“互联网+”时代下科研事业单位电子报账研究

刘宇婷

[摘    要] 传统手工报账存在效率低、超预算支出、过程不透明等问题，成为制约财务管理的瓶颈。互联网+创新模式催生的电子财务报账新形式，为会计信息化建设提供科技支持和技术保障。文章结合科研事业单位实际需求，通过构建电子报账流程，以期提升财务管理水平，为科研工作提供更加优质的服务。

[关键词] 互联网+;科研事业单位;电子报账

doi ：
10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 23. 040

[中图分类号] F232    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2020）23- 0091- 04

0      引    言

十二届全国人大三次会议上，李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划。党的十九大报告中，习近平总书记更是围绕互联网与信息化战略做出了一系列重大安排。随着互联网技术的迅速发展，云计算、大数据等新一代信息技术广泛应用于传统领域并与之深度融合，信息化建设已成为科研事业单位财务管理工作的必然趋势和发展方向。目前，河北财政管理信息系统一体化平台已正式运行并逐步完善，但报账模块尚未纳入信息化平台建设，数据集成度不高，财务审核压力大，因而，电子财务报账的实施势在必行。

1      科研事业单位传统财务报账的现状

1.1   报账集中，处理缓慢

近年来，我国加大对科研经费的投入力度，与此同时，财政部门要求预算单位在规定期限内完成相应的用款额度，未达到执行进度的项目资金将按照相关规定进行预算调整或收回财政，使得截至日前易出现集中报账赶进度的情况。加之，财务日常工作繁重，出纳人员除报销账款外还要审核发票真伪、合同是否齐全、报销单填写是否准确合规等事项，财务人手严重不足，无法满足处理突增报账业务的需求。

1.2   领导难找，字难签

传统财务报账不仅流程多，而且审核程序环环相扣，一旦单位负责人、科研领导外出开会或者出差，前去审批的报账人员将会扑空，进而延缓审批进度，推迟报账进程，例如：合同用章、大额资金使用等审批类签字。未能及时签字报账也给科研人员带来了诸多麻烦：需要承担单据丢失的风险;公务卡超还款期影响个人信誉;出差、培训等计划未经领导事前审批不能安排行程，容易耽误出行。

1.3   管理模块分割

在传统报账模式下，报账审核模块与预算执行、会计核算模块相脱节，数据对接困难，信息加工处理功能欠佳，不利于报表分类统计，且预算经济分类明细余额在记账前不能清晰查出，无预算或超预算支出情况难避免。此外，管理模块分割可能导致传統报账审核过程受主观意识影响，疏忽、故意等人为因素将会给单位造成一定的财产损失，甚至可能滋生造假、贪污腐败等现象。

1.4   缺失信息反馈机制

由于信息不对称，报账人员将票据交至财务部门后无法得知款项是否汇出，而在一些经济业务中销货方要求先付款再发货，未能及时通知对方到账情况，将延误科研工作计划。传统报账信息反馈程度低，科研人员不能及时掌握项目经费用款进度，管理层也难以直接提取到相关决策有用的数据。缺乏有效的数据共享平台，项目在验收审计中向事务所提供的收支凭证还需专门到财务部门查找、翻阅、借出以进行复印，工作量相当于二次报账。针对上述问题，若建立单独报账信息查询系统，将加重财务人员的信息录入量，加大财务管理成本，影响信息反馈的时效性。

2      科研事业单位实施电子报账的必要性

“互联网+”科研事业单位电子报账研究将过去制约财务创新的环节化解掉，把孤岛式创新连接起来，以提高报账审批效率，为财务工作提供便捷式服务，电子报账的施行具有重大意义。

2.1   高效便捷

电子报账采用线上审批模式，突破了时空限制，充分发挥远程办公优势，省去“跑签”麻烦，使用者不用排队、足不出户便可申请报账并完成整个审批程序，有效解决了签字难的问题，既节约时间成本又防止越权签字。同时，有利于核对副产品、低值易耗品台账以及工资薪酬、社会保险、住房公积金等情况，不用翻阅凭证便可轻松查询，这将成为财务领域的一种新型移动办公体验。

2.2   智能化报账

依靠互联网信息技术，财务报账逐渐向人工智能化发展，将报账制度化、制度流程化、流程信息化、信息精细化，做到形式固定、有据可查。构建“报账受预算制约、款项按报销单电子支付、制单自动化生成”新模式，完成数据的交换与传递，提升信息处理能力，令电子报账更加科学化和智能化，减少流程的随意性，节省财务人员审查时间。

2.3   整合系统，资源共享

将报账审核与支付、记账等模块有效衔接，缩减低效、重复性流程，有利于节约管理成本，实现模块间财务数据的交互与共享，而且一定程度上可以打破信息孤岛僵局，加强数据的关联度，促进信息深入挖掘，并为管理层在预测和决策时提供可靠的参考依据。此外，利用数据间的勾稽关系，可以达到相互制衡的目的，进而规避财务风险，使财务工作更加注重管理层面。

2.4   过程公开透明

有效的信息沟通机制可以传达执行反馈内容，便于科研人员自行查阅、下载相关电子版账簿、记账凭证与原始凭证，及时了解项目经费到账情况，随时随地查询资金支付状态，实时掌握预算执行进度及资金流向，督促有效支出，强化监督职能。而且，电子报账过程的公开透明不仅能够增强信息资源利用的时效性，提升会计信息质量，还有助于加强对财务风险的防范，防止违规操作。

3      “互联网+”时代下构建高效的电子报账操作流程

为保证电子报账流程的连贯性，现从科研事业单位的实际情况出发，将电子报账模块引入财政信息系统一体化平台，同时考虑到财政专网的特殊性，还需单独创建电子报账系统客户端或手机APP完成报账审批环节，实现内网与外网的互通。因此，下面将通过权限、审批、安全、反馈修正四个维度构建电子报账系统流程框架，进行业务流程梳理，细化关键点步骤，强化一站式报账业务处理能力。

3.1   权限维度

3.1.1   限定人员权限

统计单位在岗职工人数。对全体在职人员进行系统注册登记，由管理员负责完善入网职工信息，并根据需求统一配置相关操作权限。明确系统管理员和维护人员不得兼任出纳、会计工作，同时确保电子报账由不同岗位的人员分工完成，避免一人操控整个业务流程，以达到相互控制的目的。

3.1.2   权限内容的划分

为加强操作权限的管理，健全数据录入、修改、查询和审核制度，可将权限按查询内容性质的不同划分为以下三种：第一种，查询结果对部分人可见，支持查阅、下载和打印，但不可更改信息，如查询本科室的项目经费到账情况及预算执行进度情况;第二种，查询结果仅本人可见，且不可更改信息，如查看已提交报销单的处理状态、平台自动提示有待审核报销单的任务;第三种，查询结果仅本人可见，可更改信息，如填写、更正、撤销、回退报销单的操作。

3.1.3   具体权限内容

登录报账软件，系统自动默认每位用户都有新增、修改、保存、提交、撤销和删除报销单的权限，单位负责人和科研组长有审核报销单的权限，不同人员在规定的使用权限内进行查询，除单位负责人有权查询所有项目的收支情况外，其他人员只能查询本科室的收支情况。将权限进行细化，既能实现良好的信息传递与沟通，提升收入、支出透明度，又能有效防止越权操作，防范某些敏感或保密数据被人为篡改、盗取的风险。

3.2   审批维度

从全局出发，由点到面构建电子报账流程（如图1所示），实现线上逐级审批、自动化算账报账功能，任一环节发现问题都可退回至初始报账人员处，降低中间流程信息的出错率，加快单据流转速度，不用“面签”即可快速审批，有效解决报账难题。下面将以审批维度为主线，对电子报账各环节逐一展开说明。

3.2.1   报账人员新增、提交环节

首先，报账人员按照不同的项目和经济分类归集整理原始票据，输入密钥登录报账系统界面，点击刷新同步财政预算平台数据。其次，在线新增报销单。逐条录入摘要、项目名称、经济分类、金额、收款人信息等内容，系统采用模糊查询及信息存储技术，输入关键字可快速查找项目或收款人信息，同时后台设定数据运算关系，金额任务栏显示该项目下经济分类余额，若填入数据超出预算，系统提示超出金额并通知保存失败，加强对预算的控制。通過高清摄像仪或手机等电子产品拍照上传附件，系统添置“扫一扫”检测功能，上传发票后自动识别二维码是否为首次使用，有效查重，避免同一张发票多次报销，且后台链接税务系统，通过扫取发票二维码获取开票信息，核查发票的真实性，若报账内容、金额与开票信息不符或存在把家庭发票掺入单位报账中的现象，则系统不允许保存。报销单录入完毕后点击保存按钮，后台检索以上信息是否填写完整，不完整的系统提示未填项，内容完整方才显示保存成功。最后，选中已保存任务提交生成流转单号，系统按权限分配原则，将信息打包推送至相关项目负责人处待审核，支持修改、撤回及删除功能，并能随时随地查看报账进度。

针对大额用款、差旅、会议、培训、公务接待需经事前审批的情况，应将单位规章制度写入后台程序，设置统一的归口和限额标准，报账人员登录系统后新建审批单，选择审批单类型，写明人数、事由和预算金额，超过设定限额管理标准时系统自动预警，无法完成流转，达到有效监控的目的。例如：报销差旅费时要求伙食补助和市内交通费每人每天不能超出180元，住宿费按照河北省财政厅规定的分级别、分地区限额标准执行，超出上限系统提示无法保存。实行一键提交、主管领导直接审核制度，“审事又审钱”成为其主要特征，审核通过后即可打印审批单，安排、组织该项活动展开，后期还可将审批单调取至报销单中作为附件的一部分。

3.2.2   项目负责人初审环节

项目负责人按权限配置自助接单初审，单号以短信、邮件等形式通知负责人，页面悬浮窗提醒待审核报销业务笔数，打开流转单号稽核上传票据与报销单是否相符，检查无误后提交审核并自动传递给财务负责人。若发现问题选中退单选项，写明原因退回经办人处修改或删除新增，同时系统自动向经办人注册账号时登记的电话或邮箱发送退回流转单号及事由等相关审核结果，以便经办人及时处理。

3.2.3   财务负责人复审环节

财务负责人应审核业务内容是是否符合单位财务制度、金额填写是否准确、报销事项是否在预算经济分类范围内、政府采购合同是否备案等，一致则通过复审，将流转单号递交至主管领导审核，不一致则退回报账人员处。

3.2.4   主管领导终审环节

主管领导每个工作日登录系统集中审核，确保待处理业务能够及时过审。后台制定统一的报销单模板，终审成功后系统按固定模板格式生成报销单（如表1所示），以流转单号为报销单编码，方便查询报销进度及状态，依靠防伪介质完成电子授权签字，避免造假、跨级签字现象，缓解签字压力，终审未通过的则退单至报账人员处。

3.2.5   支付、记账及归档环节

出纳人员利用系统直接提取报销单汇款信息完成电子支付，有效规避套现风险，保证资金安全。采取模板导入、导出数据信息方式，实现报账系统与网银系统、国库财政支付系统的有效对接，打破内外网无法配合使用的局限。支付凭证编码与报销单编码保持一致，付款业务成功后，出纳人员及时打印支付凭证。

在系统后台中设置数据间的逻辑关系，按支付信息一键生成记账凭证，免去财务人员重复录入数据的麻烦，使凭证编制更加快捷、准确，防止人工错记、漏记和重记。以记账先后顺序生成记账凭证编码，同时记账凭证链接报销单（含附件）和支付凭证，便于科研人员在验收时查阅、下载数据。记账工作完成后，会计人员及时打印记账凭证。

如图2为报销单，报账人员于当月打印报销单，与原始票据一同送至财务部门，会计稽核人员将纸质票据与电子影像进行比对，确认无误后连同打印的支付凭证和记账凭证按编号装订归档，凭证滚动保存20年。

3.3   安全维度

3.3.1   增强信息保密性

用户每次登录系统需进行身份认证，以此识别操作者的权限范围。上传的图片、表格、文档等在存储和传输上采用加密技术处理，防止数据泄露、被盗或被恶意篡改。经密码验证、动态口令或UKey口令等先进技术完成提交、审核程序，增强财务信息的安全性。

3.3.2   提升硬件设施

高峰期大量用户访问，容易导致服务器负载过高乃至系统瘫痪，可见，提高后台服务器并发处理能力尤为重要。信息存储、浏览缓存、数据运算速度等都对处理器提出了更高的要求，加大数据处理量，留取适当的缓冲，以保障系统在业务增加时有扩展的余地。考虑到硬件故障、断电等因素可能造成数据破坏或丢失现象，当务之急，我们应引入先进的管理系统和设备，提升硬件设施，加强电脑硬盘的抗故障能力。

3.3.3   提高软件配置

电子报账系统依赖于现代信息技术和移动互联网技术，极易受网络攻击、黑客侵入和病毒感染，应及时安装防火墙、杀毒软件等计算机防御系统，提高网络安全防护级别，防止非法用户盗取机密，避免数据库被破坏。同时，应完善数据备份和恢复功能，设置备份途径，系统定时将数据自动备份到本地磁盘、外部硬盘或云端，一旦有不小心删除、修改重要内容等误操作，仍可通过备份实现数据恢复。此外，还需加强软件系统的开发，进行系统升级、更新、打补丁等安全修复，做好软件定期维护工作，完善系统排查和测评工作，排除网络故障，增强系统的稳定性，保障网络服务不中断。而财政专网则通过物理方法将一体化平台与外网隔离，从而避免入侵或信息泄露。

3.3.4   做好网络安全培训工作，提升人才队伍建设

单位应定期组织职工进行网络安全技术培训，聘请权威专家做讲座，加强科研人员的网络安全防范意识，规范电子操作程序，提高系统信息的安全性。同时，应做好信息化安全宣传工作，向职员普及网络安全知识的重要性，增强其网络安全思维，保证电子报账工作有序进行。此外，还应引进财务复合型人才，提升信息化人才队伍建设，专设网络安全管理员一职，加强与财政厅技术部门的沟通，满足单位对电子报账的要求。

3.3.5   完善电子报账工作的内部控制制度

任何一个单位的发展都离不开制度管理，电子报账工作亦然。单位需要从事前、事中、事后三个层面加强其内部控制：首先，事前控制。应以流程管理为切入点，了解和把握电子报账的各项环节，准确判断业务内部控制的关键点，并将流程关键点的管理办法写入单位内控制度，确保流程设计中的各项业务既相互衔接又相互制约。其次，事中分析。把梳理出的管理办法全面渗透到报账系统的后台程序中去，系统自动筛选出错误点，保障操作的正确性。明晰权责，建立有效地内部控制岗位责任制度，具体事项落实到责任人，一旦出现问题，可以及时追究相关人员的责任。最后，事后监管。为保证内部控制制度落实到位，应合理监测，定期自查，确保科研人员在短期内掌握相关规章制度，将电子报账安全管理工作常态化，谨防违规操作。

3.4   反馈与修正维度

系统的构建不是一蹴而就的，而是一个循序渐进的过程。同样，电子报账软件在运行中会遇到各种各样的问题，仍需要我们不断探索以满足实际工作中的需求。

3.4.1   组织部分科研事业单位试运行电子报账软件

可选取一部分科研单位试运行软件，将访客使用情况记录下来，形成测试报告以供后期调试与修改。增置留言板等人性化设计，便于科研人员将日常报账业务中遇到的问题及时进行反馈或提出合理化建议，在此基础上技术人员修正与调整程序，不断改进、优化系统。随着报账系统的不断完善，相关报账管理制度也需要反复修订，以與之相匹配，避免让制度“落伍”。

3.4.2   发布电子报账流程导图及操作指南

将电子报账流程导图嵌入报账系统首页，制定具体细则编入操作指南，并在平台公告栏上发布报销单填制样例、票据分类说明及最新财经法律法规等通知，使报账流程更加清晰易懂，增强了软件的实操性，有助于科研人员熟悉电子报账各环节，保证了电子报销工作的顺利落实。

3.4.3   引入第三方互联网+平台

加强与第三方互联网平台的合作，如艺龙、滴滴、天猫等电商，实现报账系统与网上购票、订房等支付链接相连通的模式，方便经办人直接获取票据，避免虚假发票的报销。互联网的互动性和便利性有利于经办人“货比三家”，以此来选择更物美价廉的产品，同时也增强了支出的透明度。

3.4.4   增加查询途径

运用电脑客户端、手机APP或QQ群、微信群、公众号等服务，增加查询渠道的多样性，强化查询途径的安全性。在权限范围内跟踪报账进度、查询财务信息，自主提取有效数据进行筛选和分析，不仅加强了决策的精准性，还减少了财务人员的统计工作量。

4      总    结

“互联网+”新时代驱动下愈来愈呈现人机协同化发展特点，转变观念，不断革新，打造科技创新型单位，全面推进电子报账工作刻不容缓。科研事业单位应不断完善电子报账流程，逐渐弱化会计基础工作，注重参与决策、组织、实施和控制等管理环节，由原来的事后监督转向事前、事中控制，实现财务管理职能的转变。

主要参考文献

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