各类文件字体及间距要求
时间：2021-01-25 23:01:21 来源：达达文档网 本文已影响 人 
各类文件字体及间距要求
常规文件
一、标题：
方正小标宋体（简体）、小二号字
二、正文：
仿宋GB2312、四号字
三、行间距：
1、标题：“固定值”36—38磅之间，以36磅为宜
2、正文：“固定值”21—24磅之间，以24磅为宜
四、字间距：一般不作要求
红头文件
一、标题：
方正小标宋体（简体）、二号字
二、正文：
仿宋GB2312、三号字
三、行间距：
1、标题：“固定值”38磅
2、正文：“固定值”28磅
四、字间距：一般不作要求
五、页边距：
上下2.54，左右2.80
每行28个字，每页22行
页面设置——文档网格——指定行和字符网格——设置每行28个字，每页22行。
页眉1.5cm 页脚1.75cm。
各级标题字体要求
一、标题
方正小标宋体（简体）、二号字（加粗）
二、主标题（又称一级标题）
黑体加粗四号
三、二级标题
楷体GB-2312
四、三级标题和正文
仿宋GB-2312
如何写好公文
一、要写好公文，就要有正确态度和奉献精神。
二、要写好公文，就要较好地掌握党的方针政策和国家的法律法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上级精神。
三、要写好公文，就要熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。
四、要写好公文，就要研究和掌握公文写作的基本规律。学生会工作公文的规律性、固定性很强，它与党委、政府办公厅（室）的公文相比，写作难度要小得多。因此，只要肯下苦功，谁人都可以掌握、都可以写好。
1、学习和研究公文写作专著。
2、要分门别类地收集别人、别部门的优秀公文。
3、抓住“一个中心”和“三个基本点”。每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。
4、要写好公文就要了解领导意图。领导意图必须不能与法律、政策相违背，领导意图排在法律、政策之后。
5、写好公文，要注意“悟”，道理是悟出来的，要把别人讲的道理变成自己的东西，听和看不可少，个人“悟”更重要，传说古人王羲之写字曾有一段时间在水平上停滞不前，在无意中观看了女子舞剑之后，引起了联想和思考结果开了“悟”，从而使自己在书法和诗词上产生了一个很大的飞跃。
怎样写公文(重点)
公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作。一个称职的机关干部（不仅仅是文书、秘书、档案工作者，而且包括全体机关干部），应当具有较高的文书处理能力和公文写作水平。严格意义上的公文写作水平，是公文写作者理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平和文字水平的综合反映。
一、公文的形式与要求
文艺写作是一门艺术，公文写作也是一门艺术。这门艺术最基本的表现，就是正确的内容和完美的形式的和谐统一。具体讲有以下五部分：导语要提笔入题、正文要主题突出、表述要正确无误、篇章要条理清楚、结尾要当断即断。
（一）导语要提笔入题。“头好半篇文”、“开门见山，起笔入题”，是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同，公文导语的写法也有所不同。比较常用的有：
1、根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的句式。例文：根据***有关规定，结合我校实际，现就加强****管理，提出如下意见，请遵照执行。。
2、目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式，直接交代发文的目的。例文：为了深入开展****工作，促进****任务的圆满完成，现将***工作安排如下：
3、原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文：加强对****的管理，对于促进****发展，保证教学质量具有十分重要的意义。鉴于本学期以来教师科研工作管理中存在的问题．．．．．．
4、原因加目的式。
5、根据加目的式。为全面做好本学期期中教学检查工作(目的)，根据**通知精神(根据)．．．．．．
（二）正文要主题突出。公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再“重要”也不能写。
（三）表述要准确无误。在上行文中，向上级领导机关汇报情况，反映问题，请示工作，都必须真实、客观、全面，不可弄虚作假。在平行文中，与有关部门商洽工作，求得支持和帮助，需要真实、准确地通报情况，不允许相互欺瞒。在下行文中，上级向下级发出指示或批复，也要切合实际，不能盲目指挥。衡量一件公文在文字上是否准确无误，有这样一些标准：传达党和国家的方针政策和有关规定不走样；反映客观实际情况不片面；立场、态度、观点不含糊其辞；前后文不自相矛盾；语言合乎逻辑，不致产生歧意；引文与引文出处，具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。
（四）篇章要条理清楚。条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种：
1、一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。
2、分段式。大多数公文采用分段式结构。
3、分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。
4、章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。
（五）结尾要当断即断。所谓当断即断，是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。
二、公文的语言与修辞
（一）公文语言的特点：准确、简练、严谨、庄重、生动。
准确。所谓准确，是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。
简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫，而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。
例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望你们资产处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”
B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”
A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。
怎样才能使文稿简练呢？
一是要善于概括、归纳、提炼。二是要开门见山，少穿靴戴帽。有些文稿，开头总是“在什么什么形势下”，“在什么什么领导下”，“下”了半天才是我们如何如何，这样的文稿看上去郑重其事，实际上废话连篇。三是少说空话套话假话。公文是施行行政措施，指导和布置工作的重要工具，施行行政措施，指导和布置工作，归根到底是一个干什么、什么时候干、怎么干、干成什么样子的问题，和这个问题无关联或关联不大的话都是没用的话，都不应写入文稿。四是少用数概修辞法。许多人在起草文稿时，都热衷于什么“一个中心，两个面向，三条措施，四个结合”一类的语言，并自以为是，洋洋自得。认真推敲一下，我们就会发现“一二三四”也好，“四三二一”也好，十之八九都是“数字游戏”，总给人一种生拉硬扯、拼拼凑凑的感觉，这样就使本来很有特色的数概修辞法庸俗化、形式化，也使本来能写得很精短的文稿变得又臭又长。
当然，语言精炼和用语苟简是两回事，随意苟且简略是无助于语言精炼的，而且容易产生歧义。
严谨。所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。在写作时只有做到叙事周全，说理透彻，要求精当，用词选句贴切无误，才能使公文符合实际，合乎逻辑。
庄重。所谓庄重，是指公文的语言端庄、持重、严肃。这是由公文具有行政约束力和法定强制力这一特点决定的。我们讲公文语言庄重的特点，还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有：
A、常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；
B、常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；
C、常用的称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；
D、常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；
E、常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；
F、常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；
G、常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；
H、常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将．．．报告给我们。
生动。从某种程度上说，写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。文艺作品的生动主要通过情节的发展、细节的渲染、场面的描写、人物心理的刻画来实现，而公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。
做到观点新颖，就要学会科学的概括，准确的提炼，从错综复杂的现象中提出不落俗套的概念和判断来。做到材料新颖，关键要选择出最符合客观实际情况、最有说服力的典型事例来。
（二）正确使用称谓
公文常用的称谓词：
第一人称：我（本）办（、部、所、院、校、委、站．．．）
第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办．．．）
第三人称：该单位（部门、系、院、所、局．．．）、他、他们；
特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。
为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧意的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。如市委、市政府、市纪委、发改委、发规处、校办、计财处、学工处等等
同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。例文：
一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。例文：
有些情况下，公文的称谓可以省略。例文：
各单位、各部门：
根据国家房改有关规定，经学校研究，就加强校内公有住房管理问题，提出如下意见，请（你单位）遵照执行。
（三）公文的修辞。原则：主要使用消极修辞方式、适当运用积极修辞方式。
1、消极修辞方式。公文具有规范作用。公文的规范作用也就是公文的控制作用。公文的控制作用要求公文的评议也不可缺少控制性。这种语言修辞正是公文用语的消极修辞。消极修辞要求语言有所控制，文理通顺，结构妥帖，繁简适当，通俗易懂，语言明确。
例文1：在建立平安文明校园的过程中，从重从快治理狗患，是摆在各校区保卫部门面前的一项重要任务。（定向型控制用语）
例文2：少数教师对违纪学生的舞弊行为熟视无睹，听之任之，这是完全错误的。（定性型控制用语）
2、积极修辞方式。在公文写作中，恰当运用某些修辞格，如：比喻、借代、夸张、设问、象征、感叹、警句、顶真、排比、对偶等)，把所陈述、表达、反映、部署、要求的问题准确、鲜明、生动地写出来，可以给人以深刻的感染。这就是公文写作中的积极修辞方式。这种修辞方式要恰当运用，不可多作，否则公文容易让人误认为是“文艺作品”。
