基于高校馆藏纸质档案数字化途径探析
时间：2021-04-02 08:00:19 来源：达达文档网 本文已影响 人 
[摘 要]随着数字化技术的迅猛发展，高校必须选择适合本馆纸质档案数字化工作途径，制定数字化工作方案，针对存在的问题采取有效应对策略，严格按照科学地转换方式、技术标准和操作步骤安全稳步推进，为顺利建成数字档案信息资源库奠定物质基础。
[关键词]高校；馆藏纸质档案；数字化；途径；探析
随着科学技术的迅猛发展，一方面数字化技术的发展推动了高校馆藏纸质档案朝着数字化档案方向转移；另一方面根据教育部第27号令规定，归档电子文件要与转化成纸质档案同时归档，高校馆藏纸质档案数字化是数字化档案资源建设的重要内容
一、高校馆藏纸质档案数字化的意义
随着世界数字化信息技术飞速发展，馆藏档案数字化资源必将成为手机数字化档案馆资源的重要组成部分。因此，高校馆藏纸质档案必须朝着数字化档案方向转化。要顺利完成馆藏档案数字化工作，必须借助于现代科学技术手段才能完成。只有将全部的馆藏档案资源配备、储存、服务、管理等朝着数字化目标转变后，才具备建设手机数字化档案馆的基础。读者只要通过手机就能实现迅速、有效地利用所需要的档案，对人们的生活和社会文明都具有十分重要的意义。
二、高校馆藏纸质档案数字化实现途径分析
高校馆藏纸质档案数字化是建设数字化档案馆的必备条件，必须解决馆藏纸质档案数字化问题。馆藏纸质档案由于其发展的历史渊源、环境、条件和载体不同，对数字化工作有不同的要求。因此，在开展数字化工作之前必须对馆藏纸质档案进行充分的筛选论证工作，客观地评估馆藏纸质档案数字化价值、工作量和可行性。要让领导决策层清楚地认识到馆藏纸质档案数字化是一项浩大的工程，不仅需要参与人员多，而且转换设备也需要巨额资金的投入，这些数字化转换设备，在馆藏纸质档案数字化工作完成后，如果不对外提供服务就再无更大的用途，将造成资源的浪费的事实。因此，高校要科学地制定馆藏纸质档案数字化方案并选择科学的数字化工作途径。
（一）途径
目前，馆藏纸质档案数字化转换途径有三条可供选择：其一是档案馆独立完成。根据档案馆人力和财力比较雄厚的实际情况，制定符合自身需要的详细馆藏纸质档案数字化工作目标，依靠自身的力量开展馆藏纸质档案的数字化转换工作；其二是档案馆际间的相互合作。要精心挑选技术性、经验丰富又掌握数字化操作技术的档案管理人员，组成馆藏档案数字化工作团队，开展馆藏档案数字化工作；其三是将馆藏纸质档案整体外包。为了一次性完成任务，有不少档案馆将馆藏纸质档案整体外包给从事专业纸质档案数字化制作公司完成。
（二）存在的问题
虽然通过上述三种途径均可以实现馆藏纸质档案数字化。但是，馆藏纸质档案数字化存在三个急需解决问题，一是缺钱，二是缺人，三是缺平台。缺钱是馆藏档案数字化遇到的最大的问题；缺乏档案数字化人才是开展馆藏档案数字化遇到的突出问题；缺平台是馆藏纸质档案数字化存在的又一个问题。
（三）应对策略
1.业务管理部门强化宏观调控
档案业务管理部门要勇于挑起管理的职能，自上而下，统一馆藏纸质档案数字化标准和档案管理软件技术标准，建设馆藏纸质档案数字化工作平台。着力培育和指导馆藏纸质档案数字化专业服务公司，为高校档案馆提供纸质档案数字化服务，只有好的外包公司，就能有效地帮助高校馆藏纸质档案数字化。
2.加强馆藏档案数字化工作的领导
首先，必须认识到馆藏档案数字化工作在电子政务建设中的作用。将高校办公自动化与高校档案数字化建设有机的结合起来，加强领导，统一规划，稳步推进，协调发展。其次，应当建立馆藏档案数字化工作领导机构，明确责任。第三，在馆藏档案数字化目标管理、评估、年检和考核中要纳入档案馆工作范围，定期的展开检查及评估工作。
3.加强馆藏档案数字化工作队伍建设
高校馆藏档案数字化建设离不开现代化数字技术方法、观念、设备、技术的技撑，高校档案馆纸质档案数字化工作队伍结构必须优化。为了满足高校馆藏档案数字化建设的迫切需要，保证人才队伍建设质量，应当积极引进计算机专业及档案管理专业人才，创建一支综合实力强、专业素质高的研究型、管理型、服务型、技术型有机结合的团队，为高校馆藏纸质档案数字化建设提供可靠的人才支撑。
4.高标准、高质量推进高校馆藏纸质档案数字化
上级档案业务部门要及时出台馆藏档案数字化工作规范要求和标准，指导高校馆藏档案数字化工作有序开展。上级档案业务部门应当立足于档案数字化资源共享的需要，组织力量认真研究档案数字化工作目标和任务，出台全国统一的工作规范和指标；自上而下理顺和统一数字化建设标准，消除馆藏档案数字化工作各自为政、标准不一的局面，消除数字化规范、标准、应用软件开发与馆藏档案数字化资源建设不统一的状态。
综上所述，高校馆藏纸质档案数字化是一项十分重要的工作，涉及到诸多内容。不仅包括有序整理馆藏档案资源、建设数字化档案数据库和建设馆藏档案数字化利用网络；而且，包括馆藏档案数字化人才队伍建设工作，是一个尤为庞大的系统性工程，对传统的馆藏档案工作模式和档案工作理念带来了极大挑战。所以，高校应积极探寻馆藏档案数字化建设的模式，采取科学可行的建设手段，从而进一步提升高校馆藏档案数字化水平。
参考文献：
[1]吴丽华.数字化档案利用网站建设的思考[J]兰台世界，2013（12）中旬：33-34.
[2]申晓宁.高校馆藏纸质档案数字化外包工作实践探讨[J]兰台世界，2012（1）中旬：21-22.
基金项目：江西省高等学校档案科研课题立项一般课题：《基于高校数字化档案的利用与编研工作研究》课题编号：（Jxgxdakt-2012019）
