维护电子文件真实性与完整性的措施
时间：2021-04-06 08:02:12 来源：达达文档网 本文已影响 人 
[摘 要] 要使电子文件具有真实性与完整性，就应通过一系列措施使形成该电子记录的电子信息系统具备文件保存功能。本文主要探讨维护电子文件真实性与完整性的有效措施。
[关键词] 电子文件； 电子记录； 维护
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 062
[中图分类号] TP309 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）15- 0094- 02
1 将电子记录与职能活动过程紧密联系起来
传统文件与档案是通过维护文件系统与来源的关系实现其可靠性的，在办公自动化过程中，这项工作已在自动化操作系统中被编程进行。应当说，这种方式产生的文件与部门的核心公务联系更紧密。由于公务过程是比机构传统工作程序与文件起源更稳定的平台，通过将记录系列链接到主要公务过程中，可以进一步加强文件的可靠性。
2 自动化文件管理系统的功能要求
（1） 该系统必须提供有关文件的分类功能，例如电子文件登录系统应有定义、提醒和帮助等半自动支持功能，以方便用户确定某项信息划为短期自用性质或为正式文件性质。该系统还应保留形成记录的背景信息、结构、内容与格式。
（2） 系统必须使文件可被受权存取，以保证文件在部门的可用性。
（3） 在规定的留置期间内该系统必须保护文件，保证文件为用户服务。
（4） 对需永久保留的电子文件，应有文件予以鉴别和标识，并归入电子文件管理系统中。
1） 应将文件的毁坏、非故意或恶意修改文件的事故控制到最低程度，并提供发现机制。管理程序与计算机方法的应用可使损坏电子文件的事故降至最低程度。从管理程序上，部门必须指定维护电子文件的责任人，并提供维护电子文件的具体方式。例如，可使用电子文件系统，也可以从逻辑上或物理上（在档案工作者或文件管理者控制之下的单独的、分离的计算机）去进行这种维护，也可以将二者结合起来，进行电子文件的维护。在计算机方法的应用上，可使用严格的计算机审核途径去证明和发现变更、破坏行为或授权行为。可使用WORM（写一次读多次）技术来存储文件，防止对文件的修改。所有文件（或仅为归档文件）采取分离双存储法管理，可用来预防由于自然因素或恶意损坏带来的损失，而且又可以提供一个确切真实的与未被变更的比较数据。当然，双系统是昂贵的，但对于避免意外来讲，却是最值得使用的。
2） 采集背景与文件内容。文件的真实性与原件的作证能力要求文件既有内容（信息）又有背景（公文的元信息），文档轮廓可能含有信息产生者提供的信息或该系统提供的信息，包括下列信息：产生信息的时间、作者；唯一的标示符；业务进程；主要职责部门与出处；标题；文档类型；种类；语言（语言学上的语言与软件语言）；修改日期；保留时间表或转换到其他媒体上的准确日期；转换到其他媒体上的方案，或存储水平（在线存储/离线存储）；密级与降低密级的准确日期与方案。文档轮廓与公文内容一并组成了公文，具有管理公文成分的清楚详细的说明与编程系统，这为已在电子公文管理系统中管理的公文的可信赖性提供了有力证明。从这点上讲，电子文件保存系统比纸质文件保存系统更有利于提高电子文件的可靠性。
3） 使用适当的保留期限表。像其他文件一样，电子文件必须被适当的保留期限表所控制。与纸质环境不同的是，电子环境的保留期限表还需执行两项职能：一是确保电子文件随保存时间而迁移；二是确保电子文件在技术环境改变时进行迁移。这两项职能均可在电子文件保存系统中自动实现。
管理措施指制定一系列的规章制度，控制电子文件保存系统产生的电子文件具有真实性与完整性。档案管理措施应有利于对电子文件归类组合，有利于必要时及时结卷及建立新卷以反映其业务活动所发生的变化。
3 医院科技档案信息网络工作应处理好4个关系
一是必须处理好医院发展与档案事业发展的关系，坚定不移地树立为医院服务的观念。档案事业要得到健康、快速的发展，就必须紧紧围绕医院发展这个主体来统筹安排部署档案工作，采取有效措施为医院中心工作服务，这正是档案事业发展的良好机遇。只有坚定不移地树立服务观念，扎扎实实地为医院发展做出贡献，才能摆脱档案事业的被动局面，走上繁荣发展的道路。目前医院科技档案信息网络工作，就是找准了发展医院经济与发挥档案信息优势两者之间的切入点，积极加以组织和实施，长期坚持下去，必将有效地促进医院经济的快速发展，同时也使档案作用得到更好的发挥，从而促进档案事业的长足发展。
二是必须正确处理好档案部门自身建设和做好与部门的协调、联系工作的关系。医院网络是由院档案管理部门和机关科室、临床医技科室、分院、社区卫生服务中心共同组织起来的网络体系，它是由医院档案管理部门根据不同部门性质分别建立的服务系统。网络实行办法规定：医院以档案管理机构为中心，机关科室、各临床医技科室、分院和社区卫生服务中心为纽带。网络的主要任务是“三个面向”和“三个当好”，重点是服务医院、服务患者。网络以档案管理部门为中心，是指档案部门起牵头、协调、指导、监督作用，这是十分必要的。但由于这是一项系统工作，必须有其他部门通力合作，这就要求我们在强化自身建设，做好自身本职工作的同时，努力协调好与各部门的关系，使之形成工作合力。院档案管理部门在明确一名负责同志分管此项工作，配置专职人员具体抓的同时，还要认真协调并指导各部门文件材料和档案信息的收集、归档、提供、利用、开发工作，及时传递和交流医院和患者需求的档案信息，各部门的档案信息是医院档案信息网络的基础，是从医疗服务实践活动中产生、形成的。应加快建设规模化、集约化档案信息交流和利用的网络体系，加快医院经济的发展。
三是必须正确处理档案信息交流，提供利用与技术保密之间的关系。在网络建立与开发利用工作过程中，提出要坚持面向领导，为决策服务，当好参谋；面向医疗科技人员，为临床工作服务，当好助手；面向广大患者，为患者服务，当好顾问，从而达到“三个面向”和“三个当好”的要求，这是档案网络工作建立的目的和宗旨。但还必须认识到在科技市场竞争激烈的情况下，一些医学尖端技术和涉密层次比较高的信息，在尚未公开或未得到研究者同意之前，应当给予技术保密和知识产权的保护，不能强行掠夺或随意公开。尊重和保护科技人员的正当利益，这是维护档案网络工作顺利开展的条件和基础，也是调动广大科技人员积极性的必要手段。
四是必须正确处理好利用档案信息与完善网络体系的关系。建立医院档案管理网络的目的，是充分发挥医学科技信息优势，进一步促进医院建设和发展。但我们在利用档案网络指导、利用网络的医学科技知识促进发展的同时，更需要从实践中通过实践验证和总结，进一步完善补充网络内容，不断给网络注入新的内容，使之内容保持常新，否则，在科技迅猛发展的今天，一个不及时更新的网络，只能成为“无源之水”。为此，在应用网络，发挥其应有作用的同时，必须在日常工作实践中，做好科技知识及有关档案信息的收集、积累、利用和开发工作，从而实现档案信息共享。
