浅析石油企业合同管理的风险控制
时间：2021-04-06 08:04:20 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：市场经济是法治基础上的契约经济，而合同是其商品交换的法律形式。石油企业通过合同与市场中的其他经济主体相连接，产生经济关系，实现经营效益。加强石油企业合同管理的风险控制是企业可持续高速发展的关键一步。实践中结合石油企业的经营特点，着眼于合同管理的全过程，识别石油企业合同管理的关键风险点，并重点从合同管理流程中的合同准备阶段、合同签署阶段、合同履行阶段以及签署后管理阶段等环节入手，有针对性的提出防范对策，形成一个系统、科学、全面的合同风险防控网络，有利于加强石油企业的合同管理风险控制。
关键词：石油企业 合同管理 风险控制
一、石油企业合同的特点及其在生产经营中的重要性
合同是现代企业市场经营的主要体现形式，是现代经济活动的重要依据。作为社会主义市场经济的重要实体，石油企业通过合同与市场其他经济主体相连接、交往与互动。归纳分析，石油企业签订的合同具有数量大、种类多、时间长以及涉及广的特点。
1.数量大，石油企业的业务管理是围绕合同为中心展开的，随着石油企业各项业务的增长，石油企业的合同签约数量不断上升，油田各分公司每年实际履行各类合同标的额达近千亿元人民币。
2.种类多，石油企业进行生产经营活动所涉及的合同包括配备资源、购进原材料与设备的买卖合同，引进技术与进行科学研究的技术服务合同，建设施工与勘察设计的建设工程合同，维护维修与加工定做的承揽合同以及劳务合同等其他合同。
3.时间长，石油企业从筛选服务方到谈判、签订，履行，归档至少持续数月，如果涉及合同变更、解除等问题将耗费更多的时间。
4.涉及广，合同涉及石油企业的项目实施单位、造价部门、预算立项部门、业务主管部门等，涉及广泛的部门及人员。
从石油企业合同的特点不难看出合同管理对于石油企业的重要性。合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查等一系列行为的总称。加强合同管理是石油企业优化企业管理的关键一步，科学合理的合同管理制度有利于企业建立良好的经营制度、完善经营体系。帮助石油企业降低工程造价、原料采购等本、防控合同风险，提高石油企业在激烈市场竞争中的核心竞争能力；其次科学的合同管理能够避免不必要的合同纠纷，有效保护石油企业的经济效益方面的利益。因为科学的合同管理能够规范企业与合同相关的一系列行为，也使得企业的某些经济行为有章可循，能够及时的降低风险，对突发情况做出快速反应，在很大程度上避免一些不必要的经济损失；同时加强企业的合同管理有利于提升企业的合同履行率，提高企业的口碑和信誉，建立良好的企業形象。
二、石油企业合同管理的一般流程
石油企业的合同管理一般经过合同立项、初步确定合同对象、谈判、拟定合同文本、审核审批合同、签订合同、履行合同、整理归档合同等环节。合同准备阶段包含立项、初步确定合同对象、合同谈判、拟订合同文本以及审核审批；签署阶段主要是完成合同的签订；合同履行阶段存在两种情况：正常履行或者存在变更、转让或终止合同等情况。具体（如下图所示）可将其划分为四个阶段：
三、石油企业合同管理流程中存在的问题分析
1.在初步确定合同对象时，特别是海外投标，石油企业易出现不了解对方资信情况，盲目签订合同而给企业带来损失问题。因为石油行业实行行业准入制度，与一些不符合标准的厂商签订合同，会出现履行瑕疵或失效等情况，造成工程烂尾，；同时缺乏资信调查就缺乏对对方履约能力和风险承担能力的了解，易发生工程进行中，对方因经营不善无法支付钱款或提供约定服务导致企业在建工程无法完成，造成石油企业资金、技术、人才投入的巨大浪费。
2.在进行合同谈判时，由于石油企业合同种类多、数量大（包含买卖合同、技术服务合同、工程建筑合同等）、涉及的部门较为广泛（涉及项目实施部门、财务部门、生产开发部门等）这些特点，可能会出现对合同的标的、产品数量、技术标准、价款等关键细节的忽略以及不当的让步，而这些问题将潜伏于合同的履行过程，成为巨大的风险漏洞。
3.在拟定合同文本及审核审批合同过程中，石油企业易出现合同条款不严密、有歧义等风险，造成难以预料的合同纠纷。比如某些合同承办员对合同内容大意，不注意合同条款里的约定内容，比如“盖章和签字”与“盖章或签字”，一字之差可能决定了合同的法律效力。
4.在合同签署阶段中，易出现授权不及时收回而导致滥权。由于石油企业合同种类多、数量大的特点，石油企业的法人代表一般将合同的签订权采取授权委托给特定人员，该人在相应的授权范围和授权时间内签订某种性质的合同。但石油企业时常存在未取得书面授权的人员代表签订合同以及授权未及时收回导致授权滥用的乱象。特别是当未收回离职人员的授权凭证，也并未通知合作伙伴本契约的人事变动，易导致已丧失授权的人员冒用原单位签订合同，致使石油企业陷入不必要的合同纠纷。
5.石油企业在单方签署合同后，易出现合同跟踪、收回不及时的问题。数据显示，由于地域管辖及内部交易等原因，石油企业近25%的合同非现场签订，而是通过打印电子版合同，签字后再寄给对方。因此易出现我方签字后寄给对方，而较长时间未收到对方签字合同，致使业务开展一段时间后却没有双方签字盖章的合同文本，这对于石油企业是一个巨大的安全隐患，是工程的运行和买卖的展开缺乏法律的保障。
6.在合同履行中，对合同实施履约情况的跟踪管理往往容易被企业所忽略。而在合同变更程序中，合同内容的变化对于石油企业来讲就是新的风险点的出现，比如石油企业合同变更后可能未采取相应的变更行为，变更未经过相应的管理程序导致变更行为不当或无效；石油企业进行合同转让的过程中，易出现转让条件不合要求而导致合同无效的情况（须有合法有效的债权债务存在、债权债务具有可转让性、须当事人及受让人之间达成合意）。
四、石油企业合同管理各流程中风险的规避与控制
1.合同准备阶段。在初步确定合同对象时，应当加强对合同相对方主体资格、信用状况、企业实力等方面的调查石油企业最好委托正规的律师事务所和咨询公司进行，从而利用专业人士的相关途径获得较为准确全面的报告，这样不仅能弄清企业是否具有缔约合同的权利，还能客观的反映其是否具有履行合同的能力，避免不必要的风险。
在进行合同谈判时，石油企业应当在挑选谈判对象时合理构建团队成员素质结构，综合法律、财务、技术等各方面的人员参与谈判，在谈判各方面设置不可让步的底线；同时加强对团队成员在谈判技巧和沟通能力方面的培训，更好的维护企业的合理权益；同时重视谈判过程的实时总结，便于梳理思路、汇报近况、累积经验。
在合同的审验方面，石油应当设立专门的人员进行合同条款审验，并将合同审验的意见及时反馈给合同起草者；同时建立规范、标准、共享的合同文本库，对于一些关键条款进行不可让步、可协商等标注，并尽量争取最终的合同是在本方草拟的文本基础上修订的，实现标准合同文本的灵活使用。
在审核审批合同中，石油企业应当充分利用当前的合同管理系统，严格遵守系统的审核指南，通过管理平台的层层运作可以有效的避免人为的疏忽，同时网上审核审批等动态数字化管理不仅有利于提高工作效率，降低人力消耗，还有利于增强审核的透明度；另一方面企业要实行多重审核，建立以法律审核、财务审核、技术审核的筛状层层把关制度，通过各相关部门的审查审核，将合同的潜在风险降至最低；在审核过程中，石油企业应当构建合同起草人员与审核各相关人员的沟通平台，使得合同起草人员能够充分接收审核人员的建议，审核人员也能通过交流将自己的修改意见准确、具体的传达给合同起草人员，构建良好的审查、反馈、修改上升系统。同时平台可以较为真实的展现审核过程，利于划分权责。
2.合同签署阶段。为防止未获得授权的人员签署合同以及授权不能及时收回的问题，石油企业应当加强对合同经办人以及委托人的合同知识培训，扫除由于法律知识的死角而造成的风险漏洞；同时企业应当建立专门的合同管理部门负责授权委托的专门管理，对合同委托书的期限、针对事项、委托人、被委托人、使用情况登记记录，负责委托书的发放和收取，特别是期限到期的合同授权书以及离职人员手中的授权凭证，对与未及时收回或难以收回的凭证应采取信函或电话的方式告知合同向对方。对于合同文本不能及时收回和追踪的问题，石油企业应当在文本寄出后，实时跟踪寄件情况，更新物流情况，在合同到达对方处时，督促对方签字盖章并及时寄回。
3.合同履行阶段。合同的履行是合同管理的中心过程，在合同履行中，务必要保证我方及对方都能严格履行义务，充分获取权益，即重点避免履约中的违约风险，因此在履约中石油企业应加强对合同履行过程的全过程动态监控，定期进行工程现场履行情况的跟踪检查，通过全过程的监控，防范风险，制定合同执行的评价制度，建立合同执行情况评价操作指南；对于履行中的风险点要具有超前意识，加强事前控制而不仅仅是事后补救，提高合同管理过程的风险防御能动性；同时要在履约中进行科学管理，而不仅仅局限于经验性的防范，要在科学的管理思想和法律意识的指导下有规律的防控风险。面对合同变更的风险，石油企业应当规范合同转让的流程，设置特定的负责人；同时在合同中明确约定合同变更的情形，对法定情形也要有清楚的认识，石油企业在签订合同时增加单方擅自变更合同的违约责任条款，从限制对方变更合同，提高对方的违约成本。同时我方进行合同变更时既要符合法律规定的合同变更要求，也要遵照企业内部的合同管理程序，加强与法务部门的沟通，防范不必要的风险。此外，石油企业还应当加强自身处理合同纠纷的能力，建立专业的法律团队对合同纠纷及时提出处置方案，善于用法律的武器保护自己的合法权益；同时对合同纠纷发生明确责任纠纷，与绩效相结合，降低合同纠纷发生频率。
4.合同履行后管理阶段。石油企业在履行完合同后，进行合同的归档保管，应当注意完整保存与合同相关的证据材料以及合同档案的利用，对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，便于发生合同纠纷时拿出证据，运用档案记载的内容依法维护企业的权益；在合同归档后要竭力配合相关业务部门对于合同情况进行检查、以及合同的评价，但合同管理部门在向其他业务部门提供利用的时候应当注意原件的保管，一般除特殊情况外，只提供复印件，同时严格遵守合同借阅的审批程序；石油企业也应加强对合同保管情况的定期与不定期检查。在进行合同归档时要特别注意财务科的查阅付款、收款凭证及各部门的审核，对于缺少凭证的合同不得归档，督促其及时进行账务和漏洞处理，问题合同的归档应追究归档承办人的责任，完善石油企业的合同归档制度。
五、结语
合同管理的风险控制是一个动态的，系统的全过程管理，它贯穿于企业的合同准备、签订、履行及管理的各个阶段。因此在进行合同管理时应加强对流程各个细节的全方位把控，從各个环节入手降低，控制、规避风险。通过高效的控制合同管理风险大幅提升企业合同管理水平和企业的经营效益，确保经济安全，推动企业的可持续健康发展。
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作者简介：严萍（1972.07—）女。1993年7月参加工作。大学学历。经济师职称。现在新疆油田公司监理公司计划经营科工作。
