人事档案管理存在弊端与整改方案研究doc
时间：2021-04-17 08:25:18 来源：达达文档网 本文已影响 人 
人事档案管理存在的弊端与整改方案的研究
黑龙江省龙江县档案局（161100）
【论文摘要】本文就当前人事档案管理提出更高的工作要求，要求创新管理模式，常规管理与信息技术的综合运用，现今管理工作不能适应这种要求，在思想认识、管理制度、管理人员素质等方面存在不足和弊端。为了提高人事档案管理水平，需要采取相应的整改方案，完善档案管理制度，提高管理人员的素质，从而有效的完成人事档案管理工作。
【关键词】人事档案管理整改方案登记备案模式转变
人事档案管理是目前我国人事管理制度、干部管理制度以及行政管理制度的重要组成部分。人事档案管理工作的有效运行对于整个行政管理制度的改革和发展具有深远的影响。随着人事制度的改革更新，对人事档案管理工作也提出了更高的要求，为了进一步深化人事档案管理发展，拓宽人事档案管理范畴，完善人事档案管理内容，使其朝向科学化和制度化方向发展，做好人事档案管理工作，改革当前人事档案管理中存在的弊端，使人事档案管理工作与档案工作有机结合，并同步有效的发展。
1 掌握人档管理概念理解运用有效执行
1.1 理解概念把握内涵掌握运用规章制度
人事档案管理就概念来说，就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等项目的活动。人事档案是在人事管理活动中逐渐形成的，记录和反映个人经历和德才表现的综合素质，以个人为单位，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况等方面的原始记录。在当今社会经济市场形势参与下，人事档案由于社会治理及单位管理内容和要求的变化，人事档案的内容也发生了相应的变化，需要在新形势下加以升级和更新，才能适应社会发展的需要。
1.2 掌握人档管理内容按着制度加以落实
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管措施的关键。其基本内容：材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度。根据这些内容，按步骤有条不紊的加以落实，无差错的准确进行。
1.2.1 档案材料鉴别归档确定位置登记备案
新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先按照材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。第二，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。第三，在目录上补充填写材料名称及有关内容。第四，将新材料放入档案库中。通过层层落实，准确管理档案材料。
1.2.2 档案材料检查核对妥善保管以防丢失
检查与核对是保证人事档案完整性、安全性的重要手段。检查的内容，既包括对人事档案材料本身进行检查。例如，查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事
档案保管的环境进行筛查，例如，查看库房门窗是否完好，玻璃有无损坏，有无其他存放错误等。检查核对一般要适时定期进行。但在不同的特殊情况下，第一，突发事件之后，如被盗、遗失或火灾等之后。第二，对有些档案发生质疑之后，如不能确定某份材料是否丢失。第三，发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等，都要进行认真检查逐一核对。
1.2.3 档案材料做好转递合理转移准确投递
转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由于工作调动等原因引起的，在具体操作过程中，根据证明材料、有效证件，按章办理转移手续，体现出高效的工作效率。
1.2.4 档案材料严格保密采取措施加以保卫
档案材料具有保密性，具体要求：①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应备齐必要的存档设备。②档案库房备有必要的防火、防潮器材。③档案库房、档案专柜保持清洁，不准存放无关物品，以免影响保存档案材料的质量。
1.2.5 建立档案统计制度有条不紊井然有序
人事档案统计的内容主要有：①人事档案的数量。②人事档案材料收集补充情况。③档案整理情况。④档案保管情况等方面。这些项目要做到胸中有数，了如指掌，有的放矢。
2 人档管理存在弊端原因多种有待改善
2.1 人档管理重视不够改变观念增强责任
人事档案管理中，由于受我国传统观念的影响，我国以前的人事档案管理工作比较片面，仅仅注重收集个人的家庭出身、政治面貌、社会关系以及受教育程度等基本材料，这些项目及内容都已经很难跟上现在社会发展的步伐，更无法适应社会经济发展的需要。一些单位对于人事档案管理工作的重视度不够，普遍认为档案管理工作只是简单的资料归档和收集工作，对于信息化的建设的重视程度更低，这些想法都严重影响到了我国人事改革的进度，无法适应现代化管理的需要，只有更新观念，开拓创新，才能适应社会的发展。
2.2 档案材料利用繁琐检索困难神秘性高
日前，我国人事档案管理工作长期以来体现的是内向型的封闭式管理模式，过分强调档案管理的政治性和保密性，忽视了档案管理的社会化开放性作用。社会档案管理意识淡薄，人事档案管理工作思想保守，呆滞死板，缺乏档案管理的服务宣传，无法给人们提供高效优质的服务。在实际工作中会出现档案查阅困难的问题，广大群众对人事档案充满神秘感，无法便捷地接触到个人的人事档案，从而影响档案工作的顺利开展。
2.3 网络数据建设落后信息共享亟待解决
当前，我国在人事档案管理的信息化建设方面还存在投入不足的现象，在数据库建设过程中还存在着数据录入不完整，数据更新及补充不及时，数据检查不到位等问题。另外还受到网络安全性不稳定因素的影响，一些计算机网络犯罪、病毒、信息保存载体寿命还威胁着人事档案数据库的安全性。人事档案信息和网络建设的形式还有不统一的存在，人事档案信息管理的建设缺乏规范性和标准性，严重制约了人事档案的共享性，造成了档案信息资源建设发展滞后的原因。
2.4 管理人员素质偏低急需培训提高技能
在我国现代化信息技术飞速发展的时代，人事档案管理逐步走向了信息化处
理环境中，这对于档案管理人员的素质要求也变得越来越高。从总体上来看，我国人事档案信息化管理人员队伍整体素质偏低，工作人员专业素质和实践操作等能力的培养还有待加强。由于缺乏大量的档案管理复合型人才，加之档案管理人员培训力度不大，造成了我国兼备档案管理专业知识和计算机网络通信技术技能的人才大量匮乏，远远不能够满足现阶段人事档案信息化管理的需要。
3 找出管理存在弊端整理改革工作方案
3.1 更新观念改革创新管理理念模式转变
当前，我国正处在全面改革开放和发展的阶段，传统的以保密性为管理手段的档案管理模式已经不能适应档案管理工作的发展。因此，档案管理工作人员要切实转变思想观念，树立开放性主动的服务意识，加强对档案管理工作的创新性和多样性，从简单的收集归档观念转变成主动开放和利用档案材料的观念。在人事档案管理工作的实施中，要坚持以人为本的先进理念，发挥档案管理人员的主动性和积极性，不断改革档案管理发展模式，使人事档案管理工作同人事工作得到同步协调发展，开创人事工作发展的新途径。
3.2 改革陈旧管理方式掌握运用先进手段
当前，人事档案管理工作方式和手段的落后，严重制约了人事档案管理工作的发展，因此要逐步改革落后的管理模式，实现人事档案管理工作的科学化和现代化。例如，可以通过添置必要的复印设备和计算机设备来加强人事档案管理的信息化建设，建立有效的人事档案管理的网络系统，使人事档案资料能够及时有效地进行存档和查询，可以通过系统进行及时输入和输出，提高档案的准确检索效率，快速地为人才开发和经济建设服务。另外还要加强人事档案管理的分类化，做到从手工管理向智能化管理转变，注重工作人员对于人事档案信息化管理方法的掌握和自身素质的提高，使人事档案管理向着标准化、合理化迈进。
3.3 加强人档管理安全建立完善保障体系
增强人事档案信息化管理的安全性需要从以下三个方面入手。第一，要建立完善人事档案管理信息的安全性法规，严格规范人事档案管理制度和安全标准，不断完善信息安全的保障体系。第二，，要加强人事档案管理人员的安全性教育培训，从思想上加强人事档案管理人员的安全意识。最后，要加强人事档案管理操作的规范化管理，制定严格的操作规则和标准，并且不断完善人事档案信息化操作系统，对人事档案管理人员加强系统的定期维护和更新，使其掌握一定的基本技能。
3.4 加强领导重视培训提高自身整体素质
人事档案管理工作是我国一项政策性和技术性比较强的工作，工作任务重大，它集服务与保密性综合一体。因此，领导要高度重视人事档案管理工作，把档案管理队伍建设作为工作的重点来抓。要建立档案管理领导小组责任制，加强对档案管理人员的检查和监督，不断提高其思想觉悟，从制度上规范档案管理人员的工作。同时还要对人事档案管理人员的技能培训，提高人事档案管理人员的自身素质，通过开展一系列活动来增强档案管理人员队伍技能水平，用科学的思想来武装档案管理人员的头脑，使其树立正确的人生观和价值观，恪守档案管理的工作纪律，严格执行《档案法》的规定。通过不断地研修学习和大胆实践来提高档案管理人员的整体素质，发挥人事档案管理人员应有的才能。
总之，随着现代管理理念和实践的不断发展和进步，对于当前人事档案管理工作的要求也在不断严格，要求的水平不断提高。因此，从人事档案信息适度公
开的角度探讨整改方案，新突破、新措施、新体制，加强和改善人事档案管理工作，促进人事档案的制度化、法制化和科学化，更好地服务于民众，为和谐社会发展建设服务，从新的角度和领域延伸及拓展人事档案的内涵，丰富档案管理研究的内容，进而以开阔的视野认识人事档案的社会功能，提升人事档案的社会价值，让人事档案管理工作在社会经济发展中发挥应有的作用。
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