国电电力：“三会”管理的信息化变革
时间：2020-10-14 11:10:12 来源：达达文档网 本文已影响 人 
严学锋
以往工作高峰时，即使三四个人充任“三会”管理人员加班加点也忙不过来。信息化系统建立后，“三会”管理人员只需一人即可，极大提高了效率，工作流程也进一步规范，管理质量全面提升。这是国电电力（600795.SH）发力“三会”管理信息化有所收获的缩影。“三会”运作能否规范、高效，直接事关公司治理水平。作为大型上市公司、第15届金圆桌奖“优秀董事会奖”得主，国电电力的“三会”管理系统特点何在，对其他企业提升治理水平有何借鉴？对此，《董事会》杂志调研了国电电力。
创新解决痛点
创新是为排除前行途中的路障。此前，国电电力对子公司的“三会”管理工作可谓痛点不少。
近年来，国电电力控股公司80余家、参股20多家。这些企业每年共召开股东会百余次、董事会超80次、监事会超60次，为全资子公司出具股东决定80余次。各单位召开“三会”通常在4-6月、平均两天召开一次，证券融资部作为“三会”管理部门，在此期间几乎每天要开展一家单位“三会”议案的审核，平均每天一份签报，每天一份股东或董事会、监事会决议履行签字或盖章程序。每年归档的上述会议文件资料超过一万页，要逐份扫描、按档案要求排版归档，工作量繁重。
工作中遇到了诸多实际困难：各单位通过电子邮件上报议案，格式内容不规范;“三会”管理员手动拆分及分配议案，工作效率不高;议案审核意见沟通不畅，影响审核进度;“三会”资料存储不当，工作标准难以延续。由是，證券融资部2015年提出，建立“三会”管理信息系统。系统开发聘请一家软件公司参与，该系统连同另一个小型项目总投入数十万元。经过近一年的设计、开发、升级，国内比较领先的智慧“三会”管理信息系统建成了，系统具有议案摘要智能编辑，按议案类型智能分配部门审核，议案审核签报、决议审核签报自动生成，议案汇编、“三会”主持词自动生成，议案资料智能查询，会议文件一键归档等功能。
议案在线管理
议案在线提交审核。
各单位拥有独立的“三会”管理账号，并利用公司广域网专线登录系统。系统实现在线提交议案、跟踪审核进程（页面中有“三会”管理人员的姓名、办公电话、手机号、邮箱，方便相关人员联系）、在线修改议案、生成主持词和议案汇编、会议资料上传归档等功能，各环节均在系统中操作。
为规范常规议案，系统对议案名称进行预设，添加常规议案时，需先选择预设的议案名称。例如关于公司高管的议案，涉及聘任、解聘、聘任及解聘等选项，需选择确认。
为能自动生成签报、决议文件，编写议案正文前，需填报相应关键字信息（如选举董事长，需填写推荐股东、拟选人员姓名、现任董事长姓名），系统将自动生成议案概要，并以此生成签报、决议等文件。自动生成的议案形式为：根据股东方某公司的推荐意见，拟选举某某为某公司董事长，某某不再担任董事长职务。
为保证议案质量，子公司议案提交审核前，必须先上传经总经理签字的议案审核单。议案报送确认单需董事会秘书（“三会”运作负责人）、总经理签字，由此督促基层单位三会管理人员进一步规范议案的编制审核及上报程序，避免议案反复提交。
初审及分配审核。
“三会”管理员需要对子公司提交的议案内容、基本信息、格式以及需提交的会议等进行初步审核，当不符合要求时予以退回，子公司修改后再提交。议案初审通过后再分配其他部门审核。
系统会根据常规议案名称，自动分配议案审核部门，提高工作效率。审核部门需要调整时，也可手动分配，如年度融资计划的议案，自动分配给财务产权部。
审核及意见反馈。
审核人员可在议案审核界面直接查看子公司联系人，方便随时就议案内容进行沟通，无需通过“三会”管理员中转，议案审核效率有效提升。审核意见包括：同意议案;同意议案，但还应继续完善（与议案负责人沟通后审核，点击编辑进行修改）;不同意议案（输入意见）。
系统中各部门议案审核意见在同一文档界面归集展示，并以不同人员的“修订”模式区分体现，便于对应查看和修改。子公司、“三会”管理员可实时查看议案审核进度、审核人员及审核意见，实现审核过程上下互通。
子公司可以直接就议案的审核意见与审核人员沟通确认。修改后的议案将提交审核人员确认，确认无误后，审核流程结束，议案审核工作实现闭环。系统可自动识别并将议案提交之前提出修改意见的审核人员。
推动治理规范
为提高工作效率，减少“三会”管理员常规工作量，系统设计了会议签报自动生成功能。为进一步提高实用性，为子公司设计了会议主持词、议案、决议汇编等标准化材料自动生成功能，以减少会前资料排版等工作，提高工作效率和材料准确度。子公司在会议结束后，需在系统上传会议资料扫描件，完成电子资料归档，结束全部会议流程。上传的会议资料将按照公司档案管理要求，自动生成全套电子存档资料，同时便于子公司日后在系统查询。
为提高智能化管理水平，系统建立了子公司信息和董监高信息在线维护功能，便于工作期间查询、记录;当子公司提交修改公司章程或变更董监事等议案后，系统会在子公司上传会议资料前，提示必须先对系统中的相关信息进行更新维护。同时，系统根据子公司年度会议召开情况，生成会议召开情况统计表，便于管理人员做好“三会”台账管理，掌握总体会议完成进度。
有“三会”管理人员告诉《董事会》，公司“三会”管理的信息化系统建立后，极大提高了公司治理透明度和控参股企业三会管理效率，公司系统法人治理工作进一步规范，工作人员从繁重的程序化工作中解放，更加注重提升法人治理本职工作。
目前国电电力子公司数十家，如若数量再增加，在尚未实现移动办公的情况下，“三会”管理系统可能就不再适应可能出现的新情况。《董事会》了解到，系统未来升级将进一步简化操作，由信息化向智能化方向转变，进一步提升工作效率，提高工作管理质量;以操作简便、界面友好为设计思想，开发移动端APP，进一步提升议案审核、会议审批的流转效率。
信息化、智能化无疑是提升公司治理效率、规范合规治理的有力工具，国电电力的实践对此提供了有益的借鉴。
