论企业女秘书与上司的相处法则
时间：2020-05-21 11:39:29 来源：达达文档网 本文已影响 人 
王中兰
摘要：秘书是一类在各国都普遍存在、且女性从业人员众多的职业，在各类影视剧中也常常出现秘书的角色。2018年播出的韩剧《金秘书为何那样》是一部以秘书为主题的浪漫爱情剧，在韩国和中国本土都产生了热烈的反响。文章以该剧中女主人公金秘书的职业成长经历为例，全面分析企业女秘书应该具备的职业素养，尤其是与上司的相处技巧，以期为当代秘书从业人员提供一些参考。
关键词：企业秘书;职业素养;上下级关系
一、前言
从远古部落联盟时期的“史官”，到战国时期的“幕僚”，再到现今秘书职业的独立，这一行业可以说是贯穿了中国五千年的历史。随着时代的更替，大众对秘书行业的认识也在不断改变，由于秘书职业本身的普遍化和女性化，加上因为工作需要每天与上司如影随形，导致“女秘书”常被冠上“花瓶”等称号，严重影响秘书行业的形象以及整体发展，增加了女性秘书的就业和工作难度。
近年来，一些热门影视剧中描述了形形色色的女秘书形象，虽然难免存在一些夸张的成分，但其广泛地传播面仍然在很大程度决定影响着人们对秘书的认识。以2018年热播的韩剧《金秘书为何那样》（以下简称《金秘书》）为例，该剧讲述了集团副会长“李英俊”和他的九年随行秘书“金微笑”之间的故事。该剧一播出便引起了很大的关注，创下了韩国国内水木剧首播收视率最高纪录，一周之内便登上韩国电视剧热搜榜前三名，其热度和影响可见一斑。主人公“金秘书”作为李会长的秘书和集团公认的实力派，深受观众喜爱。本文通过对主人公“金秘书”职业生涯的分析，从辅助决策、工作配合、平时相处三个角度出发，总结出在剧中作为上司完美助手的“金秘书”与领导的相处技巧，以为现代秘书从业人员提供一些参考。
二、企业女秘书的现实处境
（一）就业环境暗淡
由于大众对女秘书的刻板印象一直难以根除，无法以完全理性和客观的态度来对待和评价女秘书，导致其就业机会和工作环境一直以来都不太乐观。不管是在机关单位，还是企业公司，女秘书相对来说都处于弱势地位。
学者周庭在《女性秘书职业健康发展研究》一文中提出的企业女秘书六大职业困扰就包括了女秘书“工作角色低级化”、“晋升空间阻塞化”两个方面。其在文中指出：“企业女秘书的工作和男秘书比较起来相对低级，大多数女性秘书从事的工作是一些简单的收发文、接听电话等初级工作。而突发事件的处理、帮助领导岀谋划策等工作几乎都是男性秘书承担。正如某秘书研究机构所言，社会上各类秘书中女性占据绝大多数，而高级秘书却往往是男性。”
（二）职位晋升困难
女秘书不仅职位相对低级，晋升机会也少于男秘书。美国学者R. A.巴伦（Robert A. Baron）曾提出的“玻璃天花板”（Glass Ceiling）概念。其核心观点是由于组织或社会的种种因素，限制了职业女性在职场上与男性同等升迁的机会，即便她们能够胜任那个位置，但是中间却存在一个无形的屏障，让职位晋升变得“可望而不可及”。究其原因，可能是女性需要为家庭和子女付出更多的操劳，无法投入大量时间在工作上，容易错过一些重要的发展机会。
不论是“玻璃天花板”还是社会刻板印象，都是两性地位不平等在职场上的延伸，严重阻碍了女性秘书职业健康发展。
三、金秘书与上司的相处之道
（一）准确的自我定位
1. 自我形象管理
作为副会长的贴身秘书以及规范从业人员，金秘书的着装打扮是非常讲究的。工作日每天的发型以马尾辫为主，刘海不遮挡眼睛，眉毛。妆容清新淡雅，耳饰简单大方，没有浮夸之风。除手表外不佩戴其他手链，偶尔会佩戴项链，以简约风为主。着装一般为长袖衬衫，膝上束腰中裙以及中等高度高跟鞋，均以浅色系为主，例如灰色、肤色、白色等。金秘书的穿着里从未出现过非常艳丽的颜色，不管是衣服、鞋子、包包、妆容、饰品等，均以素色淡色为主，并且全身所有物品颜色不会超过三种，几乎都为同色系，整体给人一种舒服而不失大体的感觉。
2. 职业角色定位
金秘书作为副会长的下级，对副会长自然是非常尊敬。与副会长之间沟通都是用请示的语气，说话非常的委婉。比如：“副会长您好，这是图书馆策划案。”“副会长，赵专务的电话”等。对于副会长工作中的错误，金秘书都含蓄地提示领导。
此外，金秘书深知自己所处岗位的要求和特殊性，对情绪的管理非常重视。副会长作为业内出名的严厉型领导，部下无一不是对副会长毕恭毕敬，话不敢多说，工作更不敢怠慢。金秘书辅助副会长9年，没少被副会长批评训斥，从初入职四处碰壁到如今的游刃有余，金秘书也是几经曲折，很多次都冒出想要辞职的想法，但是每一次金秘书都很好的调整自己的情绪，对副会长的批评虚心接受，勤加改善，从未将情绪带入工作中。
3. 职业态度定位
金秘书在工作中，一直秉持着学习的态度，因为知道自己能力不如别人，所以努力把能做的工作做到最好，为了更好的为副会长服务，金秘书先后学会了日语、中文、英文等多门语言，并在副会长的要求下看了许多金融、管理、人际交往等多方面的书，学习相关方面的知识，提升自己的工作能力。
（二）了解领导
1. 熟悉领导的生活习惯
金秘书与副会长一起工作9年，对副会长非常的了解，副会长的喜好、工作习惯等等金秘书都记录成册，反复温习。金秘书还调查了集团每一位高管的茶水喜好，方便在副会长会客、开会时准备茶水。
金秘书9年来一直按照对副会长的了解准备各种零食、茶水、为副会长购置办公用品、整理办公桌和办公室等，深得副会长的赞赏。
2. 熟悉领导的工作风格
金秘书在副会长身邊工作，并不只是单纯的履行自身职责，还会仔细观察副会长如何处理事务，有什么样的工作要求，金秘书将这些记录到工作日志，闲暇之时便会拿出来学习。
在剧中，公司员工赵专务因为破坏集团形象，副会长便将其痛骂一顿，但并没有直截了当地开除赵专务。金秘书根据对副会长的了解，在副会长走后，先是耐心地安慰赵专务，让赵专务暂时回家休息，养精蓄锐。赵专务走后，金秘书立即让员工将赵专务的桌子和办公用品收拾干净。就这样，金秘书通过仔细的斟酌，推理出副会长内心的决定，悄无声息地为副会长解决了这项棘手的工作。金秘书正是因为非常了解副会长，知道副会长对下属的要求，所以才会做出这样的举措。
另外，副会长由于事务繁多，无法事事上心，对于副会长手上的每一个工作，不管是需要下级部门、员工出策划、交方案、汇报工作等还是与合作伙伴之间的合作事务，副会长做出决定后，金秘书都会自觉去跟进，有任何进展及时汇报给副会长。
3. 帮助领导排除人际干扰
副会长的交际圈非常复杂，竞争对手、合作伙伴、绯闻女友等。金秘书很清楚有哪些是和副会长关系亲密的，哪些是副会长讨厌的。比如副会长的绯闻女友吴智兰经常通过金秘书来了解副会长的行踪。但是副会长对吴智兰没有任何想法，也很讨厌被纠缠。所以在吴智兰找到金秘书后，金秘书便暗示吴智兰，副会长特别讨厌死缠烂打，并且很重视自己的名声，凡是给集团和副会长带来负面新闻的企业或个人，副会长会断绝和其任何往来，包括生意上的合作，吴智兰听后便再也没有纠缠副会长，金秘书也为副会长解决了一个棘手的问题。
（三）慎重对待与领导关系
1. 正确处理上下级关系
在剧中，金秘书曾对新应聘的秘书说过这样一句话：“你得为你和你老板的关系负全责。”可以看出，金秘书对下属与老板之间的关系处理是非常慎重的。并且金秘书9年里也一直小心翼翼，除工作事务，与副会长不会聊无关的事，保持应有的距离。此外，金秘书很少主动去和副会长搭话，不关注副会长的私人生活。在副会长不需要时立马回到自己办公室，减少与副会长之间独处的时间，避免与副会长之间产生不应该有的情感。
在后来的发展中，虽然两人关系逐渐亲密，金秘书也提出了辞职的请求。
2. 妥善处理舆论
金秘书除非常注意与副会长之间的关系外，对待舆论也非常认真，每一个对金秘书和副会长关系产生怀疑的人，金秘书都会态度严肃地解释并纠正。剧中，副会长的母亲曾对金秘书开玩笑说：“如果是金秘书你这样的人，我就让他立马结婚。”虽然只是玩笑话，但金秘书却立马收住笑容，用略微不悦的神情来回应其母。此外，副会长的朋友、生意伙伴偶尔也会开玩笑问金秘书是不是爱慕副会长，金秘书都会认真澄清，希望他们不要误会，也不要随意制造传播这些流言蜚语。因为金秘书的正确处理，在辅助副会长的9年里没有任何她与副会长的绯闻传出。
（四）不当之处
1. 擅自作主
对于金秘书没有过问副会长而开除赵专务这件事情，其实是一把双刃剑，如果揣测领导的意见碰巧正确，可能会获得领导的赏识，提升自己在领导心中的信赖度;但如果揣测错误，那后果不堪设想，轻则影响领导工作，重则影响企业未来发展。剧中金秘书追随副会长时间久远，对副会长已经非常了解才敢做出那样的决定。
对于现实生活中的秘书工作，这样的行为是不推荐的。作为一个秘书，首先是不能越权，不能代替领导行使决策，凡涉及到企业重要工作事务，必须要先询问领导意见，以免做出与领导想法相左的事情，这不但会影响秘书个人形象，还会影响以后的职业生涯发展，毕竟，秘书的工作是以领导为中心来开展的，先努力把工作做“好”，再尝试去把工作做“巧”。
2. 随意透露副会长信息
由于金秘书9年来一直跟随副会长，所以不管是商业伙伴、竞争对手，甚至副会长的家人，都知道金秘书是副会长的得力助手，工作能力一流。每当有什么事情的时候，都会来找金秘书了解情况。
副会长的母亲会经常来问金秘书一些副会长的生活、工作情况。比如问副会长最近工作忙不忙，最近在处理什么方面的工作等，副会长的家人每次来找副会长时，都会提前联系金秘书，询问副会长现在是否在公司，今天行程安排多不多，有没有时间见一面等。金秘书对副会长亲人的问题都会如实回答，努力促进副会长和家人之间的沟通。
虽然金秘书只对副会长的亲人才会透露副会长的相关信息，对其他人包括朋友、生意上的伙伴等都是缄口不语，但需要注意的是，并不能因为是副会长的亲人就可以随便透露副会长信息和公司机密，要考虑事情轻重。若只是来公司见副会长，询问副会长此时有没有时间等一类问题，不涉及集团内部事务和机密的，是可以透露并且帮助副会长家人联系;但如果是涉及到保密事件，秘书是万万不能透露的，不能因为是副会长家人就掉以轻心，要谨记秘书工作的保密原则。
四、结语
金秘书不管是工作能力、学习能力、观察能力、交际能力等，都有值得借鉴之处。金秘书与副会长之间的相处方式也给我们很多启示，想要做一个让领导满意和尊敬的秘书，首先对自身形象、职业和态度的定位是快速提升自身能力的基础，其次，通过日积月累的观察和总结逐渐熟悉领导的工作风格，是秘书更好服务和配合领导的前提，最后，妥善处理与上司之间的关系以及正确对待舆论，是秘书与上司和谐相处的关键。
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（作者单位：首都师范大学）
