现行文件利用工作的思考与启示

现行文件利用工作的思考与启示
　　2001年11月，国家档案局在山东省济南市档案馆召开了关于建立现行文件阅览中心和档案资料目录信息处理服务中心的专题现场会，向全国各级档案馆推荐了济南、深圳等地的做法。现行文件利用中心的出现，立即引起中央领导的高度重视和社会的广泛关注。同年年底，在全国档案局（馆）长会议上，中央办公厅王刚主任充分肯定了这一做法，认为“这是档案部门实践‘三个代表’重要思想，加强和改进作风建设的具体体现。档案部门要认真总结这方面的经验，在工作中不断加以完善”。2002年9月2日，上海市档案馆现行文件阅览窗口正式对外开放。开放之初，每天有200多人慕名前往档案馆，出现排队争阅的火爆场面，社会反响十分热烈。新闻媒体的广泛介入，更是给这项工作增色不少。陕西省馆现行文件阅览中心正式对外开放时，《陕西日报》等10多家新闻媒体都以大量篇幅在显著位置和黄金时段进行了报道；《三秦都市报》以《红头文件老百姓随便看》为题进行了报道，并配发照片；《华商报》以《“红头文件”与百姓见面》为题，详细报道了现行文件向社会开放的情况；《汉中日报》以《百姓今起也能看上“红头文件”》为题，对汉中市现行文件阅览中心落成仪式进行了报道；《宝鸡日报》“热点热议”栏目以《红头文件群众看，阳光行政走近你、我、他》报道了千阳县开展现行文件服务工作的情况。目前，全国有16个省级档案局布置开展了已公开的现行文件利用工作。上海、山东、安徽、北京市等档案局要求本行政区域内各级档案局馆全面开展已公开的现行文件利用工作；浙江、天津、广东、重庆等档案局要求本行政区域内有条件的档案局馆积极开展此项工作。我们省局也将建立现行文件服务中心纳入全省档案工作目标管理，与各市、州签订了目标责任书，计划5年内在各市、州、区、县档案馆建成文件服务中心。这一开创性工作的全面展开，给沉寂多年的档案工作带来了生机和活力。
　　现行文件利用工作的成功和轰动效应，留给了我们许多的思考与启示，我们可以从这些初步的反映中触摸到未来档案工作的发展脉搏。而作为我个人而言，感触最深的就是：档案工作必须面向社会和面向公众。对于这一点，我认为，不管愿意还是不愿意、或是有意识无意识都必须有一个清醒的认识。说得再具体一点，也就是在服务对象上，除了顾及原有党政机关的需求外，更多地要面向社会的各个阶层，考虑广大公众的利用需求。档案部门承担着保存历史、传承文明、资政育人、服务社会的重要责任，只有逐步地脱去了“神秘”的面纱，回归于公共文化的社会定位，溶入社会和公众之中，才能为自身的生存与发展打开了一个广阔的空间。
　　人类社会是一个有机统一整体，不同国家、地域间在思想、理论、文化上的交流融合是近现代人类社会的一个突出现象。在档案学研究中，世界各国之间存在着许多共性的课题，无论是在抽象的基础理论方面还是在具体的应用理论和应用技术方面，都有不少值得借鉴的地方。这就要求我们在研究档案学的过程中，要不断地进行横向比较，从各国档案学的研究成果和档案工作的实践经验中吸取有益的养分，以充实和丰富我国档案学的研究内容，并藉此推动我国档案事业的快速发展。这里，我想就我所了解和知道的国外档案工作在这方面的情况作一介绍，或许能从中得到一些启发和收获。
　　我们知道，档案馆是档案工作的主体和重点，坚持档案工作服务机制创新，实质上就是要把档案馆的各项服务功能挖掘和开发出来。以拥有“世界上最开放档案馆”自居的美国，档案馆利用的原则是“公众需要什么，我们就收集什么，提供什么”，可谓是“按需服务”。正是这种理念，使得美国国家档案馆人气很旺。在节假日里，许多父母带着小孩举家参观档案馆。美国档案馆在节假日一般都开放。美国国家档案一馆的参观人数每年达100多万人次，来自世界各地的参观者天天在参观厅门口排起长队。国家档案二馆宽敞的阅览室里阅档者人气也很旺盛，据说到暑假里，阅览室坐满利用档案的学生。法国国家档案馆，年利用者达12·5万人次，私人利用者占50%。瑞士的沃州档案馆馆长库克曾向中国的考察者介绍说：“我们的档案是向所有公民开放的，不考虑学历、职业和政治倾向。服务对象中有一部分来自三个部类中的第一部类——农民，约占3％；有15％来自第二部类(指政府公务员——笔者注)；82％来自第三部类，如自由职业者、律师、医生、知识分子等。”这种状况在西方发达国家是很具代表性的。
　　美国马里兰大学档案馆馆长说：“档案馆要主动地推销自己”。这种观念在美国档案界很有代表性。举办展览会是美国各档案馆一项重要业务。多数档案馆都设有永久性的档案展览室，档案馆定期不定期地举办各种专题的展览，内容包括宣传国家典型的历史事件和人物、历史文献和照片、名人笔记和手迹、名胜建筑图纸和照片等。为了吸引更多的公众，他们善于“借花献佛”，如中国中青年档案干部档案现代化管理培训班参观国家档案馆时，该馆正在举办“珠宝展览”，招徕了许多游客。此外，美国的档案馆也借助于其他一些部门开展了一定的档案宣传工作，如国家档案馆被旅游部门当作一项重要的科学文化设施和参观项目列入《首都地区旅游指南》，进行重点介绍，其每期展览也在《指南》上刊登简介。档案馆与宣传媒体的关系似乎十分密切，如有国外代表团参观特拉华州档案馆时，当地电视台即来采访，当晚播出，这说明档案馆比较善于通过媒体宣传自己。特拉华州档案馆还采取“走出去”的形式扩大档案的影响，他们经常派档案专家，带着档案原件到附近学校去讲课，很受学生欢迎。由于宣传工作比较成功，到档案馆查找利用档案的用户络绎不绝，利用档案解决工作、学习和生活中的问题已成为大多数美国公民的自觉行动。
　　实际上，我国档案界、尤其是一些发达地区在档案学基础理论研究和档案工作实践方面，通过借鉴吸收国外成果，已取得了具有积极意义的诸多成果和自身的进步。如大家熟知的新的档案整理规则。而在面向社会、面向公众的服务方面，也在不断开拓新的领域，其中最为成功和为社会、公众所接受的有以下两种形式：
　　一是许多档案馆为配合重大活动，挖掘馆藏档案资源，以图片、实物等形式，举办内容丰富、形式多样的档案展览。北京市档案馆近几年举办的展览，如《让昨天告诉今天一一一一北京商品票证回顾展》，选题独特，内容新颖，格外吸引观众；他们配合北京申奥活动在莫斯科举办《今日北京一一迈向现代化的东方古都与文化名城》展览，为北京申奥成功做出了贡献。上海市档案馆将展览办到国外，还加强横向联合，与西藏自治区档案馆联合在上海举办《走近西藏——来自档案馆的精品》展览。江苏常熟市档案馆举办“政府为民办实事成果展”。 天津市及各区县档案部门围绕纪念天津建城600周年连手推出了《天津百年教育》、《开放的天津》、《知和平、爱和平、建设新和平》、《建设现代化津滨新城区》、《传承历史、开创未来》等16个异彩纷呈的大型主题展览，在社会引起轰动，受到学校广大师生和社会公众的热烈欢迎，档案展览品牌效应初步凸现。
　　二是创新档案宣传和编研工作，更多地采用喜闻乐见的形式，使其适合于社会和公众的胃口。中央档案馆与有关部门联合拍摄了大型档案文献专题片《红旗飘飘——中国共产党历史上的今天》，弘扬了主旋律，获得了全国精神文明建设第八届“五个一工程”入选作品奖。上海市档案馆利用开放档案和馆藏精品，制作专题缩微片。拍摄专题片《档案里的故事》，积极筹备拍摄电视连续剧《天使行动》；编辑出版《上海租界志》等图册、史料和《淮海路百年写真》、《福州路文化街》等普及读物，开发馆藏珍品系列《上海老照片》等，使档案文化产品在走向市场中赢得社会各方面的青睐。天津市组织市、区县档案部门与天津电视台联合制作《津沽档案珍藏》电视专题片，定期向社会公开播放，通过透视一件件实物档案背后的真情故事，展示天津丰厚的历史文化积淀。
　　然而，我们也应该清醒地看到，这一切还是远远不够的。我比较赞同这样的观点，国家档案馆的走向和发展趋势应当是由“综合档案馆”发展到“公共档案馆”，彻底改变目前档案馆的内向性格，增强档案馆的公共性和社会性。这不只是名称上的改变。从根本上来说，它不仅是对档案馆理念认识的转变，还表现了档案馆在社会公众中形象的转变。那么，什么是“公共档案馆”？从文化意义上讲，公共档案馆——它在馆藏资源上应能全面反映社会历史面貌，在内容上应更贴近社会和公众，在利用上应该更趋于大众化，它是为社会公众服务的文化机构。英国档案学者迈克尔·库克在《中央与地方档案机构与社会的关系》一文中说得更形象：“整个社会应该把档案馆看作是一个文化机构，即使给档案馆贴上‘文化娱乐’、甚至‘消遣’的标签也是无可厚非的。虽然档案馆像博物馆和参考图书馆一样与纯娱乐性机构相比有着更严肃的目的，但是它们有一个共同点：如果人们愿意，闲之无事时，就可以去这些由社会建立起来的机构，按照个人的兴趣进行活动。”迈克尔·库克认为：档案馆是一个文化机构，它同博物馆、图书馆一样，又是供人们文化休闲的场所。事实上，在美国，公众的确有可能为休闲而利用档案。休息日，美国人可能对孩子说：“走，咱们到自然历史博物馆去看恐龙化石；到艺术馆去看抽象派……”。也可能说：“走，到档案馆去看国家的宝贝。”什么宝贝？写在羊皮纸上的三大法案等档案。国家档案馆每年接待参观者达百万之众。这个数字足以让我们体会到“休闲”的意味。
　　从世界范围看，档案馆经历了一个从封闭、半封闭逐步走向开放的过程。开放不是公共档案馆的权宜之计，也不取决于某些人的选择。有识者的推动和保守者的设防可能对一定时期一定范围档案馆的开放程度发生影响，但无法改变其不断走向开放的趋势。因为档案馆开放具有深刻的历史文化原因，符合自身的发展规律。档案工作本来与社会是统一的，由于社会分工而单列成一项事业，但决不应该同社会相对立。从历史上看，档案的产生和档案的管理最初确实是单纯为上层统治者服务的，无论中国还是外国，在漫长的专制社会里，档案一直被当作维护皇权的专利。我国在相当长的年月里，由于受“以阶级斗争为纲”的制约，重点为政治斗争服务，片面强调保密，造成档案工作的封闭，实际上与社会形成某种程度的不协调。但是从世界范围来看，社会总是伴随着民主程度的提高、科技的进步而发展的，在所有发达国家，档案管理和利用服务的社会化程度已经相当高。我们之所以称其为发达国家和发达地区，也就标明了它的现状和模式就是我们的发展方向和我们未来的模样。
　　我们承认，在我国档案馆的开放进程中，尤其是西部欠发达地区，有很多礁区横亘在我们面前。比如说，在分析档案馆在“文化休闲”中无所作为的原因时，我们不能过多的责怪其缺乏主动意识，因为相当数量的综合档案馆缺乏足够的家底来支撑吸引公众的信心，我们的的确确存在着“家底欠丰”的尴尬。目前，我国综合档案馆的馆藏大多是公务档案的“天下”，缺乏公众感兴趣的热点信息资源。造成和出现这种尴尬的致命原因，这实际上是一个观念的问题。我们不要忘记，美国国家档案馆利用的原则是“公众需要什么，我们就收集什么，提供什么”。美国国家档案馆最吸引公众的藏品不是政府的文件，而是那些大量反映重大事件、重要人物、民族风俗文化的非公文、非纸质、生动鲜活的历史记录，这是美国档案的重要特色和魅力所在。观念问题不解决和不更新，即使是有了丰富的馆藏和珍贵的馆藏，也会以种种理由和担心拒绝向社会各部门、各领域及社会公众靠拢。事实上，我们各个档案馆都有一些被称为“镇馆之宝”的特藏档案，但总是出于安全和担心损毁不愿向社会展示。在美国、独立宣言、美国宪法和人权法案三份档案，绝对是特藏中的特藏，被美国全国上下视为珍宝。这三份珍宝在国家档案馆的一个永久性展厅内展出。文件展柜白天升上地面从人参观，晚上被电子钳钳住，送入地下六米深的安全库房内。如遇火灾或地震等突然事件，展柜几秒种内就会进入地下安全库房。这一套保护和展出档案的设备可以说是十分吸引人的，也成了参观者啧啧赞叹的一部分。美国国家档案馆每年接待参观者达百万之众的奥秘与这三份特藏宝贝和吸引人的保管设施不无关系。这个事例说明，观念问题解决了，既便是安全设施也会成为一个看点。第十三次国际档案大会上有人提出这样的观点：“档案不再是‘君主的心脏、安慰的珍宝’，而是作为‘社会的记忆’而存在；利用档案已不再是统治者的特权，而成为广大公民的权利。”我们有责任激活现有的馆藏档案。档案工作的出发点和归宿点都在于档案的利用。但是，不少档案馆馆藏档案中的绝大多数处于"沉睡"状态，对社会的贡献率远远没有得到应有的体现。当然，我们也决不能忽视我们的收集工作。馆藏是档案馆工作的物质对象，馆藏很少或馆藏单一，档案馆公共化进程就不可能取得实质性的进步。我们一定要大力收集、征集那些与广大民众的生活和生产活动密切相关以及带有休闲性的非公务类档案，包括族谱家谱、婚姻户籍、土地房产、名人档案、地方性珍贵历史档案、老照片等等，甚至于走出既定“档案”定义的束缚。
　　对于档案馆而言，开放不仅仅是对社会、对公民的给予，更是一种获得，它所释放出的推动档案馆发展的能量是难以测度的。美国的档案馆很多馆藏都来自于社会各界的捐赠。档案馆服务社会，得到社会的认可，社会也乐于将自己保存的档案资料捐赠给档案馆，提供给更多的人利用。这里我举一个例子，一位对美国占领时期的冲绳感兴趣的历史学家状告美国政府违反信息自由法，并要求利用这些电影胶片。后来，这批电影资料提供给了她。她在利用的过程中又了解到，美国国家档案馆认为这些胶片所反映的是冲绳的当地生活，而不是政府的活动，因此决定把胶片送给冲绳县档案馆。该研究人员状告档案馆的鉴定不当。最后法官判决说，档案馆依据“错误的主观判断”做出了不当的鉴定，要求国家档案馆重新鉴定。后来国家档案馆的确重新进行了鉴定，并决定保留原件，只送给冲绳县档案馆一份拷贝。
　　当然，档案馆要走向社会，要让社会走进档案馆，要为社会各方面、各阶层服务，成为真正意义上的公共档案馆，做到这一切我们要走的路还很长。但是，从现在做起从我做起，就要积极塑造开放的档案馆形象。“形象”绝不是“外观”的同义词，它是内在气质于外在形式之表现。形象是一种信号，无言地昭示着事物的内涵和倾向；形象是一种力量，可以引人亲近或拒人千里。所以，开放的档案馆应该有开放的形象。档案馆的公众形象主要表现于两个方面，一是建立在服务质量和服务态度基础上的公众印象，二是档案馆设施给予公众的感受。不用多说，前一个方面主要通过丰富馆藏和提高人员素质来加以解决；这里，我想着重谈谈后一个方面，也就是档案馆设施给予公众的感受问题。档案馆大都建在当地党政机关的“高墙内院”，使档案馆无法正常履行对外开放、陈列展览和文化休闲等职能。要塑造现代档案馆的新形象，在选址上要充分体现现代化气息和更丰富的文化内涵，应彻底打破档案馆作为机关附属物的老观念，走出机关大院，尽可能靠近文化区，和图书馆、博物馆等公共性文化场所相互呼应、和谐统一并具有鲜明的个性。在内部设计上，除了考虑库房、技术用房和办公区域外，更要着重考虑两个服务区，即服务教育区和公众活动区。服务教育区用来满足今后档案馆对外开放和拓展服务功能的需要，要确立“以人为本”的理念，突出服务功能，应设置现行文件中心、爱国主义教育基地展厅、学术报告厅、多媒体演播室等开放性场所；公众活动区是人们在查档、参观之余的休憩场所，主要包括休息室、大厅活动区等，可设计成庭院式，营造宽松、优美的氛围，给人以开放式和文化机构的印象。美国的档案馆设计还非常注重前来利用档案的用户提供一个完美的环境，无论用户阅览室是还是公众休闲区域，都应接触到阳光和自然的景物，比如本特利历史图书馆的档案阅览室就面对着一大片山坡和草地，非常安静与惬意；从肯尼迪总统档案馆的阅览室望出去，能看到蔚蓝的大海和波士顿最美的城市天际线。日本德岛县档案馆坐落于风景秀丽的“文化林园”之中，与图书馆、博物馆、情报资料馆、科技馆比肩而立，成为公众文化休闲的好去处。我国的发达地区已经有所意识，上海市的新馆的选址定在外滩不能说没有这样的考虑，而且功能和艺术设计别具匠心。深圳市即将建成的位于“市民中心”的多功能新档案馆都将以开放的形象成为城市中抢眼的文化景观和显现档案魅力的文化设施，一扫百姓心中“神秘”、“封闭”的传统印象，吸引越来越多的公民前往和利用。
　　前国际档案理事会主席瓦洛先生说过：当前“档案事业正处于一个完全被重新塑造和重新接受的时代。”我们坚信，档案与档案事业在时空统一的人类社会总体中具有一种从最深处将“过去、现在、未来”维系贯穿在一起，因为其对人类社会的生存与发展具有极其重要作用和意义，无论在何种情形下都必将与人类永远共存；档案界人士尤其以从事具体档案工作的档案工作者，没有理由妄自菲薄，应当积极探索，去脚踏实地、一步一个脚印地履行自己的使命，将服务面扩大到全社会，为社会各领域、各阶层服务，为最广大的平民百姓服务，让档案和档案工作在社会生活中更加显赫耀眼，用地方的独特的人文历史通过各种生动、活泼的形式去更多地吸引休闲者的眼球，对当地乃至全人类的各项事业发展进步做出它应有的贡献!