基于计算机在现代办公自动化中的应用分析
时间：2021-04-09 07:52:54 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：随着时代的发展和科学技术的不断进步，社会呈现着信息化，高速化的新特征。政府和企事业单位为适应瞬息万变的新环境，满足信息化社会发展的新要求，在办公过程中，需要不断提高自身的工作效率和工作质量，从而做到科学管理、正确决策，提高竞争力水平。于是办公自动化应运而生，计算机则为办公自动化提供了强有力的技术支持。
关键词：计算机；办公自动化；实际工作；应用
中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 06-0075-01
科技的进步，推动了计算机技术的发展。当今社会，对于计算机的应用已深入到社会生活的方方面面，计算机也有力地推动了时代的进步。计算机对于现代办公自动化的发展起到了关键性作用，其重要地位是不容忽视的。本文主要讲述了计算机在现代办公自动化中的重要作用，以及计算机在现代办公自动化中的实际应用。
一、计算机在现代办公自动化中的重要作用
办公自动化，简称OA，是指办公人员通过综合运用计算机技术、通信技术、多媒体技术等一系列先进的科学技术，对信息进行自动化处理，达到提高工作效率和工作质量的目的，而形成的自动化办公系统。
（一）计算机为现代办公自动化提供了技术保障
马克思曾提出科学技术是生产力的一部分，十一届三中全会中，邓小平提出了“科技是第一生产力”的论断，强调了科技对生产力发展的重要性。计算机技术是科学技术的重要组成部分，计算机又是计算机技术的载体。没有计算机，就不可能实现政府和企事业单位的办公自动化。
要实现办公自动化，需要计算机、复印机、打字机、传真机等电子设备的共同支持，其中起关键作用的就是计算机。计算机硬件系统中的主机，外部存储器、输入设备、输出设备等外部设备；以及软件系统中的操作系统，语言处理程序，通用办公软件，数据库技术，人工智能技术。这些都为办公人员在工作过程实现信息处理的自动化提供了技术保障。
（二）计算机提高了办公人员的工作质量和效率
传统办公模式主要以人工劳动为主，利用笔、纸、算盘等工具，来完成工作中的各个环节，但工作效率低、质量差，竞争力不足。现代办公自动化模式，通过对计算机的充分利用，由机器协助人来完成工作任务，“人机合一”模式是现代办公模式发展的必然趋势。
例如：金山公司的WPS，微软公司的Office，数据库技术等。这些技术可以协助办公人员，快速地处理各种数据、文字，并将其制作成电子表格、演示文稿、文档。与传统办公模式单纯地依赖人工劳动相比，利用现代计算机技术进行的自动化办公模式，具有规范化、准确化、智能化、高速化的特点。因此，计算机对于工作质量和效率的提高具有重要作用。
二、计算机在现代办公自动化中的实际应用
信息化社会的发展必然催生社会各领域对于计算机的应用，如工业生产中大型机器的控制，工程建筑作图，物品销售，政府及企事业单位的办公等都需要利用计算机来完成。下文主要谈论了计算机在政府及企事业单位办公中的应用。
（一）通用办公软件在办公自动化中的应用
通用办公软件主要有表格处理软件、文字处理软件、演示文稿软件等。这些办公软件得到了教育工作者、商务人员、行政管理人员的青睐和好评，高效灵活的利用它们是办公人员必须掌握的一门技术。金山公司的WPS，微软公司的Office，Lotus公司的Smartsuite是我国通用软件中最具代表性的三个。
1.WPS是国产文字处理系统，因此在各方面更适合中国人的使用习惯，最新版的WPS2000系统具有图文表混排的强大优势。办公人员在办公过程中可以将有关图片、重要的文字信息、表格进行混排，而且它能够向工作人员提供在现模板和范文，使工作过程简单又轻松，高效又便捷。
2.Office中的文字处理软件Word、表格处理软件Excel以及演示文稿Powerpoint是目前流行的办公套件。比如，在日常工作中，政府及企事业单位人员下达一份重要通知，撰写一篇学术性论文、一份合同，统计人口数量，开展专题报告会的过程中，通过对Word、Excel、Powerpoint的合理利用，既可以提高办事效率，又可以避免人工操作带来的误差，而且能够更加形象直观地反映出相关信息。
3.Smartsuite广泛应用于商务办公领域。其中包括，电子表格处理软件Lotus1-2-3，文字处理软件WordPro，简报制作程序Freelance，数据库处理程序Approach等，商务办公过程中经常性要求办公人员制作会议、活动邀请函，写活动策划书、计划书，制作海报等。这就需要办公人员学会运用这些软件，掌握其中的技巧，达到事倍功半的效果。
（二）数据库技术在办公自动化化中的运用
数据库技术是计算机的重要技术支柱。在办公过程中，通过数据库，可以将重要的会议文件，人事材料，固定资产的管理，车辆的调度等信息进行科学统一地管理，节省了大量时间和人力资源。
利用数据库技术，相关部门将各个地区的人口密度按从小到大顺序排列，发现人口分布的规律，分析人口密度对经济发展的影响，为经济的进一步发展提供可靠依据。汽车制造商通过询问消费者一些问题，如：您喜欢哪种牌子的汽车？您希望汽车有哪些改进？您每天出行多少公里？工作人员将通过这些问题得到的信息进行汇编，从而为汽车制造业的发展方向提供指导。
三、结语
实现办公自动化是政府及企事业单位适应时代发展潮流的必然选择，计算机在办公自动化中的充分利用，使传统办公模式发生了重大变革。人与人之间的沟通、工作的协调、大型机器的控制都可以通过网络来实现，有利于资源的共享。相信伴随着经济的发展，科技的进步，计算机在办公自动化中的作用会越来越突出，政府及企事业单位的办公自动化水平会不断提高，从而推动我国现代化社会的发展。
参考文献：
[1]王利.企业OA系统的研究与开发[J].办公自动化，2008，8.
[2]王留洋，寇海洲.基于工作流的自来水公司OA系统的设计实现[J].办公自动化，2008，12.
[3]刘亦照.浅议办公自动化在办公室管理中的创新[J].成才之路，2010，20.
[4]郭建伟，白凤娥.企业办公自动化系统现状与发展趋势[J].计算机与信息技术，2009，3.
