我国档案异地备份制度发展脉络、主要问题与建构策略研究

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摘要：基于当前我国档案异地备份工作尚未全面开展、存在诸多不易解决的情况，文章分析、总结汶川地震以来的档案异地备份制度的实际工作与研究情况，依据档案学科的基本理论，提出构建以实现档案安全为最终目标的异地备份制度。从宏观角度提出法律、资金、人才等保障手段，并建立起以档案异地备份基地为核心的微观安全体系框架，希望能对档案异地备份工作的全面开展有所启示。

关键词：档案异地备份；档案安全；档案备份

分类号：G273

Research on Development Sequence，Main Issues and Construction Strategies of Remote Backup of Archives in China

Chen Shuhua

（School of Society and History of Fujian Normal University， Fuzhou， Fujian， 350117）

Abstract：Based on the current work of remote backup of archives in China which has not been carried out in all aspects and there are still many problems difficult to solve，the article analyzes and summarizes the actual work and research situation of remote backup system of archives since the Wenchuan earthquake. According to the basic theory of archives， it is proposed to build the remote backup system with the ultimate goal of archival security. From a macro-perspective，it is suggested to take legal，financial and personnel protection measures and builds a micro- security system framework based on the remote backup base，hoping that there is some inspiration for comprehensive development.

Keywords：Remote Backup of Archives； Archival Security； Archives Backup

2008年汶川地震在掠去无数生命财产的同时，也给灾区档案资源带来毁灭性的破坏。在档案工作灾后重建中寻求新的理论支持和技术手段提高防灾、减灾、抗灾能力，切实维护档案实体安全，成为亟须解决的问题。而档案资源异地备份理论因其异空间——异地域保存的先天优势，有效弥补了本地备份的短板，在汶川地震后引起了国家档案局关注。2009年10月，全国档案馆工作会议要求全国47家副省级综合档案馆互相结对、备份，此后，国家层面屡屡强调档案安全问题。2017年6月5日，在全国档案安全工作会议上，国家档案局局长李明华多次强调档案安全是档案工作的底线、强化红线意识加强档案安全工作，档案安全的管理观念获得前所未有的重视。

数字时代下档案安全面临诸多威胁。从档案自身发展来看，随着档案信息化建设的推进，电子文件数量迅速攀升，由于其发展历程较短，且对设备依赖程度高，受损程度无法用肉眼衡量，黑客、病毒等技术因素构成了潜在威胁。从外在环境来看，自然条件与人为因素也对档案安全产生了巨大风险：我国地形气候复杂，自然灾害时有发生且不可预测，它们不仅能直接损毁档案，其所衍生出的次生灾害也具有同等破坏力，最为严重、典型的当属汶川地震中的北川县档案馆，全部馆体被地震震塌后又被泥石流掩埋，长时间的高湿环境导致近40%的纸质档案出现粘连、发霉、字迹扩散等问题，电子档案的保存情況同样不容乐观；同时，突发的社会事件如暴力犯罪、恐怖袭击等，也极易造成档案信息资源的损失。鉴于此，笔者围绕档案资源异地备份建设的相关问题，考量、论证实现这一策略的可行性，以期为档案资源异地备份提供理论支持与实践指导。

1实践回顾与研究述评

1.1实践回顾

（1）档案异地备份发展脉络

我国档案资源异地备份建设大体可划分为三个阶段。20世纪30年代初，为防止敌人破坏档案，周总理提出：“党中央的所有档案均搞三套，一套送中央文库保存，一套送中央特科，一套送共产国际”[1]，我国近现代档案异地备份思想就此萌芽。直至60年代因战备需要，从中央到地方的各级档案部门均对档案进行转移、备份，在特殊形势下有效保护了国家档案资源[2]，我国档案异地备份工作初见成效，该时期可视为我国档案资源异地备份工作的第一个阶段——初创期。汶川地震后，国家档案局屡屡强调提高应灾能力并探讨档案安全策略，时任国家档案局局长杨冬权在2009年全国档案馆工作会议上提出，全国47家副省级综合档案馆在2012年底前全部完成结对，标志着我国档案资源异地备份工作进入第二个阶段——发展期。2013年起，随着全国47家副省级综合档案馆的全部结对，我国档案异地备份实践有了较为平稳的发展，各档案部门也积极探索档案异地备份建设的新模式，力求档案保护工作取得新发展，由此，我国档案资源异地备份实践步入了繁荣期[3]。

（2）档案异地备份工作开展模式

在备份模式的选择上，绝大多数档案馆采用“结对子”，即馆际间合作的方式。为了提升异地备份有效性，甚至出现了“一对多”馆际间合作，例如，四川省继受到“5.12”重创后，分别于2010年7月与甘肃省档案局、2010年11月与西藏自治区档案馆达成备份协议；同年辽宁省档案馆与广西壮族自治区档案馆、宁夏回族自治区档案馆结对互为备份基地，通过多地备份对重要档案进行“多重保险”。与此同时，部分省还积极实施省内备份。一种是对省内各地重要档案集中备份。福建省档案馆建立了以省档案馆为中心的异地备份机制，利用省档案馆的领导地位与技术优势，集中备份了省内市、县级的重要档案数据，确保本省档案数据的安全[4]；云南省档案馆修缮了20世纪60年代的战备库，将其改造建设成为重要档案和电子档案异地备份库，负责安全保管全省重要档案和电子档案集中[5]。另一种是鼓励省内各档案馆互相结对，如云南省鼓励市县档案馆与全国副省级档案馆备份同步， 16个市（州）档案馆和97个县级档案馆，在2012年底前已全部互结对，省内备份结对率达到78%[6]。

1.2研究述评

通过文献调研发现，国内档案异地备份的相关研究始于1999年，2003年起研究热度逐渐上升，尤其是2008年汶川地震后，因灾区大多数档案部门对档案备份措施不全面而造成了巨大损失，人们开始重新审视异地备份，档案界兴起了一阵研讨热潮。2009年10月30日，全国档案馆工作会首次对各级国家档案馆提出异地备份要求，表明了国家对档案异地备份可行性的认可与高度重视，直接推动了全国档案异地备份的学术研究进展。在全国47家副省级综合档案馆结对过程中，档案学界关于异地备份的研究一度达到顶峰，之后，档案异地备份的探讨热潮虽有所回落，讨论热点却逐渐细化到地质、气象、高校、城市建设等具体领域。从整体上看，学术界对档案异地备份的研究角度主要可归为如下几方面：

一是档案异地备份的必要性及可行性分析。荣增鹏主要从自然灾害、信息时代的要求、国家法规要求及国家档案局重视四方面分析档案异地备份的必要性，并从国家重视和技术成熟两方面对档案异地备份的可行性进行论证[7]。丁宜根据不可抗因素、信息时代要求、国家法规等因素，认为档案异地备份十分必要[8]。

二是档案异地备份方式。档案异地备份方式划分标准多样，不同标准可分为不同类型。李涛将档案异地备份方式分为馆际相互备份、前馆后库、异地专门建造独立备份基地、国家投资建立异地备份基地4种方式[9]。向刚认为，异地备份有增量备份、差异备份、全备份3种标准；而根据备份系统的准备程度，又有冷备份、温备份和热备份3种方式[10]。梁艳萍介绍了以纸质档案副本、缩微复制件为主的传统方式和包括冷备份、温备份、热备份在内的现代方式两种类型[11]。

三是档案异地备份存在的难题及策略。王淑云集中剖析了当前我国档案异地备份的建设难题，即重视意识不足、缺乏顶层设计、选址不合要求等问题[12]。叶婧文提出应从国家宏观规划、政府细化法规、档案部门实施制度、档案人员提高专业水平四方面，集中解决档案异地备份难题[13]。杨祯、范基胤强调以加强重视、充分挖掘档案价值、合理选址三方面为着力点，规范档案异地备份工作[14]。赵亚婷以建设成本收益为出发点，提出通过建设档案馆联盟来推动档案异地备份基地建设，以此提高灾难应对能力[15]。

总的来说，当下我国档案界异地备份研究成果丰富，在必要性、可行性和备份方式等问题上观点较为一致；而档案异地备份存在的问题以及策略研究相对不足，且缺乏与实例的结合，难以应用到实际建设中。

2当前档案异地备份建设中的主要问题

2.1异地备份制度尚未融入安全体系

从国家层面来看，国家档案局尚未出台关于档案异地备份的专门性文件，為其建设提供指导。各地在异地备份建设过程中主要以《档案馆防治灾害工作指南》与《信息系统灾难恢复规范》（GB/T 20988-2007）、《岩土工程勘察规范》（GB 50021-2001）、《建筑抗震设计规范》（GB 5011-2010）、《综合布线系统工程设计规范》（GB 50311-2007）等文件为依据选择备份地点及建设容灾系统[16]。尽管这些文件在一定程度上为档案异地备份工作提供了大致方向，但在具体操作和利用过程中无法给予档案馆明确的专业指导，例如关于档案副本保管方对备份档案的开放利用权限、保管过程中涉及的相关法律责任等实践性很强的问题，因在法律中尚无明文规定，直接限制了档案资源异地备份的后期利用与服务。相比之下，美国档案信息安全规划统筹更为完善，联邦政府组织多方部门建立了信息安全机构体系，并且绝大多数州都至少拥有一个档案文献异地备份中心，从而使文献保护工作能有条不紊运行。

2.2各地实际开展差别较大

2009年10月召开的全国档案馆工作会议，仅要求副省级市以上国家综合档案馆完成结对、互相备份，而未对地级、县级档案馆进行明确规定，导致各地异地备份工作进展不一。目前，全国47家副省级以上综合档案馆已全部结对，而部分地级档案馆的异地备份工作仅刚起步，例如黑河市与吕梁市两市档案局，距2009年全国档案馆工作会议7年后，双方才签订了《异地备份意向书》，直至2017年4月24日，黑河市首批备份数据才抵达山西省吕梁市进行异地备份。更有部分非副省级市档案馆，尚未加入异地备份的建设行列，甚至还未认识到异地灾备的重要性。而在异地备份的具体建设过程中，各单位标准不尽相同，在备份范围、存储载体、存储格式的选择上，馆与馆之间也没有固定准则，各类型的数据备份产品、设备均有涉及。

2.3异地备份建设经费来源单一

档案资源异地备份建设涉及诸多因素，每一环节都有赖于强有力的资金支持，一旦遭遇资金瓶颈，将难以为继。一直以来，传统认知将档案馆定位于国家科学文化事业机构，这很大程度上使其规避了经营性活动，极少为自己创造经济效益。我国存在不少私人捐助的公益性机构，如邵逸夫图书馆、李常盛图书馆；同是非营利性事业机构，档案馆获得社会融资的案例却十分稀少，其经费来源除政府拨款外再无其他路径，除去日常馆建开销，运用到档案异地备份建设上的资金极为有限，微薄的资金难以应对庞大的工程建设。随着工作的深入开展，备份数量不断增长，管理费用与日俱增，资金难题将更为明显。

2.4国内灾备技术后备人才薄弱

档案异地备份建设综合性较强，需要灾备技术、文献修复、计算机、工程建筑等各方面人才的通力配合才能完成。就灾备技术而言，灾备行业在我国整体起步较晚，还未形成完整的人才培训体系。当前我国高校档案学专业开设的档案保护相关课程，大多仅为《档案文献遗产保护》，传授档案学生基础保护方法的同时，却难以输出专业灾备技术人才。社会上也没有专门培养灾备人才的机构，现有灾备技术主要是从国外购买相关设备时附带习得，往往掌握不了较为核心的技术，无法自主进行产品开发[17]。随着交叉型人才的老化，新晋复合型人才未能及时补位，人才问题成了档案异地备份建设中的一大瓶颈。

2.5备份地的选择不符要求

档案异地备份的开展原理在于当档案原件保存基地遭遇重大灾害或突发事件时，能根据备份基地保存的副本恢复数据，从而降低损失。异地备份能否取得预期效果，很大程度上取决于备份地点的选择。为了有效备份，备份双方应该在空间上保持一定距离，从而避免在同一灾难发生时两地都受到影响。我国广阔的幅员为异地备份的开展创造了良好条件，为确保备份的有效性，国家档案局对备份双方空间距离作出了明确规定：间隔300公里以上，且不得属于同一江河流域、电网、地震带。但有部分达成互为备份协议的城市却不符合异地距离要求，最为典型的是遂宁市和南充市，两个城市仅距离90余公里，且同属长江流域，一旦两个城市中的一地发生地震、水灾等重大灾害，另一地很可能也成为灾区，备份副本与档案原件同时面临威胁，异地备份失去了应有的意义。

3档案异地备份制度建构策略

档案异地备份创新了备份方式，在保护数据方面有着不可替代的作用。然而我国关于异地备份建设的法律、标准、规范体系尚不健全，且存在经费来源单一、后备人才薄弱等问题，这些不利因素阻碍了异地备份实际开展。解决当前我国档案异地备份工作存在的诸多问题，有赖于建构起科学实用的档案异地备份制度。

3.1宏观保障：进行异地备份的顶层设计

（1）加强法规实施，提供法律保障

我国档案异地备份工作开展过程中的许多问题，如开展进程不一、备份载体各异等，都源于缺乏针对性的法规政策作为指导，导致具体工作的开展缺少可供遵循的标准。反观美国，迄今为止，美国虽没有一部以档案法命名的法律，但它通过各种不同的法律形式来实现对档案和档案机构的管理，建立起了符合其发展的保护模式。国家档案局应综合考虑多方因素进行评估，在做出科学合理的统筹规划和总部署后，制定更具体和切合实际的实施体系，包括明确规定需异地备份档案的范围、备份载体等，形成规范的档案异地备份工作标准与运行机制，使其有法可依，令行禁止，推动各档案部门异地备份实际工作的规范化开展。

（2）多渠道筹资，解决资金难题

档案异地备份作为公益性事业，积极争取国家财政支持无可厚非，但在资金来源单一且费用庞大的情况下，档案馆不妨结合自身优势与外围资源，寻求资金来源多元化以满足档案异地备份建设中的物质需求。一方面，档案馆可依托备份信息数据库，在法律许可范围内适当开展经营性活动，争取实现档案价值开发与经济效益的融合。事实上，美国东北部文献保护中心在这方面已有相关实践，通过“会员制”形式和对基础服务范围外的咨询、指导收取相应服务费[18]，利用筹集到的资金为文献保护创造更好条件，这为我国档案馆初步实现异地备份建设资金的自我满足提供了一定参考。另一方面，档案馆还可以设立基金寻求社会援助，依托基金设立的法定程序保证资金来源的合法化，通过及时公开资金的投入和运转来保持社会融资的持久性。

（3）海內外结合，供给精英人才

解决我国灾备技术人才紧缺的问题，需要从“自造”和“外引”两方面着手。高校档案院系作为现代档案学高素质专门人才培养的重要基地，应准确把握档案学科教育的形势要求，重新审视人才培养目标，适当调整课程体系，加强档案信息恢复技能训练，培养高水平专业型灾备技术人才，满足异地备份建设需要。从全国范围来看，绝大多数档案从业者非档案学专业出身，加强在岗培训具有重要现实意义，如开设灾备与档案保护专题讲座、研讨会，以多样化形式提升档案从业者的灾备知识与技能水平。同时，实施合理的人才引进策略是引进核心灾备技术的重要契机之一，从海外招募高水平灾备人才，充分引进国外先进技术，逐步实现灾备核心技术的自主开发[19]。

（4）多部门联动，实现资源整合

异地备份制度的构建不在一朝一夕，也并非仅凭档案部门就能独立完成，如此规模的重大国家工程理应由政府主导。国家档案局可作为整个项目的责任主体，牵头负责，积极协调多方，对异地备份建设有关的信息资源进行汇集、整合、厘清，创建全国性档案异地备份综合数据库，为档案部门在异地备份实际工作中提供参考。有效的多部门联动制度应能充分考虑自然与社会因素，依托计算机技术整合各项资源，形成合理的档案资源异地备份联动机制，为异地备份建设创造信息条件。地质、气象、水文和电力部门在充分调研的基础上，全面地掌握各地的地质构造、水文特征、地震带分布等自然条件，满足备份双方不得在同一江河流域、电网、地震带的备份要求，为档案馆在选择异地互建对象时提供全面的参考信息。计生部门、城市建设部门则需精确把握人口分布、用地规划等社会因素，辅助备份中心具体选址。

3.2微观落实：以建设档案异地备份基地为核心

（1）重要档案评估制度的确立

我国档案馆藏资源丰富，浩如烟海，不论是从资金还是从时间方面，将全部馆藏资源异地备份明显是不切实际的，由此，建立重要档案评估制度以确定备份档案范围，是档案异地备份制度微观建设的首要任务。重要档案评估制度应首要囊括价值评估模块，通过明确档案价值评估标准，建立馆藏价值层级，对层级高的档案优先异地备份。同时，近年来，风险评估逐渐引入信息领域，档案界可以此为参考，通过相应评估流程与技术手段，分析重要档案面临风险的概率、风险的严重程度，来决定是否对其采取异地备份。

（2）档案异地备份基地的建设

随着档案异地备份发展的成熟化，其建设模式也日趋多样。建立档案异地备份基地作为档案异地备份制度的重要路径，相关实践表明其具有极强的可行性。2010年10月，在细致合理地规划与明确建设依据后，辽宁省建立了全国首个电子档案备份中心，初步实现了电子信息远程容灾功能。打造全国性的档案异地备份基地，需要国家档案局为主导并集合多方力量进行，在建设前充分调研论证，以当前已完成的“结对子”为基础，将重要档案备份到结对的某一方库房，或是结合建设依据，重新进行备份库房选址，都是档案异地备份基地建设的良好途径。在基地运营后期，档案馆可充分发挥档案集中整合的信息优势，深层次开发档案价值，形成自身效益，促进基地的持久运转[20]。

（3）多元化的异地备份方式

从备份效果上看，当前我国异地备份工作中存在着许多无效建设，如选址不当、备份介质不合理等，大大浪费了建设资源。有限的资金局限着档案异地备份建设的有效性。随着信息技术飞速发展，软硬件系统的淘汰周期大大缩短，一旦电子文件载体、读取设备和系统受损或被淘汰，电子数据将无法读出，其信息价值难以体现。因此，在异地备份过程中，应遵循多元化原则，提供多种备份方式和备份介质以供选择。档案馆应根据具体情况，综合考虑不同载体的优缺点和技术因素，结合经济原则，尽量选取通用性较强、内在性能稳定且方便实用的备份介质，如磁带、光盘、硬盘。此外，还应及时更新电子文件读取和操作系统，或及时多元化转移电子文件信息，尽可能规避因技术过时造成数据丢失的风险。

（4）馆际间建立常态异地备份沟通机制

当前我国档案异地备份工作主要以馆际相互备份方式进行，因备份双方的保管条件、规章制度等不尽相同，这种方式也暴露出一定弊端。为保证这种合作模式的可持续进行，双方部门在合作过程中应加强沟通，充分理解。首先，在备份数据交接前，通过签署协议来明确双方部门的责、权、利，遵循责权利对称的原则。其次，在交接过程中，双方部门应对备份档案进行仔细清点核对，认真检测档案载体保存情况，双方盖章确认、入库封存。最后，在合作过程中，互建双方应特别注重交流沟通，最为行之有效的方法是备份双方各派出专业的档案人员，定期到对方馆中交流学习。在熟悉对方的异地备份管理模式、化解疑问的同时，可为对方保管本馆档案提供建设性意见，满足双方的备份需求，互相学习进步，协调开展异地备份工作。

注释与参考文献

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