内控视角下合同管理信息化助力医院精益管理
时间：2023-12-18 15:50:50 来源：达达文档网 本文已影响 人 
内控视角下合同管理信息化助力医院精益管理
合同归口包含了不同类型和性质的经济合同应归口于不同的职能部门进行签订。以下是达达文档网分享的内容，欢迎阅读与借鉴。
近年来，随着公立医院的快速发展和规模扩张，经济活动中签订的合同数量和种类越来越多，合同管理相关的风险随之上升。目前，各医院对经济合同管理工作的重视程度越来越高，《行政事业单位内部控制规范（试行）》《国务院办公厅关于建立现代医院管理制度的指导意见》《公立医院内部控制管理办法》等文件都明确指出公立医院应加强合同管理，建设合同管理内部控制，能有效防范风险、预防腐败，规范公立医院经济行为，提高医院运行效率，助力医院高质量发展。
公立医院合同管理面临的问题与难点
（一）合同管理制度不健全
目前，部分医院由于合同管理意识薄弱，并没有制定完善的合同管理制度，导致合同管理情况混乱，部门职责权限不明确，合同签订、执行效率低下等问题。健全的合同管理制度应包括合同订立前的审核审批权限及流程、合同中应约定的条款事项、合同订立后的执行机制、监督机制以及合同纠纷处理机制、合同归档机制等。
（二）合同缺乏有效归口
合同归口包含了不同类型和性质的经济合同应归口于不同的职能部门进行签订。例如，设备类合同应归口于设备部签订，而不是由设备使用科室签订，后勤服务类合同应归口与总务部签订，而不是服务对象科室签订，这样有利于同类合同统一管理，整体把握全院各类设备、服务采购及执行情况。也包含了全院合同归口管理部门应担负起管理全院合同台账、清理合同签订情况、保管合同档案等职责，同时负责全院合同执行情况的评估、分析等工作。
（三）合同管理分工不明确
有些医院并未建立起合同归口管理科室，合同档案散落于各个科室自行保管，科室承担了签订合同、执行合同、保管合同的职责，未做到不相容岗位相分离；此外，即便建立了合同管理归口科室，归口科室职责也不明确。
（四）合同执行缺乏有效监督
随着公立医院内部控制制度体系的建立和发展，医院逐步实现了经济合同流程信息化改造，但现有信息化模式仅是将线下会签流程改为线上电子签字流程，仅仅改变了合同的送审方式，却无法及时监控合同执行情况，合同执行监督部门疏于履职，怠于对合同执行情况进行监督、核实，导致双方未按合同执行相关权利义务，给医院造成经济损失。
面对以上合同管理存在的问题及风险，医院亟须通过建立相应的内部控制规范合同这一经济活动，提高合同管理效能，防范经济运行风险。
内部控制规范下合同管理优化措施
一是优化经济合同控制环境。医院经济合同内部控制环境涵盖院领导和管理层对合同管理的重视程度、合同管理组织架构和部门职责划分、人员业务培训等方面。医院应转变合同管理理念，提升管理层守法合规意识和风险防范水平，营造上行下效、合规守法的合同管理氛围。同时，医院应不断优化完善合同管理制度，明确合同签订流程、审批职责权限及责任追究机制，建立涵盖合同签订、合同执行、合同归档评价的多部门联动、多部门参与的合同管理制度。
二是建立经济合同管理定期风险评估机制。医院应定期对重大决策制定与执行、重大经济运营活动开展风险评估，识别相关风险，研究制定风险应对策略。由于合同管理风险评价是医院12项业务层面的风险评估内容之一，医院应定期对合同签订审核、履行情况评价、纠纷化解处置等关键控制节点进行风险评估。医院内审部门应对照经济合同管理制度，梳理合同管理全流程，对识别出的风险采取有效的应对策略。
三是优化合同管理信息沟通共享机制。医院应加大合同管理信息化技术投入，建立经济合同管理系统，系统功能须涵盖合同电子化会签、合同执行进度查询、合同执行预警、合同电子化归档等模块，以极大提升合同管理的效率。医院通过将合同管理系统与医院财务运营系统有效对接，实现财务数据与业务数据共享，进一步加强合同执行效果监督，提升合同管理的精细化水平。
四是多举措加强经济合同管理控制活动。控制活动是针对风险评估活动发现的薄弱环节和风险隐患，采取控制措施将风险控制在可容忍范围内的活动。
五是充分发挥内部审计监督职能。医院审计部门应加强对合同签订和执行情况的监督，定期对重大合同执行情况开展专项审计，并将审计结果作为合同再次签订和选择供应商的依据。同时，审计部门在开展内部控制评价时，也应将合同管理内部控制制度的建立和执行情况作为重要评价内容，通过审计发现问题督促整改，提升合同管理精细化水平。
合同管理信息化赋能医院内部控制
信息化技术是提高医院管理水平的重要手段，强化信息化支撑作用，提升医院高质量发展新效能，是现代医院管理的必然趋势。通过建立全院级合同管理信息化系统，实现合同管理多属性、合同业务全流程、合同资料全归集的目标。通过系统对合同的业务进行自动控制或提供参照，将合同管理过程中的关键动作统一纳入系统中进行管理，并提供合同的收付款业务处理功能。实现合同签订与预算系统关联，无预算不得进行合同录入，付款与合同关联，严格按合同进度付款，使合同管理业务处理完全符合财务内部控制要求。
同时，合同管理系统与财务管理、预算管理、资产管理等系统联动。在合同签订和采购环节中，医院会结合全面预算管理的方式，完善预算的编制、审核和执行等步骤，有效地对医院的经济活动进行控制，预防潜在的错误和风险发生。
合同管理信息化系统的建设，正是在为构建智慧医院添砖加瓦，从规范管理、提质增效、强化监督等方面着手，针对多种类型的合同实行全过程管理，完善医院内部控制，健全运营管理体系。持续改进医院经济运行管理，形成监管合力，强化事前监督，进一步降低内控风险。健全经济管理长效机制，有效提升经济管理质量和医院运行效益，使医院能够更加优质高效地为患者提供医疗卫生服务。
