建档与归档比较研究
时间：2020-10-13 08:05:18 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘要：“建档”现象与传统理解中的“归档”概念极易使人混淆。本文从管理手法的视角，从行为产生的动力、适用领域和工作程序等方面梳理两者的区别，同时在指向管理目标、遵循的管理原则及所需的管理素养等方面归纳其相似之处，最后对两者间的协同机理进行研究。
关键词：归档建档管理手法
近年来，“建档”行为作为一类管理手法广泛渗透到社会各领域，建档式管理、建档式保护、建档式跟踪等具体管理手段，在诸如精准扶贫建档、非物质文化遗产建档、居民健康建档、读者建档与图书馆服务、竞争对手建档与情报工作等行业成功应用。2019年10月20日笔者在CNKI中国知网上以篇名为“建档”的检索条件进行搜索，共得到直接相关文献1810篇，时间主要分布在近10年，文献广泛涉及经济、政治、文化、考古、社会、法学、公共管理等学科领域，这表明“建档”作为一类管理法则，受到各行各业的普遍接受并得以应用。但“建档”现象与传统理解中的“归档”概念常使人混淆，甚至于在一些归为常识性问答的书籍中，如《专门档案管理问答》一书，也把建档表述为立卷归档。[1]实际上，两者虽有相似之处，但在产生动力、适用领域、工作程序等诸多方面存在差异，甚至“建档”活动的内蕴已对传统档案学视野中“归档”问题的认识产生强烈的冲击。
一、建档与归档的差异
建档与归档都具有使文件转化为档案的功能，但两者在行为产生的动力、适用领域及工作程序等方面存在不同。正是这些不同，使二者彰显彼此的特色。
（一）行为产生的动力不同
建档行为主要由项目或任务驱动，如为古树建档、为古村落建档、为数据建档等。或者，为便于人们在考证、就医、注册等活动中对资料的管理，往往会建立唯一档案号，然后在该档案号下逐步完善档案信息。自然，建档行为产生的动力，是为了完成某项任务。在该项任务中，建档活动是为了储备反映该项事务的信息，为了消除事务的不确定性，便于日后的查证与分析。
归档作为档案管理的一个环节，主要由制度驱动。在我国档案管理活动中，形成了“归档制度”，其在归档范围、归档时间、归档要求等多个方面有相应的规定，如《机关文件材料归档和不归档的范围》规定“办理完毕的文件，应该在第二年内由文书部门整理后向档案室归档”等。[2]作为一种制度的存在，归档行为会重复出现，并要求按规则办事。
從建档与归档行为产生的动力观察，建档行为随项目或任务的结束而结束，但形成后的档案材料需聚焦到项目或任务的日后管理，如古村落的日后修缮，而对档案自身的有序管理居于从属地位。与之相对，归档后的文件，因其系办理完毕后的材料，已失去了现行效用，档案的留存更大意义上就是为了“存史”，强调档案用作历史记忆的完整性与有序。从两者的区别上看，建档行为更贴近事务的管理现场，而归档更注重对归入档案真实性、完整性、可用性的维护。
（二）适用的领域不同
建档围绕项目或任务展开，主要适用于专业性较强的行业，较具代表性的如导弹、运载火箭及卫星和飞船的焊缝建档等。自然，建档的特殊性决定了适用领域的专业性。且作为一种管理手法，建档更多意义上不在于档案自身的管理而在于服务它的上位类管理活动。
归档通常被纳入制度执行，主要指向某一类型档案的管理，非聚焦特殊行业或任务的活动，是从对某类型档案的归档式管理开始，如机关文书档案的归档、会计档案的归档等。这类档案可以从载体或文件格式上进行区分。
二者适用领域的不同还可以从相关的规章制度方面来印证。笔者对国家档案局及各行业行政管理主管部门的网站信息进行统计发现，建档方面的规范主要适用特定行业，如航天业中焊缝建档、证券交易行业中的债券簿记建档等。而归档适用对象主要是特定类型的档案，如国家档案局颁发的《数码照片归档与管理规范》，见表1。
（三）工作的程序不同
由于建档行为是为了满足对某个项目或任务的整体管理服务的，所以建档行为需要兼顾管理的全流程，并非仅仅“建立档案”，而是以建档为核心，向前延伸至调查、记录、拍摄等诸多环节；中间涉及的档案的整理和后期档案的补充，都被纳入建档的范畴。如我国口述档案的建立，就要事先制订好计划，经过调查、预约，开展访谈以获取录音资料，整理之后进行回访求证，最后撰写报告。这类建档行为在程序上通常有较强的指向性和复杂性。
归档行为作为一个制度存在，是档案管理活动中的一个环节，甚至仅仅是档案收集环节中的一个小环节。具体内容涉及归档范围、归档时间及归档要求，是以档案自身的管理为导向，与建档环节相比，相对简单。
二、建档与归档的共性
建档与归档在管理手法方面的差异，彰显了彼此的独特性。但同时二者也存在相似之处。
（一）指向管理目标相似
建档与归档同处档案管理框架之下，自然，二者在管理目标上都是为了留存历史记忆和日后保存备查。留存历史记忆在管理上的目的是寻找根源感与时间曲线上的规律发现。建档行为通过信息采集、固化、编号等程序，形成各种载体类型的数据和信息，主要是为了完整反映项目或任务的过程，留存的是某一专业性很强的业务活动的历史记录。而归档行为的目的是反映形成单位某一阶段的历史，使其在时间上进行传递，以积累社会记忆财富，主要指向某一类型的档案。可以说，归档“留存的是行政管理部门及各种社会组织、企事业单位等相关职能机构在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”。[3]这种留存更多出于能力和成本等诸多方面利益的考虑，并不会“有文必档”，并且在留存期限上还有永久和定期之分。
另外，日后保存备查在管理上的目的是实现建档或归档后形成的档案材料的参考价值和凭证价值。建档系一种主动介入，所形成档案主要为查考、研究和处理项目或任务问题的凭证，其价值发挥有一定的时间限制，随项目或任务的结束价值会降低或甚至快速消失。而归档系一种制度执行，其价值的实现主要取决于人们对其记录内容的认知和需求程度，有一定的不确定性、弹性和跨度。
（二）遵循的管理原则相似
从管理原则上看，无论是建档还是归档都遵循來源原则，即尊重在同一单位或活动（任务，或项目）过程中形成的有紧密联系的档案的有机整体性。在这方面，如前所述，建档通常围绕项目或任务形成完整的档案，如我国传统村落建档规定一村一档。相对而言，归档因其被纳入制度执行，明确要求同一类型的全宗不能分散，不同类型的全宗不能混淆。常见的如把某个具备独立法人资格的单位形成的所有档案归入一个全宗。
同时，两者同样遵循真实性原则。这主要表现在建档与归档过程中，强调形成档案与指向的对象保持一致，或者称记录的真实性与完整性。为保证上述要求，如建档通常以回访或复核方式进行，如焊缝建档中就要求对编制产品焊接过程的质量跟踪记录，确保填写的数据应该完整、准确和清晰。归档主要以检查或查看的方式进行，如审计档案管理工作中就要求对确定立卷归档的文件材料，检查有关程序和签批，认定手续等是否完备，不符合要求的应予补救。
（三）所需的管理素养相似
从管理素养上看，无论是建档或归档都要求档案工作人员具备较强的业务素质和信息化处理能力。但建档更强调掌握档案信息采集及将其固化在特定载体上的技术，如非物质文化遗产的建档就需要档案工作人员能熟练掌握摄影、摄像等技能，熟悉该项非物质文化遗产。这种熟悉涉及所属领域和对象相关的知识储备与技能应用，指向具体的项目或任务。而归档更强调熟练掌握档案分类、编目、装订、录入等相关技能，如光伏发电建设项目文件归档，就要求档案工作人员熟悉且对参建单位及部门移交的档案进行核查、汇总整理、系统编目及编制检索工具等。这种熟悉主要指向档案自身的保管业务。
另外，在信息化处理能力上，二者需要档案工作人员掌握档案信息化处理技术，具备现代信息服务和保密意识。
三、建档与归档的机理协同
建档与归档管理手法的异同，为彼此的协同提供了可能。实际上，彼此之间可以打破原有壁垒，相互借鉴。
（一）档案形成方式协同
建档与归档在档案形成方式上的协同，主要表现在档案工作人员根据需要采纳彼此的档案形成方式，以确保档案形成对象相关材料的完整性。这主要表现在：当建档时发现已经形成了一些记录材料，这些材料就可以直接以归档的方式被纳入建档范围，而不需要重新制作材料作为档案保存。同样，在归档行为中，当发现归档材料不完整又没有材料可归时，可通过建立新档案的方式进行相应补充。从这个角度看，建档行为主动、有意识地形成档案正好可以填补归档的被动性可能造成的材料空缺。而归档范围及保管期限的制度规定，正好可以弥补建档工作可能因档案工作人员的主观因素带来的缺陷。两者彼此协同，可以尽可能保证档案材料的完整与齐全。
（二）档案管控技术协同
建档和归档管控技术的协同，主要表现在档案生成监管方式的运用上。当建档因涉及的项目从立项到验收有着较长的时间跨度、档案种类繁多、管控难度大的情况时，或所涉及的任务范围广、形成档案分布散乱时，可以借鉴归档的管控技术对档案形成过程进行指导与监督，明确建档范围、时间与条件，以保证建档工作的顺利推进。同样，当传统的归档范围可能没有及时反映新的档案类型或内容，或者归档范围界限模糊时，可以借鉴建档主动介入的方式开展前期调查，进行前端控制，熟知档案指向的事务的动态变化，可以确保形成档案的质量和完整度。两者在档案生成的管控技术上可以实现协同。
当前，建档作为一类管理手法已然广泛渗透至社会各领域，可以被认为是一种常规管理手法的觉醒。本文从管理手法的视角厘清了建档与归档的异同，明确了二者的适用范围和协同作用，目的在于指出：在对传统“归档”概念理解基础上，建档行为有着自身不一样的特点。而这种特点可能已经强烈冲击着对传统档案形成方式的认识，值得进一步的关注。
*本文系广西哲学社会科学规划研究课题“广西精准扶贫建档工作效用评价研究”（编号：18BTQ002）研究成果之一。
注释及参考文献：
[1]《专门档案管理问答》丛书编委会.专门档案管理问答（第二辑）[M].北京：中国档案出版社，1996.
[2]黄世喆.档案管理学[M].北京：高等教育出版社，2016：28.
[3]陈兆祦，和宝荣.王英玮.档案管理学基础[M].3版.北京：中国人民大学出版社，2005：72-76.
作者单位：广西民族大学管理学院
