基于用户体验服务的企业档案管理系统开发与实践
时间：2021-04-07 07:54:07 来源：达达文档网 本文已影响 人 
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某工程公司原有档案系统已使用超过15年，期间虽有不断的升级完善，但在档案信息化管理新理念与新技术层出不穷，智能化管理档案理念也是方兴未艾的时代背景下，在该公司业务类型和经营规模持续快速扩张和档案业务日趋复杂化、动态化的发展趋势下，原有系统的管理效率、管理质量与管理目标等已经难以全面支撑公司集团化发展的新时代档案工作需要。档案系统在长期“亚健康”的工作模式下，其弊端日益显露：档案散落难以保障完整性;大量的人工操作难以支撑量级增长下的工作任务;管理不规范导致权责不明难以追溯管理漏洞;档案权威性不足无法支持档案高效利用;知识转化不足造成知识浪费、经验难以传承等。因此，该公司档案馆在长期的档案管理工作实践中通过不断的反思与总结中就优化电子档案管理工作展开了细致的调研需求，开展了新档案管理系统的开发与实践工作。
为了适应未来企业档案工作管理的需要，该系统在整个设计和开发实践中紧紧围绕以档案管理全过程中“收、管、用”三环节的信息化落地为核心，通过实现集团化模式下对全公司全类型档案工作的全面完整支撑，在继承传统档案管理系统侧重对“资源的精细化管理与计算机管理”的基础上，突出对用户利用功能设计的考量，提高以智慧化手段提升档案收集效率和档案利用效率的建设比重，追求实现读者利用方面的体验化、一站化;管理过程方面的标准化、流程化;数据管理方面的自动化、智能化;以及系统功能方面的简便化、安全化等四个方面的基本目标。本文围绕该系统第一期建设成果谈谈基于用户体验服务的企业档案管理系统开发思路，以期供同类型企业档案管理系统的设计开发工作有所借鉴参考意义。
一、系统开发思路
1.总体规划，分步实施
在该公司领导的大力支持下，由档案馆牵头和相关部门负责人、信息化工作专员组成公司档案信息化工作建设小组，就当前企业档案工作面临的痛点和发展瓶颈，以及档案发展趋势进行探讨，配合公司整体信息化发展战略，总结制定了符合该公司实际需求的智慧档案馆顶层设计方案。
顶层设计方案的实现采取分步走战略，层层推进。第一步项目建设内容为“三平台一中心”，即利用平台、管理平台、基础运维平台和数据中心;第二步项目规划内容为根据系统运行实践对前期建设系统功能进一步补充完善、业务流程进一步优化;完成历史档案数据完全迁移，以及基于档案内容识别的智能化体系建设等;第三步项目规划内容为借助于三维虚拟技术、大数据统计与分析技术等建设以档案数据为核心知识源的公司知识智慧共享平台，完成“智慧档案馆暨公司知识共享管理大平台”的最终建设目标。该系统总体规划功能架构如图1所示。
2.系统设计与开发过程中予以重点关注和创新的几个方面
该系统第一期建设项目主要以信息化软件环境下建设性的解决档案管理工作中出现的难以克服的工作困难和工作效率低下等实际问题。以下从系统架构、建设模式、管理模式、流程重构和智能化的角度分析该系统在设计与开发过程中予以重点关注和创新的几个方面：
（1）系统架构层面
系统采用先进的云计算架构分层，以“大平台微服务”理念设计，通过基于SDK的开发平台和表单引擎、流程引擎等，能够快速实现档案管理功能的构建以及现有档案基础业务流程的重构。从信息化平台的设计角度进行整体超前规划，确保该档案系统能够快速适应日趋变化的发展新要求，可有效避免出现项目竣工之日即落伍的结果产生。
（2）建设模式层面
系统在设计之初首先确立了档案“收、管、用”三环节的同等重要地位，通过利用、管理和运维等三个平台将不同的利用对象组与不同利用需求分开来进行针对性设计与开发，共同实现档案工作的信息化落地。
“利用平台”为用户提供了全部或者部分档案资源的一站式简单检索和高级检索、二次檢索等检索模式，并按档案类型和管理层级提供了档案快捷导航查询功能。系统自动根据档案的密级和用户利用权限来分级提供档案的在线浏览、下载、打印等利用服务。涉及到审批流程的全部采用线上审批，提高流程审批效率。借助于面向用户的利用平台，同步开发了档案系统的门户网站，主要功能用于揭示报道档案部门的工作动态、通知公告、规章制度等，以及相关信息的发布工作，成为档案馆加强对外宣传与交流沟通的一个窗口。同时借助于利用平台开发出的“在线归档”窗口，满足各单位兼职档案员，乃至全体员工的一个实时在线自助式的归档需求。独立的检索平台和丰富的检索方式、显示方式、归档方式等均大大提高了读者的利用体验感受。根据该馆针对该系统利用情况所做的一次抽样调查数据显示，120份样本中超过90%的用户均认为该系统界面友好，检索方式简单，功能强大，利用体验感强，愿意积极使用该系统。
“管理平台”仅对档案馆专职档案管理员开发与开放，按岗位工作流程设计各个工作任务表单。全部档案业务工作均通过此平台按流水线模式操作完成，减少并逐步取消线下手工干预和操作。系统能提供相关基础业务数据的自动在线统计分析与报表输出功能。
“运维平台”主要是人员角色、权限、系统参数、安全维护等方面的管理工作，其面对的使用对象仅为系统管理员。
档案的根本价值最终体现在“用”上面，从这一点进行系统设计创新与重点关注，帮助包括读者、管理者在内的全体用户用好、用的开心，才能发挥档案的价值，才能把馆藏的档案变废为宝，才能让档案系统真正发挥出先进生产工具和先进生产力的作用。
（3）管理模式层面
系统设计坚持的档案资源管理原则为“统一领导、分级管理”。根据该公司集团化发展的现状，档案馆对公司（含分、子公司）档案资源实行集中统一的归口管理，公司各单位（含分、子公司）按职能划分予以协同配合。
具体就职责与职能来说，该公司档案馆的职能定位之一是职能管理部门，在公司领导下对全公司的档案工作实行集中统一管理、统筹规划、组织协调、统一制度、统一标准，对各单位的档案工作进行指导与监督;职能定位之二就是业务部门，承担该公司全部或部分类型档案的“收、整、存、用”等具体的档案业务工作。公司各单位负责各自职能范围所产生的各类档案资源的收集、整理、立卷和管理工作，并实时或定期对公司档案馆进行移交归档和保存、利用工作。
因此，该套档案管理系统从管理灵活度上进行了设计创新，既制定统一管理原则和标准规范，又能够兼顾分（子）公司等具有相对独立管理需求和相关业务档案的特殊性管理要求。
（4）流程重构层面
系统根据该公司档案馆工作流程现状与人员配备情况，严格按照档案管理“收—整—审—存”四个环节来重构档案工作流程，流程明确在“存”这一环节之前，档案员可根据管理权限对相应档案数据进行修改变更，本环节除了对本环节应输入的数据具有编辑修改权限外，对上一环节形成的数据只有审批权，对下一环节只有数据移交权，但能根据审批结果决定是否将数据转入下一流程节点或者退回上一流程节点。档案数据一旦由“存”进入到档案已归档状态，其档案各项数据，包括档案属性和全文信息等均严禁更改。这样就达到“谁的错误谁承担谁更正”和“档案是客观真实反映事物原貌”的目的，其各方责任、程序等一清二楚，同时也维护了档案数据的安全。基于档案管理人员和普通用户的工作模型如图2所示。
从流程重构的角度对档案系统进行设计创新与重点关注，优化解决工作环节程序不清晰、职责不明确、工作行为不标准、不规范的问题，从流程上保证了档案基础业务工作的高标准与高质量。
（5）智能化层面
针对该档案馆实际工作中面临的一个迫切需要解决的难题就是数据收集难的问题，特别是对公司各业务系统中的档案数据收集，本项目在设计时就精准对接公司各业务系统实现数据实时集成;对准“档案属性”实现属性信息的自动采集、识别与著录、电子文件的同步自动上传等;对准案卷目录与文件目录各层级之间的目录树自动以“档号”为依据进行匹配搭建;依据既定的格式和规律、属性信息等实现档号自动在线生成;通过技术手段实现自定义的档案知识信息标签、检索词的智能语义分析、检索结果构建知识网结地图等。通过计算机系统将档案管理系统与业务系统的无缝对接，实现业务系统内数据的自动著录和数据关联，大大提高了档案基础业务工作效率，增强了档案管理员的使用感受。
该系统从“智慧”智能化的角度对系统设计予以重点考虑和设计创新，由繁化简、提高效率、节约成本，较好的体现了“智慧档案馆”的定义，符合当前档案信息化工作发展的方向和趋势。
二、实施效果评价
该系统在该档案馆正式运行一年多来，整体情况较好，基本实现了项目设计之初的预期要求，优化解决了档案工作中面临的几大实际问题，对该馆的档案管理工作产生了积极影响：
1.优化解决电子档案收集难的问题
主要是通过与公司的工程项目管理平台、OA 办公自动化系统等业务工作系统对接，实现相关档案信息数据的在线实时采集和文件全文的在线实时收集。其次是通过与公司文印室的打印终端机进行对接，对不经过上述业务管理平台运行的线下数据信息流在交付出版时进行拦截收集。再次，系统提供归档负责人线上人工归档操作窗口，实现主动式档案著录和移交。同时，在多种工具的辅助下，对各级单位、部门、负责人进行制度方面培训、约束和考核，让档案收集工作不再成为档案工作的头号难题。
2.优化解决纸质档案与电子档案的对应统一问题，以及文件版本不一致的情况
在系统中设计添加了二维码功能，通过在文件收集端赋予每个电子文件、每个案卷独立的二维码，在档案整编和入库环节通过扫描实物档案的二维码来与档案系统中上传的电子档案信息进行实时对应检测，及时发现并处理实物与电子不一致的情况。该功能较好的实现了实体档案与电子档案的关联统一的目的。
3.优化解决工作环节程序不清晰、职责不明确、工作行为不标准规范的问题
系统严格按照“收—整—审—存”四个基础业务流程环节来设计开展档案的管理工作，四个环节操作环环相扣、紧密关联，达到“谁的错误谁承担谁更正”的目的，责任、程序一清二楚。
对档案属性著录，新系统尽量设置成“选项格式”或者“固定格式”，最大程度减少因人为因素导致的数据规范性问题。
4.解决手工参与档案管理任务量过大的问题
档案管理手工参与量大的环节就是档案信息著录、整编和验收核查，借助于系统对接来实现对档案基础数据的自动采集、档案目录信息的自动著录以及档号自动编制等，减少人工输入量，人工要做的工作也仅限于数据核对验证。在实物档案与电子档案一一对应验证问题上，传统的手工清点核对方式，费工费时费力，核对的准确率也有待提高。目前借助于实物与电子档案的二维码，实现整编环节通过一把扫描枪就可以轻松完成档案的验收核查与对应工作。
5.优化解决了用户查询利用不便利的问题
通过独立设计面向用户的利用平台，优化解决用户查询利用不便利的问题。平台提供多种查询工具：智能搜索、高级搜索、导航搜索、项目地图、网状图搜索等;提供档案动态专栏;提供借阅车、档案分享、档案收藏等个人利用工具，帮助用户进行快速发现档案和高效利用档案。
6.完善了原有系统档案管理功能不全的问题
系统功能设计严格按照国家档案局颁发的《企业数字档案馆（室）建设指南》和公司档案馆实际生产管理程序和需求进行设计开发，弥补了原有系统对档案工作“八环节”部分功能的遗漏。
7.解决档案利用与归还的电子审批和办理问题
系统根据档案类型、利用权限、密级等设计了不同层次的档案利用在线审批流程，系统根据申请者的用档权限、档案开放权限自动识别审批路径，并最终完成线上审批程序后到档案利用岗办理利用手续，主要是通过扫描借阅卡和档案条码来实现自动提取相关借阅信息，并由系统自动发送催还提醒，对逾期未还的由系统采取全部停止或者部分停止其利用档案数据库的权限，建立档案规范利用黑、白名单用户组。
8.形成了可持续发展的档案工作机制
通过档案馆制定的各级档案管理工作制度与该套档案管理系统相结合，目前该公司档案管理工作已经形成了合规操作、流程透明、权责分明、安全高效、可持续发展机制。机制的健全大大节约了档案人员不必要的时间浪费，能够从繁琐的“催归”与“整理”中解脱出來，将更多的时间放到档案资源开发利用上来，放到做好档案服务与价值体现的工作中来。
（作者单位：中冶长天国际工程有限责任公司档案图书馆）
