浅议全厂总承包模式下核电工程文档管理
时间：2021-04-06 08:03:59 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘要：如何在全厂总承包模式下将项目文档管理工作做成一个标准和示范，为其他后续项目的文档管理提供标准模板及经验，在三代核电文档管理中具有重要意义。
关键词：全厂总承包；核电工程；管理
核电工程的文档管理贯穿于工程建设始末，作为核电站建设、安全运行三大支柱之一的文件在核电站项目管理中占有重要的地位。随着总承包业务的开展，文档管理的重要性也突显出来。由于总承包工程本身所具有的特性，决定其所形成的文件资料具有连续性、系统性和完整性的特点，为保证项目档案的无缝移交及顺利过渡，项目在文档管理中以文档信息化、网络化为依托，结合国内外先进文档管理理念，力图通过实行加强文档前端控制，重视过程控制以及做好竣工验收文件，建成一个管理规范、职责明确、流程清晰、运转高效的文档管理体系，为工程建设提供高效的文档信息服务，确保工程竣工后向业主移交完整、准确和系统的项目档案。
1.加强文档前端控制
合同是约束双方的法律依据，在与业主合同谈判时要明确模式下总承包商的文档工作范围、要求、工作内容、组织、质量等。在与各分包商签订合同时，要提出我们的文档管理要求，合同中明确双方必须遵照执行。
1.1 对分包商的文档要求
为保证整个核电工程文件体系的完整性和统一性，总承包方在合同中要求所有的工程编码需符合非能动压水堆核电厂编码标准，并向承包商释放文件编码程序，要求分包商遵照执行。
1.2在合同中明确业主要求
对总承包应向业主提交的，为实施总承包合同所需的电厂取证、建造、调试、运行和维修的文件（包括图纸）的范围、内容、分数、介质、递交方式、质量等需在总包合同中进行具体约定，保证整个工程文件的完整和统一。
1.3 重视项目前期文件收集
核电项目由于其特殊性所以工程前期准备时间较长，形成的文件数量大且种类多，特别是在前期准备阶段可能时间较长，这段过程中，可能有前期文件散落个人手中或者遗失，从而容易造成前期文件的收集困难，作为工程总承包方需建立相应的文档管理制度，要加强文档意识，重视前期文件的收集，从项目部成立开始的文档资料进行搜集整理并进行文档控制，保证项目前期文件的归档率及归档质量。
2.重视过程控制
2.1 文档的规范管理
在遵循国际相关法律法规及文档法规前提下将文档管理程序和文档管理活动纳入项目质保大纲针对项目实际制定文档管理程序，保证文档管理工作“有法可依”。对文档活动的收发、上传系统、属性录入、数据更新等各环节进行流程控制及标准化管理，并通过程序进行固化。做到“一起按程序办事，凡事有章可循、凡事有人负责、凡事有人检查、凡事有据可查。”
2.2 文件的有效控制
在核电站建设过程中，文件主要有来自承包商提供的文件（施工方案、设备制造文件、进度文件、安装调试文件等）和在工程建设、生成管理活动中由总承包方各部门产生的文件（包括管理文件、程序、信函、会议纪要、记录报告、质量文件等）这些文件均需严格按照规定的格式编制，且所有正式文件必须要具备唯一的非能动压水堆核电厂编码。文件必须是有编制资格的人编写，且要经过编制、审核、批准签字才有效。另外还需关注文件格式是否规范，内容是否完整，编码，版本，状态是否准确，以及版本的有效性等。
及时、准确是文件流转的基本要求。所有文件尽可能使用电子分发，在自主化的文件管理系统中发起工作流，文档人员通过分发矩阵对文件进行标准分发，能及时将文件发至办理部门。
2.3 对承包商文档工作进行监督指导
总承包商在项目文档管理中负有对分包商文档工作的业务监督、指导的职责。总承包商在工程建设过程中应对分包商提供的过程文件进行审查、督促，按时去分包商文档进行监察，检查内容包括文档工作的规范性，文件材料形成、收集整理的标准性及文件传递的及时有效性等。对存在的问题及时提出，要求及时整改，并跟踪整改落实情况。抓住文档工作重点和薄弱环节，对有问题的分包商要及时进行指导，组织文档相关培训，对执行文档制度力度不够的单位要帮监结合，尽量保证分包商的文件符合归档要求。
2.4 文件管理系统应用
工程从一开始便应注重文件管理系统的使用，结合国内外文档管理系统先进工作理念，建成自主化EDRMS系统，通过该系统有效的实现了电子文件的保密要求，且系统使用方便极大的提高了项目文件的管理。
3.做好竣工验收工作
根据核电项目建设周期长的特点，在吸取了国内核电项目档案验收普遍存在的困难和问题的基础上，项目可采取项目档案分段验收的管理制度。在项目土建工程开始时，启动并组织对项目前期项目档案的验收工作，并组织验收中发现问题的整改工作。在项目安装工程开始时，启动并组织对项目土建工程档案的验收工作，在机组发电时，启动并组织对机组调试档案的验收工作，并组织验收中发现问题的整改工作。在項目建设全部完成后，由总承包商协作业主完成项目档案的国家验收，在通过国家验收后总承包商向业主正式移交全部项目档案。这种管理手段，有效地避免了因核电建设周期长而造成项目档案国家验收中发现的问题因间隔时间长而无法整改的现象，保证了项目档案的完整性和原始性。
结束语
在总承包建设模式下，总包方文档管理人员必须具备较强的文档管理能力，通过对分包商强有力的管控，通过加强前端控制，重视过程控制以及做好竣工验收工作，才能形成合格、完整、准确、系统的项目档案，为核电厂的建设和安全生产、运营提供档案和信息保障。当然，要做好工程总成包的文档管理工作，只有上述环节还不够，还应建立文档工作管理网络，将文件管理系统进一步开发，理想的情况下可以讲参建单位及业主都在一个文档管理平台中进行文件流转。同时也要加强对文档管理人员的培训，切实提高工程总承包单位的文档管理水平。
参考文献：
[1]EJ/T1225-2008，核电文件档案管理要求.，2008-10-01
[2]DA/T28-2002，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范.，2009-07-08
[3]GB/T50358-2005，建设项目工程总承包管理规范，2009-08-01
作者简介：高林（1982-）女，山东烟台人，大学本科，馆员，国核工程有限公司。
