检验检测实验室仪器设备档案精细化管理探究
时间：2020-11-14 04:14:16 来源：达达文档网 本文已影响 人 
豆晓赟
[摘 要] 检验检测实验室仪器设备档案管理是实验室管理过程中的重要工作，而实现设备档案的精细化管理，更需要从多角度和多方面对管理内容进行改进和优化，以保证检测实验室仪器设备档案精细化管理工作质量，进而使得档案精细化管理工作在得到保障基础上加以拓展。文章主要对实验室仪器设备档案精细化管理工作进行了简要的分析与阐述，提出了相应的精细化管理对策。
[关键词] 检验检测；
实验室仪器设备；
档案管理；
精细化
中图分类号：G275.9 文献标识码：A
仪器设备档案是仪器设备管理工作的重要文档资料，能够比较系统直观地反映出仪器设备的初始性能及整个动态变化过程，是设备质量管理体系的重要组成部分。根据相关标准和要求，仪器设备档案是对检验检测实验室的资质认定和认可评审的重要审查项目。
一、检验检测实验室设备档案管理的意义
仪器设备是实验室主要的硬件设施，而档案管理则对仪器设备等技术信息资料进行收集与鉴定。这些档案资料中包含有仪器设备的各项容量、参数等基本指标，为检验检测实验室设备资源的合理配置提供重要的数据支持。同时，检验检测实验室还会涉及物证鉴定等工作内容，这就要求提高档案管理工作水平，为案件或者事件的结果判定提供重要的科学依据。档案管理水平是检验检测实验室鉴定能力水平的直接体现，并将仪器设备的日常管理情况加以实时记录，是保障仪器设备正常运转的重要手段[1]。当检验检测过程中产生新的信息数据源时，就可以在日常设备信息记录的基础上为设备的运转和维修提供重要的参考依据。
二、检验检测实验室仪器设备档案精细化管理方面存在的问题
（一）检验检测实验室设备档案存在遗漏或丢失问题
由于我国检验检测实验室仪器设备档案实施精细化管理起步相对较晚，仍然处于早期发展应用阶段，同时，相关机构部门对实验室仪器设备档案管理工作的认识并不到位，以至于实验室仪器设备的信息资料管理工作不到位，有些重要设备的信息资料存在遗漏或者丢失等问题。对于仪器设备档案应该从设备预定、验收使用、维护保养、报废处理等各个阶段进行信息内容的统计与管理，以此作为提高实验室运行效率的重要保障。而有些检验检测实验室在设备采购到货拆箱时就将仪器设备的材料文件扔掉，以至于在使用设备过程中对于设备故障、设备升级、维护和保养等工作都缺少相应的档案资料作为技术支持[2]。同时，检验检测实验室也存在设备信息不对称的情况，为后期设备技术研究工作带来不同程度上的影响，很难将仪器设备的研究和使用价值最大程度发挥出来。这就需要检验检测实验室将仪器设备档案管理工作纳入科学化、精确化的管理范围内。
（二）设备档案管理方式比较落后
目前，对于检验检测实验室仪器设备档案管理工作，仍然采用人工档案收集归档的管理方式。这种方式需要耗费大量的工作时间和精力，并且在档案管理过程中不可避免地会存在人工误差，同时，传统的人工档案管理工作缺乏针对性和系统性。在现代化和信息化的时代背景下，这种档案管理工作方法就显得相对比较落后，检验检测实验室仪器设备档案管理工作方式方法需要随时代发展不断更新改进。再加上现阶段实验室仪器设备的使用功能也越来越强大，仪器设备所能够完成的检测和检定项目也随之增加，使得相应的数据信息也不断增加。如果检验检测实验室继续采用传统的人工管理模式，必然会导致仪器设备档案管理工作陷入僵局，档案资料的使用意义会大大降低。
三、实现检验检测实验室仪器设备档案精细化管理的对策
（一）完善制度，规范仪器设备档案管理
检验检测实验室需要根据现行的行业标准规范和自身的档案管理工作，构建完善的仪器设备档案管理制度。针对不同阶段的档案管理工作制定专业的严密的操作流程，确保工作实施开展做到有据可依。并将仪器设备档案材料的收集、立卷、归档、利用、销毁等各个阶段的工作流程进行明确的划分与规定，实行统一的设备档案记录格式，并将归档内容和归档时间等重要信息记录在册。此外，检验检测实验室也需要对仪器设备档案的存放环境设施提高要求，完善仪器设备档案管理员的岗位职责和不同管理部门的任务责任等制度，确保其各项管理制度科学化和规范化。最后，检验检测实验室需要建立必要的监督和考核机制，以对仪器设备档案管理工作的各个环节进行监督与检查，确保各项工作能够满足要求。
（二）提高对仪器设备档案精细化管理重要性的认识
检验检测实验室对仪器设备档案精细化管理重要性的认识需要从上层领导着手，并带动全体实验室员工深入了解仪器设备档案管理工作对于实验室管理的重要意义。实验室应该加强仪器设备精细化管理工作的培训，提升档案管理人员的专业技能，并积极采用张贴宣传资料等方式使工作人员认识到档案管理的重要意义，并学习一些相关的仪器设备档案精细化管理常识，以全面增加仪器设备档案管理意识。
（三）加强仪器设备档案管理人员队伍建设
检验检测实验室的仪器设备需要涉及招标采购、使用、维修、报废等多个环节，在整个过程中也会涉及多个不同部门的工作人员。因此，仪器设备档案管理工作需要多个不同部门相互配合共同完成。而仪器设备档案管理队伍的组建则可以由仪器设备管理部门总管、仪器使用部门等相关人员来参与，使不同部门的仪器设备相关工作者都能够参与到档案精细化管理工作中来，并根据自身的工作责任协调配合完成仪器设备档案的建立、收集、归档、销毁等工作，对仪器设备实施动态化的精细管理。同时，要对仪器设备档案管理工作人员进行定期培训，一方面强化工作人员对自身岗位职责的理解与运用，另一方面逐步提升工作人员的儀器设备档案管理工作能力。仪器设备档案管理工作需要多个不同部门的相互配合，以保证档案资料的完整性和系统性，因此，也需要建立适当的岗位激励政策，以调动工作人员的积极性，加强仪器设备档案管理不同部门之间的配合。
（四）创建完善和可靠的设备档案
仪器设备档案主要包括两大部分，即基础性档案和仪器设备状态标识的设计。对于仪器设备基础性档案的建立，需要将仪器设备日常管理过程中任何与仪器设备和相关软件有关的档案信息加以收集和保存，如设备与软件的名称、设备系列号和标识、不同阶段核查记录、制造商说明书、校准报告、验收和维护记录等。而在仪器设备的实际运行使用过程中都需要采用相应的标识来反映其运行状态，主要分为合格、准用、停用三大类，所采用的对应颜色为绿、黄、红。一般情况下，绿色合格标识代表鉴定和校准计量合格，满足使用要求；
黄色准用标识代表仪器设备由于一些自身遗留问题只能在特定范围内或者降等级后加以使用；
红色停用标识则代表仪器设备在当下是无法使用的，但在经过深度校准和修复过后可能会被再次使用。此外，仪器设备档案精细化管理可以建立动态的仪器设备台账，尤其是电子台账。台账信息主要包括设备名称、型号、生产厂家、出厂编号、使用部门、购置日期、固定资产编号、采购价格、仪器的运行状态、报废情况及档案借阅情况等，这样能够全方面获取统计仪器设备信息，并为使用者查阅仪器设备信息提供方便。
（五）搭建精细化仪器设备档案信息系统平台
信息化技术和互联网技术的应用为信息化的档案管理系统提供了强大的技术支撑。信息化的档案信息系统能够对仪器设备档案的精细化归档文件实施动态监控，并能够追溯档案的移交留痕，显著提高仪器设备档案管理效率。档案信息系统平台具有文件监控功能，对每个文件设置有状态灯，以实时显示出相应的收集状态，这样能够确保档案检查工作的精准高效，实时掌握档案信息整理情况。仪器设备移交审核全部留痕能够实现责任追溯，为档案精细化管理提供重要保障。在儀器设备档案管理过程中，档案资料可以通过在线移交对调档案资料进行逐级审核把关，并移交到档案管理部门。同时，相关工作人员还可以对档案资料填写审核意见，有助于后续的整改与归档。此外，仪器设备档案信息系统平台的建立不仅可以完善仪器设备的台账，还可以将各项维护计划、维修记录、使用记录与溯源等档案信息模块进行集中管理，实现仪器设备档案管理的数字化和现代化，显著提高仪器设备档案资料的使用和管理效率。
四、结语
检验检测实验室仪器设备档案精细化管理在实验室管理工作中发挥着至关重要的作用，相关机构在增强精细化管理意识的同时也需要不断完善管理制度，并注重对档案管理队伍的建设以及信息化管理平台的搭建等，以促进仪器设备档案资料的科学利用。
参考文献：
[1]刘春娇，陈红.浅谈检验检测实验室仪器设备档案管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2019（12）：20，23.
[2]阿娜.试析检验检测实验室仪器设备的档案管理[J].科技资讯，2018，16（16）：114，118.
