2013年1月国开(中央电大)专科《办公室管理》期末考试试题及答案
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2013年1月中央电大专科《办公室管理》期末考试试题及答案 一、单项选择题 1．下列情况中，(B)适宜用传真机发送。
A．纸张太厚或太薄的文件 B．一般文件或图像资料 C．私人或机密的图文 D．感谢信和祝贺信 2．请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上词请求批准。下面请求中(C)是不当的。
A．对口请示 B．事先请示 C．越级请示 D．请示要单一 3．以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的？(C) A．办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及 B．办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能 C．办公室管理具有集中性和整体性 D．办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性 4．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？(A) A．审查功能 B．保密功能 C．欢迎词播放功能 D．报数功能 5．文员如果误拆了非本公司的信，应该(D)。
A．写上“查无此人”，并把信重新封好退回去 B．在信封上注明“误拆”写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去 C．在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去 D．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去 6．办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？(A) A．有共同利益的话题 B．夸耀你我的话题 C．贴己的话题 D．秘密的话题 7．在来信来访业务中，下列情况的信件，(A)仍需继续承办。
A．问题复杂，调查处理的时间较长的信件 B．精神病患者的来信 C．没有具体内容和情节的匿名信 D．已做结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规定的 8．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是(C )。
A．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 B．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 C．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 9．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？(C) A．协助签到 B．分发资料 C．离开会议室接听电话 D．暂时保管与会者的物品 10．以下餐巾的使用方法正确的是(B)。
A．中途离座，把餐巾放在椅子上 B．用来擦嘴唇嘴角 C．用来擦刀叉 D．塞入衣服领口里 二、判断题 11．小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。(对) 12.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。(错) 13．感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。(对) 14.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方粗效，因此文员应仔细核对出席人数。(对) 15.如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。(错) 16.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。(错) 17.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。。(错) 18.有效加强印象的说话要点中，应包括先说出结论部分内容。(对) 19.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。(错) 20.电子文件归档的鉴定，主要是归档前由领导在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。(错) 三、简答题 21.办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。
参考答案：
一是为上司服务；
二是为组织服务；
三是为公众服务。
一般阐述 22.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 参考答案：
有电子提示系统和人工提示系统 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表 使用提示性备忘录 准备约会表 准备特殊提示卡 准备交往提示文件 四、设计题 23.上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 参考答案：
(1)接受任务 (2)了解来宾、制订计划 (3)预订食宿 (4)欢迎来宾、商议日程 (5)礼节性拜访、宴请 (6)正式会谈 (7)签订协议书 (8)陪同参观游览 (9)互赠礼品 (10)欢送来宾、接待小结 （十项内容，回答出七项以上即可给较高分数。）
24.某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录 单。小胡应该怎么设计？ 参考答案：
五、案例分析题 25.新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”，伸手就去接客人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接拿行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说：“这里视野宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客人话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什么。
请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？ 参考答案：
(1)握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手；
(2)替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；
(3)乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；
(3分) (4)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；
(5)应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。
26.教材中关于“向对方要求约会时应注意的事项中”是这样叙述的：
向对方要求约会时应注意的事项：
a．要获得上司的许可；
b．对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理；
c．如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；
d．要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需 要的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你们什么时候比较方便”， 这样让对方能够有所选择。
e·告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变讨可以马上通知。
f．对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。
g．尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。
h．如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。
i．决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。
一般说来：
●星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会；
● 即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌。
● 午餐前后约会则会影响吃饭时间；
●对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；
●公司有重大活动的那一天不宜安排约会；
● 地点必须选择对方比较方便的地方；
●地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
j．对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。
k．已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，如果对于该地点没有充分把握，应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。
1．约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。
m．上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘人员安排好后，应确保那人清楚地明了约会的时间，并给予了明确的答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上。
请将你认为最重要的内容选择出来，用五个必须和五个不宜予以概括，比如“必须获得上司的认可，不宜在对方休息日安排约会” 参考答案：
只要正确选择了规定内容里的其中五个必须和五个不宜即可给予相应分数。
（评判第23、25、26、题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给与分数，不要拘泥本答案的文字表述）
