文件、印章、借阅、复印等方面的规范性都有所缺乏，影响了机要文件的管理。
（三）缺乏有效的监督机制
由于机要文件属于我国的重要文件，具有严密性和不可窥探性，在文件管理的过程中监督机制是不可避免的。但是，如今事业单位的机要文件管理工作都是由秘书来完成的，缺乏有效的监督机制，未对秘书的工作予以监督和审查，也易导致漏洞的出现，影响文件的机密性和严密性，信息随时都存在被窥探的危险。
二、加强机要文件管理的有效措施
（一）优化收发文件与登记制度
对于事业单位机要文件而言，严格控制文件的收发与登记部分至关重要。机要文件以其重要性为核心，相比行政文件更具机密性，当接收到新机要文件时，应及时做好登记，每个文件的收发时间、属性等都要进行严格的登记，并对信息予以反复的核对，以保证登记数据的真实性和全面性，避免出现漏登、错登的现象。优化收发文件与登记制度是机要文件管理对秘书的重要要求，也是文件管理中的重要环节。每个事业单位的收发文件与登记制度都不尽相同，应根据实际情况选用相应的制度，以求更大程度上的提升文件的保密工作，是秘书的重要义务和责任。在收发文件时应保持高度的警惕，以保证信息的安全性，要亲力亲为，不可找人代收发;文件的盖章也是如此，不可让他人代做，以免中间出现信息泄露现象。
（二）提高秘书人员的综合素质
要想实现机要文件的高质量管理，必须提高秘书人员的综合素质，为工作的开展奠定重要基础。提高秘书的综合素质主要包括两个方面，加大培训力度和提高入职要求。在培训方面，事业单位应定期的对秘书进行专业知识的培训，能随时处理不同类型的机要文件，提升秘书的责任感和使命感，增强其保密意识，提升秘书的个人素养和专业素养，以高度的职业道德履行自己的职责义务，做好机要文件管理的收发、印章、借阅、复印以及销毁等工作，规范自己的行为和言语，把握工作的关键点，为机要文件的高质量管理发挥其积极作用。在入职方面，严格甄选秘书，提高认知资格和要求，以保障日后工作开展的质量和效率。
（三）完善机要文件的借阅制度
事业单位的机要文件会成立文件库，对文件进行整理和分类，以供领导层借阅、浏览。对原有的借阅制度予以完善，严格制定借阅的规章制度，要有文件的直接管理人亲自送至领导手中，不可转送，待到领导批示完毕后，再直接转交文件管理人员，此期间可很大程度的保密文件内容。若领导在机要文件库中阅读，在离开文件库时应将文件及时返回。另外，可在文件库中设置监控系统，以保证文件库的安全，对文件库的状况做到及时的把握。另外，对于文件库来说，不可频繁换负责人，而且负责人要具有高度的责任感和保密意识，实行专人管理，可有效保证机要文件管理的质量。
（四）完善文件管理的监督体系
在事业单位中，应加大对文件管理的监督力度，对秘书的行为举止、言语、收发文件、借阅以及销毁等内容进行实时、细致的监督。首先，秘书部门应定期对文件库中的机要文件进行清查、清点，认真核对文件数量、名称、属性，将清理的文件要在登记簿上销毁，必须有领导的签字和盖章才可销毁，以免出现错误销毁或文件遗失的现象。其次，对秘书部门的机要文件管理工作进行抽查，以反映出真实的工作现状，并对其进行约束和规范，一旦出现资料缺失、信息错误等问题，必须追究相关人员的责任，加大惩治力度，给予秘书部门以警示，可有效的提高机要文件管理质量，调动秘书工作的积极性。通过完善机要文件管理的监督体系，对秘书产生了制约性，实现权责明细化，促使秘书的工作能力被大大提升，有助于机要文件保密工作的开展。
三、结语
通过对当前事业单位秘书部门机要文件管理的现状分析，在文件管理方面还存在着多种问题，制度化和规范化程度不够，使保密工作不够完善。为了进一步加强对机要文件的管理，应提高秘书的综合素质和保密意识，优化收发文件、登记制度，严格规范机要文件管理的各个环节，建立健全的机要文件管理制度，为事业单位机要文件的管理提供条件，有利于我国健康、稳定的发展。
参考文献
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