构建人事信息管理系统,打造信息共享“快车道”
时间：2021-04-02 08:06:38 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要:随着信息技术和信息化的大发展,传统的人事管理模式受到越来越多的挑战,大力推进人事管理的信息化特别是推进信息共享已提上重要的议事日程。但当前在人事管理领域实现信息共享存在基础数据不健全、技术、体制、观念上的不顺畅、信息存用脱节等现象。为此,采取构建人事信息管理系统、规范基础数据、制定信息共享规范、设置干部人事信息处理中心等解决路径,成为刻不容缓的工作。
关键词:人事信息管理系统 构建 信息共享 影响因素 路径
当今世界,以信息科学为代表的现代科技突飞猛进,信息化的浪潮伴随着经济一体化的脚步席卷全球。而其中一个很重要的方面就是加强人事管理的信息化。在这一过程中能否构建起信息共享的基础平台,使用科学有效的共享方法和手段,建设高素质的人事信息管理队伍,开发具有集成应用共享信息功能的软件设备,对实现人事管理信息化至关重要。
一、当前阻碍人事管理信息共享的主要因素
当前,从各方面反映出的问题来看,阻碍人事管理信息共享的主要因素大致有:基础数据不健全、不规范,技术软硬件投入不够,体制、观念更新不到位,各部门存在存用脱节的现象等因素。下面我们将对这些阻碍因素进行具体分析。
1、基础数据薄弱的阻碍
一是人事信息管理系统的缺失和低水平运作。造成基础数据不健全、不规范这一局面的重要原因就是很多单位没有真正构建起科学化高效化的人事信息管理系统,或者信息系统处于低水平运作,不能为健全规范的信息搜集、存储、利用提供硬软件支持。二是基础数据比较分散,没有形成搜集、整理、储存的制度。很多单位仍停留在是既“无路”又“无车”的阶段,单纯的靠手工收集,没有制度可依,没有收集基础信息的系统平台,甚至没有基础数据。三是数据收集、保存和使用方式不当。四是数据出现不一致性,可利用率较低。由于统计口径和人员不同,再加上重复收集,造成数出多门,多头建立,既增加了工作量,浪费了人力物力,又导致数据的可利用率低下,影响其供领导决策的参考价值和依据作用。
2、信息共享的体制、观念障碍
人事信息是重要的战略性资源,其准确、畅通、共享是保证人事管理信息化的重要条件。但现实工作中实现信息共享还存在着体制机制、人员观念习惯和能力素质上的障碍。一是体制机制上的障碍。目前,各级机关事业单位部门的信息化网络建设都是自成一套,客观上造成了规模不协调,标准不统一,各个部门系统之间不能互联互通,缺乏信息的交流和共享。二是领导不重视,没有形成共享的观念和习惯。有的甚至不愿意信息共享。很多单位领导对信息共享工作也不重视。有的是习惯于传统的人事管理方式,关起门来搞“神秘主义”,没有意识到信息共享对信息化管理的重要性,没有养成非涉密数据和事项就尽量甚至必须公开的工作习惯和良好意识,导致人力资源信息公开不够,处于封闭、分散状态。有的是不愿意丧失所谓的“信息优势”,有意识的搞保留、搞封闭,实行狭隘的单位保护主义和部门主义。三是人员能力和素质与信息化管理的要求不相协调。有些单位从事人事管理工作的同志跟不上形势,不与时俱进,仅凭老经验办事,能力和素质达不到利用人事信息管理系统和实现信息共享的现实要求。
3、人事管理信息存用脱节的阻碍
已有的人事信息缺乏有效整合,为存而存,存用脱节。很多单位很多时候有的只是一堆零散的数据,数据之间关联度小,经常重复统计,缺乏有效分类、动态跟进、综合分析,而且有时得来的数据缺乏连贯性、一致性,因此,其可资利用的价值很小。由于观念、技术以及使用人员操作水平等方面的原因,而且目前的一些人事工作,并没有达到要必须使用人事信息管理系统的地步,因此有些领导还是习惯于采取传统的人事管理方式,对人事管理信息化深层次里是不重视和不信任,甚至存在存而不用的现象,需要人事信息时就作模糊化处理,没有做到深层次的共享和深度的开发利用。
二、实现信息共享的理论诉求和现实意义
作为国家信息化重要组成部分的人事管理信息化,是实现人事部门的计算机联网和人事信息的资源化、网络化和规范化,是信息化建设过程中迫切需要解决的重要问题。构建人事信息管理系统,实现人事管理信息共享,能够有效提升服务干部人事工作的能力与水平,大力促进人事管理工作的规范、有序、高效。
1、适应经济发展和社会进步的需要
推广和应用人事信息管理系统对人事部门具有重要的意义。随着经济的发展和社会的进步,一个单位组织和人事管理的重要性也越发突显,人事管理作为组织内部管理的重要组成部分,必须为组织的发展服务,参与到对组织未来发展走向的决策中去。而构建人事信息管理系统,实现信息的及时传递、互联互通,将极大的帮助人事管理部门实现这一目标。
2、奠定人事管理信息化发展基石的需要
从信息技术发展的趋势来看,我们大力构建的人事管理信息化建设应主要达到系统化、网络化、精确化、一体化和高效化的“五化”目标。信息网络的广泛联系性促使人事工作按信息收集、交流与处理的流程向一体化方向发展;业务流程最优化、信息流动高速化、管理成本最低化、综合效益最大化,将成为人事管理高效化的集中表现。而要达到这“五化”,就离不开构建一个完备的人事信息管理系统。有了这一系统,信息互联共享就有了依托和落脚点,人事管理的信息化也有了坚强的发展基石。
3、改变人事管理部门传统工作模式的需要
人事管理部门传统的工作模式主要以手工为主,基本上靠人工来做。传统人事管理模式下虽然也有信息的共享,但失之于简单和随意,数据的一致性和更新的及时性得不到保证。人事信息管理系统一旦构建完成并积极投入使用,将会减少人事管理中存在的矛盾和问题,带来省时、省事、省力的好处。
4、科学技术的发展为人事管理信息化提供了可能
当前,我们已具备大力构建人事信息管理系统,实现信息互联共享的基础条件,包括设备、技术和人员。学院的干部人事信息管理是干部人事管理工作的重要一环,正确处理干部人事管理中存在的信息管理问题,并建立科学、合理、有效的干部人事信息管理系统,对于提高干部人事管理效能具有重要的理论和现实意义。目前,学院硬件设备配置比较先进,信息化系统比较完备,人事处工作人员精干,都拥有本科以上学历,能熟练操作计算机,有较强的合作共赢意识,具备构建人事信息管理系统的时机和条件。
三、实现信息共享的路径选择
干部人事管理信息化改革要循序渐进,实行有步骤、分层次地展开,做到先打基础,后搞应用,逐步推进人事信息管理系统的完善与发展。
1、加大经费投入,确保硬件设施与软件系统建设齐头并进
人事管理信息化是一个动态的持续的发展过程,要实现和保持信息化,就必须投入。投入主要包括硬件设施和软件系统,当然还有人员上的投入。不仅有一次性的投入,还有后续的投入。各个单位应积极树立高效的管理也是生产力的观念,加大经费投入,加快人事信息管理系统的建设。在人事信息管理系统建设过程中应注意几个问题,一是防止关起门来搞信息化建设,狭隘地简单地开发,不考虑与国家和社会上通用的系统相兼容。为了避免重复投入,国家应在这方面积极引导,或者开发统一的功能强大的基础系统,或者制定一定的实施标准,以利于实现更大范围更大程度的信息共享和利用。二是防止信息管理系统功能模块单一化、简单化,只是开发和使用一些不具有集成、兼容功能的小系统、小软件,达不到完整、全面、实用的要求。三是防止“重建设轻使用”、“重建设轻维护”的现象发生。往往有些单位建设和开发人事信息管理系统时热情很高,不惜投入,等真正建立起来了,由于种种原因却忽视对其的使用和维护,投入大量人力物力建设出来的系统往往被束之高阁,形同摆设。因此,加大经费投入,要贯穿在人事信息系统建设和使用的全过程,要在硬件和软件建设开发中均衡用力,不能偏废任何一方,实现均衡协调发展,形成良性共生、齐头并进的建设和发展格局。
2、整理、规范和健全基础数据,研究和制定信息共享的工作规范
整理基础数据,做好信息资源规划。整理基础数据,应该首先从建好人事信息数据库入手。我们要集中人力、物力,协同有关部门,将各种零乱的、无系统的人才资源信息、政策法规信息、组织机构及人事活动信息加以采集、录入、整理、归类,使之成为可供分析使用的资源库。通过数据流的调研分析,还要做好基础数据的标准化工作,进而落实数据库的结构标准化。
研究和制定信息共享的工作规范,加快干部人事信息更新速度。及时研究制定出规范的标准和程序,严格按照操作流程,与客观实际的变动保持一致,及时动态更新,以实现便捷和高效的信息共享,提高辅助决策和咨询的有效性。
3、设置干部人事信息处理中心
干部人事信息繁琐,涉及的人员主要有正式在职职工、外聘人员、试用人员和流动岗位人员等,内容主要包括人员的基本情况、简历情况、年度考核、职务职称晋升、学历教育、入党入团时间、教学科研情况、国内外进修情况、奖励情况、工资、奖惩等,管理程序十分复杂。其次要配备统一的简便可操作的功能强大的管理软件系统。最后要建设一支高素质的人事管理者队伍。组织上要加强宣传和指导,个人要加强业务学习,全面理解和掌握各项具体业务,成为做好人事管理信息化工作的行家里手。
4、加强全局观念,破除体制障碍,树立资源共享意识
人事信息管理系统建立后,各部门应树立全局观念,破除体制障碍,消除重叠信息,加强信息交流,实现信息共享。应建立统一的人事管理信息化体制,健全相应组织机构,全面规划,统一标准,建立有关规章制度,加强各方面的协调工作,使人事管理信息化工作形成合力,共同推进人事管理信息化建设,逐步建立起从单一部门建设到跨部门建设,从信息分割到信息共享,从无序到有序的发展机制。真正使从事人事信息化管理工作的同志树立“共享是原则、不共享是例外”的观念,把实现人事信息共享至少是人事管理部门内部共享看作是一件基础和必要的工作。
参考文献:
1.蒋绍武.构建高校人事信息管理系统的思考与实践[J].现代大学教育,2003,(2).
2.郑少锋,王平平.浅析高校人事管理信息化[J].宁德师专学报(自然科学版)第21卷第2期,2009,(5).
3.郭显龙.高校人力资源管理信息化研究[J].广西财经学院学报,2009,(4).
4.孙伟波,张蕊.人事管理信息化的改进对策及建议[J].黑龙江科技信息,2009,(4).
5.张国军.高校人事管理信息化刍议[J].高教研究,2005,(34).
