接待方案(最全版)

**会务活动接待方案

为做好 ** 接待工作，确保其圆满顺利举行，根据会务筹备组

工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。

第一部分基本情况

一、会议概况、日程

（一）活动主题

（二）活动地点

酒店

（三）活动日期

6 月 29 日 --

7 月 1 日具体安排如下：

6 月 29 日陆续入住签到；

6月30日

7月1日

二、领导、嘉宾及参会代表情况

（一）评委及嘉宾名单

负责人：

- 1 -

表一国际竞赛评委及其随行人员名单

序评委评委随行人员号姓名简介情况1

2

3

4

表二论坛峰会嘉宾及其随行人员名单

序评委评委随行人员号姓名简介情况1助理 1人2

3助理 1人4

5助理 1人（二）集团领导及政府领导名单

负责人：

1.集团领导名单

公司参会领导及其顺行人员，预计 3 人。

2.政府领导名单

（1）

- 2 -

①市级单位参会领导

②区级参会领导

③专家学者

④主办单位领导

（2嘉宾名单①市级

单位参会部门②区级

单位

Ⅰ参会领导

Ⅱ参会部门

③专家学者

④主办单位领导

（三）参赛团队人员名单

表三参赛单位及人员名单

序号单位人员人数

1 3 人

2人3人4人5人

目标人数 :21 人（以实际入住为准）

- 3 -

第二部分筹备工作

一、工作任务

自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、嘉宾离开止，主动热情，细致周到、安全务实，对重要宾客实行全天候、全方位、全过程服务，树立起开放外向的*** 公司良好形象。

二、接待原则

（一）全面树立细节决定成败的理念，本着安全、热情、周

到、节俭、细致、精益求精的原则，做好领导、嘉宾接待工作。

对有关工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，做到有

礼有节，安全舒适，宾至如归，确保全面完成各项接待服务工作

任务。

（二）让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边，

让领导满意、让嘉宾满意，通过国际竞赛和论坛峰会，进一步与南充市、区两级政府领导，在 **** 项目上达成共识。

三、工作分组

(一 )接待组：

总负责人：

1.住宿接待组：

- 4 -

组长：

组员：

工作职责：

①明确房间分配表：房间号、房间数量、对应人员；

②负责检查客房设施设备是否完好；

③负责在酒店做好迎接来宾服务；

④负责为来宾按分配表分发房卡，贵宾需亲自引领到房间门

口（会提供贵宾名单）；

⑤会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品；

⑥协助办理退房服务。

2.膳食组：

组长：

组员

工作职责：

①明确用餐人员数量、用餐地点；②负责检查酒店菜品数量是否

达标、食物是否新鲜，保障用

餐安全问题；

③负责清点餐券数量，并分发餐券；

④负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求；

⑤用餐结束后，负责检查餐厅是否有遗失物品；

3.交通调度组：

- 5 -

组长：

组员：

工作职责：

①明确开车人员和对应车辆；

②明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路；

③负责来宾的机场接送服务；

④负责会议期间来宾的用车服务；

⑤保证行车安全，保证会议期间的交通接待服务。

4.机票预定组

组长：

组员：

工作职责：

①明确嘉宾与评委往返行程；

②预定嘉宾与评委往返行程机票；

（二）会务组

总负责人：

1.信息收集组

组长：

组员：

工作职责：

①负责收集 **** 专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求；- 6 -

②负责收集 **** 与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和

需求。

③负责收集招采部汇总的信息

④负责收集营销部汇总的信息

⑤负责收集设计部汇总的信息

2.会议报到组：

组长：

组员：

工作职责：

①设置签到处，负责参会人员签到；②提示或引导参会人员准

确进入会场，由会场控制组安排入

座；

③负责分发会议相关资料、伴手礼等；④设立会议咨询台，

负责会议相关工作的咨询和信息传达⑤为信息搜集组提供

签到信息。

3.会场控制组：

组长：

组员：

工作职责：

①负责会议现场布置；（全员）②负责协助活

动公司维持会场秩序；（全员）

- 7 -

③负责把控整个会议进行过程；（全员）

④负责对接媒体代表；（任俊颖）

⑤负责现场仪器设备的调试和安全把控；（吴君）

⑥负责处理会场应急事故，指定应急方案；

⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。

4.嘉宾评委领导服务组：

组长：

组员：

工作职责：

①为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路服务、

提供衬衣熨烫服务等

②熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾

提供可供选择的地方

③协助嘉宾与酒店的对接④提供南充周边可考察

的项目地点供嘉宾备选等（三）协调组：

总负责人：

1.专家评委协调组：

组长：

组员：

工作职责：全面负责协调工作如提供酒店预定、会前行程落- 8 -

实、参会期间的联络联系全面负责团体的协调工作如提供酒店预

定、会议协调等。

2.竞赛团队协调组：

组长：

组员：

工作职责：

全面负责评委团队的协调工作如提供酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系

四、工作职责

负责举办的会务服务、接待和后勤保障工作。具体负责：

（一）负责活动期间的会务安排及接待工作。

（二）负责入住酒店签到现场的布置和组织工作。

（三）做好领导嘉宾出席和相关活动的组织联络工作。

（四）负责各种资料，宣传 LOGO ，现场指示牌、签到点背景

设计、桌卡、相关票证，胸卡及欢迎信的制作和发放。

（五）负责收集参会嘉宾名单、行程、航班信息，做好信息

收集汇总；做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类活动等具体

接待事宜。

（七）组织好会议期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活

动场所的食品安全、供电、供水、通信保障工作。

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（八）对相关接待礼仪驾驶人员进行培训。

（九）为嘉宾办理机票及火车、高速客车的票务服务。

（十）配合完成其它工作任务。

五、工作要求

（一）向服务人员布置具体工作，并提出要求和标准，必须使每一位服务人员知道、理解服务目的。

（二）布置接待工作，对驾驶员进行交通安全意识及礼节礼

貌的进一步培训，行车线路的制定和熟悉。

（三）礼仪服务人员的嘉宾接待引导、资料散发、公关工作以及后续工作等，进行分工，提出更高要求。

（四）对酒店签到工作人员进行培训，包括接待对象了解，

现场引导服务，签到流程、工作时间、轮班安排、记录管理等。

六、服务亮点

（一）贴身贴心服务

1.礼仪服务

（1）规范的礼宾服务，见到与会嘉宾适时问候，形成温馨

的服务氛围。

（2）全程跟踪式会务服务，做到及时沟通了解嘉宾需求，

并及时解决。

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（3）设立会务咨询服务台，由会务组工作人员提供热情周

到的咨询服务。

（4）提供生活便利服务，让入住酒店嘉宾时刻感受到家一

般的温馨。

2.车辆服务

（1）驾驶员提供热忱周到的用车服务，熟练的驾驶技术，

精准的路线设计，安全的乘车保障。

（2）重庆江北机场航站楼机场接机口，接机人员手持导示

牌.画面突出主题，体现热情周到的服务理念，全方面体现会

议浓烈氛围。

（3）车辆行驶过程中，播放轻松愉悦的旋律，让领导、嘉

宾得到放松和休息。

（二）高素质高标准

1．全体工作人员、礼仪人员统一服装，整洁、挺括、大方，

配合四周指示、导示系统，营造氛围，全面展示公司的良好形象。

2．一对一服务。礼仪人员一对一为领导、嘉宾进行引领、

咨询讲解等服务。

（三）人员培训

6 月 25 日开始对负责会务接待的服务工作人员进行分段有

针对性的专业培训，做好协调指导工作。

1.培训内容

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标准礼仪规范培训：

（1）仪容仪表：着装，妆容；

（2）形态培训：微笑、站姿、走姿、手势、服务用语；

（3）工作内容培训：迎宾与引领，倒水与送物。

2.会务服务内容培训

（1）包括人员介绍、筹备情况介绍、会议举办情况介绍等。情况介绍的目的是使礼仪服务人员熟悉举办背景、环境和条件。

峰会情况，包括名称、地点、举办日期、时间、场地平面、出入

口、餐厅、厕所、休息厅位置等。

（2）对领导、嘉宾的一对一服务。欢迎仪式、引领、讲解、

资料递送等。

（3）会议情况包括会议意图、会议目的、目标观众、会议

布局、会议流程、会议分工的整体安排等。

第三部分接待工作

一、会议报到

（一）嘉宾迎接

设立 ## 北机场和两个接机点，根据乘坐航班不同，抵达的

航站楼时间不一致，将分别按照抵达不同航站楼及抵达时间不同

予以合理安排接待。

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1.前期信息的搜集，掌握参会嘉宾人员确切信息。

2.于6 月25 日前对所有参会领导及嘉宾进行一对一的联系，

确认到达人数、飞机班次、到达时间等信息。6月 26 日根据不同到达时间确保接机事宜准确无误。

3.依据嘉宾搭乘的飞机航班班次，预先通过查询航班信息，

确认该班飞机是否准时或延迟，做出相关预案。

4.指派 2 位工作人员根据来宾航班到达时间在指定航站楼举

牌接机。

5.工作人员分别带领嘉宾按身份及车辆使用标准乘坐不同

车辆前往对应酒店入住，随车人员沿途简单介绍南充风土人情。

6.机场提前安排考斯特等候接机，按事先掌握的航班信息进

行合理安排调配，对抵达的领导嘉宾进行接送。车上配备矿泉水、纸巾、消毒湿纸巾及雨伞。

（二）报到入住

1.提前对入住酒店房间进行检查，确保房内设施完好可正常

使用。并在房间摆放饮品。

2.引导及服务人员为到来的嘉宾领导办理签到、入住手续，

发放展会资料和胸卡与欢迎信，让来宾从入住就感受到主办方接

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待的细致、关怀。

3.做好来宾信息的记录工作，详细记录来宾身份信息，房间

安排，返程信息。特别针对重要领导，详细了解其生活饮食习惯，特别喜好等信息，做好相关安排。提前准备好房卡和相关资料，

让来宾在最短的时间内能够拿到房卡从而得到最充分的休息。

4.大堂进口处摆放明显路径指示，签到台处摆放详细流程、

相关须知、会务交通使用方式等等，以便客人准确找到酒店各地

方位置并熟知会议流程。

5.欢迎信摆放在房间明显处,提示嘉宾具体行程安排，服务信息及会务组的电话。

6.结束当天的接待工作后，对嘉宾信息进行汇总，向会务组

反馈。具体内容包括应到嘉宾、实到嘉宾、入住信息、未到原因、返程信息及后续进展等信息。

二、两项商务活动的住宿

（一）单位

酒店由我司统一预定，费用由参赛单位自理。

（二）工作人员

为配合活动需要，需在酒店留守 4 名司机、 4-6 公司工作人员。为出席两项活动的公司领导与参会的贵宾提供24 小时的服务。因此，公司工作人员预计需要 6 间房。

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（三）预留房间总数

预计需要 12 间房、公司工作人员预计需要 6 间房、备用房

间4 间，总计 45 间房。预留房间总数见表四。

表四预留房间总数

序号项目房间数1集团公司领导及其随行人员3

212

321

46

5备用房间3

总计45 间（四）住宿天数

根据营销部提供的参会接待安排计划。 6 月 29 日，报到、

参赛单位报到、报到； 6 月 30 日，两项活动日程安排共计 3 天。

三、餐饮

（一）情况说明

报到当日因抵达时间不一，较晚抵达的嘉宾无法正常用餐。

（二）解决方案

入住晚餐时间18 ：00 —— 20 ：30 ，可要求酒店延迟至22 ：00- 丰富的中西自助晚餐供所有宾客享用。

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（三）会议期间餐饮安排分两种形式

1.重要领导及嘉宾设置单独就餐区提供中式。

2.其他参会嘉宾在酒店餐厅凭餐券选用自助餐。

3.现场准备 30 个菜品种类供选择。（菜单酒店方提供）

四、交通

提前确认参会嘉宾往返的接送（机场、车站）信息及会议期间的所有用车需求，提前安排工作人员及车辆，全力做好车辆保障工作。

（一）接待用车

小车 3 辆、公司自由车辆 3 辆、租借商务车一辆。

（二）车辆调度

根据用车需求及安排要求，合理安排时间、调度车辆、设计科学合理的行走时间及线路等等。并根据组委会提供的活动时间表、嘉宾抵达时间、人数、客人的身份及车辆使用标准进行调度安排。

五、具体流程

（一）会议流程

1.主持人致词

2.介绍评审委员会成员及参会的市区两级政府嘉宾

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3.介绍参赛单位

4.宣读审评办法》

5.评审委员会监督并现场抽签确定五家概念规划设计单位

汇报顺序

6.概念规划设计单位设计方案汇报（按抽签顺序逐个进行）

7.评审委员会向设计单位提问及点评

8.设计单位答疑

9.评审委员会打分、封装

10.现场评分汇总

11.公布评审结果

（二）流程

（三）评审时间安排

2018 年6月30日

（1）8:45评审委员会及汇报团队到达专场会议室

（2）9:00-9:15评审委员会成员及参赛单位介绍

（3）9:15-9:30评审前准备工作（抽签、汇报准备）

（4）9:30-9:50设计组一汇报

（5）9:50-10:05评审时间

（6）10:10-10:30设计组二汇报

（7）10:30-10:45评审时间

-17-

（8）10:45-10:55中场休息

（9）10:55-11:15设计组三汇报

（10）11:15-11:30评审时间

（11）12:00-14:30午餐及休息时间

（12）14:30-14:50设计组四汇报

（13）14:50-15:05评审时间

（14）15:10-15:30设计组五汇报

（15）15:30-15:45评审时间

（16）15:45-16:15现场评分汇总

（17）16:15-16:25现场成绩公布及公证处公证

（18）16:25-17:50休息品茗

（19）18:00晚宴

（四）参赛单位迎接

表五设计组接待工作人员名单

序号单位联系人接待人员

及联系方式及联系方式1

2

3

4

5

-18-

表六市区两级政府领导评委及嘉宾接待工作人员名单

联系人及联系接待人员及联

序号单位

方式系方式

1

2委书记

3政府区长

4府副区长负责

5副书记

6政府副区长

7

表七特邀评委接待工作人员名单

联系人及联系接待人员及联

序号单位

方式系方式

1会副会长

2

3

4现任系主任、博士、教授

（五）竞赛评审现场人员安排

1.场地布置及收整：

-19-

（1） 6 月 29 日 20 点 40 分前完成场地布置；

（2）人员安排： + 营销部及其配合单位

2.设计部、人员于 2018 年 6 月 30 日上午 7 ：30 到达酒店。

3.会议主持人：

4.评分汇总人员：

5.成绩公布人员：

6.节奏把控：

7.邀请设计组入场：

8.评分表收集：

9.评分表密封：

10. 照相需求：专业摄影录像（营销- 活动公司） - 全程录音录像

11.现场记录：

12. 现场秩序维护：会场应急组（活动公司 2 人）

13.入座顺序安排：

（六）接待操作流程

6 月 29 日（星期五）

1、着正装在公司集合

2、检查车辆卫生

09:00~

3、发放工作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套

09:45

4、准备嘉宾证、参赛手册，并分装信封，标明姓名

5

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1、指导现场工作人员（服务员）布置路径指示、签到台09:45~

2、在大厅等候、迎接参赛团队，并引领参赛团队在大厅集中12：00

12:00~3、清点人数，协调办理入住、领取房卡

1、向参赛团队介绍参赛手册及中午用餐安排（发放自助餐券中+晚）

2、午餐，并在餐后咨询、登记参赛单位的需求，予以满足或答复

18：303、休息

18:30~

晚餐

20：30

20:40检查现场布置是否妥当

07:30 7:35~ 8:20

08:20~ 08:45

09:00~ 11:30 11:30~ 14：30 14：30~ 16：15 16：15~ 16：25 16:25~ 17:50 18:00 20:00

6 月 30 日（星期六）

全体设计部人员着正装在酒店门口集合

检查准备工作，应急补位。

1、在大厅等候参赛团队并引领集中

2、清点人数

3、引导汇报团队到达酒店专场会议室，并举行座位安排

1、竞赛汇报工作

2、引导汇报组的进退场（负责）

3、候场参赛团队的茶水、果盘安排（负责）

1、向参赛团队介绍中午用餐安排（发送餐券）

2、午餐

1、竞赛汇报工作

2、引导汇报组的进退场（负责）

3、候场参赛团队的茶水、果盘安排（负责）

引导候场参赛团队到评审室听取现场成绩公布

引领参赛团队至会场内指定区域就座，休息品茗

晚餐

全体接待人员小结

（七）竞赛现场准备物料

1.参会挂牌；（根据当天活动人数确定）

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2.座位名牌；（评审委员会、领导嘉宾、参赛单位）

3.投影显示设备， HD 高清数据线， VGA 转接头， OS 转 HD 接头，汇报激光笔（绿光 12 支）；（无线）耳麦（2 套）；。

4.活动广告横幅、导视标识；

5.稿纸、中性笔；（20 套以上）

6.抽签筒、油皮密封袋（10 个）、密封纸、胶水、密封箱

（1 个）

7.备用汇报电脑：（设计部）

8.接待室水果茶水准备

9.需营销设计类物料

（1）国际竞赛参赛牌；

（2）国际竞赛主持词；（设计部完成，营销配合修改）

（3）国际竞赛签到手册及背景墙；

（4）国际竞赛现场导视牌；

（5）国际竞赛手册；（设计部完成内容，营销配合设计版

面）

以上所有物料及设备需要 6 月 27 日前准备、调试完毕。

29 号 18 点以前设备终检及就位

（八）用餐安排

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用餐场酒店

1.午餐

人员：领导及评委嘉宾、公司工作人员及领导、评委嘉宾随

从人员

时间： 6 月 30 日 12：00 分

地点：自助餐厅

2.晚餐

（1）领导及评委嘉宾

时间： 6 月 30 日 18：00 分地

点：商务餐厅包间

（2）公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员

时间： 6 月 30 日 18:00

地点：自助餐厅

六、峰会论坛具体流程

（一）会议就绪流程

8:00 ：嘉宾到达酒店餐厅就餐（）

8:30媒体代表、参会人员陆续进场

8:40 ：就餐完毕后安排进入休息厅进行会前休息

9:00:嘉宾签到，依次入席

9:30 ：全员到场，会议开始

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（二）峰会流程

1．9:30 — 9:35论坛开幕，主持人进行论坛信息介

绍并播报开幕

2． 9:35 — 9:40领导致辞

3． 9:40 — 10:40主题演讲

4． 10:40 — 11:40圆桌对话

5． 11:40 — 11:50颁奖典礼

6． 11:50 — 12:00论坛结束，依次离场

（三）开幕式接待细节

1.领导、嘉宾车辆到达现场后，由礼仪人员一对一引导领导

嘉宾入坐嘉宾席。

2.为预防特殊天气，提前为领导、嘉宾准备雨伞、雨衣。

3.嘉宾席提供茶水、矿泉水。

4.现场设置专门的安保人员，确保安全。

（四）午餐安排

用餐场地嘉舟丽港酒店

1.领导及评委嘉宾

时间：7月1日12：00分

地点：

2.公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员

时间： 7 月 1 日 12:00

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地点：助餐厅

七、会议期间

持续为领导、嘉宾提供用车服务、就餐安排、后勤保障、服

务咨询等服务，直至服务完最后一位领导、嘉宾为止。

八、机动预案

若个别省、市领导和参会代表在会议结束后需返回机场，做好以下预案。

（一）若领导、嘉宾需提前返程，接待组提前安排车辆。

（二）主会场预备 2 辆应急机动车辆，需提前进入主会场备用。

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