浅谈财务报账系统在通信线路维护财务管理工作中的应用及思考
时间：2020-12-05 08:03:21 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘要：基于财务报账系统在山东省长途电信传输局的推广应用情况，分析其对财务管理工作产生的影响，同时总结取得的成效及需要完善的地方，从而探讨财务报账系统推行后带给财务人员的挑战，以及如何寻找对策进一步将财务报账系统与通信线路维护工作有机结合起来，科学运用财务报账系统，充分发挥系统优势，适应管理需要，更好地服务、支撑通信线路维护工作。
关键词：财务报账系统；通信线路维护工作；应用；思考
中图分类号：F810.4 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）23-0147-03
财务报账系统以优化财务报账业务处理流程、提升处理效率、加强过程管控、实现自动核算为目的，其核心目标是落实成本费用的精细化管理。
山东省长途电信传输局维护着全省长达40多万皮长公里的线路，人均维护量居集团同行业第一，维护好线路，确保通信质量，为市场经营发展提供优质高效的网络支撑，是其义不容辞的责任。全省100多个分局多数分布在县及乡镇，“点多、线长、面广、人员分散”是该局的工作特点。也正因为如此，成本费用管理历来是该局工作的重点和难点，如何进一步做好预算管理和成本费用的归集工作，提高成本管控效能，是其长抓不懈、努力探索的课题。而财务报账系统的推行，为其工作带来了突破的契机。
一、财务报账系统在山东省长途电信传输局的推广应用情况
山东省长途电信传输局财务报账系统于2011年1月正式上线运行，并于2012年4月完成了系统升级，实现了财务报账系统与预算管理系统、物资采购系统、工程建设系统、人力资源管理系统、资金管理系统、合同管理系统等其他信息系统的无缝衔接，初步实现了企业的物流、人流、资金流、信息流统一管理。
该单位推广财务报账系统采取循序渐进、分步实施的方法。第一阶段是全力推广财务报账系统，确保财务报账系统独立正常运行；第二阶段是对财务报账系统进行优化，同时与预算管理、物资采购、工程建设、资金管理、合同管理等ERP子系统对接，实现各子系统间的信息共享，相辅相成、相互制约机制；第三阶段是深度挖掘系统功能，将先进的财务管理手段融入系统，做好通信线路维护工作的有力支撑。
（一）第一阶段
在单位原有核心会计核算系统基础上，单独设置财务报账系统，将系统外人工审批流程纳入系统审批，同时将会计核算系统的制证、复核职责前移到报账系统，从经济业务报账发起环节到生成会计凭证，全部在报账系统完成。第一阶段的工作初步实现企业内部控制系统化，加强了成本管控力度。
1．财务报账系统与原有报账模式的衔接方面
原有报账模式为传统的手工审批报账模式，即原始单据必须经过各个环节手工审批签字后方能报账；财务报账系统则按业务类别设置报销审批流程，将各环节的审批工作纳入系统内，相关人员通过系统的身份识别后，才能进入系统进行审批，当前环节审批通过了才能进入下一个环节，审批完成后系统内流转到财务人员环节进行报账处理。
本环节的关键点是审批流程的设置。通过对现有流程的搜集与整理，同时根据财务制度与内控管理需要，进一步理顺报账流程，对各级单位的报账流程进行了统一，并在系统内固化下来，从而达到规范、优化审批流程，贴近生产，服务线路维护工作的效果。
2.财务报账系统操作知识普及方面
财务报账系统要求业务经办人作为报账审批流的发起人，一些财务信息必须由发起人填写，本环节的难点是非财务人员作为起草发起人时如何正确录入财务信息。解决办法：可根据本单位常用业务制作简易的财务信息对照表，同时加强财务环节的审核与沟通工作。
其次是做好系统操作全员培训工作。报账系统的用户涉及全体人员，包括业务经办人、各级审批人、财务人员等，保质保量的全员培训是该项工作的难点。该单位采取包干负责、逐级培训的方式，先是重点培训一部分骨干，再由这些骨干负责本单位人员的培训，同时辅以有针对性的典型业务辅导，发放操作手册等方法，将系统操作知识普及到每一个员工。
3.财务报账系统操作规范方面
制定财务报账系统操作规范，使大家有规可循。如事由填写应具备的基本要素，摘要填写的规范格式、付款信息的准确性，供应商选择的注意事项等，都做了具体要求。
（二）第二阶段
总结第一阶段财务报账系统运行过程的经验与不足，对财务报账系统进行优化，同时与预算管理、物资采购、工程建设、资金管理、合同管理等ERP子系统对接，实现各子系统间的信息共享、相辅相成、相互制约机制。第二阶段引入全面预算系统管理机制，进一步完善了企业内部控制的系统化管理，夯实成本管控力度，同时提高了工作效率。
1.财务报账系统与预算管理系统关联，为加强全面预算管理，推行滚动预算管理模式创造了条件。报账系统每月可报账的各类成本费用的额度为预算管理系统每月初设置的当月预算控制额度。每月初，根据年初批复的全年预算额度及每月预算安排，在预算管理系统释放当月成本控制额度，从而控制报账系统每月可报账的各类成本费用的额度。
2.财务报账系统与物资采购系统关联，进一步夯实了物资采购与库存的管控力度。物资的需求、采购、入库、出库等，全部通过物资采购系统进行严格审批控制，报账系统不再手工录入物资采购报账信息，而是直接对物资采购系统传递过来的信息进行报账与结转处理。
3.财务报账系统与工程建设系统关联，确保了在建工程项目系统全过程控制。工程建设系统对在建工程的立项申请、批复、决算、审计等审批流程及信息进行管理控制，报账系统不再手工录入在建工程报账信息，而是直接对工程建设系统传递过来的信息进行报账与结转处理。
4.财务报账系统与合同管理系统关联，保证了二者系统内合同的经济条款执行信息共享与同步，避免了合同管理部门与财务部门信息脱节，有效防范企业风险。
5.财务报账系统与人力资源管理系统关联，系统自动划清相关人员责任，提高了成本归集的准确性。财务报账系统人员信息来源于人力资源管理系统，每人分别有自己的门户、密码、归属组织机构，用自己的身份不能登录别人的门户，也不会归属到其他单位或成本中心。
6.财务报账系统与资金管理系统关联，实现了付款审批与网银支付的无缝衔接，确保资金安全。通过财务报账系统审批并生成付款凭证的信息，自动传送到资金管理系统，资金管理系统审核无误后，付款指令直接发送网上银行自动付款。通过财务报账系统审批的付款信息，后续环节无权再改动，如发现付款信息错误，只能退回报账系统重新处理，从而确保资金安全。
在各级领导和广大员工的支持下，山东省长途电信传输局已完成了财务报账系统实施的第一、二阶段，正向第三阶段积极探索、迈进。
二、财务报账系统应用在山东省长途电信传输局取得的成效及需要进一步完善的地方
财务报账系统在山东省长途电信传输局正式运行1年有余，日臻完善，初见成效，同时也发现一些需要进一步完善的问题。
（一）成效
1.规范了财务报账业务
通过前期准备工作对流程的梳理与固化，实现审批流程的电子化、规范化、统一化；系统设置的报账信息强制性填写功能和统一格式，实现了报账单据的规范化；投资、成本费用确认审批流程与付款审批流程分离，规范了投资、成本费用确认与实际付款出现时间差异的审批流程。
2.提高了工作效率
统一系统内及各子系统信息共享，避免了信息多次录入，从而减少重复劳动、提高工作效率。如报账系统内初始信息由起草人录入后，以后各环节可直接使用，避免信息的重复录入，同时，财务报账系统与核心会计核算系统实现自动对接，财务报账系统直接生成并导入核心会计核算系统基础信息，核算系统内的会计凭证、总账、明细账、各类报表均无须手工录入。再如，财务报账系统的付款信息通过资金管理系统直接生成网上银行付款信息，减少了网银手工录入环节。
报账系统提供多维度数据统计功能，起草人、各环节审批人、管理人员可根据需要在职责范围内灵活提取数据，同样起到了加强管理、提高效率的作用。
3.强化了成本预算管控力度
财务报账系统每月的成本费用控制额度，直接关联预算管理系统设置的预算额度，当月如出现超预算的项目，财务报账系统将进行警示或直接拒绝报账请求，这在很大程度上强化了成本预算管控力度。
4.提升了风险防范能力
财务报账系统对操作人员身份识别功能，与物资采购、工程建设、合同管理合同管理系统信息的关联与比对功能，与资金管理系统无缝联接屏蔽网下付款功能，都有效地提升了企业风险防范能力。
5.增强了信息透明化
同一笔业务在各子系统实现信息共享，使得该业务全流程信息更加透明化，如某业务已进行到哪各环节，预算剩余情况，合同执行情况，成本确认情况，资金支付情况，一目了然。
同时，报账系统让所有使用用户都能够清晰地看到当前报账的状态和处理人员情况，以及各审核、审批人员的处理意见，同时系统保留历史数据，以供随时查询，这与过去必须到财务部门进行查询的情况不同，增强了信息透明化，方便了工作。
（二）需要进一步完善的方面
财务报账系统在山东省长途电信传输局尚处于起步阶段，还处于磨合期，有些地方需要完善。另外，财务报账系统还有更深的发掘空间，需要进一步将财务报账系统的优势功能挖掘、发挥出来。
1.财务报账系统在许多方面很大程度地提高了工作效率，但同时也在某些方面存在反作用。如系统整合了部分重复操作，通过办公门户实现全员参与，但使用量的激增也带给系统很大压力，尤其是月底报账较集中的时期，系统处理速度较慢，“信息高速公路堵车”现象时有发生，需要进一步优化系统、网络和扩容硬件设施。
2.财务报账系统与其他系统的衔接方面需要继续完善。目前虽已实现与其他系统的全面关联，但囿于系统的庞大与复杂性，对系统进一步理顺、磨合存在一定难度，还需要一定的时间。
3.财务报账系统审批流程还有优化的空间。审批流程设置可在内控基础上合理整合，如成本预算管控与日常报账审批流的整合，能有效提高过程管控效果。另外，过于追求精细化带来的是时间成本和资金成本的浪费，通过优化流程以达到精细化管理与提高效率有机结合。
三、几点思考
（一）财务报账系统的推广应用对财务人员提出新的挑战。
财务报账系统上线之前，财务人员的大部分精力都栓在繁琐的会计核算工作上，对财务管理工作是力不从心。随着财务报账系统的推广应用，原来由财务人员承担的部分会计核算工作前移、分散到业务经办人员，如报账信息的录入、报账单据的粘贴、银行付款信息的录入等，现在都由具体报账人员负责。另外，财务报账系统等信息化管理手段，使得工作效率明显提高，这都在一定程度上减轻了财务人员的工作负担。
同时，这也对财务人员提出了挑战，先进的管理模式部分解放了财务人员，财务人员应该及时调整思路、转变角色，将腾出的时间与精力用来做好财务分析、管理工作，为企业的决策提供有力支撑。
（二）财务报账系统的推广应用使财务集中报账制成为可能
财务报账系统的应用以及与其他子系统的有效关联（尤其是资金管理系统），使报账与资金支付可以突破时空限制，这就使财务报账集中到市级、省级甚至全国成为可能。诚然，财务报账模式是取决于企业管理模式的，但从山东传输报账系统的推行情况可以得出，如果企业要实行集中化、专业化、扁平化管理，财务已不是制约因素。
（三）如何科学运用财务报账系统，服务、支撑线路维护工作
1.财务报账系统应用程度的划分
按照财务报账系统深化的程度，可将其应用分为三个层次：
第一层次。将系统审批替代手签审批，将审批流规范、固化，完善内控管理，信息透明化，减少重复劳动，在一定程度上提高工作效率。
第二层次。优化审批流程，进一步提高工作效率，与山东省长途电信传输局生产特点相结合，以达到系统审批的时效性，信息统计、管理的科学性。
第三层次。报账系统作为人与各个系统的联接枢纽，应用到管理领域，使其作为有效管理手段对生产经营工作进行支撑，对生产经营情况进行过程管控、跟踪分析、信息反馈，与预算管理系统等其他子系统无缝联接，达到信息资源整合共享。山东省长途电信传输局目前基本达到第三个层次。
2.结合线路维护实际情况，进一步深化财务报账系统作用，服务支撑线路维护工作。
山东省长途电信传输局的工作特点是“点多、线长、面广、人员分散”。以办公门户为基础平台的财务报账系统，基本不受人员分布情况和时间限制，只要具备上网条件，就可使用财务报账系统，解决了人员分散情况下的全员参与、全员使用的问题。全员参与的实现，使得多种管理手段的落地与有效实施成为可能。
线路维护工作需要良好的预算管理、成本管控、资源调配等管理手段的有力支撑，财务报账系统作为核心会计核算系统、预算管理系统、合同管理系统、资金管理等系统的联接枢纽，是人与系统以及系统与系统之间信息交互的中继站。因此，科学运用财务报账系统，发挥系统强大优势，使其成为预算管理、成本管控、资源调配等的有效管理工具，需要深度挖掘。例如：
预算管理方面。财务报账系统使得全面预算管理的全员参与成为可能，可以成为强化预算过程管控的有力工具，预算系统可以及时获取预算项目的资金占用情况，并能通过财务报账系统进行控制，有利于财务预算管理的合理性、有效性。
成本管控方面。近年成倍增加的维护工作量与成本压力，使得维护成本已压缩到历史最低点，我单位适时提出由传统意义上的成本维护型向规模效益型的转变，合理解决成本控制与维护质量的矛盾，财务报账系统的全员化和可控性，使得成本管控的全员化成为可能，为进一步加强成本费用精细化管理创造了条件。
资源调配方面。山东省长途电信传输局维护的光缆线路遍布全省，线路是连续的，不可能按照行政区域人为割裂开来进行维护，发生紧急情况进行线路抢修、应急整治时，有可能距离最近的资源不在本辖区，而在邻近辖区，该种情况显然从邻近辖区调配资源更具有时效性、更为经济。财务报账系统与物流采购系统、预算管理系统等系统的关联性，为科学调配资源提供了平台。
综上所述，通过财务报账系统的上线，结合单位财务管理和内控制度的建设，对集中化、阳光化、规范化的管理起到积极的促进作用。同时在规范经济行为，实现信息共享、及时为经营决策提供依据等方面更加有效。而进一步将财务报账系统与线路维护工作有机结合起来，科学运用财务报账系统，充分发挥系统优势，适应管理需要，对线路维护工作提供的良好的服务与支撑，有待我们继续探索与实践。
[责任编辑 杜 娟]
