提高智能化档案管理的水平的重要性及发展策略
时间：2021-04-06 07:54:37 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：当前正处于低碳经济快速发展的时代，克服传统档案管理的缺点，进行智能化档案管理是国有企业、事业单位（简称企事业单位）实行低碳化发展、走向现代化、迈向国际化的必由之路。随着企事业单位办公自动化的形成，智能化档案管理使工作人员能够充分利用信息技术和互联网技术实现信息的共享和工作的协同，进行高效的信息采集与处理、便捷的操作与管理、形象直观的数据分析等改变了事业单位过去手工档案管理程序多、工作量大、效率低、错误率高、保存难度大、碳排放高的现象，提升了企事业单位办公的效率，实现了资源的高效利用。智能化档案管理工作首先要随着企事业单位信息技术的普及而得到优化，其次在数字档案管理的基础上提升了档案管理系统，加大档案管理平台建设，再有就是在平台建设中逐步实现查询、统计、分析、类比及成果报告自动生成等智能化的档案管理。
关键词：企事业；档案管理；智能化；发展策略
档案管理一直是大型国有企业及大型事业单位的一项重要管理工作，它对企事业单位发展有着至关重要的影响，许多学者在档案管理、档案信息化管理及档案智能化管理研究方面做过研究[1-10]，这些研究对本论文起到一定参考作用，同时也体现的档案管理研究的重要性及必要性，本文将以大型国有企业及大型事业单位档案管理为切入点，在分析其管理现状、总结智能化管理特点、发展智能化管理的重要性及如何发展智能化档案管理几个方面做以阐述。
1 目前国有企业、事业单位档案管理现状
笔者以中国某大型国有企业中一个研究院为例，笔者做了调研，此单位正式人员共有2000多人，涉及档案管理的主要有两部分，一是人事管理；二是档案及图书等管理。以人事管理为例，目前单位各类人员虽已经实现分部门及按人员查询人员信息，但目前查到的只是简历表，目前还没有实现所有档案信息全部数字化，更没有实现分类查询、类比、统计及生成报告等智能化功能，存在档案详细信息查询还得进档案室人工调档，存在整个档案管理过程中程序复杂、人工化、高碳化、工作量大等缺点。
2 智能化档案管理内涵及特点
智能化档案管理内涵就是使工作人员能够充分利用信息技术和互联网技术实现信息的共享和工作的协同，进行高效的信息采集与处理、便捷的操作与管理、形象直观的数据分析、快速形成分析报告等工作，从而改变了国有企业或事业单位过去手工档案管理程序多、工作量大、效率低、错误率高、保存难度大、碳排放高的现象，提升了单位办公的效率，实现了资源的高效利用。智能化档案管理工作首先要随着企事业单位信息技术的普及而得到优化，其次在数字档案管理的基础上提升了档案管理系统，加大档案管理平台建设，再有就是在平台建设中逐步实现查询、统计、分析、类比及成果报告自动生成等智能化的档案管理。智能化档案管理具有高效率、低碳化、准确程度高、工作量低等特点。
3 发展智能化档案管理的重要性
对加强企事业单位自身发展非常重要：
智能化档案管理能优化企业内部人力资源结构，国企员工用人管理的过程之中，需要对员工的选拔以及一些人事档案信息的准确程度作出相应的判断。由此，在考核的过程之中需要坚持“公平、公正”的原则。这就需要统计、类比、分析，需要详尽的资料和数据来评出最优人选，智能化人事档案管理可以很准确、快速解决此方面问题。
能强化企业内部控制建设。企业财务管理制度的建设以及工作人员的管理主要是企业内部控制建设，这些工作主要是为了企事业单位社会职能发挥，促进单位长远发展，这些都离不开企业人事档案智能管理管理工作。要根据员工各自特点来分类调配和管理，加强企业内部控制管理及相关平台建设，让大家充分利用好网络共享信息，分不同级次进行交流和沟通，真正使企业内部控制建设发挥实际作用。
发展智能化档案管理能充分发挥“人才”优势，能快速解决企业实际问题，达到资源共享、人才共享的目的。目前大型国有企业存在问题就是人才多，但人才管理是传统化，没有真正达到整个企业人才共享的目的，造成大量人才浪费。智能化人才管理能把大型企业人才分类管理、快速调配，能及时发布用人信息，充分发挥网络及信息化的作用，让企业难点及人才需求及时得到落实，这对企业长远发展起至关重要的作用。
4 智能化档案管理的发展策略
积极实现由传统档案管理模式向智能档案管理模式的转型。当前，国企的人事档案管理仍然沿用的是分散式的管理模式，由此，在国企和单位部门的发展过程之中，需要将当前的分散式管理模式以及国企和当前主要单位部门内部的人事档案管理进行合理的推动和发展。当前，传统管理模式的分散需要按照多种内容进行合理分析，并且严肃管理单位和部门内部的日常工作。伴随着我国的经济发展和科技的发展进步，在当前事业单位的发展过程之中，人员流动性不断加强，由此当前大部分国企人事档案管理工作中需要在内容方面实现多元化，并且在整个内容来源方面需要实现多种风格和多种传统的发展。国企需要在一定的行业管理范围之内建立起合适的管理中心，并且由专业人士安排好相应的管理形式。
快速实现单位各类档案的电子网络化管理。当前科学发展和现代社会发展迅速，国企的人事档案管理方式必须跟随时代的发展。在实际的发展管理过程之中，需要提升国企人事档案管理的实效性。当前，在实际的管理工作之中，为了能够很大程度上提升国企管理工作的质量和水平，国企需要充分利用网络电子技术。
大力提升企事业单位档案管理人员的综合素质。我们都知道，人事档案管理工作在国企中占据着重要位置，因此，国企必须要高度重视人事档案管理工 作，竭尽全力全面提高人事档案管理人员的综合素质，积极 打造一支人事档案管理队伍，保证管理队伍的高专业性和高水平。在国企中从事人事档案管理工作的人员必须要具备诚实可信、作风优良的精神品质，必须要具备超强的责任意识，专业能力必须过硬。为了更好地提升人事档案管理人员的工作热情，国企还可以建立起科学完善的知识技能考核制度，将考核的结果直接纳入档案管理工作人员的综合考评当中，作为一项考核的标准，给予考核成绩优秀者一定的奖励。同时，对于考核成绩不理想的工 作人员要给予一定的处罚，这样才能够保证考核制度发挥出该有的作用。
5 结论
智能化档案管理使工作人员能够充分利用信息技术和互联网技术实现信息的共享和工作的协同，进行高效的信息采集与处理、便捷的操作与管理、形象直观的数据分析等改变了事业单位过去手工档案管理程序多、工作量大、效率低、错误率高、保存难度大、碳排放高的现象，提升了企事业单位办公的效率，实现了资源的高效利用。智能化档案管理工作首先要随着企事业单位信息技術的普及而得到优化，其次在数字档案管理的基础上提升了档案管理系统，加大档案管理平台建设，再有就是在平台建设中逐步实现查询、统计、分析、类比及成果报告自动生成等智能化的档案管理。智能化档案管理能使企事业单位的产业在更大的规模上具有极强的竞争力。
参考文献：
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