个人信息管理理论研究述评

[摘 要]随着信息管理理论和技术的发展，人们逐渐重视个人信息管理的理论及实践应用。本文运用综述的方法，主要梳理了国内外关于个人信息管理理论与实践发展历程和现状，进一步分析了国内个人信息管理研究领域的不足，以期推动我国个人信息管理研究的发展。

[关键词]信息管理；个人信息管理；理论研究；述评

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．０４．０４６

〔中图分类号〕Ｇ２０３ 〔文献标识码〕Ａ 〔文章编号〕１００８－０８２１（２０１１）０４－０１７４－０４

Review of the Research on Personal Information Management TheoryWen Bo

（Huaibei Normal University，Huaibei 235000，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕With the development of information management theory and technology,people increasingly attach importance to personal information management application of the theory and practice.This paper used the review method to sorts out personal information management by domestic and foreign on theory and practice of development process and status,further analyzed deficiencies in the field of research on the domestic personal information management in order to promote the study of the development on such issue in our country.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕information management;personal information management;theory research;review

１ 国外个人信息管理理论发展研究

１.１ 国外关于个人信息管理涵义的研究

个人信息管理（Personal Information Management，PIM）一词首次被使用是在20世纪80年代，但其思想最早可以追溯到1945年，即目前大家认同的最早提出PIM这一思想的凡尼佛•布什（Vannevar Bush），他在1945年发表的文章“As we may think”中第一次提出了个人信息管理——Memex的概念［１］，他这样描述：Memex是一种能够记录所有书籍、唱片、交流信息的设备，它能够快速、自动、灵活的帮助人们找到所需要的信息。布什只是为我们描述了一种远景，随着信息科学技术的发展，人们试图从不同视角对PIM给出一个准确的定义。1988年，M•兰斯黛尔（Lansdale，M.W.）对PIM给出了一个宏观的描述，指出信息技术的发展会使人们面对更多的信息，而那些适用于处理传统纸质信息的方法将不再适用，需要从整理、收集、归类等方面探究信息管理自动化的方法［２］；Deborah K.Barreau指出PIM中应包含获取信息的规则、方法，以及存储信息的策略、机制［３］；到2004年，Web技术的成熟和存储技术的发展，使海量信息数据的存储成为可能，Boardman 认为PIM的核心是数据的存储(store)和再访问（finding/refunding）。以色列特拉维夫大学的奥佛伯格曼（Ofer Bergman）认为：个人信息管理是一类十分特殊的信息活动，因为存储信息和随后检索信息的主体是一样的，PIM可以看作是同一个人在和不同时间点上的自己交流信息［４］。PIM2005年研讨会上对PIM概念进行了总结和阐述：从本质上来说，PIM是一种信息存储行为，它是将信息存储起来以使能够在以后被访问。从行为上来说，PIM是我们日常对于信息的处理、分类、访问。从系统上定义，PIM为个人创建的供其在一个工作环境中使用的系统，其中包含人们获取信息的规则与方法；对信息进行组织与存储的机制，以及维持系统运行的一些规则与过程，以及对信息进行访问、处理、产生输出的方法机制［５］。这些关于PIM的描述，成为进一步研究、定义PIM的基础。

１.２ 国外个人信息管理理论的发展

PIM研究开始引起广泛的关注，其标志是2005年1月27日至29日期间第一届PIM 2005 Workshop的举办，这是由美国国家科学基金会（NSF）连续资助专门针对PIM研究的专题研讨会。会上从PIM基本概念、研究内容、研究目标等方面进行了讨论，取得了很大成果，提出了很多重要的研究课题。在最终报告中，William Jones和Harry Bruce两位专家重申了研讨会的目标：（1）明确所要讨论的PIM内涵。（2）明确什么是好的PIM？什么是不好的PIM？如何评价？（3）确定改进PIM过程中所需要解决的关键问题和挑战。（4）探讨如何解决上一条中所提出的问题。（5）建立研究PIM的组织。在该次会议上，专家们也对PIM的概念进行了讨论。

2006年的PIM研讨会上，收到论文32篇，其中有些针对2005研讨会上提出的一些问题进行了深入的研究，有的论文针对个人信息管理中具体的问题进行了研究，这些论文的特点是：涉及面广。涉及到PIM研究的众多领域，包括基本理论、信息保存、信息分类、信息存储、隐私保护、邮件系统、行为分析、信息提醒等众多研究课题，即包括对基本概念、基本理论知识的研究，也包括针对特定应用需求的研究。

2008年的PIM Workshop将关注的焦点放在了由于移动和基于网络设备的出现而带来的机遇和挑战上，以及管理个人信息时所使用的技术。具体目标有：（1）识别有效进行个人信息管理的方法；（2）探讨基于移动和网络设备的个人信息管理中所存在的争议；（3）明确在个人信息管理理论与实践研究中，如何评价所取得的进步；（4）确定在个人信息管理和人机界面两项研究中进行交流的机会。

PIM Workshop 2008提出了一些具体的研究课题：（1）如何理解PIM：人们如何在桌面之外管理个人信息，人们如何搜索、检索信息，人们如何掌握组织信息以及如何对个人信息管理进行研究；（2）PIM中所使用的工具和技术：移动和基于网络的PIM工具，个人信息整合和内部数据表示，个人信息搜索和检索工具，个人信息存储和组织工具，PIM工具评价的方法等；（3）宏观PIM：组织信息管理，个人信息的隐私与计划，个人信息的安全、法律与政策研究；（4）特定人群和条件下的PIM（如病人、老年人的PIM）［６］。从PIM Workshop 2008所提供的研究课题和接收的论文中，可以看出个人信息管理领域在研究趋势上的变化。过去着重对基本理论、概念和方法进行研究，而现在不仅关注基本理论，还在两个方向上进行了延伸：一是“向上”扩展，关注宏观上的个人信息管理：如组织信息管理、PIM中的法律、隐私、政策性问题等；二是“向下”扩展：关注于PIM所涉及的技术与工具，尤其是在个人移动信息设备和网络技术发展大环境下技术和工具的发展，以及将注意力放在特定人群和特定条件下的个人信息管理。这种变化，一是学科研究的必然趋势使然，即从基础性研究逐渐转移到对特定应用和方法的研究上；二是针对学科环境的变化在研究课题上进行的相应变化，各种新技术出现、网络技术的发展以及移动信息设备的进步。

PIM Workshop 2009在历经几届的研讨会的基础上，对于个人信息管理的定义统一了共识，即认为个人信息管理是一个人在进行一系列活动时的学习与实践情况，获取或创建、存储、整理、保存、检索、使用以及分发人们所需要的各种信息，以满足人们生活中的许多目标并实现人们生活中许多了的角色及履行义务。PIM成为一个跨学科的研究领域，吸引了来自信息科学、认知心理学、计算机科学、人机交互以及记录管理等不同学科的研究人员。

该研讨会的主题是“个人信息的十字路口。”我们通过先前的研讨会发现，不同信息空间的混乱领域间必须要进行交互，而此必将对个人信息管理提出特殊的挑战。研讨会的主题包含了集团信息管理等子主题，信息空间服务于多个用户（在家庭、工作、娱乐），信息空间服务于个人的多重角色、任务管理、隐私和安全、组织战略和政策、社会和心理方面的共享工作空间以及谈判的界限［７］。

总体来说，关于PIM内涵与意义的研究还处于起步阶段，这些论文有很多针对的是PIM的某个具体课题提出观点，并进行了初步论证，但对于具体的算法、数据的模型、系统的框架还没有作深入的研究和量化的实验分析，而且对于有些基本概念问题，也没有达成一致的看法。

１.３ 国外对个人信息管理实践的研究

华盛顿大学信息学院的Harry Bruce，Susan Dumais和William Jones发起的KFTF（Keeping Found Things Found）计划从人们如何找到所需要的信息这一实践问题出发来研究个人信息管理中涉及的工具和技术，试图解决个人信息管理中出现的实际问题。这一项目有两个主要目标：（1）提供一个论坛以供人们交流关于PIM的经验和所遇见的问题；（2）建立关于PIM第一手资料的数据库以供研究人员使用。UCLS（University of Chicago Laboratory Schools）的Marcia J.Bates则结合文献分布中的Bradford定律对个人所接触的信息分布进行了创造性的分类，即90％的个人信息会分布在离个人空间距离较近的地方，但是还有10％的个人信息会分布在离个人较远以及非常远的地方，这为个人信息的管理提出了新的课题［８］。而University of Maryland人机界面实验室的Ben Bederson则提出了管理个人信息中用户体验的重要性，为了使得用户在管理个人信息中做到流畅和自然，需要在交互界面上仔细分析和设计。XPM Technologies的Douglas Gafe则从具体技术出发，提出建立分层次的管理系统和各层次之间流畅的信息流动使个人或认知系统可以在保证安全和隐私的前提下记忆、理解信息并与世界产生交流。微软研究院的Mary Czerwinski和MSR VIBE小组研究了如何利用现有的桌面软件——如侧边栏、邮件软件、记事本或复杂的日程编排软件来管理个人信息。微软的Jonathan Grudin和Eric Horvitz则研究了个人信息网络交流的问题：在网络个人信息交流中，主体和谁交流、如何对交流进行管理等。他们对人们交流信息的方式和偏好进行了研究，并实验了一些安全机制以确保隐私信息的安全。IBM的T.J.Watson研发中心的Thomas Erickson则从个人信息对自身和对社会的不同用途出发，关注这两者之间的冲突并设法找到解决的办法［９］。以色列特拉唯夫大学的Ofer Bergman、Rafi Nachmias和开放大学的Ruth Beyth-Marom提出个人信息管理系统在设计时需要充分考虑用户的需求，即采用面向用户的设计方法，并对此展开了大范围的实验性研究，目的是找到一种有效的个人信息管理系统设计方法［１０］。

针对个人信息的存储的研究，主要是对个人数据空间管理系统（PDSMS）的研究。传统的数据库技术不能完全满足新的数据管理的需要，Google、百度等网站对数据处理方式的改变也说明了这一特点，于是人们提出了一个新的概念：数据空间（DataSpace）。由于个人数据信息的特点，Dataspace将是存储个人信息的理想方式，在PIM中称为PDS（Personal Data Space）。目前在这一研究领域。Jens-Peter Dittrich Marcos, Antonio Vaz Salles等人做了大量工作，他们在2004-2005年共发表了2篇关于个人数据空间管理的论文［１１－１２］，系统阐述了个人数据空间管理的概念，提出了一个新的数据模型：iMEMEX，并基于此实现了一个PDS原型。他们的工作为个人数据空间管理的研究建立了一个框架模型，但是需要研究的问题还很多。

２ 国内关于个人信息管理的研究现状

与国外相比，目前国内针对PIM的研究还比较少，研究领域也较局限。这里，简要梳理我国学者在以下几方面的研究：

２.１ 个人信息管理检索工具和技术

黄义侠（2007）论述了个人信息管理中信息资源的特征，并集中分析了国外个人信息管理中信息检索的方法：基于文件和全文的检索、基于搜索引擎的搜索、基于元数据的检索以及基于语义的检索。最后对这些检索方法进行了评价并指出未来的发展趋势［１３］。庞恩旭从信息管理中的信息检索出发，论述了个人信息管理所面临的新的环境以及在新的形式下，个人信息管理需要注意的一些问题［１４］。陈风思则从更加实用的角度对如何进行个人信息管理进行了具体论述：他将个人信息管理过程直观地分为信息分类、信息整理、信息记录以及信息同步更新等几个步骤，并且还对可以采用的软件进行了简单介绍［１５］。《软件学报》的两篇综述文章《数据库技术发展趋势》［１６］和《个性化服务技术综述》［１７］，对于数据集成技术、用户界面技术、个性化服务技术进行了分析总结，此外，也有一些针对信息搜索、基于用户行为进行信息分析的研究成果，但是，总的来说，对一些基础性的、核心性的技术研究不多，如数据空间中的数据存储技术、数据模型、索引技术、优化技术等，相对国外的研究还有差距。由于对PIM的研究会涉及新一代数据库技术方面的一些问题，因此，应当引起国内该领域研究者的关注，只有不断跟踪新技术动向，才能在PIM研究方面取得一些高水平的成果［１８］。

２.２ 个人信息管理行为

王知津、萧蔷（2009）将个人信息管理的行为分为3个基本过程，分别是信息发现／再现行为、信息保持行为和元行为，他们认为信息发现／再现行为是指完成从需求到信息的行为，它影响着PSI中信息的输出；信息保持行为是指从信息到需求的行为，也即对所遇到的信息做出的决定和行为，它决定着信息输入PSI中；而元行为则形成了信息需求与信息之间的映射，强调过程，包括信息保持和组织、对信息处理策略和工具效率的评价等，以用户对信息的需求为中心。元行为对于PIM实践的成功至关重要，具体包括信息保持和组织、全面了解信息集、保密性和安全性问题、对信息处理策略和工具效率的评价等［１９］。由于日常生活中很少有直接引起人们对元行为关注的事件，在今后的研究中是值得注意的研究方向。

２.３ 个人信息素养的研究

在国内的理论研究中，众多学者并没有针对个人信息素养这一概念进行直接阐述研究，郭念屏（2008）的一文《个人信息素养散论》［２０］也仅是以信息素养对个人的角度等分析信息素养。大部分学者多是以主体信息能力的角度进行研究，比如信息素养在教师领域、学生领域、信息素养的教育等，指出国内大学生信息素养水平和教育模式上的不足，并提出了自己的建议。李智晔指出我国高校在大学生信息素养培养方面存在的主要问题和不足，并分析了大学生信息素养的构成要素。提出只有立足于信息社会的需要，转变教育的模式，在课程上进行创新，才能改善我国大学信息素养教育的现状［２１］。同时针对目前大学生网络信息素养的问题，提出了网络信息素养的内涵，以及如何建立相应的培养机制和方法来专门培养网络环境下大学生的信息素养［２２］。高梅和刘乃源则提出了信息素养教育的内容应包括：信息意识教育、信息道德教育，信息能力教育和信息策略教育，并对如何提高信息素养从社会环境和图书馆职能角度给出了办法［２３］。彭丽喃和李三衡将大学生信息素养教育的模式分为：学生信息意识的自我培养、社会的培养以及高校培养，其中由课堂教育、图书馆教育组成的高校培养最为重要［２４］。李国平和夏亚云提出了图书馆信息素养教育的实用性方法，即图书馆联合教务处、学生处等部门开展活动进行教育；选择合适的教育方法和载体以及培训合格的可以教授学生的馆员。周密和但旺集中讨论了信息素养教育的模式问题：模式实施的主体和角色、模式的课程设计和模式实施的原则［２５］。总体来说，关于个人使用信息的习惯、提高信息检索的能力以及个人信息管理策略等方面还有待进一步研究。

３ 总 结

随着信息管理的理论及技术的发展，人们对于个人信息管理理论及实践的需求日趋增强。相对国外个人信息管理理论及实践的研究，我国学者虽然在个人信息管理逐渐展开研究，但是个人信息管理理论研究较少，而应用研究多局限在PIM的软件使用上。显然，个人信息管理的研究在我国还属起步阶段，随着个人信息管理研究的深入和PIM专项研讨会的开展，我国学者关于个人信息管理的研究必将不断发展和完善。

参考文献

［１］Vannevar Bush．As we may think［Ｊ］．The Atlantic Monthly，1945（July）：101-108．

［２］M.Lansdale．The Psychology of Personal Information Management［Ｊ］．Applied Ergonmics,1988,19（1）：55-56.

［３］Deborah K.Barreau．Context as a factor in personal information management systems［Ｊ］．Journal of the American Society for Information Science,1999,46（5）：327-339.

［４］Ofer Bergman,Ruth Beyth-Marom,Rafi Nachmias．The user-subjective approach to personal information management systems design:Evidence and implementations［Ｊ］．Journal of the American Society for Information Science and Technology,2007,(11)．

［５］William Jones,Harry Bruce．A Report on the NSF-Sponsored Workshop on Personal Information Management,Seattle.Wa,2005［ＥＢ／ＯＬ］．http:∥pim.ischool.washinton.edu，2007-09-24．

［６］PIM 2008 Workshop Home［ＥＢ／ＯＬ］．http:∥pim2008.ethz.ch/index.php，2008-03-04．

［７］PIM workshop 2009 workshop home［ＥＢ／ＯＬ］．http:∥pimworkshop.org/2009/index.php，2010-11-28．

［８］Marcia J.Bates．Speculations on Browsing,Directed Searching,and Linking in Relation to the Bradford Distribution［ＥＢ／ＯＬ］．http:∥.cn/qkpdf/xdqb/xdqb201104/xdqb20110446-2.pdf" style="color:red" target="_blank">原版全文