计算机信息技术在文书档案管理中的应用
时间：2021-02-09 07:54:19 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：文书档案是指过去的上到皇家官宦下到黎明百姓和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。因为有了它，我们才可以根据需要查询、了解到很多的未知的疑惑解析和问题的答案。在现如今的世界发展之中，信息化是其主要的推动力。不过，还不够重视，发展不足，此文中对文书档案管理信息化的不足与现状进行了分析，并提出了相应的对策与建议。
关键词：文书档案；信息化管理；现状与不足
随着现在互联网、电子计算机的发展，尤其是在已经来临的云计算技术的广泛应用和大数据来临的时代，一个史无前例的产业革命、信息革命与管理革命正在悄悄的发展，并对经济社会与时代的发展有着深刻的影响，随着互联网、计算机的广泛应用，提升文书档案管理水平也已经成为一种趋势，将原有的人工操作转化为计算机操作，这样不仅降低了档案管理的失误率，同时提高了档案管理的效率，并且提高档案分类和使用等方面的技术水平。
1 计算机信息技术在文书档案管理中的重要作用
文书档案信息化就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代计算机信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程，换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程，计算机信息技术为此过程提供了技术支撑，尤其是数据库技术的应用，就可以很容易的完成数据信息的冗余消除、信息检索、存储以及信息共享工作，一旦建立了用于管理档案信息的统一数据库，就可以使其充分发挥计算机具有的密集存储以及快速检索功能，不仅能进一步提高文书档案信息的保密性，还能大大提高文书档案管理工作效率。这是一个长期发展的过程，在这过程中要不断地采用现代计算机信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。
2 当前计算机信息技术在文书档案管理中存在的主要问题与不足
2.1 未及时转变管理观念
我国目前在管理的工作上有着未能转变管理观念的问题。管理人员在传统管理模式中，缺乏对管理的明确的概念，一般不能单独对工作进行考虑，而是把其他的工作与文书档案管理相结合。然而时代是不断向前发展的，在如今高速发展的社会里，传统的理念不能使现代的发展与之相适应，并且管理的影响会愈来愈大，对传统理念的坚持显然是很不妥的。
2.2 文书档案管理制度不健全
在现如今的文书档案工作中仍然有不健全的管理制度的问题出现。管理中应当秉持无规矩不方圆的理念，管理制度是否健全，对管理工作是否高效有决定性的作用。但是目前还是存在不健全的制度管理的问题，造成了管理无法有序的进行，对文书档案管理工作有很严重的影响。
2.3 文书档案管理模式较为落后
目前很多文书档案管理都还是把计算机当着是一种被动的辅助工具，大部分的工作仍然靠的手工管理模式，传统的手工档案模式往往是以档案信息为核心，工作对象不是现有的档案信息，而是一些文件形式的纸质材料，计算机这一有利的工具并没有得到充分的发挥，尤其是在档案数据库管理方面。
2.4 不够重视这方面专业人才的培养
管理中较低的管理人员的素质问题，主要有下面两个原因造成：一、不扎实的专业知识，目前都有不专业的管理人员在文书档案管理中工作，这些人员没能在求学期间对专业知识进行系统学习；二、实际应用能力较差，新加入的管理中的人员，在工作之前能有相关的实际操作能力，工作之后，就会出现有关人员实际的应用能力不足。
3 提升计算机信息技术在文书档案管理中的对策与措施
3.1 进一步提高认识，高度重视文书档案信息化建设工作
现代的信息化建设对文书档案管理来说，怎么对其强调都不过分，因为信息化和文书档案管理有很多的内在联系。所以，各级的领导班子都要高度的重视文书档案管理信息化建设工作，真的做到亲自指导、亲自部署狠准稳的抓住文书档案的信息化建设。
3.2 进一步加强学习，实现人员专业化和现代化的有機结合
现代化的人力资源是文书档案实现办公自动化的有力保证，由于传统模式实行时间较长，短时间内难以迅速转换为现代化办公自动化模式，要转变这一局势，就必须让文书档案管理人员认清形势，加强自身的责任意识和忧患意识，与时俱进，既要牢牢掌握传统模式中有效的档案文书管理方法、理论、和原则等精华内容，又要紧跟时代步伐，掌握好计算机或数据通信技术，真正实现文书档案管理人员的专业化和现代化的有机结合。
3.3 进一步增强法规意识，有效地提高文书档案管理的安全性
依法合规、安全运行在如今的依法治国的今天，也是对文书档案管理的必然要求与保障。所以，要做好基础的网络设施建设与管理工作把文书档案管理常抓不懈，利用一些专业软件对电子文件文书档案进行加密处理，并使得内外网得到妥善隔离，保证办公自动化网络的安全性和保密性；同时利用计算机技术中的备份和验证措施，以免电子文件丢失和失真，利用微缩技术将带有手迹、盖有印章或者字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，有效的防止电子文件文书档案被任意篡改，从而保证了电子文书档案的原始性和文件内容的原貌，有效的提高了文书档案的保存期。总之要时刻记住反腐倡廉的法规和要求，时刻的去提醒自己，要对家人与自己负责，对单位负责，对国家负责，做遵纪守法、有责任心的人是另一方面。因此金融安全、网络安全、国家经济安全息息相关。并且，学会依照法律办事是很重要的。用规范科学的方式将各项工作推进，加强建设、立好规矩、做好人、办好事。
3.4 进一步加强借力发展，为文书档案管理信息化建设提供有力的支撑
鉴于我国目前优秀的人才在文书档案管理的队伍中较少，不足的综合能力等的事实，要学会挖掘专业的人才，培养出档案管理信息化的复合型人才，通过一些有力的措施与策略，学会借力发展是一方面，向领导借力、向政府部门等借力、向专家学者借力，在另一方面还可以向已经得到结果的信息化成果借力，充分利用由历史积累形成的文书档案管理的成果，向管理借力，形成有文书档案管理行业的特点和结构。
4 总结
在信息化社会，利用计算机信息技术管理档案已成为现代档案管理不可或缺的重要组成部分，文书档案管理工作面临着全新的挑战，将计算机技术应用到文书档案管理中，它是根据国家有关标准，对档案内容进行分析、加工和组织处理，并最终转入计算机存储的形式和过程。信息化时代背景下，要积极探索文书档案管理信息化的新模式和新手段，加快文书档案管理的现代化建设，努力实现计算机技术在各个文书档案管理环节中的应用，是当前文书档案管理的最重要的任务和目标。
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